การประมวลผลเอกสารแบบอัจฉริยะคืออะไร

ข้อมูลถึงจุดอิ่มตัวแล้ว องค์กรในปัจจุบันมักมีข้อมูลมากมายจนยากที่จะถอดรหัสว่าข้อมูลใดเป็นข้อมูลที่มีค่าและข้อมูลใดที่ไม่มีความสำคัญ การทําเหมืองข้อมูลจำนวนมหาศาลสำหรับข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้จริงอาจมีค่าใช้จ่ายสูงและใช้เวลานาน ดังนั้น นี่จึงเป็นจุดเริ่มต้นที่การประมวลผลเอกสารแบบอัจฉริยะหรือ IDP เข้ามามีบทบาท

การประมวลผลเอกสารแบบอัจฉริยะ (IDP) เป็นเทคโนโลยี ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ ที่สแกน อ่าน แยก จัดหมวดหมู่ และจัดระเบียบข้อมูลที่มีความหมายให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถเข้าถึงได้จากสตรีมข้อมูลขนาดใหญ่ เทคโนโลยีนี้สามารถประมวลผลเอกสารได้หลายประเภท เช่น กระดาษ, PDF, เอกสาร Word, สเปรดชีต และรูปแบบอื่นๆ มากมาย หน้าที่หลักของ IDP คือการดึงข้อมูลที่มีค่าในชุดข้อมูลขนาดใหญ่โดยที่มนุษย์ไม่ต้องป้อนข้อมูล

มีข้อดีหลายประการที่จะประมวลผลเอกสารของคุณให้เป็นแบบอัตโนมัติผ่าน IDP IDP ที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์ช่วยให้ไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเองและไม่ต้องใช้ผู้ปฏิบัติงานในการประมวลผล ซึ่งไม่เพียงแต่เพิ่มความเร็วในการประมวลผลข้อมูลเท่านั้น แต่ยังลดต้นทุนในการดำเนินการ อีกทั้งลดข้อผิดพลาดของมนุษย์เพื่อประสิทธิภาพที่มากขึ้นอีกด้วย

องค์กรสมัยใหม่มักมีข้อมูลสามประเภทในปริมาณมากคือ มีโครงสร้าง ไม่มีโครงสร้าง และกึ่งมีโครงสร้าง ข้อมูลที่มีโครงสร้างได้รับการจัดระเบียบและอ่านได้ง่ายขึ้นโดยผู้ประมวลผลข้อมูลที่เป็นมนุษย์ ในทางกลับกัน ข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างจะใช้เวลานานในการประมวลผลและวิเคราะห์ ส่วนข้อมูลกึ่งมีโครงสร้างจะอยู่ระหว่างข้อมูลที่มีโครงสร้างและข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง โซลูชันการประมวลผลเอกสารแบบอัจฉริยะมีความสามารถในการประมวลผลข้อมูลอัตโนมัติสำหรับข้อมูลที่มีโครงสร้าง ไม่มีโครงสร้าง และกึ่งมีโครงสร้าง

การประมวลผลเอกสารแบบอัจฉริยะทำงานอย่างไร

มีขั้นตอนสองสามขั้นตอนในการประมวลผลเอกสารแบบอัจฉริยะ

เริ่มต้นด้วยการรู้จำเอกสารแบบอัจฉริยะ เมื่อ IDP ใช้เทคโนโลยี AI การเรียนรู้เชิงลึกที่ซับซ้อนเพื่อสแกนเอกสารและจัดประเภทเอกสาร เทคโนโลยีนี้สามารถฝึกได้มากถึง 190 ภาษา และสามารถอ่านและตีความเอกสารได้เหมือนกับผู้ปฏิบัติงานด้านการประมวลผลข้อมูล

หลังจากที่ข้อมูลของคุณถูกจัดประเภทแล้ว ซอฟต์แวร์ระบบเอกสารอัตโนมัติแบบอัจฉริยะจะเริ่มดึงข้อมูลที่มีค่าไปยังองค์กรของคุณ การดึงข้อมูลทำได้สำเร็จด้วยเทคโนโลยี AI ที่มีการเรียนรู้ซึ่งระบุข้อมูลเฉพาะบางส่วนจากเอกสารขนาดใหญ่ จากนั้น IDP จะจัดระเบียบข้อมูลที่เกี่ยวข้องและนำเสนอในรูปแบบที่เข้าถึงได้ง่าย

หากองค์กรของคุณมีข้อมูลที่มีโครงสร้าง กึ่งมีโครงสร้าง หรือไม่มีโครงสร้างจำนวนมาก การประมวลผลเอกสารแบบอัจฉริยะถือเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าที่ควรพิจารณาว่าเป็นส่วนหนึ่งของ กลยุทธ์การจัดการกระบวนการธุรกิจ

การประมวลผลเอกสารแบบอัจฉริยะและการประมวลผลเอกสารอัตโนมัติแตกต่างกันอย่างไร

การประมวลผลเอกสารอัตโนมัติเป็นเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้อง แต่มีความแตกต่างจาก IDP อย่างมาก การประมวลผลเอกสารอัตโนมัติใช้เพื่อแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษเป็นหลักให้กลายเป็นแบบดิจิทัล การสร้างสำเนาเอกสารกระดาษแบบดิจิทัลช่วยให้สามารถจัดทำดัชนีและค้นหาข้อมูลภายในฐานข้อมูล ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กร เช่น DMV ที่ต้องพึ่งพาเอกสารที่เป็นกระดาษ แต่ต้องการข้อมูลดิจิทัล

การประมวลผลเอกสารแบบอัจฉริยะคือ ซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการธุรกิจ ที่สามารถแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลและจัดทำดัชนีเอกสารกระดาษ แต่ยังต้องดำเนินการหลายขั้นตอนนอกเหนือจากนั้นในการแยกข้อมูลที่มีค่าและให้ข้อมูลเชิงลึกจากข้อมูลในเอกสารกระดาษ (หรือประเภทอื่นๆ) มากกว่าแค่เพียงการเข้าถึงด้วยคอมพิวเตอร์

วิธีเลือกซอฟต์แวร์การประมวลผลเอกสารแบบอัจฉริยะ

มีสองสามขั้นตอนในการเลือกซอฟต์แวร์การประมวลผลเอกสารแบบอัจฉริยะที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ

1. ขั้นตอนแรกในการเลือก IDP คือการระบุความต้องการในการประมวลผลข้อมูลขององค์กรของคุณ คุณมีข้อมูลที่มีโครงสร้างหรือไม่มีโครงสร้างมากกว่านี้หรือไม่ ข้อมูลส่วนใหญ่ของคุณอยู่ในรูปแบบใด คุณต้องการประมวลผลข้อมูลอัตโนมัติมากน้อยเพียงใด
2. จากนั้น คุณควรประเมินว่าข้อมูลใดที่เหมาะสำหรับการประมวลผลเอกสารแบบอัจฉริยะ พิจารณาว่าชุดข้อมูลแต่ละชุดใช้เวลานานเพียงใดในการประมวลผล และชุดข้อมูลใดจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรของคุณมากที่สุดผ่านเมื่อทำให้เป็นแบบอัตโนมัติ เอกสารที่ใช้เวลานานที่สุดในการประมวลผลด้วยตนเองอาจเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับ IDP
3. เมื่อระบุเวิร์กโฟลว์การประมวลผลเอกสารที่ต้องการทำให้เป็นอัตโนมัติแล้ว คุณก็พร้อมที่จะตัดสินใจเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การประมวลผลเอกสารแบบอัจฉริยะ คุณควรตัดสินใจตามความต้องการของระบบอัตโนมัติและข้อกำหนดที่องค์กรของคุณมีสำหรับการประมวลผลเอกสารอัตโนมัติ ต่อไปนี้คือคำถามที่คุณอาจถามเพื่อแจ้งตัวเลือกของคุณ: