RPA là gì?

Lợi thế khi sử dụng RPA

Nếu từng được giao nhiệm vụ cắt và dán nội dung từ một bảng tính khổng lồ này sang một bảng tính khác, ai cũng phải đồng ý rằng các công việc tẻ nhạt và lặp đi lặp lại này không thực sự là cách tận dụng tốt nhất khả năng nhận thức của con người. Các nhiệm vụ này không chỉ gây nhàm chán cho người thực hiện, mà khả năng kết quả cuối cùng bị sai sót còn cao hơn rất nhiều. Ngay cả nếu dùng bot để thực hiện các tác vụ này thì cũng sẽ mất rất nhiều thời gian.

Chính ngay lúc này RPA thể hiện những lợi thế lớn nhất của mình: tăng năng suất và tính chính xác. Người lao động được giải phóng để thực hiện các nhiệm vụ có giá trị cao hơn, giúp nâng cao bản chất loại công việc mà họ làm. Và khi được lập trình một lần, robot sẽ tuân theo các quy tắc đó ở tất cả các lần về sau. Các bot này sẽ chạy liên tục không bao giờ mệt mỏi hay chán nản, không mắc lỗi, cho ra kết quả nhất quán và đáng tin cậy.

Bot cũng giúp các tổ chức dễ dàng tăng hoặc giảm quy mô nhanh chóng, nhờ đó có thể dễ dàng đáp ứng các quy trình làm việc theo mùa và/hoặc khi có nhu cầu tăng đột biến — trên các đơn vị kinh doanh, vị trí và từ máy tính đến đám mây.

Tại sao nên sử dụng RPA?

• Nhân viên được giải phóng để thực hiện các nhiệm vụ có giá trị cao hơn
• Năng suất cao hơn
• Chính xác hơn
• Mở rộng hoặc thu hẹp quy mô nhanh hơn và dễ dàng hơn khi cần thiết

Xác định xem công ty của bạn có thể hưởng lợi từ RPA hay không

Các tổ chức trong nhiều ngành khác nhau có thể được hưởng lợi từ việc triển khai giải pháp RPA. Khi đánh giá xem giải pháp có phù hợp hay không, trước tiên hãy cân nhắc liệu công ty bạn có các nhiệm vụ “hậu cần” nào sẽ được hưởng lợi từ quy trình tự động hóa hay không. Các quy trình dựa trên quy tắc, không mang tính chủ quan này thường được tìm thấy trong các lĩnh vực như tài chính, thu mua, quản lý chuỗi cung ứng, y tế, kế toán, dịch vụ khách hàng và nguồn nhân lực.

Các công ty cung cấp dịch vụ hỗ trợ và quản lý CNTT cũng là những ứng cử viên hàng đầu vì RPA sẽ giúp cải thiện hoạt động của bộ phận dịch vụ và giám sát các thiết bị mạng. Bằng cách tự động hóa các quy trình, cơ sở hạ tầng CNTT có thể điều tra và giải quyết vấn đề nhanh hơn.

Ngoài ra, các ngành hoạt động dựa vào tính năng nhận dạng giọng nói hoặc trợ lý trực tuyến tự động cũng thường được hưởng lợi từ RPA, vì những phát triển gần đây đã cho phép bot trả lời bằng ngôn ngữ thông thường thay vì bằng mã. Đây là một lợi thế rất lớn cho các trung tâm cuộc gọi lớn và các tổ chức tương tác nhiều với khách hàng vì sẽ giúp bảo tồn tài nguyên.

Những tính năng cần có khi chọn phần mềm RPA

Có rất nhiều phương án khác nhau khi lựa chọn giải pháp RPA phù hợp cho công ty của bạn. Giống như rất nhiều quyết định kinh doanh khác, việc tìm được một giải pháp phù hợp là rất quan trọng. Vì vậy, hãy chọn một giải pháp sao cho:

• Dễ sử dụng: Mọi nhân viên trong tổ chức của bạn đều phải có thể phát triển và sử dụng bot. Các bot này cũng cần có khả năng thu thập dữ liệu để giúp các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định kinh doanh.
• Dễ dàng thay đổi quy mô: Chọn loại nền tảng RPA cho phép quản lý tập trung và mở rộng đến nhiều địa điểm khác nếu cần.
• Đáng tin cậy: Vì bạn sẽ tự động hóa hàng trăm hoặc hàng nghìn tác vụ nên hiển nhiên, độ tin cậy — và tính năng giám sát tích hợp để phân tích — đều là các yếu tố không thể thiếu.
• Nhanh chóng: Giải pháp tốt nhất sẽ cho phép bạn thiết kế và thử nghiệm các quy trình robot mới trong vài giờ và nhanh chóng tối ưu hóa các bot.
• Thông minh: Các công cụ tốt nhất đều có thể hỗ trợ các hoạt động đơn giản và dựa trên tác vụ, đọc và ghi vào nguồn dữ liệu bất kỳ và sử dụng tính năng học tập nâng cao để cải thiện quá trình tự động hóa trong tương lai.