Công nghệ xử lý tài liệu thông minh là gì?
Dữ liệu đã đạt đến điểm bão hòa. Các tổ chức ngày nay thường có quá nhiều dữ liệu nên rất khó để giải mã được đâu là thông tin có giá trị và đâu là thông tin nhiễu. Khai thác một lượng lớn dữ liệu để có được những thông tin chuyên sâu hữu ích để hỗ trợ việc ra quyết định có thể rất tốn kém và mất nhiều thời gian. Đó là khi công nghệ xử lý tài liệu thông minh, hay IDP, phát huy tác dụng.
Công nghệ xử lý tài liệu thông minh (IDP) là một công nghệ tự động hóa quy trình làm việc có thể quét, đọc, trích xuất, phân loại và sắp xếp thông tin có ý nghĩa thành các định dạng có thể truy cập được từ các luồng dữ liệu lớn. Công nghệ này có thể xử lý nhiều loại tài liệu khác nhau: giấy, PDF, tài liệu Word, bảng tính và rất nhiều định dạng khác. Chức năng chính của IDP là trích xuất thông tin có giá trị trong các tập hợp dữ liệu lớn mà không cần thông tin từ con người.
Có nhiều ưu điểm từ việc tự động hóa một số quy trình xử lý tài liệu của bạn thông qua IDP. Thông qua trí tuệ nhân tạo, IDP giúp bạn không còn phải cần đến nhân sự nhập và xử lý dữ liệu theo cách thủ công. Điều này không chỉ làm tăng tốc độ xử lý dữ liệu mà còn làm giảm chi phí thực hiện – đồng thời giảm thiểu các lỗi do con người gây ra, giúp đạt được hiệu quả cao hơn.
Các tổ chức hiện đại thường có lượng lớn các dữ liệu thuộc ba loại sau: theo cấu trúc, không theo cấu trúc và bán cấu trúc. Những dữ liệu theo cấu trúc được sắp xếp hợp lý và dễ đọc hơn đối với bộ phận xử lý dữ liệu thủ công. Mặt khác, những dữ liệu phi cấu trúc lại rất tốn thời gian khi cần xử lý và phân tích. Dữ liệu bán cấu trúc thuộc khoảng giữa của hai loại dữ liệu trên. Các giải pháp xử lý tài liệu thông minh có khả năng tự động hóa quá trình xử lý dữ liệu đối với dữ liệu theo cấu trúc, không theo cấu trúc và bán cấu trúc.
Công nghệ xử lý tài liệu thông minh hoạt động như thế nào?
Quy trình xử lý tài liệu thông minh bao gồm một vài bước.
Bắt đầu bằng việc nhận dạng tài liệu thông minh, khi IDP sử dụng công nghệ Trí tuệ nhân tạo (AI) học sâu phức tạp để quét và phân loại tài liệu. Công nghệ này có thể được đào tạo theo tối đa 190 ngôn ngữ và sở hữu khả năng đọc hiểu tài liệu giống như một nhân viên xử lý dữ liệu.
Sau khi dữ liệu của bạn được phân loại, phần mềm tự động hóa xử lý tài liệu thông minh bắt đầu trích xuất dữ liệu có giá trị cho tổ chức của bạn. Việc trích xuất được thực hiện thông qua các công nghệ nhận thức sử dụng trí tuệ nhân tạo, giúp xác định các phần dữ liệu cụ thể từ một tài liệu lớn. Sau đó, IDP sắp xếp các dữ liệu có liên quan và trình bày dưới một định dạng dễ tiếp cận.
Nếu tổ chức của bạn sở hữu một lượng lớn dữ liệu theo cấu trúc, bán cấu trúc hoặc không theo cấu trúc, thì công nghệ xử lý tài liệu thông minh là một khoản đầu tư đáng cân nhắc trong phạm vi chiến lược quản lý quy trình công việc của bạn.
Những lợi ích của công nghệ xử lý tài liệu thông minh
Theo minh chứng thực tiễn, công nghệ xử lý tài liệu thông minh cải tiến các quy trình kinh doanh và làm tăng hiệu quả của nhóm. Sau đây là một vài ưu điểm chính từ việc tự động hóa quy trình xử lý tài liệu:
- Làm tăng độ chính xác của quy trình xử lý nhờ công nghệ xử lý tài liệu thông minh. So với IDP, các quy trình xử lý dữ liệu thủ công thường có tỷ lệ phát sinh lỗi cao hơn nhiều.
- Giảm chi phí của quy trình xử lý tài liệu nhờ tự động hóa một số quy trình công việc. Trung bình, chi phí để xử lý tài liệu theo cách thủ công tiêu tốn khoảng từ 6 đến 8 đô la/tài liệu, cao hơn đáng kể so với chi phí xử lý tính theo đơn vị tài liệu của công nghệ xử lý tài liệu tự động.
- Tăng năng suất của nhân viên bằng cách mang đến cho nhân viên cơ hội để tập trung vào những phần việc mang lại sức tác động cao hơn. Khi không còn cần phải tốn thời gian xử lý những tài liệu vốn không cần đến sức lao động trí óc, đội ngũ nhân viên có thể tự do hướng sự chú ý của họ sang những công việc khác.
Xử lý tài liệu thông minh khác với xử lý tài liệu tự động ở điểm nào?
Xử lý tài liệu tự động là một công nghệ có liên quan, nhưng rất khác với IDP. Công nghệ xử lý tài liệu tự động được sử dụng chủ yếu để số hóa các tài liệu giấy. Việc tạo bản sao kỹ thuật số cho các tài liệu giấy mang lại khả năng lập chỉ mục và tìm kiếm các tài liệu này trong một cơ sở dữ liệu. Điều này vô cùng quan trọng đối với các tổ chức như DMV, vốn phụ thuộc vào tài liệu giấy nhưng yêu cầu dữ liệu phải được số hóa.
Công nghệ xử lý tài liệu thông minh là một phần mềm quản lý quy trình công việc có khả năng số hóa và lập chỉ mục cho các tài liệu giấy, nhưng ở mức độ còn nâng cao hơn thế khi có thể phân loại những thông tin có giá trị và cung cấp thông tin chuyên sâu từ những dữ liệu có trong tài liệu giấy (hay bất kỳ dạng tài liệu nào khác), thay vì chỉ cho phép truy cập các tài liệu này bằng máy tính.
Cách chọn một phần mềm xử lý tài liệu thông minh
Có một số bước trong quá trình lựa chọn phần mềm xử lý tài liệu thông minh tốt nhất cho tổ chức của bạn.
- Bước đầu tiên của việc lựa chọn IDP là xác định nhu cầu xử lý dữ liệu của tổ chức của bạn. Bạn có nhiều dữ liệu theo cấu trúc hay không theo cấu trúc hơn? Hầu hết dữ liệu của bạn thuộc định dạng nào? Bạn muốn tự động hóa bao nhiêu phần trong quá trình xử lý dữ liệu của mình?
- Tiếp theo, bạn nên đánh giá dữ liệu nào của mình sẽ là lý tưởng đối với công nghệ xử lý tài liệu thông minh. Xem xét việc xử lý từng tập hợp dữ liệu của bạn tốn thời gian như thế nào và những tập hợp nào sẽ đem đến lợi ích lớn nhất cho tổ chức của bạn nếu được tự động hóa. Những tài liệu tốn nhiều thời gian nhất khi xử lý thủ công có thể sẽ thích hợp để áp dụng IDP.
- Khi đã xác định được quy trình xử lý tài liệu mà bạn muốn tự động hóa, bạn đã sẵn sàng để quyết định lựa chọn phần mềm xử lý tài liệu thông minh. Bạn nên đưa ra quyết định của mình dựa trên nhu cầu tự động hóa và các yêu cầu mà tổ chức của bạn có đối với công nghệ xử lý tài liệu tự động. Dưới đây là một số câu hỏi mà bạn có thể tự hỏi để làm cơ sở đưa ra quyết định đúng đắn:
- Giải pháp tự động hóa xử lý tài liệu thông minh có thể được triển khai nhanh đến mức nào?
- Duy trì phần mềm này dễ hay khó?
- Công ty cung cấp phần mềm đưa ra những mức hỗ trợ nào cho các dịch vụ tự động hóa xử lý tài liệu thông minh của họ?
- Liệu công nghệ nhận dạng tài liệu thông minh trong phần mềm đó có thể đọc tất cả các tài liệu mà tổ chức của bạn muốn xử lý không?
- Độ chính xác của phần mềm có giúp cải thiện đáng kể khả năng xảy lỗi của bạn không?
Các trường hợp sử dụng công nghệ xử lý tài liệu thông minh
IDP được sử dụng xuyên suốt trong nhiều ngành nghề. Dưới đây là một số trường hợp sử dụng công nghệ xử lý tài liệu thông minh:
- Bộ phận tài chính có thể tự động hóa các chức năng liên quan đến các khoản phải trả như xử lý hóa đơn.
- Bộ phận nhân sự có thể vận dụng IDP để xử lý các hồ sơ, sàng lọc nhân viên và xử lý khảo sát nhân viên cũng như các dữ liệu nhân sự khác.
- Các cơ quan chính phủ quản lý giấy phép, phát hành tài liệu điện tử và xử lý đơn đăng ký với phần mềm xử lý tài liệu thông minh.
- Các công ty bảo hiểm sử dụng công nghệ xử lý tài liệu tự động để xử lý các yêu cầu đòi bồi thường, phát hiện gian lận, phân loại các hợp đồng bảo hiểm và thúc đẩy quy trình xử lý tài liệu của tổ chức.
- Các công ty luật có thể xử lý, lưu trữ và quản lý dữ liệu pháp lý với độ chính xác cao hơn so với xử lý tài liệu thủ công qua việc sử dụng công nghệ IDP.
Đây chỉ là một vài trong số các lĩnh vực sử dụng công nghệ xử lý tài liệu thông minh để xúc tiến và cải thiện quy trình xử lý dữ liệu. Nếu bạn đang làm việc với một phần mềm phù hợp, IDP mang lại đa dạng ứng dụng và lợi ích cho hầu hết các tổ chức.
Đơn giản hóa quy trình xử lý tài liệu nhờ Microsoft Power Automate
Bằng cách sử dụng công nghệ xử lý tài liệu thông minh trong tổ chức của mình, bạn sẽ có thể thu thập dữ liệu hữu ích từ các tài liệu với mức chi phí thấp hơn, cũng như ít gặp phải lỗi do yếu tố con người gây ra. Trong khi giúp nhân viên không phải tốn công sức và thời gian cho một lượng lớn những quy trình xử lý dữ liệu tẻ nhạt, IDP sẽ trích xuất thông tin chuyên sâu có ý nghĩa từ dữ liệu của bạn ra một định dạng dễ sử dụng và dễ tiếp cận.
IDP chỉ là một trong các công cụ tự động hóa quy trình làm việc mà Power Automate mang đến cho bạn, giúp loại bỏ các phần việc lặp đi lặp lại và làm công việc trở nên hiệu quả hơn. Với các công cụ kéo và thả không đòi hỏi quá nhiều công đoạn mã hóa, Power Automate có thể giúp bạn tạo ra những cách thức sáng tạo để hoàn thành công việc.
Các câu hỏi thường gặp
Công nghệ xử lý tài liệu thông minh là gì?
Xử lý tài liệu thông minh (IDP) là một công nghệ tự động hóa quy trình làm việc giúp quét, đọc, trích xuất và bố trí thông tin có ý nghĩa từ các luồng dữ liệu lớn.
Công nghệ xử lý thông minh hoạt động như thế nào?
Công nghệ xử lý tài liệu thông minh sử dụng công nghệ nhận dạng tài liệu thông minh để phân loại tài liệu, sau đó xử lý dữ liệu của các tài liệu này bằng công nghệ nhận dạng mẫu. Sau khi tài liệu đã được xử lý, phần mềm IDP trích xuất và tập hợp những dữ liệu có ý nghĩa thành một định dạng có thể dễ dàng tiếp cận.
Những lợi ích của công nghệ xử lý tài liệu thông minh là gì?
Theo thông tin nhìn nhận thực tế, công nghệ xử lý tài liệu thông minh giúp tăng độ chính xác, tính hiệu quả và tốc độ xử lý dữ liệu cho các tổ chức thuộc nhiều ngành nghề khác nhau.
Xử lý tài liệu thông minh khác với xử lý tài liệu tự động ở điểm nào?
Công nghệ xử lý tài liệu tự động được sử dụng chủ yếu để số hóa các tài liệu giấy. Còn công nghệ xử lý tài liệu thông minh lại có khả năng xử lý toàn diện các dạng tài liệu khác nhau và sắp xếp hợp lý những dữ liệu có liên quan, từ đó, người dùng không còn cần phải xử lý dữ liệu thủ công.
Làm cách nào để triển khai một phần mềm xử lý tài liệu thông minh?
Xuất phát điểm của việc triển khai phần mềm xử lý tài liệu thông minh là đánh giá các quy trình xử lý tài liệu của bạn để xác định những quy trình có thể tự động hóa. Một khi đã nắm được những tài liệu cần tự động hóa, bạn nên xác định các quy trình công việc yêu cầu độ chính xác cao nhất và bắt đầu tự động hóa với những quy trình đó.
Hãy cho biết một số trường hợp sử dụng công nghệ xử lý tài liệu thông minh?
Công nghệ xử lý tài liệu thông minh có thể được sử dụng trong nhiều ngành, từ các công ty bảo hiểm đến các cơ quan chính phủ, để xúc tiến và tinh chỉnh quy trình xử lý nhiều dạng dữ liệu khác nhau.