Čo je to BPMS?

Sprievodca softvérom na správu obchodných procesov pre začiatočníkov

Úvod

Softvér na správu obchodných procesov (BPMS) pomáha podnikom definovať, nasadzovať a spravovať automatizované obchodné procesy a premieňať časovo náročné manuálne procesy na efektívne pracovné postupy v rámci obchodných aplikácií.

S pridaním funkcií cloudu, AI a analýzy veľkých údajov sa BPMS transformuje na inteligentnú BPMS (iBPMS), ktorá ďalej automatizuje procesy, urýchľuje vývoj pracovných postupov a zvyšuje orchestráciu obchodných procesov.

Ako pomáha BPMS
môjmu podnikaniu?

BPMS vám umožňuje používať automatizáciu firemných procesov na zefektívnenie rôznych úloh a zaistiť, aby sa dodržiavali procesy pri takých aktivitách, ako sú napríklad kontrola a schvaľovanie dokumentov, spravovanie dokumentov, zaškoľovanie ľudských zdrojov a spravovanie žiadostí zamestnancov.

Automatizáciou spustených komunikácií, ako sú upozornenia na úlohy prostredníctvom e-mailu, pripomienky k platbám a ďakovné listy, zlepšuje BPMS pracovný postup v celom vašom podniku. BPMS možno dokonca použiť na organizáciu e-mailových marketingových kampaní, ktoré vám pomôžu nasadiť správne hlásenie alebo odpoveď v pravý čas.

Výhody BPMS

Riešenia BPMS a iBPMS uľahčujú integrovanie automatizácie pracovných postupov do širokej škály firemných aplikácií, pričom štandardizujú procesy a poskytujú nasledujúce možnosti:)

Väčšia efektivita

Implementácia softvéru na správu obchodných procesov znamená, že ľudia v celej spoločnosti trávia menej času opakovaním manuálnych procesov, čo im umožňuje sústrediť sa na prácu a zvyšovať produktivitu.

Zvýšená flexibilita

Vďaka tomu, že spoločnostiam umožňuje dokumentovať, štandardizovať a automatizovať obchodné procesy, uľahčuje BPMS riadenie a reakcie na zmeny prostredníctvom rýchleho a konzistentného zavádzania nových procesov v celej organizácii.

Efektívnejšia spolupráca

BPMS umožňuje tímom automaticky smerovať úlohy a priradenia a zaisťuje, aby sa nové alebo aktualizované procesy prijímali v reálnom čase, vďaka čomu sú všetci stále na rovnakej vlne.

Lepší súlad

Pomocou BPMS na vytváranie pravidiel vo svojich procesoch môžu podniky zabezpečiť súlad s existujúcimi predpismi a rýchlo sa prispôsobovať legislatívnym zmenám s minimálnym prerušením činnosti.

Lepšia interakcia a podpora zákazníkov

Keďže BPMS zaisťuje konzistentné uplatňovanie obchodných procesov, spoločnosti môžu vytvárať, presadzovať a monitorovať kľúčové aspekty interakcií so zákazníkmi. Zákazníci a spoločnosti môžu ťažiť z väčšej personalizácie, automatizovaného vytvárania žiadostí, jednotných spustených odpovedí a dôslednej správy potenciálnych zákazníkov alebo prípadov.

Kto používa BPMS?

Prakticky ktokoľvek vo vašom podniku môže navrhovať a nasadzovať automatizácie, vďaka čomu zvládne s moderným riešením BPMS viac práce za menej času.

Len pred niekoľkými rokmi bola samotná automatizácia obchodných procesov zložitým procesom. Vývojári strávili značný čas s účastníkmi projektu na podnikovej úrovni, aby zmapovali jednotlivé úlohy v rámci procesu a potom oslovili IT so žiadosťou o napísanie kódu pre každý automatizovaný proces od úplného začiatku. Následné zmeny procesu znamenali viac mapovania, viac programovania a viac času stráveného aktualizáciami.

Najlepšie platformy BPMS súčasnosti zjednodušujú iniciatívy automatizácie procesov tak, že znižujú alebo eliminujú potrebu podpory vývojárov a IT. Tieto systémy umožňujú organizáciám implementovať veľmi zložité procesy a umožňujú tímom a jednotlivcom ľahko vytvárať a implementovať automatizované procesy bez pomoci.

Krátka odpoveď na otázku „Kto používa BPMS?“ preto znie: ktokoľvek, kto ju potrebuje.

Automatizácia tvorby
pomocou BPMS

Kvalitné softvérové riešenie BPMS vylučuje z navrhovania a nasadzovania automatizovaných procesov všetky dohady a umožňuje vám postupovať krok za krokom pomocou šablón, ktoré vás usmernia. Najlepšie riešenia BPMS vám poskytnú efektívny a integrovaný spôsob na:

  1. Identifikujte a navrhnite proces, ktorý chcete automatizovať.

    Pochopte obchodné opodstatnenie procesu a preskúmajte všetku existujúcu dokumentáciu alebo modely procesov, ktoré ho definujú.

  2. Modelujte logiku alebo kroky v rámci postupu obchodného procesu.

    Definujte fázy a kroky v rámci obchodného procesu v BPMS a testujte rôzne obchodné scenáre na platforme pomocou zabudovaných modelovacích nástrojov.

  3. Vytvorte si vlastnú automatizáciu pomocou nástrojov na navrhovanie typu „ukázať a kliknúť“ – a to namiesto písania kódu.

    Vytvárajte procesné postupy a používateľské rozhrania pre vaše podnikové procesy pomocou knižnice riešení BPMS s vopred pripravenými šablónami a konektormi.

  4. Spustite a zdieľajte automatizáciu so svojím tímom alebo s celou spoločnosťou.

Výber riešenia BPMS

Ak je vaším cieľom zjednodušenie spravovania firemných procesov, odporúča sa vytvoriť užší zoznam riešení BPMS, ktoré ľuďom skutočne uľahčia učenie sa a používanie automatizácie. Najlepšie automatizačné platformy súčasnosti zvládnu všetko toto a ešte oveľa viac. Pred začatím vyhľadávania sa uistite, že dokážete odpovedať na nasledujúce otázky:)

Na aké procesy sa zameriate?

Rozhodnite sa, či potrebujete riešenie na automatizáciu rutinnejších úloh, ako je spracovanie faktúr, prípadne také, ktoré podporuje automatizáciu zložitých dlhodobých procesov, ako je správa rozpočtu alebo monitorovanie výkonu.

Kto ju použije?

Ako kľúčová súčasť efektívnej digitálnej transformácie by sa malo zvolené riešenie BPMS zameriavať na použiteľnosť pre všetkých v danej spoločnosti. Najlepšie súčasné riešenia BPMS s minimálnou potrebou programovania obsahujú funkcie automatizácie robotických procesov (RPA), ktoré uľahčujú ich osvojovanie v rámci celej organizácie.)

Ako nasadiť BPMS?

Dôležitým rozhodnutím, ktoré budete musieť urobiť, je voľba cloudového alebo lokálneho riešenia BPMS.

Medzi hlavné výhody platformy BPMS typu softvér ako služba (SaaS) patrí zjednodušené zavádzanie, keďže aplikácia je spustená od prvého dňa; škálovateľnosť, keďže rozširujete svoje predplatné a nie svoju infraštruktúru; a predvídateľné priebežné náklady.

Výhodou lokálnej platformy BPMS je do veľkej miery kontrola (keďže sa nachádza vo vašej infraštruktúre) a bezpečnosť, keďže vaše údaje zostávajú vo vašich systémoch a obmedzujú mieru expozície.

Kto bude poskytovať podporu pre vaše riešenie BPMS?

Implementácia a údržba lokálneho riešenia BPMS si vyžaduje značné investície do IT infraštruktúry a personálu. Vďaka platforme BPMS typu SaaS s minimálnou potrebou programovania sa nároky na IT dramaticky znižujú.

Čo si môžete dovoliť?

Aj keď cena je vždy dôležitá, nezabudnite vziať do úvahy očakávanú návratnosť investícií. Čím je nástroj výkonnejší, tým má väčšiu hodnotu pre váš podnik.

Zistite, ako spoločnosť Louisiana-Pacific Corporation transformovala
manuálne procesy pomocou BPMS

Zistite, ako spoločnosť Louisiana-Pacific zefektívnila procesy, zrýchlila pracovné postupy a zjednodušila zber údajov pomocou služby Power Automate.

Osoba pracuje na notebooku v kuchyni

Vyskúšajte riešenie BPMS vo vašej organizácii

Zistite, aké ľahké je dosiahnuť novú úroveň efektívnosti, flexibility a spolupráce vo vašom podniku pomocou služby Microsoft Power Automate – a začnite zadarmo.