Một người cầm giấy tờ trên tay trong khi nhìn vào máy tính bảng

6 lợi ích khi tự động hóa quy trình kinh doanh

Với tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA), công ty của bạn có thể gặt hái nhiều lợi ích trước mắt và lâu dài thông qua việc tự động hóa các hoạt động hàng ngày, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh tổng thể của công ty.

Tự động hóa quy trình kinh doanh là gì?

Khi doanh nghiệp của bạn tiếp tục xử lý một lượng lớn dữ liệu và giải quyết nhiều tác vụ mỗi ngày, các thành viên trong nhóm có thể cảm thấy mình gặp nhiều khó khăn hơn trong việc hạn chế lỗi, giảm mức độ chậm trễ, cũng như cải thiện các hệ thống kém hiệu quả. Tự động hóa quy trình kinh doanh cho phép bạn xây dựng, quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc để tăng hiệu quả và năng suất của tổ chức.

Tự động hóa quy trình kinh doanh là tự động hóa các quy trình công việc lặp đi lặp lại hàng ngày, vốn thường được nhân viên xử lý theo cách thủ công. Từ các quy trình làm việc nhiều cấp độ đến những phản hồi đơn giản với khách hàng, BPA mang đến cho bạn khả năng hoàn thành công việc lặp đi lặp lại và chuyển đổi sang các quy trình không cần giấy tờ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này có nghĩa là tự động hóa các công việc xử lý quá nhiều dữ liệu thô và tài liệu như phát triển sản phẩm, bán hàng, nguồn nhân lực, v.v. Việc thêm phần mềm quản lý quy trình công việc (BPMS) sẽ giúp bạn quản lý tất cả các quy trình công việc mới được tạo ra bằng quá trình tự động hóa quy trình kinh doanh.

Lợi ích của việc triển khai giải pháp BPA

Khi bạn hiểu quy trình nào có thể và không thể tự động hóa, cũng như cách xây dựng quy trình làm việc năng động cho nhóm của mình, bạn có thể tận dụng những gì phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh mang đến cho bạn. Dưới đây là sáu lợi ích hàng đầu mà tổ chức của bạn có thể nhận được khi tự động hóa các quy trình kinh doanh:

  1. Cải thiện hiệu quả và năng suất. Khi thêm một giải pháp tự động hóa mới để giúp loại bỏ khả năng bị mắc lỗi, doanh nghiệp của bạn sẽ ngay lập tức trở nên hợp lý hóa hơn và ít phát sinh lỗi hơn. Bằng cách loại bỏ các quy trình thủ công rườm rà và tốn nhiều công sức mà nhóm của bạn đảm đương hàng ngày, bạn đang loại bỏ chính các nhiệm vụ gây bế tắc và đẩy nhanh các quy trình công việc cấp cao hơn giữa các đơn vị kinh doanh, các thành viên trong nhóm và mọi người trong tổ chức của bạn.
  2. Giảm thời gian và chi phí. Tự động hóa giúp doanh nghiệp của bạn giảm chi phí và tăng lợi nhuận, đặc biệt là các nhóm chuyên xử lý công việc qua các quy trình giấy tờ theo cách thủ công. Tự động hóa các quy trình sẽ giúp tăng tốc hoạt động nội bộ, vậy nên, bạn sẽ dễ dàng tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho các nguồn lực cần thiết để hoàn thành các quy trình đó. Đồng thời, bạn có thể phân công lại nhiệm vụ khác cho những nhân viên đảm trách các quy trình xử lý thủ công trước đó, để họ chú trọng vào những vấn đề quan trọng hơn.
  3. Quản lý tài liệu và dữ liệu đơn giản. Khi sử dụng các quy trình thủ công, nhân viên rất dễ bị thất lạc thông tin truyền đạt bằng văn bản, bảng tính và các tài liệu khác, dù là đã in ra hay gửi qua email. Thêm vào đó, việc phải di chuyển thông tin hoặc tính toán từ nguồn dữ liệu này sang nguồn dữ liệu khác có khả năng mắc sai sót do con người gây ra, cũng như tốn nhiều thời gian hơn. Khi tự động hóa quy trình, tất cả tài liệu và dữ liệu của bạn đều được sắp xếp ở một vị trí duy nhất, hợp lý hóa việc quản lý tài liệu để bạn dễ dàng bố trí và truy xuất tài liệu.
  4. Khả năng hiển thị và tính minh bạch. Bạn sẽ không phải bố trí hỗ trợ thêm cho nhóm của mình vì các giải pháp tự động hóa sẽ giúp đảm bảo tuân thủ theo các biện pháp tốt nhất và thực thi cơ chế quản trị. Thông qua khả năng thu thập, báo cáo và phân tích dữ liệu, bạn có thể xem trang tổng quan dữ liệu để có cái nhìn xuyên suốt và minh bạch về những việc mọi người hiện đang làm, từ đó giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
  5. Tiêu chuẩn hóa quy trình và tuân thủ. Quy trình tự động hóa có các nguyên tắc nghiêm ngặt về những người có thể thực hiện thay đổi hoặc cập nhật tài liệu, nhưng các thành viên trong nhóm có thể không phải lúc nào cũng tuân theo các nguyên tắc đó. Khi có sẵn BPA, bạn không phải lo lắng về việc bỏ lỡ các bước vì quy trình đã được tích hợp sẵn trong hệ thống. Bạn có thể xây dựng một tự động hóa quy trình làm việc kỹ thuật số hiệu quả, đảm bảo thông tin phù hợp được chuyển đến đúng người vào đúng thời điểm. Điều này cũng có nghĩa là các doanh nghiệp sẽ có thể theo dõi ai đang sử dụng dữ liệu nào — thông qua thao tác ghi nhật ký tên, ngày tháng và chi tiết nhiệm vụ mà không gặp rắc rối. Việc ghi lại thông tin đó cũng giúp bạn tạo lập các biên bản kiểm tra và chứng minh tính tuân thủ.
  6. Cải thiện sự hài lòng của nhân viên và khách hàng. Khi bổ sung giải pháp tự động hóa vào quy trình, nhân viên của bạn sẽ có thể dễ dàng hoàn thành rất nhiều trách nhiệm hàng ngày mà không gặp lỗi, từ đó cả nhóm của bạn sẽ làm việc với tinh thần phấn chấn hơn. Tự động hóa mang đến một môi trường trơn tru, tạo điều kiện cho nhân viên có khả năng phát triển. Quy trình phê duyệt của người quản lý diễn ra nhanh hơn, đồng nghĩa với việc nhân viên có thể tập trung vào các dự án quan trọng hơn nhằm thúc đẩy và đổi mới các quyết định kinh doanh. Thêm vào đó, khách hàng của bạn cũng sẽ cảm thấy hài lòng hơn. Khách hàng sẽ nhận được dữ liệu chính xác và nhất quán hơn, nhờ vậy, họ cảm thấy hài lòng hơn với kết quả hoặc thành phẩm nhận được.

Bắt đầu hợp lý hóa với Microsoft Power Automate

Bằng cách áp dụng tự động hóa quy trình mới, bạn sẽ có thể làm cho công việc của mình tiết kiệm chi phí, hợp lý hóa và ít bị lỗi hơn. Mặc dù BPA đóng vai trò như một phương pháp tiếp cận toàn diện để tối ưu hóa các quy trình công việc, nhưng việc thêm phần mềm như công cụ tự động hóa robot cho quy trình sẽ giúp tự động hóa các tác vụ dựa trên quy tắc, vốn thường cần thiết khi bắt đầu một quy trình.

Chìa khóa để cân bằng BPA với RPA là tìm ra một giải pháp mà bạn, nhóm của bạn và cả tổ chức có thể dễ dàng thích ứng, trong khi không làm gián đoạn các chiến lược kinh doanh hiện tại. Power Automate xây dựng các mô hình tự động hóa quy trình làm việc tiết kiệm thời gian và có thể thay đổi quy mô để giải quyết tất cả các công việc cá nhân của bạn, cho phép bạn hoàn thành lượng lớn các nhiệm vụ tẻ nhạt trong một khoảng thời gian ngắn.