การจัดการกระบวนการธุรกิจคืออะไร

ปลดล็อคประโยชน์ของ BPM

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นสร้างกลยุทธ์ BPM สิ่งสำคัญคือคุณต้องเข้าใจว่าทำไมกระบวนการทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพถึงได้มีความสำคัญ รวมไปถึงกระบวนการทางธุรกิจชนิดต่างๆ ผู้ที่รับผิดชอบกระบวนการทางธุรกิจเหล่านั้นภายในบริษัทของคุณ และปัญหาที่ BPM สามารถช่วยคุณแก้ไขปัญหาได้

ทำความรู้จักกระบวนการทางธุรกิจของคุณให้ดี

กระบวนการทางธุรกิจคือชุดของงานที่สามารถทำซ้ำได้ ซึ่งทำตามลำดับเพื่อให้บรรลุเป้าหมายการทำงานแบบกิจวัตร กระบวนการทางธุรกิจอาจใช้เวลาหลายนาทีหรือสัปดาห์ และมีกิจกรรมที่เรียบง่ายอย่างเช่น การร้องขอวันหยุดของพนักงาน หรือกิจกรรมที่ซับซ้อนอย่างเช่น ระบบลอจิสติกส์ในห่วงโซ่อุปทาน กระบวนการที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน การมีส่วนร่วมของลูกค้า รวมถึงด้านอื่นๆ ทุกด้านของธุรกิจของคุณ กระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพและทำงานผิดปกติจะสร้างความไม่พอใจให้พนักงาน ทำให้เกิดค่าใช้จ่ายที่ไม่จําเป็น ทำให้ลูกค้าไม่พอใจ และสุดท้ายคือสูญเสียรายได้

กระบวนการทางธุรกิจสามารถแบ่งออกเป็นสามประเภทหลักดังนี้

• กระบวนการปฏิบัติงาน ครอบคลุมถึงสายธารคุณค่าหลักของธุรกิจและเฉพาะด้าน เช่น การสั่งซื้อของลูกค้า การสร้างบัญชี และปรับปรุงประสิทธิภาพของการผลิต
• กระบวนการจัดการ ประกอบด้วยสิ่งต่างๆ เช่น การกำกับดูแลบริษัท งบประมาณ และเวิร์กโฟลว์ HR
• กระบวนการสนับสนุนสนับสนุน สนับสนุนกระบวนการที่ใหญ่กว่าในด้านต่างๆ เช่น การบัญชี การสรรหาบุคลากร และการสนับสนุนทางเทคนิค

การทำให้กระบวนการทางธุรกิจทุกชนิดเป็นแบบอัตโนมัติจะช่วยให้สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพ ลดความเสี่ยง และทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินกิจการอย่างมีกลยุทธ์มากขึ้น

สร้างทีม BPM ของคุณ

พนักงานที่รับผิดชอบต่อกระบวนการทางธุรกิจใดๆ จะเรียกว่าเจ้าของกระบวนการทางธุรกิจ เนื่องจากพวกเขาจะจัดการกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ พวกเขาจึงเข้าใจผลกระทบและได้รับผลกระทบจากกระบวนการก่อนหน้าและหลังจากนั้น การมอบความเป็นเจ้าของกระบวนการทางธุรกิจที่แยกออกให้แก่พนักงานหลักที่ทำงานร่วมกับแผนกอื่นๆ จะช่วยส่งเสริมความเข้าใจและนำไปสู่ BPM ที่ดียิ่งขึ้นทั่วทั้งองค์กรของคุณ

ตัวอย่างเช่น ทีม BPM ที่ประสบความสำเร็จในบริษัทขนาดใหญ่อาจประกอบด้วยบทบาททั้งหมดต่อไปนี้

• Champion กระบวนการทางธุรกิจ Champion เข้าใจถึงประโยชน์ที่ไกลออกไปและสื่อสารให้องค์กรเข้าใจคุณค่าของ BPM
• เจ้าของกระบวนการ บุคคลหรือทีมที่มีความท้าทายทางธุรกิจที่ต้องบรรลุ เวิร์กโฟลว์ที่ต้องปรับปรุง หรือโอกาสที่ต้องฉกฉวยมา สามารถให้มุมมองสำคัญและข้อมูลที่สำคัญต่อการยอมรับของผู้ใช้และความสำเร็จของ BPM
• ผู้อํานวยการกระบวนการทางธุรกิจ ผู้อํานวยการเป็นผู้นำการดำเนินการ BPM ทั่วทั้งองค์กร
• ที่ปรึกษากระบวนการทางธุรกิจ ที่ปรึกษาใช้ทักษะทางเทคนิคและความเข้าใจเกี่ยวกับ BPM เพื่อแนะนำผู้อํานวยการกระบวนการทางธุรกิจ
• ผู้จัดการโครงการ ผู้จัดการโครงการช่วยสร้างและดําเนินการแผนโครงการ และจัดการการสื่อสาร หลักเป้าหมาย การส่งมอบ และกำหนดเวลาสิ้นสุดของทีม
• นักวิเคราะห์ธุรกิจ นักวิเคราะห์ธุรกิจให้ข้อมูลการปรับปรุงกระบวนการที่จําเป็น
• สถาปนิกโซลูชัน สถาปนิกโซลูชันจะให้การสนับสนุนทางเทคนิค โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนของประสานกันกับแอปพลิเคชันสายงานธุรกิจที่มีอยู่
• ผู้ทรงอิทธิพล มักเป็นผู้นำในกลุ่มเดียวกัน ผู้มีอิทธิพลจะรับและสนับสนุนแนวคิด แนวทางปฏิบัติ และเครื่องมือใหม่ๆ ตั้งแต่แรกๆ และสามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจและสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงได้
• กลุ่มสนับสนุน BPM กลุ่มนี้ประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญด้าน IT หลัก, เจ้าหน้าที่การวางแผนองค์กร และผู้นำด้านอื่นๆ ที่ช่วยสร้างมาตรฐาน วิธีการ การควบคุม และเทคโนโลยีสำหรับ BPM

สร้างกลยุทธ์การจัดการกระบวนการธุรกิจ

ถ้าธุรกิจของคุณมีปัญหากับกระบวนการปฏิบัติงาน การบริหาร และการสนับสนุนที่ยุ่งยาก ซ้ำซ้อน ใช้เวลานานเกินไป ช้าเกินไป หรือมีต้นทุนเกินไป การสร้างกลยุทธ์ BPM ที่ครอบคลุมสามารถช่วยได้ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดต่อไปนี้จะช่วยคุณเริ่มต้น BPM และประเมินความสเร็จของคุณได้

• รับการสนับสนุนฝ่ายบริหาร นี่เป็นเรื่องสำคัญหากคุณต้องการทรัพยากรเพื่อสนับสนุนแผนการปรับปรุงกระบวนการธุรกิจของคุณ
• วิเคราะห์และแม็ปกระบวนการเฉพาะ ใช้แผนภูมิโฟลว์ ผังความคิด หรือซอฟต์แวร์การทำเหมืองกระบวนการกับ ค้นหาปัญหาคอขวด การทำงานที่ซ้ำซ้อน และความล่าช้าโดยไม่จําเป็น รับข้อเสนอแนะจากบุคคลที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการมากที่สุด เพื่อทำความเข้าใจสิ่งที่คุณสามารถปรับปรุงได้ เรียกได้ว่าการสนับสนุนเพื่อการเปลี่ยนแปลงนั้นเริ่มที่พวกเขา
• ออกแบบกระบวนการใหม่ ขอความเห็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจคุณค่าในการปรับปรุงกระบวนการ รวมบทเรียนที่ได้เรียนรู้จากผังความคิดและการวิเคราะห์ พิจารณาการวิเคราะห์ผลกระทบสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่สำคัญหรือซับซ้อน
• รวบรวมทรัพยากรและนำการเปลี่ยนแปลงมาใช้ รวบรวมทรัพยากรที่คุณต้องเพื่อสร้างแพลตฟอร์ม BPM ที่มีประสิทธิภาพ เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เครื่องมือระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ และแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ เลือกทรัพยากรที่สอดคล้องกับมูลค่าธุรกิจที่คุณต้องการสร้างและจัดการการเปลี่ยนแปลงกับการส่งมอบและกำหนดเวลาเฉพาะ ด้วยการเปิดตัวการนำร่องขนาดเล็ก คุณจะสามารถแก้ไขข้อบกพร่อง สร้างความกระตือรือร้นเพื่อแนวทางปฏิบัติที่ดีขึ้น และผลักดันการนำมาใช้
• ติดตามและปรับปรุงประสิทธิภาพ ตรวจสอบติดตามวิธีการทำงานของกระบวนการใหม่ของคุณโดยการตรวจสอบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เตรียมความพร้อมเพื่อเพิ่มการปรับแต่งตามความจําเป็น

สร้างคุณค่า BPM

หากคุณปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติข้างต้น สร้างทีม BPM ที่แข็งแกร่ง และเข้าใจวิธีการที่คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการเพื่อสร้างมูลค่ามากขึ้น การจัดการกระบวนการทางธุรกิจสามารถให้ผลประโยชน์ที่จับต้องได้ ซึ่งรวมถึง

• ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น กระบวนการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นจะสร้างพนักงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น และคุณสามารถประเมินเมตริกประสิทธิภาพโดยการใช้ซอฟต์แวร์การวิเคราะห์สถานที่ทำงาน
• รับประโยชน์ได้เร็วขึ้น การปรับปรุงกระบวนการ IT ส่งผลกระทบต่อความรวดเร็วในการพัฒนาและปรับใช้แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ในธุรกิจของคุณ
• คุณภาพที่ปรับปรุงแล้ว นอกจากการเร่งการพัฒนาแล้ว การปรับปรุงในการทดสอบยังช่วยแก้ปัญหาด้านประสิทธิภาพหรือปัญหาด้านความปลอดภัยต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว และช่วยปรับปรุงคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือการบริการของคุณ
• เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า การแก้ไขกระบวนการบริการลูกค้าของธุรกิจสามารถช่วยให้ชนะใจลูกค้าและผลักดันความภักดีได้
• ปรับปรุงประสบการณ์การทำงานของพนักงาน กระบวนการทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพคือพื้นฐานของความพึงพอใจในสถานที่ทำงาน ซึ่งช่วยปรับปรุงขวัญกำลังใจและมีแนวโน้มที่จะช่วยลดอัตราการลาออก