Giới thiệu về phần mềm quản lý quy trình công việc
Phần mềm quản lý quy trình công việc (BPMS) giúp doanh nghiệp xác định, triển khai và quản lý các quy trình công việc tự động, biến các quy trình thủ công và tốn thời gian thành quy trình làm việc tinh giản trong các ứng dụng công việc.
Nhờ bổ sung chức năng đám mây, AI và phân tích dữ liệu lớn, BPMS giờ đây trở thành các BPMS thông minh (iBPMS) với khả năng tự động hóa hơn nữa các quy trình làm việc, tăng tốc độ phát triển và tăng cường điều phối các quy trình công việc.
BPMS hỗ trợ cho doanh nghiệp của tôi như thế nào?
BPMS cho phép bạn sử dụng tính năng tự động hóa quy trình công việc để hợp lý hóa nhiều loại công việc, đảm bảo tuân thủ quy trình trong các hoạt động như xem xét và phê duyệt tài liệu, quản lý tài liệu, tiếp nhận nhân viên mới và quản lý các yêu cầu của nhân viên.
Bằng cách tự động hóa các thông tin liên lạc có kích hoạt — chẳng hạn như cảnh báo nhiệm vụ qua email, nhắc nhở thanh toán và thư cảm ơn — BPMS giúp cải thiện các quy trình làm việc trong toàn bộ doanh nghiệp của bạn. Bạn thậm chí còn có thể sử dụng BPMS để sắp xếp các chiến dịch tiếp thị qua email, giúp triển khai đúng thông điệp hoặc phản hồi vào đúng thời điểm.
Lợi ích của BPMS
Các giải pháp BPMS và iBPMS giúp dễ dàng phát triển tự động hóa quy trình làm việc cho nhiều loại ứng dụng công việc, chuẩn hóa các quy trình và mang lại:
Hiệu quả công việc cao hơn
Khi triển khai phần mềm quản lý quy trình công việc, đồng nghĩa mọi nhân viên của công ty phải dành ít thời gian hơn cho các quy trình thủ công và lặp lại, có thêm thời gian để tập trung hoàn thành công việc và tăng năng suất.
Khả năng linh hoạt lớn hơn
Bằng cách cho phép các công ty lập tài liệu, tiêu chuẩn hóa và tự động hóa các quy trình công việc, BPMS giúp công ty thúc đẩy và ứng phó trước thay đổi dễ dàng hơn thông qua khả năng triển khai nhanh chóng và nhất quán các quy trình mới trên toàn tổ chức.
Nhịp điều phối hợp trơn tru hơn
BPMS cho phép các nhóm phân luồng công việc và nhiệm vụ một cách tự động, đồng thời đảm bảo rằng các quy trình mới hoặc cập nhật được áp dụng trong thời gian thực, giúp tất cả mọi người cùng phối hợp nhất quán vào mọi lúc.
Tăng cường tuân thủ
Khi sử dụng BPMS để phát triển các quy tắc cho quy trình nghiệp vụ, các doanh nghiệp có thể đảm bảo tuân thủ các quy định hiện có và nhanh chóng thích ứng với những thay đổi về luật pháp mà ít bị gián đoạn.
Quy trình hỗ trợ và gắn kết khách hàng hiệu quả hơn
BPMS đảm bảo áp dụng nhất quán các quy trình công việc, nhờ đó, công ty có thể thiết lập, thực thi và giám sát các khía cạnh chính của hoạt động tương tác với khách hàng. Cả khách hàng và công ty đều được hưởng lợi khi tính cá nhân hóa được đẩy mạnh, quy trình tạo vé được tự động, phản hồi có kích hoạt được đồng nhất và quy trình quản lý trường hợp hoặc khách hàng tiềm năng trở nên nhất quán.
Ai có thể sử dụng BPMS?
Hầu như mọi nhân viên trong doanh nghiệp của bạn đều có thể thiết kế và triển khai các quy trình tự động để giúp họ hoàn thành nhiều công việc hơn, trong thời gian ngắn hơn nhờ giải pháp BPMS hiện đại.
Mới chỉ vài năm trước, phát triển các quy trình công việc tự động hóa vẫn còn là một quá trình phức tạp. Các nhà phát triển đã phải dành rất nhiều thời gian với các bên liên quan phía doanh nghiệp để lập bản đồ từng công việc trong một quy trình trước khi viết mã cho từng quy trình tự động từ con số không. Về sau, khi quy trình có thay đổi, họ lại phải lập bản đồ thêm, viết mã thêm và dành thêm thời gian cho các bản cập nhật.
Các nền tảng BPMS tốt nhất hiện nay giúp đơn giản hóa các sáng kiến tự động hóa quy trình bằng cách giảm hoặc loại bỏ nhu cầu cần đến hỗ trợ từ nhà phát triển và bộ phận CNTT. Các hệ thống này cho phép các tổ chức triển khai các quy trình có độ phức tạp cao, đồng thời cho phép các nhóm và cá nhân dễ dàng tạo lập và thực hiện các quy trình tự động theo cách riêng của họ.
Vì vậy, câu trả lời ngắn gọn cho câu hỏi "Ai sử dụng BPMS?" là: "bất kỳ ai cần đến".
Xây dựng quy trình tự động hóa với BPMS
Một giải pháp phần mềm BPMS chất lượng giúp loại bỏ nhu cầu phải phỏng đoán khi thiết kế và triển khai các quy trình tự động, cho phép bạn thực hiện từng bước bằng cách sử dụng các mẫu để làm hướng dẫn. Các giải pháp BPMS tốt nhất sẽ cung cấp cho bạn một phương thức hiệu quả và tích hợp để:
- Xác định và thiết kế quy trình bạn muốn tự động hóa.
Hiểu cơ sở nghiệp vụ khi triển khai quy trình và kiểm tra mọi tài liệu hoặc mô hình quy trình hiện hữu đang định nghĩ quy trình đó.
- Lập mô hình logic hoặc các bước trong dòng quy trình công việc.
Xác định các giai đoạn và các bước của quy trình công việc bên trong BPMS, đồng thời kiểm thử các tình huống công việc khác nhau trên nền tảng này bằng cách sử dụng các công cụ lập mô hình được tích hợp sẵn.
- Phát triển quy trình tự động hóa của bạn thông qua các công cụ thiết kế trỏ và nhấp — thay vì phải viết mã.
Tạo ra các dòng quy trình và giao diện người dùng cho quy trình công việc bằng cách sử dụng thư viện mẫu và trình kết nối được tạo sẵn của giải pháp BPMS.
- Triển khai và chia sẻ quy trình tự động hóa với nhóm của bạn hoặc trên toàn công ty.
Chọn cách phân phối quy trình tự động hóa và phân phối cho ai, sau đó xem hiệu quả hoạt động của cách này khi không có kiểm soát.
Chọn giải pháp BPMS
Nếu mục tiêu của bạn là đơn giản hóa việc quản lý quy trình công việc, bạn nên tạo danh sách rút gọn các giải pháp BPMS thực sự giúp mọi người dễ dàng tìm hiểu và sử dụng quy trình tự động hóa. Các nền tảng tự động hóa tốt nhất hiện nay chẳng những đáp ứng điều đó, mà còn mang lại rất nhiều tiện ích khác nữa. Hãy chắc chắn là bạn có thể trả lời các câu hỏi sau trước khi bắt đầu tìm kiếm giải pháp cho mình:
Bạn sẽ tập trung vào những quy trình nào?
Quyết định xem bạn cần một giải pháp để tự động hóa các tác vụ thông thường hơn, như xử lý hóa đơn, hay một giải pháp có thể hỗ trợ tự động hóa các quy trình phức tạp về lâu dài, như quản lý ngân sách hoặc giám sát hiệu suất.
Người sử dụng là ai?
Đóng vai trò là một cấu phần quan trọng làm nên quá trình chuyển đổi kỹ thuật số hiệu quả, giải pháp BPMS mà bạn chọn phải hướng tới tính dễ sử dụng cho tất cả mọi người trong công ty. Các giải pháp BPMS không đòi hỏi quá nhiều công sức mã hóa thủ công tốt nhất hiện nay đều trang bị chức năng tự động hóa quy trình robot (RPA), giúp việc triển khai trở nên dễ dàng hơn trong toàn tổ chức.
Bạn sẽ triển khai BPMS cho những ai?
Một quyết định quan trọng mà bạn cần đưa ra là nên triển khai giải pháp BPMS trên đám mây hay tại chỗ.
Các lợi ích chính của nền tảng BPMS dạng dịch vụ phần mềm (SaaS) đám mây bao gồm quy trình triển khai đơn giản, vì ứng dụng đã sẵn sàng để chạy ngay ngày đầu tiên; khả năng mở rộng, vì bạn chỉ cần nâng cấp gói đăng ký, chứ không phải cơ sở hạ tầng của mình; và chi phí thanh toán theo mức sử dụng và có thể dự đoán.
Lợi ích của nền tảng BPMS đặt tại chỗ phần lớn nằm ở khả năng kiểm soát (vì được đặt tại cơ sở hạ tầng của bạn) và tính bảo mật, vì dữ liệu của bạn vẫn nằm trong hệ thống của bạn, giúp hạn chế rủi ro bị tấn công.
Ai sẽ hỗ trợ giải pháp BPMS của bạn?
Việc triển khai và duy trì một giải pháp BPMS tại chỗ đòi hỏi phải đầu tư đáng kể vào cơ sở hạ tầng và đội ngũ CNTT. Với nền tảng BPMS SaaS không đòi hỏi quá nhiều công sức mã hóa thủ công, nhu cầu đầu tư vào CNTT được giảm đi đáng kể.
Mức ngân sách của bạn là bao nhiêu?
Mặc dù chi phí luôn là một yếu tố quan trọng, nhưng hãy nhớ cân nhắc đến tỷ suất hoàn vốn dự kiến của bạn. Công cụ càng mạnh mẽ thì càng có nhiều khả năng mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp của bạn.