Một người đang làm việc trên máy tính xách tay

Quản lý quy trình công việc là gì?

Quy trình công việc là một chuỗi các nhiệm vụ có thể lặp lại, được thực hiện theo trình tự để đạt được một mục tiêu thường ngày. Quy trình công việc có thể mất vài phút hoặc vài tuần và bao gồm các hoạt động đơn giản như yêu cầu nghỉ phép của nhân viên hoặc phức tạp như kho vận cho chuỗi cung ứng. Các quy trình hiệu quả sẽ giúp cải thiện năng suất của nhân viên, mức độ tương tác của khách hàng và mọi khía cạnh khác trong doanh nghiệp của bạn. Các quy trình thiếu hiệu quả và bất cập khiến nhân viên chán nản, tiêu tốn chi phí không cần thiết, làm khách hàng không hài lòng và cuối cùng là mất doanh thu.

Quản lý quy trình công việc (BPM) đề cập đến những nỗ lực lâu dài của công ty bạn trong việc phân tích, tăng tốc và tối ưu hóa các quy trình này, thường bằng cách sử dụng tự động hóa quy trình làm việc để hợp lý hóa các quy trình thủ công và đạt được các mục tiêu kinh doanh cụ thể. Bằng cách tự động hóa vô số các loại nhiệm vụ thông thường trong công việc — từ quản lý tệp đến cập nhật bảng tính — bạn có thể cải thiện hiệu quả, giảm bớt rủi ro và giữ cho doanh nghiệp của mình tập trung hơn vào chiến lược.

Khai phá các lợi ích của BPM

Trước khi bắt đầu xây dựng chiến lược BPM, điều quan trọng là bạn phải hiểu được các loại quy trình công việc khác nhau, ai chịu trách nhiệm về các quy trình đó trong công ty và những vấn đề nào mà BPM có thể giúp bạn giải quyết.

Đầu tiên, quy trình công việc có thể được chia thành ba loại chính:

  • Quy trình vận hành bao gồm hoạt động kinh doanh cốt lõi và các luồng giá trị cụ thể như đơn đặt hàng của khách hàng, tạo tài khoản và tối ưu hóa sản xuất.

  • Quy trình quản lý bao gồm những hoạt động như quản trị công ty, ngân sách và quy trình làm việc của nhân sự.

  • Quy trình hỗ trợ tạo nền tảng cho các quy trình lớn hơn trong các lĩnh vực như kế toán, tuyển dụng và hỗ trợ kỹ thuật.

Xây dựng nhóm BPM của bạn

Nhân viên chịu trách nhiệm cho bất kỳ quy trình công việc nào đều được gọi là người phụ trách quy trình công việc. Họ là người quản lý một quy trình từ đầu đến cuối, nên họ hiểu quy trình của mình có ảnh hưởng (và bị ảnh hưởng) như thế nào đến các quy trình khác ở trước/ở sau quy trình của mình. Trao trách nhiệm làm chủ các quy trình công việc riêng biệt cho những nhân viên chủ chốt, chuyên làm việc với các bộ phận khác có thể giúp am hiểu hơn về các quy trình đó và dẫn đến BPM tốt hơn trong tổ chức của bạn.

Ví dụ: một nhóm BPM thành công trong một công ty lớn có thể bao gồm toàn bộ các vai trò sau:

  • Người tiên phong về quy trình công việc. Một người tiên phong hiểu được những lợi ích sâu rộng và truyền đạt giá trị của BPM cho tổ chức.

  • Chủ sở hữu quy trình. Đây là một người hoặc nhóm người có những thách thức trong công việc cần giải quyết, quy trình làm việc cần sắp xếp hợp lý hoặc cơ hội cần nắm bắt và có thể giúp cung cấp quan điểm và thông tin đầu vào chính yếu — đóng vai trò tối quan trọng đối với thành công của BPM và sự ủng hộ của người dùng.

  • Giám đốc quy trình công việc. Vị giám đốc dẫn dắt các nỗ lực BPM trong toàn tổ chức.

  • Chuyên gia tư vấn quy trình công việc. Một nhà tư vấn sử dụng các kỹ năng chuyên môn và hiểu biết về BPM để tư vấn cho giám đốc quy trình công việc.

  • Quản lý dự án. Người quản lý dự án giúp xây dựng và triển khai kế hoạch dự án, đồng thời quản lý thông tin liên lạc của nhóm, các mốc quan trọng, sản phẩm chuyển giao và thời hạn thực hiện.

  • Chuyên viên phân tích kinh doanh. Một chuyên viên phân tích có nhiệm vụ xác định các cải tiến quy trình cần thực hiện.

  • Kiến trúc sư giải pháp. Kiến trúc sư giải pháp phụ trách cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, đặc biệt khi liên quan đến khả năng liên tác với các ứng dụng lĩnh vực kinh doanh hiện có.

  • Người có tầm ảnh hưởng. Thường là người lãnh đạo trong số các đồng nghiệp, người có tầm ảnh hưởng là những người áp dụng sớm và tiên phong cho các ý tưởng, cách thực hiện và công cụ mới, đồng thời họ cũng giúp tinh chỉnh các cải tiến quy trình công việc và ủng hộ sự thay đổi.

  • Nhóm hỗ trợ BPM. Nhóm này bao gồm các chuyên gia CNTT chủ chốt, giám đốc lập kế hoạch cho doanh nghiệp và các lãnh đạo khác, nhóm này giúp thể chế hóa các tiêu chuẩn, phương pháp, hoạt động quản trị và công nghệ BPM.

Đừng tiếp tục làm việc mà bỏ lỡ các cơ hội

Traditionally, business leadership has owned BPM; they are business processes, after all. But with the advent of highly sophisticated business process management software, IT is now playing a greater role. You might find a productive balance between your technology and business requirements if you let IT deploy a self-serve, low-code workflow automation platform that business employees can use to streamline processes and solve the issues they best understand.

Tự động hóa, tăng cường tự động hóa

Tự động hóa là mấu chốt cốt lõi của BPM. Với công nghệ hiện đã ra mắt, các doanh nghiệp thành công phải tìm mọi cơ hội để tự động hóa các quy trình thủ công, lặp đi lặp lại và tốn thời gian. Với tự động hóa quy trình làm việc, bạn có thể hợp lý hóa các quy trình công việc như nhập liệu, cập nhật mạng xã hội, kiểm kê, báo cáo, v.v. Bạn có thể giúp nhân viên của mình đỡ phải bận tâm về các quy trình lặp đi lặp lại và thường xuyên, tăng năng suất, giảm chi phí và giảm lỗi của con người.

Tạo ra một văn hóa phát triển dành cho các chuyên viên không hề biết về mã

You can also optimize some business processes by building mobile apps that help your employees stay more connected and efficient, transform how they get work done, and generate real-time business insights. With the right app development platform, engineers, IT specialists, and ordinary business users can build a citizen development culture and create their own low-code business solutions—without having to rely on or wait for business leadership and professional developers.

Tận dụng tối đa mọi cơ hội

Bạn không cần phải "bấm bụng" làm việc với các quy trình thủ công kém hiệu quả, tốn thêm chi phí và làm mất đi cơ hội. Khi có đúng người ở đúng vai trò, sự am hiểu sâu sắc về các quy trình của bạn, cùng các công cụ tự động hóa tốt, doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng BPM để:

  • Giảm thiểu các quy trình thanh toán trực tuyến rườm rà, khiến khách hàng nản lòng và giảm bớt chi phí bán hàng.
  • Tự động hóa các quy trình thủ công, tốn quá nhiều thời gian, chi phí và khiến nhân viên chán nản.
  • Loại bỏ những trở ngại trong các quy trình tài chính làm chậm trễ các khoản thanh toán.
  • Giảm tình trạng phải làm đi làm lại, gây lãng phí tài nguyên.
  • Rút ngắn hoặc tiêu chuẩn hóa các quy trình dài dòng hoặc thất thường, gây ảnh hưởng đến hạn chót công việc.
  • Hợp lý hóa quy trình tiếp nhận khách hàng còn kém hiệu quả, làm suy yếu các mối quan hệ.

Xây dựng chiến lược trong quản lý quy trình công việc

Nếu doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn với các quy trình vận hành, quản lý và hỗ trợ còn ngổn ngang, dư thừa, quá lâu, quá chậm hoặc quá tốn kém, thì việc tạo ra một chiến lược BPM toàn diện có thể hữu ích cho bạn. Các biện pháp tốt nhất sau đây sẽ giúp bạn khởi động sáng kiến BPM và đánh giá thành công của mình:

  • Yêu cầu sự hỗ trợ từ ban quản lý. Điều này rất quan trọng nếu bạn cần các nguồn lực để hỗ trợ các kế hoạch cải tiến quy trình công việc của mình.

  • Phân tích và lập bản đồ quy trình cụ thể. Sử dụng biểu đồ dòng quy trình, lập sơ đồ tư duy hoặc phần mềm khai thác quy trình để tìm ra các nút cổ chai, công việc phải làm đi làm lại và sự chậm trễ không cần thiết . Lấy phản hồi từ những người tham gia nhiều nhất vào quy trình để hiểu bạn có thể cải tiến những chỗ nào — họ chính là điểm khởi nguồn để bạn có được sự ủng hộ cho những thay đổi sắp tới.

  • Thiết kế lại quy trình. Thu hút ý kiến đóng góp của các bên liên quan và đảm bảo rằng mọi người đều hiểu giá trị của việc hợp lý hóa quy trình. Đưa vào các bài học kinh nghiệm mà bạn đã rút ra từ việc lập bản đồ và phân tích tư duy. Cân nhắc tiến hành phân tích tác động cho các quy trình công việc quan trọng hoặc phức tạp.

  • Tập hợp nguồn lực và triển khai các thay đổi. Thu thập các nguồn lực mà bạn cần để xây dựng một nền tảng BPM hiệu quả, chẳng hạn như phần mềm quản lý dự án, các công cụ tự động hóa quy trình làm việc và bảng điều khiển thời gian thực. Chọn ra các nguồn lực phù hợp với giá trị kinh doanh mà bạn muốn tạo ra và quản lý sự thay đổi bằng các sản phẩm chuyển giao và tiến độ cụ thể. Bằng cách triển khai trước một dự án thử nghiệm nhỏ, bạn có thể tìm ra các lỗi, tạo tinh thần hứng khởi đón nhận các phương pháp cải tiến và thúc đẩy việc áp dụng.

  • Theo dõi và tối ưu hóa. Giám sát hiệu quả của các quy trình mới mà bạn vừa triển khai bằng cách kiểm tra với các bên liên quan. Sẵn sàng tinh chỉnh thêm khi cần thiết.

Tạo giá trị BPM

Nếu bạn làm theo các biện pháp tốt nhất ở trên, xây dựng một nhóm BPM vững mạnh và hiểu cách thức cải thiện các quy trình để tạo ra nhiều giá trị hơn, thì việc quản lý quy trình công việc có thể mang lại những lợi ích hữu hình, bao gồm:

  • Tăng năng suất. Các quy trình hiệu quả hơn tạo ra những nhân viên hiệu quả hơn và bạn có thể đánh giá các chỉ số hiệu suất bằng cách sử dụng phần mềm phân tích dành cho nơi làm việc.

  • Thời gian thu lợi nhanh hơn. Việc cải thiện quy trình CNTT có thể ảnh hưởng đến tốc độ phát triển và triển khai nhanh chóng các ứng dụng phần mềm trong doanh nghiệp của bạn.

  • Nâng cao chất lượng. Ngoài việc tăng tốc độ phát triển, các cải tiến trong quy trình chạy thử có thể nhanh chóng giải quyết mọi vấn đề về hiệu suất hoặc bảo mật, giúp nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

  • Nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Việc khắc phục các quy trình dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp có thể giúp bạn giành được khách hàng và thúc đẩy lòng trung thành.

  • Cải thiện trải nghiệm làm việc của nhân viên. Quy trình làm việc hiệu quả là nền tảng tạo nên sự hài lòng tại nơi làm việc, cải thiện tinh thần và có khả năng giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc.

Bắt đầu tối ưu hóa quy trình công việc của bạn ngay bây giờ

Mọi doanh nghiệp đều cố gắng làm mọi thứ tốt hơn, nhanh hơn và thông minh hơn. Khi kết hợp một chiến lược BPM toàn diện với phần mềm tự động hóa quy trình làm việc phù hợp, bạn có thể giúp doanh nghiệp của mình đạt được những mục tiêu này.

Microsoft Power Automate là một giải pháp tối ưu hóa quy trình làm việc dễ sử dụng, có thể trao quyền để nhân viên của bạn tiến hành hợp lý hóa các hoạt động kém hiệu quả hàng ngày và tạo ra tác động trên toàn công ty.