Osoba telefonujúca a pozerajúca sa na prenosný počítač

6 výhod automatizácie firemných procesov

Spolu s tým, ako vaša firma každodenne stále spracúva veľké množstvá údajov a vybavuje množstvo úloh, môže byť pre členov vášho tímu ťažšie znížiť chybovosť, oneskorenia a neefektívnosť firemných systémov. Pridaním intuitívneho softvéru, ako je automatizácia firemných procesov, bude vaša firma schopná ťažiť z mnohých okamžitých a dlhodobých výhod automatizácie každodenných činností, čo jej umožní zostať konkurencieschopnou na súčasnom konkurenčnom trhu.

Čo je to automatizácia firemných procesov?

Automatizácia firemných procesov (BPA) je automatizácia každodenných opakujúcich sa firemných procesov, ktoré sa obvykle vykonávajú manuálne. Od viacúrovňových pracovných postupov až po jednoduché odpovedanie zákazníkom, BPA vám ponúka možnosť rýchlo a efektívne vykonávať opakujúce sa pracovné úlohy a prejsť na bezpapierové procesy. To znamená automatizáciu úloh, v rámci ktorých sa spracúvajú veľké množstvá nespracovaných údajov a dokumentácie, ako je napríklad vývoj produktov, predaj, ľudské zdroje a podobne. Pridanie softvéru na spravovanie firemných procesov (BPMS) pomáha spravovať všetky nové pracovné postupy vytvorené na základe vašej novej automatizácie firemných procesov, aby ste mohli vytvárať, spravovať a optimalizovať efektívnosť a produktivitu svojej organizácie.

Výhody implementácie riešenia BPA

Keď pochopíte, ktoré procesy je možné automatizovať a ktoré naopak nie, ako aj to, ako vytvoriť dynamický pracovný postup pre váš tím, môžete využívať výhody, ktoré ponúka automatizačný softvér. Tu je šesť hlavných výhod, ktoré vaša organizácia získa automatizáciou firemných procesov:

1. Vyššia efektívnosť a produktivita

Keď pridáte nové automatizačné riešenie, ktoré eliminuje možnosť vzniku chýb, bude vaše podnikanie okamžite efektívnejšie a bude pri ňom dochádzať k menšiemu množstvu chýb. Odstránením ťažkopádnych a náročných manuálnych procesov, ktoré váš tím každodenne vykonáva, eliminujete úlohy spomaľujúce vaše podnikanie a zrýchlite ďalšie vysokoúrovňové firemné procesy medzi organizačnými jednotkami, členmi tímov a všetkými zamestnancami v rámci vašej organizácie.

2. Rýchlejšie vykonávanie úloh s nižšími nákladmi

Automatizácia pomáha vašej firme znižovať náklady a zvyšovať ziskovosť, najmä v oblasti úloh súvisiacich s manuálnymi papierovými procesmi. Keďže automatizácia procesov zrýchľuje vaše interné operácie, je jednoduché ušetriť čas a peniaze vynakladané na zdroje potrebné na vykonávanie týchto procesov, pričom zamestnancov, ktorým boli predtým prideľované manuálne úlohy, môžete teraz využiť na vybavovanie dôležitejších záležitostí.

3. Jednoduché spravovanie údajov a dokumentov

Pri používaní manuálnych procesov je ľahké stratiť prehľad o písomnej komunikácii, tabuľkových hárkoch a ďalších dokumentoch, či už tlačených, alebo preposielaných prostredníctvom e-mailov. Navyše nutnosť presúvania údajov alebo vykonávania výpočtov z jedného zdroja údajov do druhého predstavuje väčšie riziko ľudských chýb a zaberá aj viac času. Automatizácia procesov znamená, že všetky vaše dokumenty a údaje sú umiestnené na jednom mieste, čo zjednodušuje spravovanie dokumentov, aby ich bolo možné ľahko organizovať a vyhľadávať.

4. Viditeľnosť a transparentnosť

Nebudete musieť svojmu tímu poskytovať ďalšiu podporu, pretože automatizačné riešenia zaručujú dodržiavanie osvedčených postupov a presadzovanie zásad správneho riadenia. Prostredníctvom zhromažďovania údajov, vykazovania a analytických funkcií budete môcť sledovať tabule údajov, ktoré prehľadne a transparentne zobrazujú to, na čom všetci aktuálne pracujú, aby ste mohli prijímať informovanejšie rozhodnutia.

5. Štandardizácia procesov a dodržiavanie predpisov

Na automatizačné procesy sa vzťahujú prísne predpisy týkajúce sa toho, kto môže vykonávať zmeny alebo aktualizovať dokumenty, ale členovia vášho tímu ich nemusia vždy dodržiavať. Vďaka zavedeniu BPA si nemusíte robiť starosti s kontrolou toho, či nedošlo k vynechaniu nejakých krokov, pretože tento proces je už zabudovaný v systéme. Môžete vytvoriť efektívnu digitálnu automatizáciu pracovných postupov , ktorá zabezpečí, aby boli správne informácie smerované v správny čas správnej osobe. To tiež znamená, že firmy budú môcť prostredníctvom bezproblémového ukladania mien, dátumov a podrobností o úlohách do súborov denníkov sledovať, kto aké údaje používa. Dokumentovanie týchto informácií vám tiež pomôže počas auditov a preukazovaní dodržiavania predpisov.

6. Vyššia spokojnosť zamestnancov a zákazníkov

Keď do svojho procesu pridáte automatizované riešenie, váš tím bude oveľa spokojnejší, pretože vaši zamestnanci budú schopní ľahko a bezchybne vykonávať veľa svojich každodenných povinností. Automatizácia poskytuje plynulo fungujúce prostredie, v ktorom môžu zamestnanci excelovať. Schvaľovania vykonávané manažérmi sú rýchlejšie, čo znamená, že vaši zamestnanci sa môžu sústrediť na dôležitejšie projekty, ktoré motivujú a inovujú firemné rozhodnutia. A ako bonus budete mať aj spokojnejších zákazníkov. Keďže vaši zákazníci získajú presnejšie a konzistentnejšie údaje, budú s koncovým produktom alebo výsledkami spokojnejší.

Začnite zvyšovať efektívnosť s nástrojom Microsoft Power Automate

Zavedením novej automatizácie procesov budete môcť svoju prácu zefektívniť z hľadiska nákladov a produktivity a znížiť jej náchylnosť k chybám. Kým BPA slúži ako holistický prístup k optimalizácii vašich firemných procesov, pridanie softvéru, ako je napríklad nástroj na automatizáciu robotických procesov (RPA) , pomáha automatizovať procesy riadené pravidlami, ktoré sú zvyčajne potrebné na začiatku každého procesu.

Kľúčom k vyváženiu vyššie uvedených výhod BPA a RPA je pomôcť vám, vášmu tímu a vašej organizácii nájsť jedno riešenie, ktoré si môžete všetci ľahko osvojiť bez toho, aby došlo k prerušeniu ktorejkoľvek z vašich aktuálnych firemných stratégií. Power Automate vytvára škálovateľné a časovo úsporné automatizácie pracovných postupov, ktoré dokážu zvládnuť všetky vaše jednotlivé úlohy, čo vám umožňuje vykonávať veľké množstvo zdĺhavých úloh v krátkom čase.