Prečo firmy začínajú využívať nástroje RPA

Čo je to nástroj RPA?

Robotická automatizácia procesov (RPA) využíva softvérových robotov na emuláciu ľudskej interakcie v rámci grafického používateľského rozhrania (GUI) na účely automatizácie opakujúcich sa a manuálnych úloh, čím firmám šetrí čas, námahu a zbavuje ich starostí. Nástroj RPA je softvér na definovanie pracovných postupov a konfiguráciu robotov na vykonávanie stanovených úloh v logickej postupnosti. Robot dokáže vykonávať akýkoľvek viackrokový proces, ku ktorému dochádza v grafickom používateľskom rozhraní, rýchlejšie a bez chýb. Preto vám nástroj na robotickú automatizáciu procesov pomôže zrýchliť manuálne pracovné postupy náchylné na chyby, aby zamestnanci mohli pracovať na úlohách s vyššou hodnotou.

Napríklad vaše personálne oddelenie môže nasadiť nástroj RPA na automatizáciu spôsobu spracúvania žiadostí o dovolenku. Namiesto toho, aby zamestnanec strávil spracúvaním každej žiadosti päť minút, môže robot RPA extrahovať údaje zo systému plánovania podnikových zdrojov vašej spoločnosti a spracovať žiadosť rýchlejšie do iného systému – dokonca aj do tých, ktoré nemajú rozhranie API – a bez chýb.

Roboty, ktoré vytvára nástroj na automatizáciu robotických procesov, môžu vykonávať priradené činnosti a interagovať s inými systémami prostredníctvom kopírovania informácií z digitálnych displejov (získavanie údajov z obrazovky) alebo pomocou rozhraní API. Vaša firma môže napríklad použiť nástroj RPA na vytváranie robotov, ktorí sa prihlasujú do aplikácií, manipulujú so súbormi a priečinkami, kopírujú a prilepujú obsah, vypĺňajú formuláre, pracujú so štruktúrovanými údajmi a dokonca interagujú s inými aplikáciami.

Výhody zavedenia nástrojov RPA

Každá organizácia, ktorá zavádza nástroj RPA, môže očakávať, že jej to poskytne niektoré alebo všetky z nasledujúcich výhod:

• Lepšie využitie ľudských zdrojov. RPA oslobodzuje zamestnancov od opakujúcich sa úloh s nízkou hodnotou, ako je napríklad zadávanie údajov, takže sa môžu sústrediť na prácu, ktorá prináša firme vyššiu hodnotu.
• Vylepšené kontaktné body pre zákazníkov. Ak sa RPA používa na zrýchľovanie procesov zameraných na zákazníkov, zvýšená efektivita zlepšuje skúsenosti zákazníkov a zvyšuje lojalitu.
• Nižšie náklady. Roboty RPA vykonávajú prácu ľudí za zlomok ceny.
• Vylepšená analýza umožňujúca pochopenie spravovania pracovných postupov. Každý robot generuje súbor denníka svojich aktivít, aby ste mohli monitorovať, ako efektívne vykonáva svoje funkcie.
• Vylepšená škálovateľnosť. Tím zamestnancov jednoducho nie je možné škálovať tak, ako môžete škálovať rozsah a dosah skupiny automatizovaných robotov. Pomocou softvéru RPA môžete roboty ľahko duplikovať a naprogramovať tak, aby vykonávali podobnú, avšak mierne odlišnú súpravu postupov.
• Lepšie zabezpečenie. Roboty RPA sa nikdy nezabudnú odhlásiť. Dajú sa tiež nastaviť na „časový limit“, aby boli vaše systémy neprístupné vždy, keď sa to očakáva, čo znižuje možnosť napadnutia škodlivými hakermi.

Ako sú na tom nástroje RPA v porovnaní s inými riešeniami automatizácie procesov?

Aby sme pochopili výhodu nástrojov RPA v porovnaní s inými riešeniami automatizácie pracovných postupov, je užitočné pochopiť rozdiel medzi automatizáciou a nástrojom RPA. Automatizácia pracovných postupov využíva technológiu na redukovanie manuálnych krokov vo firemnom procese, ale stále vyžaduje, aby daný proces vykonával človek. Nástroje RPA vytvárajú roboty, ktoré pracujú v rámci grafického používateľského rozhrania, takže nie je potrebný žiadny zásah človeka. Môžu to byť asistované procesy, v ktorých musia iniciovať úlohy stále ľudia, alebo to môžu byť neasistované procesy, ktoré sú plne automatizované.

Nástroje RPA vyžadujú iba minimum programovania alebo nevyžadujú žiadne programovanie a keďže roboty používajú rovnakú infraštruktúru a rovnaké riešenia ako zamestnanci, nemusíte upravovať svoju základnú architektúru. Firemní používatelia podporujú riešenia RPA. Niektoré riešenia RPA sú v skutočnosti určené pre neodborných vývojárov – zamestnancov bez technického vzdelania – ktorí môžu automatizovať manuálne procesy, s ktorými každý deň pracujú. S minimálnym alebo žiadnym zapojením oddelenia IT môžete optimalizovať prevádzku a zvyšovať spokojnosť zamestnancov bez platenia nákladov na klasický vývoj.

RPA sa tiež líši od klasických nástrojov na automatizáciu procesov nasledovne:

• Tradičné automatizačné procesy môžu vyžadovať zmenu časti alebo celej technologickej infraštruktúry. Roboty RPA pracujú v grafickom používateľskom rozhraní a interagujú s inými systémami rovnakými spôsobmi ako ľudia.
• Roboty RPA sú dostatočne flexibilné na to, aby automatizovali procesy pre viacero aplikácií.
• Keďže roboty RPA sú určené pre opakujúce sa všeobecné procesy, ako je napríklad zadávanie údajov, sú škálovateľné a ľahšie sa inovujú než riešenie pracovného postupu, ktoré je navrhnuté pre jediný proces.

Kým softvér RPA vytvára hodnotu zvyšovaním efektívnosti opakujúcich sa pracovných postupov založených na pravidlách, niektoré procesy je najlepšie ponechať na zamestnancov. Vo všeobecnosti platí, že procesy, ktoré využívajú veľa neštruktúrovaných údajov alebo grafických informácií a sú závislé od rýchlo sa meniacich parametrov, je najlepšie ponechať na spravovanie kreatívnym zamestnancom.

Súčasná a budúca rola technológie RPA

Softvér RPA je v súčasnosti veľmi viditeľný, pretože sa ho spoločnosti učia používať a môžu priamo vidieť výhody, ktoré ponúka, ako napríklad úsporu času a nákladov. Ale ako všetky technológie, aj technológia RPA bude sofistikovanejšia a bude sa meniť podľa toho, ako sa budú meniť potreby firiem. Tu je niekoľko predpovedí spôsobov, ako sa môžu vyvíjať nástroje RPA:

• Hlbšia integrácia s umelou inteligenciou. Spolu s tým, ako sa bude technológia RPA zlepšovať, budú aj firmy pravdepodobne objavovať nové spôsoby, ako ju integrovať s technológiami vyššej úrovne, ako napríklad s umelou inteligenciou, strojovým učením alebo dokonca internetom vecí. Niektoré spoločnosti to už robia. Hyperautomatizácia (alebo inteligentná automatizácia) rozširuje druhy úloh, ktoré môžu nástroje RPA vykonávať, a umožňuje im automatizovať rôzne zložité úlohy.
• Zložitejšie automatizácie. Firmy používajú RPA na automatizáciu všetkých druhov bežných úloh, ale integrácia tejto technológie s umelou inteligenciou a strojovým učením poskytne úplne nový rozsah úloh, ktoré dokáže zjednodušiť. Napríklad firmy môžu v súčasnosti používať nástroje RPA na digitalizáciu dokumentov, ale nástroje RPA využívajúce umelú inteligenciu by tiež mohli porozumieť obsahu dokumentov a efektívne ich klasifikovať bez chýb.
• Menej nákladné a viac dostupné. Keď boli nástroje RPA prvýkrát uvedené na trh, bolo ich ťažšie zohnať a mohli byť drahé. Keďže sa však zvýšil dopyt po softvéri RPA, v súčasnosti ho ponúka viac spoločností. Keď bude k dispozícii viac možností, ceny pravdepodobne klesnú a funkcie budú konkurencieschopnejšie.

Kľúčové funkcie softvéru RPA

Na trhu je v súčasnosti veľa nástrojov RPA, pričom všetky majú rôzne funkcie. Minimálne by mal však dobrý softvér RPA ponúkať základné funkcie:

• Vzájomná spolupráca. Váš softvér RPA by mal fungovať s vašimi existujúcimi počítačovými aplikáciami, webovými aplikáciami a ďalšími významnými softvérovými aplikáciami. Mal by byť tiež schopný pripojiť sa k systémovým rozhraniam API a čítať z databáz a zapisovať do nich.
• Rozšírenie údajov. Váš softvér by mal byť schopný extrahovať údaje z webových lokalít a sociálnych médií.
• Spracovanie rôznych typov údajov. Je dôležité, aby váš softvér dokázal extrahovať a zadávať údaje, kombinovať údaje z viacerých zdrojov a riadiť sa podmienenými programovacími príkazmi, ako napríklad if/else (ak/inak).
• Programovacie rozhrania. Programovateľné rozhranie je dôležité. Softvér RPA dokáže poskytovať inteligentné (alebo kognitívne) schopnosti na konfiguráciu robotov, aby mohli vykonávať rozhodnutia, a pomáha tak vašej firme fungovať efektívnejšie. Roboty môžu napríklad pomáhať odpovedať na lístky podpory pre IT, čím odbremenia tím IT od administratívnej záťaže, aby sa mohol sústrediť na iné iniciatívy. Niektoré softvérové možnosti dokonca poskytujú metódy programovania robotov bez znalostí programovania, ale všetky nástroje RPA by mali byť schopné interagovať s rôznymi druhmi aplikácií, e-mailov, súborov a priečinkov.

Voľba softvéru RPA a práca s ním

Keď začnete vyhodnocovať dostupné nástroje RPA, pamätajte na to, aké druhy procesov plánujete automatizovať. V jednotlivých nástrojoch na automatizáciu robotických procesov sú integrované rôzne ovládacie prvky a príkazy, ktoré definujú jeho možnosti, preto sa uistite, že zodpovedajú vašim cieľom automatizácie pracovných postupov. Skúste tiež nájsť opakovane použiteľné súčasti a uistite sa, že vaše roboty dokážu ľahko fungovať vo vašich existujúcich systémoch.

Pri výbere toho správneho softvéru RPA pre svoju organizáciu zvážte nasledujúce kritériá:

• Ľahké používanie. Softvér RPA by mal byť pre človeka s obmedzenými programátorskými schopnosťami dostatočne ľahko použiteľný na to, aby dokázal vytvoriť automatizáciu a potom nakonfigurovať pracovný postup v softvéri RPA. Existujú dokonca aj určité ponuky softvéru RPA vyžadujúce iba minimálne programovanie, ktoré môžu neodborní vývojári bez znalostí IT používať na automatizáciu svojich pracovných postupov. Bez ohľadu na to, aký softvér si zvolíte, mal by ponúkať vstavané rozšíriteľné príkazy, sprievodcov a grafické používateľské rozhrania.
• Flexibilný. Softvér by mal umožňovať konfigurovanie vlastných funkcií bez toho, aby ste za prispôsobenie museli platiť ďalšie peniaze jeho dodávateľovi. Mal by tiež byť schopný zvládať rôzne prípady použitia a rôzne množstvá údajov pri zachovaní konzistentného výkonu.
• Škálovateľný. Softvér RPA by sa mal dať rýchlo škálovať tak, aby spĺňal prevádzkové požiadavky vašej firmy a umožňoval aktualizácie. Softvér by mal byť tiež schopný prevádzkovať viacero robotov a viacero pracovných postupov.

Ako sa softvér RPA používa v rôznych odvetviach

Všetky druhy firiem našli spôsob, ako využívať výhody softvéru RPA. Napríklad odvetvia ako zdravotníctvo môžu používať RPA na plánovanie vyšetrení u lekárov, zadávanie údajov o pacientoch, vybavovanie reklamácií a spravovanie fakturácie. Nástroje RPA sa používajú v ďalších odvetviach na transformáciu ich procesov nasledovne:

• Maloobchod. Aktualizácia objednávok, preprava produktov a sledovanie zásielok.
• Telekomunikácie. Monitorovanie, spravovanie údajov o podvodoch a aktualizácia údajov o zákazníkoch.
• Bankovníctvo. Zlepšovanie efektivity práce, presnosti údajov a zabezpečenia.
• Poistenie. Spravovanie pracovných procesov, zadávanie údajov o zákazníkoch a pomoc pri prevádzkovaní aplikácií.
• Výroba. Pomoc s procesmi dodávateľského reťazca, fakturáciou za materiály, zákazníckym servisom a podporou a administratívou.

Obmedzenia nástrojov RPA

Softvér RPA ponúka veľa výhod, ale nedokáže urobiť všetko. Kým táto technológia ešte rastie, stále najlepšie funguje ako súčasť siete iných technológií. Ešte to nie je komplexné riešenie, ktoré dokáže vyriešiť každú prevádzkovú výzvu.

RPA je zatiaľ technológia založená na pravidlách, ktorá najlepšie funguje so štruktúrovanými údajmi alebo informáciami riadiacimi sa vopred určeným dátovým modelom. Aby to fungovalo úspešne, roboty musíte naprogramovať tak, aby robili to, čo od nich chcete, a budú fungovať iba v rámci týchto parametrov. Pokiaľ svoje riešenie RPA nerozvrstvíte pomocou technológií umelej inteligencie alebo strojového učenia, bude schopné iba dodržiavať pravidlá, ktoré mu pridelíte, a nebude rozumieť obsahu, ku ktorému pristupuje, ani ho vedieť interpretovať.

Aby mohol nástroj RPA napríklad spracúvať informácie z faktúr alebo iných dokladov, musia mať všetky doklady rovnaký formát. Tento nástroj nedokáže spracúvať žiadne súbory, ktoré sa líšia od tohto formátu. Z tohto dôvodu nástroje RPA nie sú veľmi vhodné na spracúvanie neštruktúrovaných údajov alebo informácií, ktoré sa neriadia vopred určeným dátovým modelom.

Nástroje RPA sa navyše neučia ani neprispôsobujú. Ak sa vaše firemné procesy zmenia, budete musieť roboty preprogramovať tak, aby dokázali pracovať s novými procesmi, čo môže byť časovo náročné. A ak váš nástroj RPA nie je kompatibilný s vašimi novými procesmi, vaša investícia do neho sa môže vyplatiť iba z krátkodobého hľadiska. Aby ste sa vyhli tomuto problému, zvážte, ako je pravdepodobné, že sa vaše procesy a technológie zmenia skôr, ako zavediete nástroj RPA.

Ako pomôcť zabezpečiť úspech pomocou nástrojov RPA

Tak ako v prípade ľubovoľnej inej technológie, váš úspech so softvérom RPA závisí od toho, ako ho použijete. Ani tie najlepšie nástroje nedokážu opraviť zásadne narušený proces, preto je dôležité premyslieť si, ktoré úlohy automatizujete. Správny nástroj RPA, ktorý sa aplikuje v správnom kontexte so zreteľom na konkrétny merateľný cieľ, môže zmeniť definíciu toho, ako vyzerá efektivita vo vašej spoločnosti. Keď začnete s používaním technológie RPA na automatizáciu svojich procesov, pamätajte na nasledujúce osvedčené postupy:

• Spoznajte proces, ktorý chcete automatizovať. Vykonajte audit všetkých svojich prevádzkových procesov, aby ste zistili, ktoré úlohy sú pre RPA najvhodnejšie. Pamätajte, že nástroje RPA vo všeobecnosti nedokážu pochopiť informácie, preto pokiaľ neplánujete začleniť aj umelú inteligenciu, zvoľte proces, ktorý má jasne definované parametre a nepotrebuje veľa ľudských zásahov alebo dohľadu, ako napríklad plánovanie vyšetrení u lekára alebo spracovanie faktúr. Niektorý softvér, ako napríklad Microsoft Power Automate, ponúka možnosti, ktoré vám pomôžu identifikovať tie správne procesy na automatizáciu.
• Zvoľte ten správny nástroj. Po stanovení procesov, ktoré chcete automatizovať, vyhľadajte nástroje, ktoré najlepšie podporujú daný druh práce. Všetky nástroje majú rôzne silné stránky, preto ich vyhodnoťte na základe poskytovaných možností, ceny, jednoduchosti implementácie a toho, ako dobre fungujú s existujúcim softvérom.
• Vyškoľte svojich zamestnancov. Naučenie zamestnancov, ako používať a prípadne aj meniť alebo udržiavať nástroj RPA, predstavuje skvelý spôsob, ako pomôcť zabezpečiť jeho nepretržitú hodnotu a zvýšiť jeho zavedenie v rámci celej spoločnosti.
• Merajte svoje výsledky. Pred implementáciou a po nej sledujte kľúčové ukazovatele výkonu (KPI), ako napríklad produktivitu zamestnancov, presnosť vstupu údajov, počet naplánovaných vyšetrení u lekára alebo spracovaných dokumentov. Ak sa vaše kľúčové ukazovatele výkonu po implementácii nezlepšia, môže to znamenať, že ste zvolili nesprávne procesy alebo ste robotom poskytli nesprávne parametre.