Một người đàn ông đang đeo tai nghe

RPA (tự động hóa quy trình robot) là gì?

Trong các nhà máy và tổ chức chuyên về sản xuất, robot không còn là điều mới mẻ. Trong nhiều thập kỷ qua, robot đã giúp cải thiện năng suất và giải phóng người lao động để họ tập trung vào các nhiệm vụ ở cấp cao hơn. Giờ đây, khả năng tăng năng suất tương tự cũng được triển khai đến các công ty khác, cụ thể là nơi mà nhân viên phải thực hiện các quy trình nghiệp vụ, hoạt động hỗ trợ CNTT và quy trình làm việc với khối lượng lớn — nhờ có RPA.

Giới thiệu

Bằng cách sử dụng Công cụ RPA như một phần của chiến lược tự động hóa quy trình công việc lớn hơn, “robot” phần mềm có thể dễ dàng được định cấu hình để kích hoạt các phản hồi, thao tác dữ liệu và giao tiếp với các hệ thống kỹ thuật số khác. Ví dụ về khả năng của robot bao gồm những thao tác đơn giản như tạo một tin nhắn trả lời tự động đến một email cần triển khai hàng nghìn bot, trong đó mỗi bot đều được lập trình sẵn để tự động hóa các tác vụ ERP.

Hai loại RPA: Có giám sát và không có giám sát

Khi tìm hiểu về RPA để sử dụng làm giải pháp tự động hóa quy trình làm việc , sẽ hữu ích nếu xem xét cả hai loại quy trình tự động hóa — có giám sát và không giám sát — trước khi quyết định loại phù hợp cho tổ chức của bạn.

Tự động hóa có giám sát

Tự động hóa có giám sát cho phép bạn tập trung vào các công việc mang lại giá trị cao hơn trong tổ chức của mình. Điều này được thực hiện bằng cách tự động hóa các hoạt động của bộ phận tương tác trực tiếp với khách hàng, mang tính thủ công và lặp lại, đồng thời bắt chước các hành động mà bạn thực hiện trên màn hình nền hoặc trình duyệt của mình, như nhấp chuột, bằng cách ghi và phát lại các hành động này theo thời gian thực.

Tự động hóa không có giám sát

Ngược lại, theo đúng như tên gọi, tự động hóa không có giám sát không yêu cầu người dùng có mặt tại máy tính. Thay vào đó, các bot không có giám sát sẽ thực hiện công việc bằng cách tự ghi và phát lại các hành động. Nhờ khả năng sử dụng trình kích hoạt và lập lịch sự kiện tự động, đây là loại giải pháp lý tưởng để đẩy nhanh quá trình tự động hóa cho các tác vụ khối lượng lớn trong toàn bộ tổ chức của bạn.

Lợi thế khi sử dụng RPA

Nếu từng được giao nhiệm vụ cắt và dán nội dung từ một bảng tính khổng lồ này sang một bảng tính khác, ai cũng phải đồng ý rằng các công việc tẻ nhạt và lặp đi lặp lại này không thực sự là cách tận dụng tốt nhất khả năng nhận thức của con người. Các nhiệm vụ này không chỉ gây nhàm chán cho người thực hiện, mà khả năng kết quả cuối cùng bị sai sót còn cao hơn rất nhiều. Ngay cả nếu dùng bot để thực hiện các tác vụ này thì cũng sẽ mất rất nhiều thời gian.

Chính ngay lúc này RPA thể hiện những lợi thế lớn nhất của mình: Tăng năng suất và tính chính xác. Người lao động được giải phóng để thực hiện các nhiệm vụ có giá trị cao hơn, giúp nâng cao bản chất loại công việc mà họ làm. Và khi được lập trình một lần, robot sẽ tuân theo các quy tắc đó ở tất cả các lần về sau. Các bot này sẽ chạy liên tục không bao giờ mệt mỏi hay chán nản, không mắc lỗi, cho ra kết quả nhất quán và đáng tin cậy.

Bot cũng giúp các tổ chức dễ dàng tăng hoặc giảm quy mô nhanh chóng, nhờ đó có thể dễ dàng đáp ứng các quy trình làm việc theo mùa và/hoặc khi có nhu cầu tăng đột biến — trên các đơn vị kinh doanh, vị trí và từ máy tính đến đám mây.

Tại sao nên sử dụng RPA?

  • Nhân viên được giải phóng để thực hiện các nhiệm vụ có giá trị cao hơn
  • Năng suất cao hơn
  • Chính xác hơn
  • Mở rộng hoặc thu hẹp quy mô nhanh hơn và dễ dàng hơn khi cần thiết

Tỷ suất hoàn vốn (ROI) nhanh hơn và tính tuân thủ cao hơn

Nhờ không cần đến mã tùy chỉnh từ nhóm phát triển, bot là một giải pháp có chi phí rất thấp. Việc triển khai cũng diễn ra nhanh chóng và dễ dàng. Nhờ vậy, Tỷ suất hoàn vốn từ việc triển khai một giải pháp RPA thường đạt được trong vòng vài tuần.

Ngoài ra, việc đáp ứng — và lập tài liệu — các yêu cầu về tuân thủ cũng trở nên đơn giản hơn nhiều do các bot RPA luôn thực thi các nhiệm vụ một cách nhất quán và đáng tin cậy. Điều này giúp giảm đi rủi ro, loại bỏ yếu tố lỗi do con người và đẩy nhanh quy trình báo cáo do mọi thứ đều được theo dõi và định lượng một cách dễ dàng.

Một người phụ nữ đang sử dụng máy tính xách tay

Xác định xem công ty của bạn có thể hưởng lợi từ RPA hay không

Các tổ chức trong nhiều ngành khác nhau có thể được hưởng lợi từ việc triển khai giải pháp RPA. Khi đánh giá xem giải pháp có phù hợp hay không, trước tiên hãy cân nhắc liệu công ty bạn có các nhiệm vụ “hậu cần” nào sẽ được hưởng lợi từ quy trình tự động hóa hay không. Các quy trình dựa trên quy tắc, không mang tính chủ quan này thường được tìm thấy trong các lĩnh vực như tài chính, thu mua, quản lý chuỗi cung ứng, y tế, kế toán, dịch vụ khách hàng và nguồn nhân lực.

Các công ty cung cấp dịch vụ hỗ trợ và quản lý CNTT cũng là những ứng cử viên hàng đầu vì RPA sẽ giúp cải thiện hoạt động của bộ phận dịch vụ và giám sát các thiết bị mạng. Bằng cách tự động hóa các quy trình, cơ sở hạ tầng CNTT có thể điều tra và giải quyết vấn đề nhanh hơn.

Ngoài ra, các ngành hoạt động dựa vào tính năng nhận dạng giọng nói hoặc trợ lý trực tuyến tự động cũng thường được hưởng lợi từ RPA, vì những phát triển gần đây đã cho phép bot trả lời bằng ngôn ngữ thông thường thay vì bằng mã. Đây là một lợi thế rất lớn cho các trung tâm cuộc gọi lớn và các tổ chức tương tác nhiều với khách hàng vì sẽ giúp bảo tồn tài nguyên.

Ai có thể tận dụng lợi thế của RPA?

  • Các tổ chức có các tác vụ “hậu cần” sẽ được hưởng lợi từ quy trình tự động hóa
  • Các công ty cung cấp dịch vụ quản lý và hỗ trợ CNTT
  • Bất kỳ công ty nào hoạt động dựa trên tính năng nhận dạng giọng nói hoặc trợ lý trực tuyến tự động

Những tính năng cần có khi chọn phần mềm RPA

Có rất nhiều phương án khác nhau khi lựa chọn giải pháp RPA phù hợp cho công ty của bạn. Giống như rất nhiều quyết định kinh doanh khác, việc tìm được một giải pháp phù hợp là rất quan trọng. Vì vậy, hãy chọn một giải pháp sao cho:

  • Dễ sử dụng: Mọi nhân viên trong tổ chức của bạn đều phải có thể phát triển và sử dụng bot. Các bot này cũng cần có khả năng thu thập dữ liệu để giúp các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định kinh doanh.
  • Dễ dàng mở rộng quy mô: Chọn loại nền tảng RPA cho phép quản lý tập trung và mở rộng đến nhiều địa điểm khác nếu cần.
  • Đáng tin cậy: Vì bạn sẽ tự động hóa hàng trăm hoặc hàng nghìn tác vụ nên hiển nhiên, độ tin cậy — và tính năng giám sát tích hợp để phân tích — đều là các yếu tố không thể thiếu.
  • Nhanh chóng: Giải pháp tốt nhất sẽ cho phép bạn thiết kế và thử nghiệm các quy trình robot mới trong vài giờ và nhanh chóng tối ưu hóa các bot.
  • Thông minh: Các công cụ tốt nhất đều có thể hỗ trợ các hoạt động đơn giản và dựa trên tác vụ, đọc và ghi vào nguồn dữ liệu bất kỳ và sử dụng tính năng học tập nâng cao để cải thiện quá trình tự động hóa trong tương lai.
Một người đang sử dụng máy tính xách tay

Cân nhắc một giải pháp full-stack có bao gồm chức năng siêu tự động hóa

Giống như mọi công nghệ khác, các chức năng của RPA sẽ tiếp tục phát triển với tốc độ nhanh chóng. Do đó, việc trang bị một giải pháp mạnh mẽ, chính yếu và toàn diện nên là ưu tiên hàng đầu của bất kỳ tổ chức nào. Dù vậy, việc bổ sung thêm chức năng cũng rất cần thiết. Đây chính là lúc tính năng siêu tự động hóa phát huy hiệu quả.

Bằng cách đảm bảo bạn chọn một giải pháp full-stack có bao gồm tính năng siêu tự động hóa, doanh nghiệp của bạn sẽ được hưởng lợi từ một loại công nghệ có thể kết hợp nhiều thành phần khác nhau của quy trình tự động hóa, để từ đó tích hợp các công cụ và công nghệ giúp mở rộng hơn nữa khả năng tự động hóa các tác vụ thông qua API, AI, tính năng khai thác quy trình, phân tích và các công cụ khác.

Bắt đầu với RPA

Khám phá một công cụ giúp tinh giản hóa những tác vụ nhàm chán và phát triển quy trình không giấy tờ với — để bạn có thể tập trung vào những phần thiết yếu nhất. Với Microsoft Power Automate, bạn sẽ có thể tiết kiệm thời gian và công sức trong một giải pháp RPA duy nhất.