Một người đang nói chuyện điện thoại và nhìn vào máy tính xách tay

6 lợi ích khi tự động hóa quy trình kinh doanh

Khi doanh nghiệp của bạn tiếp tục xử lý một lượng lớn dữ liệu và giải quyết nhiều tác vụ mỗi ngày thì việc giảm bớt giới hạn sai sót, sự chậm trễ và hệ thống kinh doanh kém hiệu quả cho các thành viên trong nhóm có thể trở nên khó khăn hơn. Bằng cách thêm phần mềm trực quan như tự động hóa quy trình kinh doanh, công ty của bạn có thể gặt hái nhiều lợi ích trước mắt và trong dài hạn thông qua việc tự động hóa các hoạt động hàng ngày, cho phép doanh nghiệp duy trì vị thế trong thị trường đầy cạnh tranh ngày nay.

Tự động hóa quy trình kinh doanh là gì?

Business process automation (BPA) is the automation of daily, repeatable business processes that are normally completed in manual settings. Ranging from multi-level workflows to simple customer responses, BPA offers you the ability to complete repetitive work and convert to paperless processes quickly and efficiently. This means automating jobs that deal with an excessive amount of raw data and documentation like product development, sales, human resources, and more. Adding business process management software (BPMS) helps to manage all of the new workflows created from your new business process automation to build, manage, and optimize your organization’s effectiveness and efficiency.

Lợi ích của việc triển khai giải pháp BPA

Khi bạn hiểu quy trình nào có thể và không thể tự động hóa, cũng như cách xây dựng quy trình làm việc năng động cho nhóm của mình, bạn có thể tận dụng những gì phần mềm tự động hóa cung cấp. Dưới đây là sáu lợi ích hàng đầu mà tổ chức của bạn sẽ nhận được khi tự động hóa các quy trình kinh doanh:

1. Cải thiện hiệu quả và năng suất

Khi thêm một giải pháp tự động hóa mới để giúp loại bỏ khả năng bị mắc lỗi, doanh nghiệp của bạn sẽ ngay lập tức trở nên hợp lý hóa hơn và ít mắc lỗi hơn. Bằng cách loại bỏ các quy trình thủ công rườm rà và tốn nhiều công sức mà nhóm của bạn đảm đương hàng ngày, bạn đang loại bỏ chính các nhiệm vụ gây bế tắc và đẩy nhanh các quy trình công việc cấp cao hơn giữa các đơn vị kinh doanh, các thành viên trong nhóm và mọi người trong tổ chức của bạn.

2. Giảm thời gian và chi phí

Tự động hóa giúp doanh nghiệp của bạn giảm chi phí và tăng lợi nhuận, đặc biệt là trong các trách nhiệm liên quan đến quy trình giấy thủ công. Tự động hóa các quy trình sẽ giúp tăng tốc hoạt động nội bộ, vậy nên, bạn sẽ dễ dàng tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho các nguồn lực cần thiết để hoàn thành các quy trình đó. Đồng thời, bạn có thể phân công lại nhiệm vụ cho những nhân viên đảm trách các quy trình xử lý thủ công trước đó, để họ chú trọng vào những vấn đề quan trọng hơn.

3. Quản lý tài liệu và dữ liệu đơn giản

Khi sử dụng các quy trình thủ công, bạn rất dễ bị thất lạc thông tin truyền đạt bằng văn bản, bảng tính và các tài liệu khác, dù là đã in ra hay truyền thông tin qua email. Thêm vào đó, việc phải di chuyển thông tin hoặc tính toán từ nguồn dữ liệu này sang nguồn dữ liệu khác có khả năng mắc sai sót do con người gây ra, cũng như tốn nhiều thời gian hơn. Khi tự động hóa quy trình, tất cả tài liệu và dữ liệu của bạn đều được sắp xếp ở một vị trí duy nhất, hợp lý hóa việc quản lý tài liệu để bạn dễ dàng bố trí và truy xuất tài liệu.

4. Khả năng hiển thị và tính minh bạch

Bạn sẽ không phải bố trí hỗ trợ thêm cho nhóm của mình vì các giải pháp tự động hóa đảm bảo tuân thủ theo các biện pháp tốt nhất và thực thi cơ chế quản trị. Thông qua khả năng thu thập, báo cáo và phân tích dữ liệu, bạn sẽ có thể xem trang tổng quan dữ liệu để có cái nhìn xuyên suốt và minh bạch về những việc mọi người hiện đang làm, từ đó, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

5. Tiêu chuẩn hóa quy trình và tuân thủ

Quy trình tự động hóa có các nguyên tắc nghiêm ngặt về những người có thể thực hiện thay đổi hoặc cập nhật tài liệu, nhưng các thành viên trong nhóm có thể không phải lúc nào cũng tuân theo các nguyên tắc đó. Khi có sẵn BPA, bạn không phải lo lắng về việc bỏ lỡ các bước vì quy trình đã được tích hợp sẵn trong hệ thống. Bạn có thể xây dựng một tự động hóa quy trình làm việc kỹ thuật số hiệu quả, đảm bảo thông tin phù hợp được chuyển đến đúng người vào đúng thời điểm. Điều này cũng có nghĩa là các doanh nghiệp sẽ có thể theo dõi ai đang sử dụng dữ liệu nào — thông qua thao tác ghi nhật ký tên, ngày tháng và chi tiết nhiệm vụ mà không gặp rắc rối. Việc ghi lại thông tin đó cũng giúp bạn trong các biên bản kiểm tra và trong quá trình chứng minh tính tuân thủ.

6. Cải thiện sự hài lòng của nhân viên và khách hàng

Khi nhân viên của bạn có thể dễ dàng hoàn thành rất nhiều trách nhiệm hàng ngày mà không gặp lỗi, nhóm của bạn sẽ cảm thấy vui hơn khi thêm một giải pháp tự động vào quy trình. Tự động hóa mang đến một môi trường trơn tru, tạo điều kiện cho nhân viên phát triển. Quy trình phê duyệt của người quản lý diễn ra nhanh hơn, đồng nghĩa với việc nhân viên có thể tập trung vào các dự án quan trọng hơn nhằm thúc đẩy và đổi mới các quyết định kinh doanh. Thêm vào đó, khách hàng của bạn cũng sẽ cảm thấy hài lòng hơn. Khách hàng sẽ nhận được dữ liệu chính xác và nhất quán hơn, dẫn đến cảm giác hài lòng hơn với kết quả hoặc thành phẩm nhận được.

Bắt đầu hợp lý hóa với Microsoft Power Automate

Bằng cách áp dụng tự động hóa quy trình mới, bạn sẽ có thể làm cho công việc của mình tiết kiệm chi phí, hợp lý hóa và ít bị lỗi hơn. Mặc dù BPA đóng vai trò như một phương pháp tiếp cận toàn diện để tối ưu hóa các quy trình công việc, nhưng việc thêm phần mềm như công cụ tự động hóa quy trình robot (RPA) sẽ giúp tự động hóa các quy trình dựa trên quy tắc, vốn thường cần thiết khi bắt đầu một quy trình.

Chìa khóa để cân bằng các lợi ích ở trên với BPA và RPA giúp bạn, nhóm của bạn và tổ chức của bạn là tìm ra một giải pháp mà tất cả mọi người có thể dễ dàng thích ứng, trong khi không làm gián đoạn bất kỳ chiến lược kinh doanh hiện tại nào. Power Automate xây dựng các mô hình tự động hóa quy trình làm việc tiết kiệm thời gian và có thể thay đổi quy mô để giải quyết tất cả các công việc cá nhân của bạn, cho phép bạn hoàn thành một lượng lớn các nhiệm vụ tẻ nhạt trong một khoảng thời gian ngắn.