Čo je to inteligentné spracovanie dokumentov?
Údaje dosiahli bod nasýtenia. Dnešné organizácie majú často toľko údajov, že je ťažké rozlúštiť, čo je hodnotná informácia a čo je len šum. Ťažba obrovských množstiev údajov s cieľom získať praktické prehľady môže byť nákladná a časovo náročná. Tu vstupuje do hry inteligentné spracovanie dokumentov alebo IDP.
Inteligentné spracovanie dokumentov (IDP) je technológia automatizácia pracovných postupov, ktorá skenuje, načítava, extrahuje, kategorizuje a organizuje zmysluplné informácie z veľkých tokov údajov do formátov umožňujúcich ďalšie spracovanie. Táto technológia dokáže spracovať mnoho rôznych typov dokumentov: papierové dokumenty, súbory PDF, dokumenty programu Word, tabuľkové hárky a množstvo ďalších formátov. Primárnou funkciou IDP je extrahovať cenné informácie vo veľkých súboroch údajov bez ľudského zásahu.
Automatizácia určitej časti spracovania dokumentov prostredníctvom IDP poskytuje niekoľko výhod. Prostredníctvom umelej inteligencie dokáže IDP eliminovať potrebu pracovníkov na manuálne zadávanie údajov a spracovanie údajov. To nielen zvyšuje rýchlosť spracovania údajov, ale znižuje to aj náklady naň – pričom to zároveň znižuje ľudské chyby, čím sa dosahuje vyššia efektívnosť.
Moderné organizácie majú zvyčajne veľké objemy troch typov údajov: štruktúrovaných, neštruktúrovaných a pološtruktúrovaných. Štruktúrované údaje sú organizované a ľahšie čitateľné pracovníkmi spracúvajúcimi údaje. Na druhej strane neštruktúrované údaje sú časovo náročné na spracovanie a analyzovanie. Pološtruktúrované údaje predstavujú niečo medzi nimi. Riešenia inteligentného spracovania dokumentov dokážu automatizovať spracovanie štruktúrovaných, neštruktúrovaných a pološtruktúrovaných údajov.
Ako funguje inteligentné spracovanie dokumentov?
Inteligentné spracovanie dokumentov pozostáva z niekoľkých krokov.
Začína inteligentným rozpoznávaním dokumentov, pri ktorom IDP využíva komplexnú technológiu umelej inteligencie s využitím hĺbkového učenia na skenovanie dokumentov a ich klasifikáciu. Túto technológiu je možné trénovať až v 190 jazykoch a dokáže čítať a interpretovať dokumenty veľmi podobne ako pracovník oddelenia spracovania údajov.
Po klasifikácii vašich údajov začne softvér na inteligentnú automatizáciu dokumentov extrahovať údaje, ktoré sú pre vašu organizáciu hodnotné. Extrahovanie sa vykonáva pomocou technológií kognitívnej umelej inteligencie, ktoré identifikujú konkrétne časti údajov v rámci väčšieho dokumentu. IDP potom organizuje príslušné údaje a prezentuje ich vo formáte umožňujúcom ďalšie spracovanie.
Ak má vaša organizácia veľké množstvo štruktúrovaných, pološtruktúrovaných alebo neštruktúrovaných údajov, inteligentné spracovanie dokumentov je investícia, ktorá stojí za zváženie v rámci vašej stratégie spravovania firemných procesov.
Výhody inteligentného spracovania dokumentov
Ukázalo sa, že inteligentné spracovanie dokumentov zlepšuje firemné procesy a zvyšuje efektivitu tímov. Tu uvádzame niekoľko kľúčových výhod automatizácie spracovania dokumentov:
- Zvýšenie presnosti spracovania pomocou inteligentného spracovania dokumentov. Miera chybovosti pracovníkov spracúvajúcich údaje je oveľa vyššia než v prípade IDP.
- Zníženie nákladov na spracovanie dokumentov automatizáciou niektorých vašich pracovných postupov. Manuálne spracovanie dokumentov stojí v priemere 6 až 8 dolárov na dokument. Náklady na jeden dokument pri automatizovanom spracovaní dokumentov sú podstatne nižšie.
- Zvýšenie produktivity zamestnancov umožnením vykonávania práce s väčším dopadom. Zamestnanci môžu venovať svoju pozornosť iným úlohám bez toho, aby museli bezmyšlienkovite spracúvať časovo náročné dokumenty.
Aký je rozdiel medzi inteligentným spracovaním dokumentov a automatizovaným spracovaním dokumentov?
Automatizované spracovanie dokumentov je technológia súvisiaca s IDP, je však veľmi odlišná. Automatizované spracovanie dokumentov sa používa predovšetkým na digitalizáciu papierových dokumentov. Vytváranie digitálnych kópií papierových dokumentov umožňuje ich indexovanie a vyhľadávanie v databáze. To je dôležité pre organizácie ako DMV, ktoré sa spoliehajú na papierovú dokumentáciu, ale potrebujú digitalizovať svoje údaje.
Inteligentné spracovanie dokumentov je softvér na spravovanie firemných procesov, ktorý dokáže digitalizovať a indexovať papierové dokumenty, ale ide aj o niekoľko krokov nad rámec toho, keďže separuje cenné informácie a poskytuje prehľad údajov v papierových dokumentoch (alebo v akomkoľvek inom type), nielen počítačový prístup k nim.
Ako zvoliť softvér na inteligentné spracovanie dokumentov
Voľba toho najlepšieho softvéru na inteligentné spracovanie dokumentov pre vašu organizáciu pozostáva z niekoľkých krokov.
- Prvým krokom pri voľbe IDP je identifikácia potrieb spracovania údajov vo vašej organizácii. Máte viac štruktúrovaných alebo neštruktúrovaných údajov? V akom formáte je väčšina vašich údajov? Akú časť spracovania údajov chcete automatizovať?
- Ďalej by ste mali posúdiť, ktoré z vašich údajov by boli ideálne na inteligentné spracovanie dokumentov. Zvážte, ako časovo náročné je spracovanie každej z vašich množín údajov a čo by vašej organizácii najviac prospelo, keby zaviedla automatizáciu. Dokumenty, ktorých manuálne spracovanie trvá najdlhšie, môžu byť dobrými kandidátmi na IDP.
- Keď identifikujete pracovné postupy spracovania dokumentov, ktoré chcete automatizovať, ste pripravení zvoliť softvér na inteligentné spracovanie dokumentov. Mali by ste sa rozhodnúť na základe dopytu po automatizácii a požiadaviek, ktoré má vaša organizácia na automatizované spracovanie dokumentov. Tu je niekoľko otázok, ktoré by ste si mohli položiť, aby ste vykonali informovanú voľbu:
- Ako rýchlo je možné implementovať riešenie inteligentnej automatizácie dokumentov?
- Ako ľahko sa dá tento softvér udržiavať?
- Akú úroveň podpory poskytuje daná softvérová spoločnosť pre svoje služby inteligentnej automatizácie dokumentov?
- Dokáže technológia inteligentného rozpoznávania dokumentov v softvéri prečítať všetky dokumenty, ktoré chce vaša organizácia spracúvať?
- Dokáže presnosť softvéru výrazne znížiť vašu chybovosť?
Prípady použitia inteligentného spracovania dokumentov
IDP sa používa v rôznych odvetviach. Tu je niekoľko prípadov použitia inteligentného spracovania dokumentov:
- Finančné oddelenia môžu automatizovať funkcie záväzkov, ako napríklad spracovanie faktúr.
- Personálne oddelenia môžu pomocou IDP spracúvať životopisy, preverovať zamestnancov a spracúvať zamestnanecké prieskumy a ďalšie personálne údaje.
- Organizácie štátnej správy môžu pomocou softvéru na inteligentné spracovanie dokumentov spravovať povolenia, vystavovať elektronické dokumenty a spracúvať žiadosti.
- Poisťovne používajú automatizované spracovanie dokumentov na spracúvanie poistných udalostí, odhaľovanie podvodov, triedenie poistných zmlúv a zrýchlenie spracovania dokumentov v rámci svojej organizácie.
- Advokátske kancelárie môžu pomocou IDP spracúvať, archivovať a spravovať právne údaje s vyššou presnosťou než pri manuálnom spracovaní dokumentov.
Toto je len niekoľko odvetví, kde sa inteligentné spracovanie dokumentov používa na zrýchľovanie a zlepšovanie pracovných postupov spracovania údajov. Ak pracujete s tým správnym softvérom, IDP poskytuje väčšine organizácií širokú škálu aplikácií a výhod.
Zjednodušte spracovanie dokumentov pomocou služby Microsoft Power Automate
Používaním inteligentného spracovania dokumentov vo vašej organizácii budete môcť zhromažďovať užitočné údaje z vašich dokumentov s menším počtom ľudských chýb a pri nižších nákladoch. Spolu s tým, ako IDP oslobodzuje vašich zamestnancov od veľkých objemov únavného spracovania údajov, extrahuje pre vás zmysluplné prehľady údajov v ľahko použiteľných formátoch umožňujúcich ďalšie spracovanie.
IDP je len jednou z automatizácií pracovných postupov poskytovaných službou Power Automate, ktorá eliminuje opakujúce sa úlohy a zefektívňuje prácu. Pomocou nástrojov ovládaných myšou a vyžadujúcich iba minimum programovania vám Power Automate môže pomôcť vytvárať inovatívne spôsoby vykonávania pracovných úloh.
Najčastejšie otázky
Čo je to inteligentné spracovanie dokumentov?
Inteligentné spracovanie dokumentov (IDP) je technológia automatizácie pracovných postupov, ktorá skenuje, načítava, extrahuje a organizuje zmysluplné informácie z veľkých tokov údajov.
Ako funguje inteligentné spracovanie?
Inteligentné spracovanie dokumentov využíva technológiu inteligentného rozpoznávania dokumentov na klasifikáciu dokumentov a následne spracúva ich údaje pomocou technológie rozpoznávania vzorov. Po spracovaní dokumentu softvér IDP extrahuje zmysluplné údaje a zostaví ich do formátu umožňujúceho ďalšie spracovanie.
Aké sú výhody inteligentného spracovania dokumentov?
Ukázalo sa, že inteligentné spracovanie dokumentov zvyšuje presnosť, efektívnosť a rýchlosť spracovania údajov pre organizácie v rôznych odvetviach.
Aký je rozdiel medzi inteligentným spracovaním dokumentov a automatizovaným spracovaním dokumentov?
Automatizované spracovanie dokumentov sa používa predovšetkým na digitalizáciu papierových dokumentov. Inteligentné spracovanie dokumentov komplexne spracúva mnoho rôznych typov dokumentov a organizuje ich relevantné údaje, čím sa eliminuje potreba pracovníkov spracúvajúcich údaje.
Ako implementovať softvér na inteligentné spracovanie dokumentov?
Implementácia softvéru na inteligentné spracovanie dokumentov začína posúdením vašich pracovných postupov spracovania dokumentov s cieľom zistiť, ktoré z nich je možné automatizovať. Keď budete poznať dokumenty, ktoré chcete automatizovať, mali by ste identifikovať pracovné postupy vyžadujúce najvyššiu úroveň presnosti a začať automatizáciu s nimi.
Aké sú niektoré prípady použitia inteligentného spracovania dokumentov?
Inteligentné spracovanie dokumentov je možné používať v rôznych odvetviach, od poisťovní až po vládne úrady, na zrýchlenie a spresnenie spracovania mnohých rôznych typov údajov.