Ako zvládnuť viac práce s automatizáciou pracovných postupov

Čo je to automatizácia pracovných postupov?

Ak sa vo vašej firme vykonávajú opakujúce sa manuálne úlohy, môžete využiť automatizáciu pracovných postupov. Automatizácia pracovných postupov je proces použitia logiky založenej na pravidlách na elimináciu akýchkoľvek manuálnych procesov potrebných na vykonávanie určitej úlohy. Okrem digitalizácie a optimalizácie papierových firemných procesov môže zefektívnenie vašich pracovných postupov ušetriť čas pri vykonávaní úloh, znížiť počet chýb a pomôcť zamestnancom zameriavať sa na strategickejšiu prácu s väčším dopadom.

Automatizácia pracovných postupov je základom moderného riadenia firiem. Spolu s tým, ako čoraz viac spoločností začína zavádzať automatizáciu do svojich firemných procesov a využívať jej výhody, bude aj trh s automatizáciou pracovných postupov ďalej rásť. Nástup čoraz sofistikovanejších technológií znamená, že viac firiem bude využívať automatizáciu pracovných postupov na vytváranie elegantných a efektívnych spôsobov práce, čo bude mať za následok narúšanie viacerých odvetví a vytváranie konkurenčných výhod na ich trhoch.

Efektívna automatizácia pracovných postupov v piatich jednoduchých krokoch

So správnym softvérom môže byť automatizácia manuálnych procesov jednoduchá a nesmierne prospešná. Ak chcete účinne eliminovať neefektívne manuálne úlohy a transformovať fungovanie svojej firmy, musíte vedieť, ktoré procesy vás brzdia.

Pracovné postupy môžete automatizovať pomocou týchto piatich jednoduchých krokov:

1. Zvoľte príslušné procesy. Identifikujte neefektívne, príliš komplikované alebo príliš nákladné postupy. Zoraďte ich podľa vhodnosti a zvoľte najvhodnejších kandidátov na automatizáciu.
2. Vykonajte prieskum. Ako iné organizácie automatizovali podobné procesy? Zvážte svoje možnosti vytvárania a implementácie automatizovaných pracovných postupov – pozvete odborníkov na IT, alebo dokážu vytvoriť svoje vlastné výkonné automatizované pracovné postupy aj laickí vývojári vo vašej spoločnosti pomocou nástroja na automatizáciu pracoviska vyžadujúceho iba minimálne programovanie?
3. Riaďte zmenu a podporujte osvojovanie. Po zavedení nových pracovných postupov je dôležité zabezpečiť ich osvojenie v rámci celej spoločnosti – čím viac ľudí bude používať automatizované pracovné postupy, tým budú efektívnejšie.
4. Komunikujte so svojimi zamestnancami a škoľte ich. Zabezpečte, aby všetci vedeli, že sú k dispozícii nové nástroje, ktoré im uľahčia pracovný život. Poskytnite dokumentáciu a školenia, ktoré budú potrebovať, aby bolo ich osvojovanie ľahké.
5. Vyhodnocujte a vylepšujte. Okamžite začnite merať úspešnosť svojich nových procesov. Sledovaním vopred stanovených kľúčových ukazovateľov výkonu (KPI) zistíte účinnosť svojich nových automatizovaných pracovných postupov a budete môcť vykonávať príslušné úpravy.

Podporujte brilantné riešenia pomocou softvéru na automatizáciu pracovných postupov

Teraz, keď už viete, čo je to automatizácia pracovných postupov, zvážte, ako ju môžete dosiahnuť, ako aj hodnotu, ktorú vám pomôže poskytnúť. Najjednoduchším spôsobom, ako zaviesť do firmy automatizáciu pracovných postupov, je prostredníctvom softvéru na automatizáciu pracovných postupov alebo cloudovej služby na automatizáciu pracovných postupov.

Schopnosti pre tých správnych ľudí

Tieto technológie umožňujú vyvíjať inovatívne pracovné postupy ľuďom, ktorí najlepšie poznajú vašu firmu: vašim zamestnancom v priamom kontakte s procesmi, ktoré je možné pomocou automatizácie zrýchliť a zlepšiť. Nemusí to byť ťažké. Vo väčšine firiem môže takmer každý zamestnanec používať na vytváranie výkonných pracovných postupov automatizačnú technológiu vyžadujúcu iba minimálne programovanie alebo nevyžadujúcu žiadne programovanie.

Je dôležité hľadať riešenie automatizácie pracovných postupov , ktoré je intuitívne, ľahko použiteľné a flexibilné. V ideálnom prípade potrebujete technológiu s vopred pripravenými konektormi, ktorá vám umožní začleniť do svojich pracovných postupov celý rad aplikácií. Ďalším spôsobom, ako optimalizovať firemné procesy, je použitie technológie na vývoj aplikácií vyžadujúcej iba minimálne programovanie, ktorá pomáha inžinierom, bežným firemným používateľom alebo riadiacim pracovníkom spoločnosti vytvárať mobilné aplikácie, ktoré potrebujú , aby mohli zostať v kontakte, produktívne pracovať a využívať príležitosti – bez nutnosti spoliehať sa na profesionálnych vývojárov.

Pracovné postupy v cloude

Pamätajte, že cloudové automatizačné nástroje ponúkajú oproti svojim lokálnym náprotivkom výhody vrátane lepšej škálovateľnosti a vysokého stupňa zabezpečenia. Softvér na automatizáciu pracovných postupov by mal tiež fungovať v spolupráci s existujúcimi firemnými analytickými nástrojmi vo vašej spoločnosti, čo uľahčuje monitorovanie výkonu automatizovaných pracovných postupov.

A napokon softvér na automatizáciu pracovných postupov s mobilnými funkciami umožní zamestnancom bezpečne automatizovať pracovné postupy odkiaľkoľvek a kedykoľvek.

Ako to funguje

Prostredníctvom automatizácie pracovných postupov používatelia nastavujú spúšťanie série činností. Napríklad pri prijatí nového zamestnanca je možné vytvoriť automatizovaný pracovný postup, ktorý danému zamestnancovi okamžite pošle uvítací e-mail a prevedie ho procesom vypĺňania dokumentácie nového zamestnanca.

Používatelia definujú sériu úloh, ktoré sú potrebné na vykonávanie bežných firemných procesov. Po definovaní bude automatizovaný pracovný postup vykonávať priradené činnosti vždy, keď dôjde k jeho špecifickej aktivácii.