Čo je to BPMS?

Softvér na správu obchodných procesov (BPMS) pomáha podnikom definovať, nasadzovať a spravovať automatizované obchodné procesy a premieňať časovo náročné manuálne procesy na efektívne pracovné postupy v rámci obchodných aplikácií.

S pridaním funkcií cloudu, AI a analýzy veľkých údajov sa BPMS transformuje na inteligentnú BPMS (iBPMS), ktorá ďalej automatizuje procesy, urýchľuje vývoj pracovných postupov a zvyšuje orchestráciu obchodných procesov.

BPMS vám umožňuje používať automatizáciu firemných procesov na zefektívnenie rôznych úloh a zaistiť, aby sa dodržiavali procesy pri takých aktivitách, ako sú napríklad kontrola a schvaľovanie dokumentov, spravovanie dokumentov, zaškoľovanie ľudských zdrojov a spravovanie žiadostí zamestnancov.

Automatizáciou udalosťami aktivovaných komunikácií, ako sú napríklad upozornenia na úlohy prostredníctvom e-mailu, pripomienky platieb a ďakovné listy, zlepšuje BPMS pracovné postupy v celej vašej firme. BPMS je možné dokonca použiť na organizovanie e-mailových marketingových kampaní, ktoré vám pomôžu rozoslať to správne posolstvo alebo odozvu v pravý čas.

Riešenia BPMS a iBPMS uľahčujú integrovanie automatizácie pracovných postupov do širokej škály firemných aplikácií, pričom štandardizujú procesy a poskytujú nasledujúce možnosti:

Väčšia efektivita

Implementácia softvéru na správu obchodných procesov znamená, že ľudia v celej spoločnosti trávia menej času opakovaním manuálnych procesov, čo im umožňuje sústrediť sa na prácu a zvyšovať produktivitu.

Zvýšená flexibilita

Vďaka tomu, že spoločnostiam umožňuje dokumentovať, štandardizovať a automatizovať firemné procesy, BPMS uľahčuje vykonávanie zmien a reagovanie na ne prostredníctvom rýchleho a konzistentného zavádzania nových procesov v rámci celej organizácie.

Efektívnejšia spolupráca

BPMS umožňuje tímom automaticky smerovať úlohy a priradenia a zaisťuje, aby sa nové alebo aktualizované procesy prijímali v reálnom čase, vďaka čomu sú všetci stále na rovnakej vlne.

Lepší súlad

Pomocou BPMS na vytváranie pravidiel vo svojich procesoch môžu podniky zabezpečiť súlad s existujúcimi predpismi a rýchlo sa prispôsobovať legislatívnym zmenám s minimálnym prerušením činnosti.

Lepšia interakcia a podpora zákazníkov

Keďže BPMS zaisťuje konzistentné uplatňovanie obchodných procesov, spoločnosti môžu vytvárať, presadzovať a monitorovať kľúčové aspekty interakcií so zákazníkmi. Zákazníci a spoločnosti môžu ťažiť z väčšej personalizácie, automatizovaného vytvárania žiadostí, jednotných spustených odpovedí a dôslednej správy potenciálnych zákazníkov alebo prípadov.

Prakticky ktokoľvek vo vašom podniku môže navrhovať a nasadzovať automatizácie, vďaka čomu zvládne s moderným riešením BPMS viac práce za menej času.

Ešte pred niekoľkými rokmi bola samotná automatizácia firemných procesov zložitým procesom. Vývojári trávili značný čas s firemnými účastníkmi projektu mapovaním jednotlivých úloh v rámci procesu pred napísaním programového kódu pre jednotlivé automatizované procesy od úplného začiatku. Následné zmeny procesu znamenali ďalšie mapovanie, ďalšie programovanie a ďalší čas strávený aktualizáciami.

Najlepšie platformy BPMS súčasnosti zjednodušujú iniciatívy automatizácie procesov tak, že znižujú alebo eliminujú potrebu podpory vývojárov a IT. Tieto systémy umožňujú organizáciám implementovať veľmi zložité procesy a umožňujú tímom a jednotlivcom ľahko vytvárať a implementovať automatizované procesy bez pomoci.

Krátka odpoveď na otázku „Kto používa BPMS?“ preto znie: ktokoľvek, kto to potrebuje.

1. Identifikujte a navrhnite proces, ktorý chcete automatizovať.

   Pochopte obchodné opodstatnenie procesu a preskúmajte všetku existujúcu dokumentáciu alebo modely procesov, ktoré ho definujú.

2. Vytvorte model logiky alebo krokov v rámci postupu firemného procesu.

   Definujte v rámci BPMS fázy a kroky firemného procesu a otestujte rôzne firemné scenáre na tejto platforme pomocou zabudovaných modelovacích nástrojov.

3. Vytvorte si vlastnú automatizáciu pomocou nástrojov na navrhovanie typu „ukázať a kliknúť“ – a to namiesto písania kódu.

   Vytvárajte procesné postupy a používateľské rozhrania pre vaše podnikové procesy pomocou knižnice riešení BPMS s vopred pripravenými šablónami a konektormi.

4. Spustite a zdieľajte automatizáciu so svojím tímom alebo s celou spoločnosťou.

   Zvoľte spôsob distribúcie svojej automatizácie a to, komu sa bude distribuovať, a potom sledujte, ako to funguje v praxi.

Ak je vaším cieľom zjednodušenie spravovania firemných procesov, odporúča sa vytvoriť užší zoznam riešení BPMS, ktoré ľuďom skutočne uľahčia učenie sa a používanie automatizácie. Najlepšie automatizačné platformy súčasnosti zvládnu všetko toto a ešte oveľa viac. Pred začatím vyhľadávania sa uistite, že dokážete odpovedať na nasledujúce otázky:

Na aké procesy sa zameriate?

Rozhodnite sa, či potrebujete riešenie na automatizáciu rutinnejších úloh, ako je spracovanie faktúr, prípadne také, ktoré podporuje automatizáciu zložitých dlhodobých procesov, ako je správa rozpočtu alebo monitorovanie výkonu.

Kto ju použije?

Ako kľúčová súčasť efektívnej digitálnej transformácie by sa malo zvolené riešenie BPMS zameriavať na použiteľnosť pre všetkých v danej spoločnosti. Najlepšie súčasné riešenia BPMS s minimálnou potrebou programovania obsahujú funkcie automatizácie robotických procesov (RPA), ktoré uľahčujú ich osvojovanie v rámci celej organizácie.

Ako nasadiť BPMS?

Dôležitým rozhodnutím, ktoré budete musieť urobiť, je voľba cloudového alebo lokálneho riešenia BPMS.

Medzi hlavné výhody platformy BPMS vo forme cloudového softvéru ako služby (SaaS) patrí zjednodušené zavádzanie, pretože aplikácia sa sprevádzkuje hneď v prvý deň, škálovateľnosť, pretože rozširujete svoje predplatné, a nie svoju infraštruktúru, a predvídateľné priebežné náklady.

Výhodou lokálnej platformy BPMS je do veľkej miery kontrola (keďže sa nachádza vo vašej infraštruktúre) a bezpečnosť, keďže vaše údaje zostávajú vo vašich systémoch a obmedzujú mieru expozície.

Kto bude poskytovať podporu pre vaše riešenie BPMS?

Implementácia a údržba lokálneho riešenia BPMS si vyžaduje značné investície do infraštruktúry IT a personálu. Vďaka platforme BPMS typu SaaS s minimálnou potrebou programovania sa dramaticky znižujú nároky na IT.

Čo si môžete dovoliť?

Aj keď cena je vždy dôležitá, nezabudnite vziať do úvahy očakávanú návratnosť investícií. Čím je nástroj výkonnejší, tým má väčšiu hodnotu pre váš podnik.