Čo je to riadenie firemných procesov?
Riadenie firemných procesov (BPM) označuje úsilie vašej firmy o analýzu, zrýchľovanie a optimalizáciu procesov, často pomocou automatizácii pracovných postupov , s cieľom zefektívniť manuálne procesy.
Využívajte výhody, ktoré poskytuje BPM
Pred začatím vytvárania stratégie BPM je dôležité pochopiť, prečo sú efektívne firemné procesy dôležité, rôzne typy firemných procesov, kto za ne vo vašej firme zodpovedá a aké problémy vám BPM môže pomôcť vyriešiť.
Spoznajte lepšie svoje firemné procesy
Firemný proces je séria opakovateľných úloh, ktoré sa vykonávajú postupne za sebou s cieľom dosiahnuť nejaký rutinný cieľ. Firemné procesy môžu trvať minúty alebo týždne a zahŕňať jednoduché činnosti, ako napríklad žiadosti zamestnancov o dovolenku, alebo zložité činnosti, ako napríklad logistiku dodávateľského reťazca. Efektívne a účinné procesy pomôžu zvyšovať produktivitu zamestnancov, angažovanosť zákazníkov a všetky ďalšie aspekty vášho podnikania. Neefektívne a nefunkčné procesy majú za následok frustrovaných zamestnancov, zbytočné náklady, nespokojných zákazníkov a v konečnom dôsledku stratu tržieb.
Firemné procesy je možné rozdeliť do troch hlavných kategórií:
- Prevádzkové procesy zahŕňajú hlavné činnosti a špecifické hodnotové toky, ako napríklad objednávky zákazníkov, vytváranie obchodných vzťahov a optimalizáciu výroby.
- Procesy riadenia zahŕňajú napríklad zásady správneho podnikového riadenia, rozpočty a pracovné postupy v oblasti ľudských zdrojov.
- Podporné procesy sú základom väčších procesov v oblastiach, ako je účtovníctvo, nábor zamestnancov a technická podpora.
Automatizáciou všetkých typov firemných procesov môžete zlepšovať efektívnosť, znižovať riziká a udržiavať strategickejšie zameranie svojej firmy.
Vytvorte svoj tím BPM
Zamestnanci, ktorí sú zodpovední za nejaký firemný proces, sa nazývajú vlastníci firemného procesu. Keďže riadia celý proces od začiatku až do konca, chápu, ako ovplyvňuje a je ovplyvňovaný procesmi, ktoré mu predchádzajú a nasledujú po ňom. Zverenie vlastníctva jednotlivých firemných procesov kľúčovým zamestnancom, ktorí spolupracujú s ostatnými oddeleniami, môže podporiť väčšie porozumenie a viesť k lepšiemu BPM v rámci celej organizácie.
Napríklad úspešný tím BPM vo veľkej spoločnosti môže zahŕňať všetky nasledujúce roly:
- Expert na firemné procesy. Expert chápe ďalekosiahle výhody a oznamuje organizácii význam BPM.
- Vlastník procesu. Osoba alebo tím riešiaci firemné výzvy, zefektívňujúci pracovné postupy alebo využívajúci príležitosti môže poskytovať kľúčový pohľad a vstupné informácie kľúčové pre presvedčenie používateľov a úspech BPM.
- Riaditeľ pre firemné procesy. Riaditeľ vedie úsilia o zavádzanie BPM v rámci celej organizácie.
- Konzultant pre firemné procesy. Konzultant využíva technické znalosti a porozumenie BPM na to, aby poskytoval rady riaditeľovi pre firemné procesy.
- Projektový manažér. Projektový manažér pomáha budovať a implementovať plán projektu a riadi tímovú komunikáciu, míľniky, výstupy a termíny.
- Firemný analytik. Analytik špecifikuje potrebné vylepšenia procesov.
- Architekt riešení. Architekt riešení poskytuje technickú podporu, najmä v súvislosti so zabezpečovaním spolupráce s existujúcimi aplikáciami pre dané odvetvie.
- Influenceri. Influenceri, ktorí sú často lídrami medzi svojimi kolegami, včas prijímajú a presadzujú nové nápady, postupy a nástroje a pomáhajú zdokonaľovať firemné procesy a presadzovať zmeny.
- Skupina podpory BPM. Túto skupinu tvoria kľúčoví odborníci v oblasti IT, podnikoví plánovači a ďalší vedúci pracovníci, ktorí pomáhajú inštitucionalizovať štandardy, metódy, zásady správneho riadenia a technológie BPM.
Nenechajte si ujsť príležitosti
Tradične je BPM záležitosťou vedenia firmy – sú to napokon firemné procesy. S nástupom vysoko sofistikovaného softvér na riadenie firemných procesov však teraz hrajú väčšiu rolu IT. Ak necháte oddelenie IT nasadiť samoobslužnú platformu na automatizáciu pracovných postupov vyžadujúcu iba minimálne programovanie, ktorú môžu zamestnanci firmy používať na zefektívňovanie procesov a riešenie problémov, ktorým najlepšie rozumejú, môžete dosiahnuť produktívnu rovnováhu medzi technologickými a firemnými požiadavkami.
Automatizujte, automatizujte, automatizujte
Srdcom BPM je automatizácia. Úspešné firmy musia prostredníctvom aktuálne dostupných technológií hľadať každú príležitosť na automatizáciu opakujúcich sa, časovo náročných a manuálnych procesov. Pomocou automatizácie pracovných postupov môžete zefektívniť firemné procesy, ako napríklad zadávanie údajov, aktualizácie v sociálnych médiách, inventarizáciu, tvorbu výkazov a podobne. Môžete zbaviť svojich zamestnancov opakujúcich sa a rutinných procesov, zvýšiť produktivitu, znížiť náklady a obmedziť ľudské chyby.
Vytvorte kultúru vývoja riešení bežnými používateľmi
Niektoré firemné procesy môžete tiež optimalizovať vytvárania mobilných aplikácií , ktoré pomáhajú zamestnancom zostať v lepšom spojení a byť efektívnejší, menia spôsob ich práce a generujú firemné prehľady v reálnom čase. S tou správnou platformou na vývoj aplikácií môžu inžinieri, špecialisti na IT aj bežní firemní používatelia budovať kultúru vývoja riešení neodbornými vývojármi a vytvárať svoje vlastné firemné riešenia vyžadujúce iba minimálne programovanie – a to bez toho, aby sa museli spoliehať alebo čakať na vedenie firmy a profesionálnych vývojárov.
Využite naplno každú príležitosť
Nemusíte sa už trápiť neefektívnymi manuálnymi procesmi, zvýšenými nákladmi a stratenými príležitosťami. S tými správnymi ľuďmi na tých správnych pozíciách, s dôkladnou znalosťou vašich procesov a dobrými automatizačnými nástrojmi umožňuje BPM vašej firme:
- Obmedzte ťažkopádne procesy platenia za tovar pri jeho nakupovaní cez internet, ktoré odrádzajú zákazníkov a zvyšujú náklady na predaj.
- Automatizujte manuálne procesy, ktoré trvajú príliš dlho, sú príliš drahé a frustrujú zamestnancov.
- Odstráňte prekážky vo finančných procesoch, ktoré oneskorujú platby.
- Obmedzte duplicitu, ktorá vedie k plytvaniu zdrojmi.
- Skráťte alebo štandardizujte zdĺhavé alebo nespoľahlivé procesy, ktoré ovplyvňujú termíny dokončenia.
- Zjednodušte neefektívne zaškoľovanie klientov, ktoré narušuje vzťahy.
Vybudovanie stratégie riadenia firemných procesov
Ak vaša firma zápasí s prevádzkovými, riadiacimi a podpornými procesmi, ktoré sú ťažkopádne, nadbytočné, pridlhé, príliš pomalé alebo príliš nákladné, môže vám pomôcť vytvorenie komplexnej stratégie BPM. Nasledujúce osvedčené postupy vám pomôžu začať iniciatívu BPM a vyhodnocovať dosiahnutý úspech:
- Získajte podporu od vedenia. Toto je veľmi dôležité, ak potrebujete zdroje na podporu svojich plánov na zlepšenie firemných procesov.
- Analyzujte a zmapujte konkrétny proces. Používajte grafy postupov, logické mapy alebo softvér na dolovanie procesov, aby ste mohli nájsť kritické body, duplicitné úsilie a zbytočné oneskorenia. Získajte názory od ľudí, ktorí sú do daného procesu najviac zapojení, aby ste pochopili, čo môžete zlepšiť – cesta k zmene začína u nich.
- Prepracujte proces. Vyžiadajte si podnety od účastníkov projektu a uistite sa, že všetci chápu význam zefektívnenia procesu. Zahrňte skúsenosti získané z logického mapovania a analýzy. Pri kritických alebo zložitých pracovných postupoch zvážte analýzu vplyvu.
- Zhromaždite zdroje a implementujte zmenu. Zhromaždite zdroje, ktoré potrebujete na vytvorenie efektívnej platformy BPM, ako napríklad softvér na riadenie projektov, nástroje na automatizáciu pracovných postupov a tabule aktualizované v reálnom čase. Zvoľte zdroje, ktoré sú v súlade s firemnou hodnotou, ktorú chcete vytvoriť, a riaďte zmenu pomocou špecifických výstupov a harmonogramov. Ak najprv realizujete malý pilotný projekt, môžete zistiť chyby, vzbudiť nadšenie pre zlepšené postupy a podporiť ich osvojovanie.
- Sledujte a optimalizujte. Kontrolou s účastníkmi projektu monitorujte, ako fungujú vaše nové procesy. Buďte pripravení pridávať podľa potreby ďalšie vylepšenia.
Vytvorenie hodnoty BPM
Ak sa budete riadiť vyššie uvedenými osvedčenými postupmi, vytvoríte silný tím BPM a pochopíte, ako môžete zlepšiť procesy, aby vytvárali väčšiu hodnotu, môže vám riadenie firemných procesov priniesť hmatateľné výhody, ako napríklad:
- Zvýšená produktivita. Efektívnejšie procesy vytvárajú efektívnejších zamestnancov a pomocou softvéru na analýzu pracoviska môžete vyhodnocovať výkonnostné metriky.
- Rýchlejšie získavanie výhod. Zlepšenie procesov v oblasti IT môže ovplyvniť rýchlosť vývoja a nasadzovania softvérových aplikácií vo vašej firme.
- Vylepšená kvalita. Okrem zrýchlenia vývoja môžu vylepšenia v oblasti testovania rýchlo vyriešiť prípadné problémy s výkonnosťou alebo zabezpečením, a zvýšiť tak kvalitu vášho produktu alebo vašej služby.
- Vyššia spokojnosť zákazníkov. Náprava procesov služieb pre zákazníkov vašej firmy vám môže pomôcť získať zákazníkov a zvýšiť ich lojalitu.
- Lepšie pracovné skúsenosti zamestnancov. Efektívne firemné procesy sú základom spokojnosti na pracovisku, zlepšujú morálku a potenciálne znižujú fluktuáciu.
Začnite okamžite optimalizovať svoje firemné procesy
Každá firma sa snaží robiť veci lepšie, rýchlejšie a inteligentnejšie. Kombinácia komplexnej stratégie BPM s tým správnym softvérom na automatizáciu pracovných postupov môže vašej firme pomôcť dosahovať tieto ciele.
Microsoft Power Automate je ľahko použiteľné riešenie na optimalizáciu pracovných postupov, ktoré vašim zamestnancom umožní zefektívniť každodenné neefektívne činnosti s dopadom na celú firmu.