Những điều bạn cần biết về lợi ích của RPA

Lợi ích của tự động hóa robot cho quy trình

Với RPA, doanh nghiệp của bạn có thể tự động hóa các quy trình và tác vụ để tiết kiệm thời gian và tránh những lỗi thường gặp do yếu tố con người gây ra. Cơ chế hoạt động của phần mềm RPA là định cấu hình các bot để thực hiện những tác vụ thường do con người đảm trách. Bạn có thể đào tạo các bot cách nhấp và nhập thông tin trên các ứng dụng, cũng như định cấu hình để thực hiện những tác vụ phức tạp hơn mà không cần nhân sự phải can thiệp vào giữa quy trình. RPA mang lại lợi ích cho doanh nghiệp bằng cách tự động hóa nhiều hoạt động, bao gồm truyền dữ liệu, cập nhật hồ sơ người dùng, nhập dữ liệu, quản lý hàng tồn kho, cùng các tác vụ khác phức tạp hơn.

Dưới đây là bảy lợi ích chính từ tự động hóa robot cho quy trình:

1. Thời gian lưu

   Có một điểm chúng ta thường thấy trong nhiều quy trình kinh doanh, đó là các tác vụ hành chính lặp đi lặp lại. RPA cho phép doanh nghiệp của bạn tự động hóa và thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại, với tốc độ nhanh chóng của robot. Đồng thời, cả công ty và nhân viên của bạn đều nhận được lợi ích từ RPA khi có thể dành thêm thời gian cho các công việc phức tạp và nhạy cảm hơn.

2. Tăng ROI

   So với con người, các công cụ RPA thể hiện rõ hiệu quả khi quản lý các tác vụ mang tính lặp lại. Những công cụ này giúp doanh nghiệp của bạn cải thiện năng suất làm việc. Chính vì vậy, một trong những lợi ích lớn nhất mà RPA mang lại là tác động tích cực đến ROI. Nhờ tự động hóa robot cho quy trình, doanh nghiệp của bạn có thể cải thiện một số quy trình làm việc và thu thập lượng lớn dữ liệu định lượng cũng như định tính qua thời gian, là cơ sở cung cấp thông tin và giúp quản lý chi phí hiệu quả hơn.

3. Không còn lỗi do yếu tố con người gây ra

   Xét trên thực tế, bất kể một nhân viên có kỹ năng cao đến thế nào trong vai trò công việc của mình, thì yếu tố lỗi do con người gây ra và sự mệt mỏi của nhân sự luôn là những điểm cần tính đến. Với RPA, bot tự động hóa không bao giờ mỏi mệt. Vậy nên, các tác vụ đều được thực hiện chính xác như đúng dự định, lúc nào cũng vậy.

4. Tăng cường bảo mật

   An ninh mạng đóng vai trò vô cùng quan trọng với doanh nghiệp và các giải pháp RPA giúp bảo vệ doanh nghiệp trước các mối đe dọa về an ninh. RPA tăng cường bảo mật bằng cách giảm số lần tương tác giữa người nọ với người kia khi có bao hàm dữ liệu và thông tin nhạy cảm trong quy trình, từ đó tránh được tình huống bị vi phạm và rò rỉ dữ liệu gây tốn kém. Các công cụ RPA giữ an toàn cho doanh nghiệp, dù là bảo vệ chống lại tình huống người dùng truy cập trái phép hay thực hiện hành động đăng xuất tài khoản khi có yếu tố kích hoạt.

5. Tăng cường tuân thủ

   Sự tuân thủ đóng vai trò quan trọng đối với mức độ đáng tin cậy và sự bền vững của doanh nghiệp. Các giải pháp RPA luôn tuân theo các quy tắc và hướng dẫn đã đề ra, với độ chính xác và nhất quán cao. Điển hình, chúng ta có thể thấy đa số tổ chức ngày nay đều phải tuân theo nhiều quy định trong ngành và của chính phủ. Những tổ chức này sẽ nhận được lợi ích từ công cụ RPA thông qua cơ chế tuân thủ tự động hóa và nhất quán. Bên cạnh đó, quá trình kiểm tra RPA có thể được thực hiện từ một vị trí, thay vì tiến hành nhiều đợt kiểm tra ứng dụng—điều này giúp giảm rủi ro tuân thủ. Tự động hóa robot cho quy trình có thể được áp dụng cho các quy trình làm việc và đệ trình theo hợp đồng, cập nhật biểu mẫu cũng như thông báo và cảnh báo liên quan đến tuân thủ.

6. Thay đổi quy mô tự động hóa quy trình kinh doanh

   Khi công ty áp dụng công cụ RPA cho các hoạt động kinh doanh khác, tự động hóa quy trình và tác vụ sẽ nhân rộng trên toàn tổ chức. Tự động hóa robot cho quy trình cũng sẽ cho phép doanh nghiệp của bạn thay đổi quy mô để đáp ứng nhu cầu tăng cao theo từng đợt, cũng như những mục tiêu theo dự kiến với độ tin cậy cao, dù là xử lý các đơn hàng, hóa đơn, quản lý hàng tồn kho hay những hình thức sản xuất và dịch vụ khác.

7. Mức độ hài lòng của nhân viên

   Khi đã tự động hóa các quy trình tẻ nhạt, nhân viên sẽ có thêm thời gian tập trung vào những nhu cầu quan trọng hơn của doanh nghiệp. Khi có RPA hỗ trợ để giảm bớt những tác vụ lặp đi lặp lại mà nhân viên thường phải thực hiện, mức độ hài lòng của nhân viên từ đó cũng tăng lên. Khi đó, nhân viên có thể áp dụng các kỹ năng của họ vào những nhiệm vụ đòi hỏi tư duy chiến lược, chẳng hạn như lên kế hoạch kinh doanh, quan hệ công chúng và phát kiến ý tưởng.

Tự động hóa quy trình làm việc mang lại lợi ích cho tổ chức như thế nào?

Tự động hóa quy trình làm việc nhắc đến việc sử dụng công nghệ tự động hóa để tự động hóa và kết nối các quy trình kinh doanh nhằm tạo lập một quy trình làm việc hợp lý hóa. Dù tự động hóa quy trình làm việc sử dụng RPA để thực hiện các tác vụ đơn lẻ trong một quy trình, nhưng lại khác với RPA do cơ chế này tự động hóa và kết nối toàn bộ các quy trình với nhau từ khi bắt đầu đến khi kết thúc—tạo thành một quy trình làm việc hoàn chỉnh.

Dưới đây là bốn cách thức mà tự động hóa quy trình làm việc có thể mang lại lợi ích cho tổ chức của bạn:

1. Đơn giản hóa các quy trình

   Tự động hóa quy trình làm việc kết nối và tự động hóa nhiều hoạt động liên quan đến công việc, trong khi vẫn hoàn thành các tác vụ nhanh hơn và chính xác hơn con người, từ đó làm cho các quy trình trở nên dễ dàng hơn với tổ chức.

2. Tăng năng suất

   Đôi khi, các công ty cần đến khả năng thực hiện các quy trình nhanh hơn để giúp đáp ứng nhu cầu tăng cao hơn mức bình thường. Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc giúp tăng năng suất bằng cách tăng tốc độ và độ chính xác cho các quy trình kinh doanh, đồng thời thay đổi quy mô các quy trình đã được tự động hóa trong tổ chức. Tăng năng suất sẽ dẫn đến tăng khả năng phục vụ và phát triển tổ chức, cũng như cơ sở khách hàng.

3. Tăng độ tin cậy

   Do các quy trình tự động hóa tuân theo chính xác các quy tắc của một quy trình làm việc nên kết quả từ những quy trình này cũng rất ít khả năng bị lỗi. Do đó, tổ chức của bạn ngày càng tự tin hơn khi có các công cụ tự động hóa luôn mang lại kết quả đáng tin cậy và ổn định.

4. Kiếm soát chi phí

   Doanh nghiệp nào cũng cần kiểm soát chi phí và mức chi tiêu một cách hiệu quả. Tuy nhiên, các quy trình kinh doanh thường chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố bất định như nhu cầu, đầu ra của con người thay đổi, từ đó dẫn đến chi phí biến động theo. Tự động hóa quy trình làm việc cho phép tổ chức có được đầu ra và chi phí dễ đoán định hơn bằng cách tự động hóa các quy trình chuẩn hóa. Khi áp dụng tự động hóa quy trình làm việc, tổ chức của bạn sẽ giảm bớt nhu cầu cần đến nguồn lực bổ sung. Do vậy, tổ chức được trang bị tốt hơn để kiểm soát chi phí và đáp ứng nhu cầu bất định một cách nhất quán hơn.

RPA cho các ngành và phòng ban

Các công ty có thể điều chỉnh RPA cho phù hợp để quản lý tác vụ cho nhiều ngành nghề và phòng ban. Phần dưới đây trình bày cách thức mà sáu ngành nghề và phòng ban có thể dùng tự động hóa robot cho quy trình:

1. Công nghệ thông tin

   Công cụ RPA giúp ích cho bộ phận Công nghệ thông tin (CNTT) bằng cách nâng cao tính tuân thủ, giảm khối lượng công việc và rủi ro bảo mật. Những bộ phận này thường nhận được lượng lớn câu hỏi, phiếu yêu cầu hỗ trợ và những tác vụ liên quan đến bảo mật. RPA giảm khối lượng công việc mà bộ phận CNTT thường phải đảm trách khi công cụ này được triển khai để xử lý các tác vụ không cần đến sự can thiệp từ chuyên gia, chẳng hạn như phân loại phiếu yêu cầu hỗ trợ và nhắc nhở cập nhật phần mềm. Tuy nhiên, RPA cũng có thể đảm trách các tác vụ của chuyên gia như kiểm tra tính tuân thủ trên các ứng dụng, cũng như thiết lập và quản lý cơ sở hạ tầng.

2. Nhân sự

   Giảm thời gian dành cho các tác vụ lặp đi lặp lại, gắn liền với những hoạt động như thu hút ứng viên và tiếp nhận nhân viên. Bộ phận nhân sự có thể dùng phần mềm RPA để nhanh chóng xử lý các hồ sơ khi tìm kiếm ứng viên phù hợp, có kỹ năng cao. Công ty cũng có thể điều chỉnh RPA cho phù hợp để thực hiện các tác vụ thông thường khi tiếp nhận nhân viên mới, ví dụ: cung cấp thông tin đăng nhập (email và mật khẩu) cho nhân viên mới, cũng như các hồ sơ cần thiết trong quy trình tiếp nhận.

3. Tài chính

   Đối với bộ phận tài chính, điều quan trọng là phải duy trì hồ sơ sổ sách và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu. Các công cụ RPA nâng cao tính chính xác và độ tin cậy của công tác quản lý sổ sách và dữ liệu. Phần mềm RPA cũng có thể hỗ trợ bộ phận tài chính bằng cách thực hiện những phép tính tài chính (cả đơn giản và phức tạp), tự động hóa thông tin truyền đạt về các khoản phải trả, tổng hợp tự động hóa, báo cáo và xác minh các khoản thanh toán.

4. Bán hàng

   Với giải pháp RPA, các quy trình kinh doanh bán hàng sẽ trở nên đơn giản hơn. Nhờ tự động hóa, đội ngũ bán hàng có thể tăng khối lượng thương vụ kinh doanh tiềm năng thông qua công tác tiếp cận tự động hóa, cập nhật hồ sơ và thu hút khách hàng tiềm năng mới. Một công cụ RPA cũng làm giảm nhu cầu cần tới nhân viên chuyên môn trong các tác vụ liên phòng ban thường quy. Nhờ vậy, đội ngũ bán hàng và các phòng ban khác có thể cộng tác hiệu quả hơn.

5. Tiếp thị

   Có nhiều cách thức mà tự động hóa robot cho quy trình có thể mang lại lợi ích cho đội ngũ tiếp thị. Ví dụ: phòng tiếp thị triển khai RPA để mua quảng cáo, hướng dẫn dựa trên yếu tố kích hoạt, quản lý quy trình làm việc và phân tích. Với phần mềm RPA, đội ngũ tiếp thị có thể tránh tình huống cạn kiệt ý tưởng sáng tạo và tập trung vào sáng tạo nội dung và triển khai trên thực tế.

6. Vận hành

   RPA có thể hợp lý hóa và giảm chi phí của các quy trình vận hành khác nhau. Ví dụ: công ty có thể dùng RPA để nhanh chóng đánh giá các yêu cầu hỏi hàng và thực hiện yêu cầu trong các quy trình thu mua. Còn đối với chuỗi cung ứng, RPA quản lý các lệnh đặt hàng, truyền đạt thông tin về đơn hàng và tình trạng thực hiện, cũng như xử lý thanh toán.