6 výhod automatizácie firemných procesov
Vďaka automatizácii firemných procesov (BPA) môže vaša firma získať množstvo okamžitých aj dlhodobých výhod prostredníctvom automatizácie každodenných operácií. Tým sa zvýši celková konkurencieschopnosť vašej firmy.
Čo je to automatizácia firemných procesov?
Spolu s tým, ako vaša firma každodenne stále spracúva veľké množstvá údajov a vybavuje veľa úloh, môže byť pre členov vášho tímu čoraz ťažšie znižovať chybovosť a časové straty a zlepšovať neefektívne systémy. Automatizácia firemných procesov vám umožňuje vytvárať, riadiť a optimalizovať pracovné postupy, ktoré zvyšujú efektívnosť a produktivitu celej organizácie.
Automatizácia firemných procesov je automatizácia každodenných opakujúcich sa firemných procesov, ktoré sa obvykle vykonávajú manuálne. Od viacúrovňových pracovných postupov až po jednoduché odpovedanie zákazníkom, BPA vám ponúka možnosť rýchlo a efektívne vykonávať opakujúce sa pracovné úlohy a prejsť na bezpapierové procesy. To znamená automatizáciu úloh, v rámci ktorých sa spracúvajú veľké množstvá nespracovaných údajov a dokumentácie, ako je napríklad vývoj produktov, predaj, ľudské zdroje a podobne. Pridanie softvéru na riadenie firemných procesov (BPMS) vám pomôže riadiť všetky nové pracovné postupy vytvorené pomocou automatizácie firemných procesov.
Výhody implementácie riešenia BPA
Keď pochopíte, ktoré procesy je možné automatizovať a ktoré naopak nie, ako aj to, ako vytvoriť dynamický pracovný postup pre váš tím, môžete využívať výhody, ktoré ponúka softvér na automatizáciu firemných procesov. Tu je šesť hlavných výhod, ktoré vaša organizácia môže získať automatizáciou firemných procesov:
- Vyššia efektívnosť a produktivita. Keď pridáte nové automatizačné riešenie, ktoré eliminuje možnosť vzniku chýb, bude vaše podnikanie okamžite efektívnejšie a bude pri ňom dochádzať k menšiemu množstvu chýb. Odstránením ťažkopádnych a náročných manuálnych procesov, ktoré váš tím každodenne vykonáva, eliminujete úlohy spomaľujúce vaše podnikanie a zrýchlite ďalšie vysokoúrovňové firemné procesy medzi organizačnými jednotkami, členmi tímov a všetkými pracovníkmi v rámci vašej organizácie.
- Rýchlejšie vykonávanie úloh s nižšími nákladmi. Automatizácia pomáha vašej firme znižovať náklady a zvyšovať ziskovosť, najmä v prípade tímov, ktoré svoje povinnosti vykonávajú pomocou manuálnych papierových procesov. Keďže automatizácia procesov zrýchľuje vaše interné operácie, je jednoduché ušetriť čas a peniaze vynakladané na zdroje potrebné na vykonávanie týchto procesov, pričom zamestnancov, ktorým boli predtým prideľované manuálne úlohy, môžete teraz využiť na vybavovanie dôležitejších záležitostí.
- Jednoduché spravovanie údajov a dokumentov. Pri používaní manuálnych procesov môžu zamestnanci stratiť prehľad o písomnej komunikácii, tabuľkových hárkoch a ďalších dokumentoch, či už tlačených, alebo preposielaných prostredníctvom e-mailov. Navyše nutnosť presúvania údajov alebo vykonávania výpočtov z jedného zdroja údajov do druhého predstavuje väčšie riziko ľudských chýb a zaberá aj viac času. Automatizácia procesov znamená, že všetky vaše dokumenty a údaje sú umiestnené na jednom mieste, čo zjednodušuje spravovanie dokumentov, aby ich bolo možné ľahko organizovať a vyhľadávať.
- Viditeľnosť a transparentnosť. Nebudete musieť svojmu tímu poskytovať ďalšiu podporu, pretože automatizačné riešenia pomáhajú zaručiť dodržiavanie osvedčených postupov a presadzovanie zásad správneho riadenia. Prostredníctvom zhromažďovania údajov, vykazovania a analytických funkcií budete môcť sledovať tabule údajov, ktoré prehľadne a transparentne zobrazujú to, na čom všetci aktuálne pracujú, aby ste mohli prijímať informovanejšie rozhodnutia.
- Štandardizácia procesov a dodržiavanie predpisov. Na automatizačné procesy sa vzťahujú prísne predpisy týkajúce sa toho, kto môže vykonávať zmeny alebo aktualizovať dokumenty, avšak členovia vášho tímu ich nemusia vždy dodržiavať. Vďaka zavedeniu BPA si nemusíte robiť starosti s kontrolou toho, či nedošlo k vynechaniu nejakých krokov, pretože tento proces je už zabudovaný v systéme. Môžete vytvoriť efektívnu digitálnu automatizáciu pracovných postupov , ktorá zabezpečí, aby boli správne informácie smerované v správny čas správnej osobe. To tiež znamená, že firmy budú môcť prostredníctvom bezproblémového ukladania mien, dátumov a podrobností o úlohách do súborov denníkov sledovať, kto aké údaje používa. Dokumentovanie týchto informácií vám tiež pomôže vytvárať záznamy pre audity a preukazovať dodržiavanie predpisov.
- Vyššia spokojnosť zamestnancov a zákazníkov. Keď do svojho procesu pridáte automatizované riešenie, vaši zamestnanci budú schopní vykonávať veľa svojich každodenných povinností ľahko a bezchybne. Vďaka tomu bude váš tím oveľa spokojnejší. Automatizácia poskytuje plynulo fungujúce prostredie, v ktorom môžu zamestnanci excelovať. Schvaľovania vykonávané manažérmi sú rýchlejšie, čo znamená, že vaši zamestnanci sa môžu sústrediť na dôležitejšie projekty, ktoré motivujú a inovujú firemné rozhodnutia. A ako bonus budete mať spokojnejších zákazníkov. Keďže vaši zákazníci budú získavať presnejšie a konzistentnejšie údaje, budú s koncovým produktom alebo výsledkami spokojnejší.
Začnite zvyšovať efektívnosť pomocou služby Microsoft Power Automate
Zavedením novej automatizácie procesov budete môcť svoju prácu zefektívniť z hľadiska nákladov a produktivity a znížiť jej náchylnosť k chybám. Kým BPA slúži ako holistický prístup k optimalizácii vašich firemných procesov, pridanie softvéru, ako je napríklad nástroj na robotickej automatizácie procesov , pomáha automatizovať úlohy riadené pravidlami, ktoré sú zvyčajne potrebné na začiatku každého procesu.
Kľúčom k vyváženiu BPA pomocou RPA je nájsť jedno riešenie, ktoré si môžete vy, váš tím a vaša organizácia ľahko osvojiť bez toho, aby došlo k prerušeniu ktorejkoľvek z vašich aktuálnych firemných stratégií. Power Automate vytvára škálovateľné a časovo úsporné automatizácie pracovných postupov, ktoré dokážu zvládnuť všetky vaše jednotlivé úlohy, čo vám umožňuje vykonávať množstvo zdĺhavých úloh v krátkom čase.