Osoba pracujúca na prenosnom počítači

Čo je to riadenie firemných procesov?

Firemný proces je séria opakovateľných úloh, ktoré sa vykonávajú postupne za sebou s cieľom dosiahnuť rutinný cieľ. Firemné procesy môžu trvať minúty alebo týždne a zahŕňať jednoduché činnosti, ako napríklad žiadosti zamestnancov o dovolenku, alebo zložité činnosti, ako napríklad logistiku dodávateľského reťazca. Efektívne a účinné procesy pomôžu zvýšiť produktivitu zamestnancov, angažovanosť zákazníkov a všetky ďalšie aspekty vášho podnikania. Neefektívne a nefunkčné procesy majú za následok frustrovaných zamestnancov, zbytočné náklady, nespokojných zákazníkov a v konečnom dôsledku stratu tržieb.

Riadenie firemných procesov (BPM) označuje dlhodobé úsilie spoločnosti o analýzu, zrýchľovanie a optimalizáciu týchto procesov, často pomocou automatizácie pracovných postupov , s cieľom zefektívniť manuálne procesy a dosiahnuť konkrétne firemné ciele. Automatizáciou všetkých typov rutinných firemných úloh – od spravovania súborov po aktualizácii tabuľkových hárkov – môžete zlepšiť efektivitu, znížiť riziko a udržiavať strategickejšie zameranie svojej firmy.

Využívajte výhody, ktoré poskytuje BPM

Pred začatím vytvárania stratégie BPM je dôležité pochopiť rôzne typy firemných procesov, kto za ne vo vašej spoločnosti zodpovedá a aké problémy vám BPM môže pomôcť vyriešiť.

Firemné procesy je v prvom rade možné rozdeliť do troch hlavných kategórií:

  • Prevádzkové procesy zahŕňajú hlavné činnosti a špecifické hodnotové toky, ako napríklad objednávky zákazníkov, vytváranie obchodných vzťahov a optimalizáciu výroby.

  • Procesy riadenia zahŕňajú napríklad zásady správneho riadenia spoločnosti, rozpočty a pracovné postupy v oblasti ľudských zdrojov.

  • Podporné procesy sú základom väčších procesov v oblastiach, ako je účtovníctvo, nábor zamestnancov a technická podpora.

Vytvorte svoj tím BPM

Zamestnanci, ktorí sú zodpovední za nejaký firemný proces, sa nazývajú vlastníci firemného procesu. Keďže riadia celý proces od začiatku až do konca, chápu, ako ovplyvňuje a je ovplyvňovaný procesmi, ktoré mu predchádzajú a nasledujú po ňom. Zverenie vlastníctva jednotlivých firemných procesov kľúčovým zamestnancom, ktorí spolupracujú s ostatnými oddeleniami, môže podporiť väčšie porozumenie a viesť k lepšiemu BPM v rámci celej organizácie.

Napríklad úspešný tím BPM vo veľkej spoločnosti môže zahŕňať všetky nasledujúce roly:

  • Expert na firemné procesy. Expert chápe ďalekosiahle výhody a oznamuje organizácii význam BPM.

  • Vlastník procesu. Osoba alebo tím riešiaci firemné výzvy, zefektívňujúci pracovné postupy alebo využívajúci príležitosti môže poskytovať kľúčový pohľad a vstupné informácie kľúčové pre presvedčenie používateľov a úspech BPM.

  • Riaditeľ pre firemné procesy. Riaditeľ vedie úsilia o zavádzanie BPM v rámci celej organizácie.

  • Konzultant pre firemné procesy. Konzultant využíva technické znalosti a porozumenie BPM na to, aby poskytoval rady riaditeľovi pre firemné procesy.

  • Projektový manažér. Projektový manažér pomáha budovať a implementovať plán projektu a riadi tímovú komunikáciu, míľniky, výstupy a termíny.

  • Firemný analytik. Analytik špecifikuje potrebné vylepšenia procesov.

  • Architekt riešení. Architekt riešení poskytuje technickú podporu, najmä v súvislosti so zabezpečovaním spolupráce s existujúcimi aplikáciami pre dané odvetvie.

  • Influenceri. Influenceri, ktorí sú často lídrami medzi svojimi kolegami, včas prijímajú a presadzujú nové nápady, postupy a nástroje a pomáhajú zdokonaľovať firemné procesy a presadzovať zmeny.

  • Skupina podpory BPM. Túto skupinu tvoria kľúčoví odborníci v oblasti IT, podnikoví plánovači a ďalší vedúci pracovníci, ktorí pomáhajú inštitucionalizovať štandardy, metódy, zásady správneho riadenia a technológie BPM.

Nenechávajte si ujsť príležitosti

Tradične je BPM záležitosťou vedenia firmy – sú to napokon firemné procesy. S nástupom vysoko sofistikovaného softvéru na spravovanie firemných procesov však teraz hrajú väčšiu rolu IT. Ak necháte oddelenie IT nasadiť samoobslužnú platformu na automatizáciu pracovných postupov vyžadujúcu iba minimálne programovanie, ktorú môžu zamestnanci firmy používať na zefektívňovanie procesov a riešenie problémov, ktorým najlepšie rozumejú, môžete dosiahnuť produktívnu rovnováhu medzi technologickými a firemnými požiadavkami.

Automatizovať, automatizovať, automatizovať

Srdcom BPM je automatizácia. Úspešné firmy musia prostredníctvom aktuálne dostupných technológií hľadať každú príležitosť na automatizáciu opakujúcich sa, časovo náročných a manuálnych procesov. Pomocou automatizácie pracovných postupov môžete zefektívniť firemné procesy, ako napríklad zadávanie údajov, aktualizácie v sociálnych médiách, inventarizáciu, tvorbu zostáv a podobne. Môžete zbaviť svojich zamestnancov opakujúcich sa a rutinných procesov, zvýšiť produktivitu, znížiť náklady a obmedziť ľudské chyby.

Vytvoriť kultúru vývoja riešení neodbornými vývojármi

Pomocou vytvárania mobilných aplikácií môžete tiež optimalizovať niektoré firemné procesy, ktoré pomáhajú zamestnancom zostať v lepšom spojení a pracovať efektívnejšie, menia spôsob ich práce a generujú firemné prehľady v reálnom čase. S tou správnou platformou na vývoj aplikácií môžu inžinieri, špecialisti na IT aj bežní firemní používatelia budovať kultúru vývoja riešení laickými vývojármi a vytvárať svoje vlastné firemné riešenia vyžadujúce iba minimálne programovanie – a to bez toho, aby sa museli spoliehať alebo čakať na vedenie firmy a profesionálnych vývojárov.

Využiť naplno každú príležitosť

Nemusíte sa už trápiť neefektívnymi manuálnymi procesmi, zvýšenými nákladmi a stratenými príležitosťami. S tými správnymi ľuďmi na tých správnych pozíciách, s dôkladnou znalosťou vašich procesov a dobrými automatizačnými nástrojmi umožňuje BPM vašej firme:

  • Obmedzte ťažkopádne procesy online pokladne, ktoré odrádzajú zákazníkov a zvyšujú náklady na predaj.
  • Automatizujte manuálne procesy, ktoré trvajú príliš dlho, sú príliš drahé a frustrujú zamestnancov.
  • Odstráňte prekážky vo finančných procesoch, ktoré oneskorujú platby.
  • Obmedzte duplicitu, ktorá vedie k plytvaniu zdrojmi.
  • Skráťte alebo štandardizujte zdĺhavé alebo nespoľahlivé procesy, ktoré ovplyvňujú termíny dokončenia.
  • Zjednodušte neefektívne sprevádzkovanie klientov, ktoré narušuje vzťahy.

Vytvoriť stratégiu riadenia firemných procesov

Ak vaša firma zápasí s prevádzkovými, riadiacimi a podpornými procesmi, ktoré sú ťažkopádne, nadbytočné, pridlhé, príliš pomalé alebo príliš nákladné, môže vám pomôcť vytvorenie komplexnej stratégie BPM. Nasledujúce osvedčené postupy vám pomôžu začať iniciatívu BPM a vyhodnocovať váš úspech:

  • Získajte podporu od vedenia. To je veľmi dôležité, ak potrebujete zdroje na podporu svojich plánov na zlepšenie firemných procesov.

  • Analyzujte a zmapujte konkrétny proces. Používajte grafy postupov, logické mapy alebo softvér na dolovanie procesov, aby ste mohli nájsť kritické body, duplicitné úsilie a zbytočné oneskorenia . Získajte názory od ľudí, ktorí sú do daného procesu najviac zapojení, aby ste pochopili, čo môžete zlepšiť – cesta k zmene začína u nich.

  • Prepracujte proces. Vyžiadajte si podnety od účastníkov a uistite sa, že všetci chápu význam zefektívnenia procesu. Zahrňte skúsenosti získané z logického mapovania a analýzy. Pri kritických alebo zložitých pracovných postupoch zvážte analýzu vplyvu.

  • Zhromaždite zdroje a implementujte zmenu. Zhromaždite zdroje, ktoré potrebujete na vytvorenie efektívnej platformy BPM, ako napríklad softvér na spravovanie projektov, nástroje na automatizáciu pracovných postupov a tabule aktualizované v reálnom čase. Zvoľte zdroje, ktoré sú v súlade s firemnou hodnotou, ktorú chcete vytvoriť, a riaďte zmenu pomocou špecifických výstupov a harmonogramov. Ak najprv realizujete malý pilotný projekt, môžete zistiť chyby, vzbudiť nadšenie pre zlepšené postupy a podporiť ich osvojovanie.

  • Sledujte a optimalizujte. Kontrolou s účastníkmi monitorujte, ako fungujú vaše nové procesy. Buďte pripravení pridávať podľa potreby ďalšie vylepšenia.

Vytvorenie hodnoty BPM

Ak sa budete riadiť vyššie uvedenými osvedčenými postupmi, vytvoríte silný tím BPM a pochopíte, ako môžete zlepšiť procesy, aby vytvárali väčšiu hodnotu, môže vám riadenie firemných procesov priniesť hmatateľné výhody, ako napríklad:

  • Zvýšená produktivita. Efektívnejšie procesy vytvárajú efektívnejších zamestnancov a pomocou softvéru na analýzu pracoviska môžete vyhodnocovať výkonnostné metriky.

  • Rýchlejšie využívanie výhod. Zlepšenie procesov v oblasti IT môže ovplyvniť rýchlosť vývoja a nasadzovania softvérových aplikácií vo vašej firme.

  • Vylepšená kvalita. Okrem zrýchlenia vývoja môžu vylepšenia v oblasti testovania rýchlo vyriešiť prípadné problémy s výkonom alebo zabezpečením, a zvýšiť tak kvalitu vášho produktu alebo vašej služby.

  • Vyššia spokojnosť zákazníkov. Náprava procesov služieb pre zákazníkov vašej firmy vám môže pomôcť získať zákazníkov a zvýšiť ich lojalitu.

  • Lepšie pracovné skúsenosti zamestnancov. Efektívne firemné procesy sú základom spokojnosti na pracovisku, zlepšujú morálku a potenciálne znižujú fluktuáciu.

Začnite okamžite optimalizovať svoje firemné procesy

Každá firma sa snaží robiť veci lepšie, rýchlejšie a inteligentnejšie. Kombinácia komplexnej stratégie BPM s tým správnym softvérom na automatizáciu pracovných postupov môže vašej firme pomôcť dosahovať tieto ciele.

Microsoft Power Automate je ľahko použiteľné riešenie na optimalizáciu pracovných postupov, ktoré vašim zamestnancom umožní zefektívniť každodenné neefektívne činnosti s dopadom na celú firmu.