Prednášajúca osoba

Ako zvládnuť viac práce s automatizáciou pracovných postupov

Od zamestnancov zákazníckej podpory až po generálnych riaditeľov, takmer všetci firemní profesionáli trávia príliš veľa svojej pracovnej doby – až polovicu z nej – neproduktívnymi, nadbytočnými a manuálnymi procesmi, ktoré je možné automatizovať. Rutinné a časovo náročné úlohy znižujú efektívnosť zamestnancov na všetkých úrovniach, ale inteligentné firmy využívajú automatizáciu pracovných postupov, aby pomohli všetkým pracovať efektívnejšie.

Automatizácia pracovných postupov je základom moderného riadenia firmy a je podporovaná neustálym zlepšovaním technológií a rýchlymi inováciami. Spolu s tým, ako čoraz viac spoločností začína zavádzať automatizáciu do svojich firemných procesov a využívať jej výhody, bude trh automatizácie pracovných postupov iba ďalej rásť. Keď sa táto technológia stane rozšírenejšou a sofistikovanejšou, bude viac firiem využívať automatizáciu pracovných postupov na vytváranie elegantných a efektívnych spôsobov práce, čo bude mať za následok narúšanie viacerých odvetví a vytváranie konkurenčných výhod na ich trhoch.

Čo je to automatizácia pracovných postupov?

Používaním softvéru na automatizáciu pracovných postupov, ktorý je vhodný pre vašu firmu, môžete nahradiť manuálne procesy, ako napríklad zadávanie údajov, aktualizovanie sociálnych médií a odpovedanie na e-maily, efektívnymi automatizovanými pracovnými postupmi, ktoré šetria čas, znižujú počet chýb, aby ste trávili menej času ich opravou, a pomáhajú zamestnancom zameriavať sa na strategickejšiu, zmysluplnú prácu.

Vďaka automatizácii pracovných postupov budete dokonca digitalizovať a optimalizovať firemné procesy realizované v papierovej forme, ako napríklad objednávanie zásob alebo odpovedanie na žiadosti o schválenie. Kdekoľvek vaša firma vykonáva opakujúce sa manuálne úlohy, môžete použiť automatizáciu pracovných postupov, ktorá vám pomôže zvýšiť úspešnosť týchto procesov.

Efektívna automatizácia pracovných postupov v piatich jednoduchých krokoch

So správnym softvérom môže byť automatizácia manuálnych procesov jednoduchá a nesmierne prospešná. Ak chcete účinne eliminovať neefektívne manuálne úlohy a transformovať fungovanie svojej firmy, musíte vedieť, ktoré procesy vás brzdia, porozumieť možnostiam automatizácie, riadiť jej zavádzanie, poskytovať školenia a merať svoj úspech.

Pracovné postupy môžete automatizovať pomocou týchto piatich jednoduchých krokov:

  1. Zvoľte príslušné procesy. Identifikujte postupy, ktoré sú neefektívne, príliš komplikované alebo príliš nákladné, a potom ich podľa toho zoraďte a zvoľte najlepších kandidátov na automatizáciu.
  2. Vykonajte prieskum. Ako iné organizácie automatizovali podobné procesy? Zvážte svoje možnosti vytvárania a implementácie automatizovaných pracovných postupov – pozvete odborníkov na IT, alebo dokážu vytvoriť svoje vlastné výkonné automatizované pracovné postupy aj neodborní vývojári vo vašej spoločnosti pomocou nástroja na automatizáciu pracoviska vyžadujúceho iba minimálne programovanie?
  3. Riaďte zmenu a podporujte osvojovanie. Po zavedení nových pracovných postupov je dôležité zabezpečiť ich osvojenie v rámci celej spoločnosti – čím viac ľudí bude používať automatizované pracovné postupy, tým budú efektívnejšie.
  4. Komunikujte so svojimi zamestnancami a škoľte ich. Zabezpečte, aby všetci vedeli, že sú k dispozícii nové nástroje, ktoré im uľahčia pracovný život. Poskytnite dokumentáciu a školenia, ktoré potrebujú, aby bolo ich osvojovanie ľahké.
  5. Vyhodnocujte a vylepšujte. Okamžite začnite merať úspešnosť svojich nových procesov. Sledovaním vopred stanovených kľúčových ukazovateľov výkonu zistíte účinnosť automatizovaných pracovných postupov a budete môcť vykonávať príslušné úpravy.

Podporujte brilantné riešenia pomocou softvéru na automatizáciu pracovných postupov

Teraz, keď už viete, čo je to automatizácia pracovných postupov, zvážte, ako ju môžete dosiahnuť, a hodnotu, ktorú vám pomôže poskytnúť. Najjednoduchším spôsobom, ako zaviesť do firmy automatizáciu pracovných postupov, je prostredníctvom softvéru na automatizáciu pracovných postupov alebo cloudovej služby na automatizáciu pracovných postupov.

Schopnosti pre tých správnych ľudí

Tieto technológie umožňujú vyvíjať inovatívne pracovné postupy ľuďom, ktorí najlepšie poznajú vašu firmu: vašim zamestnancom v priamom kontakte s procesmi, ktoré je možné pomocou automatizácie zrýchliť a zlepšiť. Nemusí to byť ťažké. Vo väčšine firiem môže byť takmer každý zamestnanec neodborným vývojárom, ktorý pomocou automatizačnej technológie vyžadujúcej iba minimálne programovanie alebo nevyžadujúcej žiadne programovanie vytvára výkonné pracovné postupy.

Je dôležité hľadať riešenie automatizácie pracovných postupov, ktoré je intuitívne, ľahko použiteľné a flexibilné. V ideálnom prípade potrebujete technológiu s vopred pripravenými konektormi, ktorá vám umožní začleniť do svojich pracovných postupov celý rad aplikácií.

Ďalším spôsobom, ako optimalizovať firemné procesy, je použitie technológie na vývoj aplikácií vyžadujúcej iba minimálne programovanie, ktorá pomáha inžinierom, bežným firemným používateľom alebo riadiacim pracovníkom spoločnosti vytvárať mobilné aplikácie, ktoré potrebujú, aby mohli zostať v kontakte, produktívne pracovať a využívať príležitosti – bez nutnosti spoliehať sa na profesionálnych vývojárov.

Pracovné postupy v cloude

Pamätajte, že cloudové automatizačné nástroje ponúkajú oproti svojim lokálnym náprotivkom výhody vrátane lepšej škálovateľnosti a vysokého stupňa zabezpečenia. Softvér na automatizáciu pracovných postupov by mal tiež fungovať v spolupráci s existujúcimi firemnými analytickými nástrojmi vo vašej spoločnosti, čo uľahčuje monitorovanie výkonu automatizovaných pracovných postupov.

A napokon softvér na automatizáciu pracovných postupov s mobilnými funkciami umožní zamestnancom bezpečne automatizovať pracovné postupy odkiaľkoľvek a kedykoľvek.

Ako to funguje

Prostredníctvom automatizácie pracovných postupov používatelia nastavujú spúšťanie série činností. Napríklad pri prijatí nového zamestnanca je možné vytvoriť automatizovaný pracovný postup, ktorý danému zamestnancovi okamžite pošle uvítací e-mail a prevedie ho procesom vypĺňania tej správnej dokumentácie pre nových zamestnancov.

Používatelia definujú sériu úloh, ktoré sú potrebné na vykonávanie bežných firemných procesov. Po definovaní bude automatizovaný pracovný postup vykonávať priradené činnosti vždy, keď dôjde k jeho špecifickej aktivácii.

Objavte lepšie spôsoby práce

Poskytnite všetkým zamestnancom vytvorené automatizované riešenia, aby mohli naplno využiť svoj pracovný deň s nástrojom Microsoft Power Automate. Využívajte postupy – to, čo Power Automate nazýva automatizáciou pracovných postupov – aby ste mohli začať pomáhať každému zamestnancovi oslobodiť sa od opakujúcich sa a časovo náročných úloh a vytvárať strategickejšie a dynamickejšie pracovisko.