บุคคลหนึ่งกำลังทำงานกับแล็ปท็อป

การจัดการกระบวนการธุรกิจคืออะไร

กระบวนการทางธุรกิจคือชุดของงานที่สามารถทำซ้ำได้ ซึ่งทำตามลำดับเพื่อให้บรรลุเป้าหมายการทำงานแบบกิจวัตร กระบวนการทางธุรกิจอาจใช้เวลาหลายนาทีหรือสัปดาห์ และมีกิจกรรมที่เรียบง่ายอย่างเช่น การร้องขอวันหยุดของพนักงาน หรือกิจกรรมที่ซับซ้อนอย่างเช่น ระบบลอจิสติกส์ในห่วงโซ่อุปทาน กระบวนการที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน การมีส่วนร่วมของลูกค้า รวมถึงด้านอื่นๆ ทุกด้านของธุรกิจของคุณ กระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพและทำงานผิดปกติจะสร้างความไม่พอใจให้พนักงาน ทำให้เกิดค่าใช้จ่ายที่ไม่จําเป็น ทำให้ลูกค้าไม่พอใจ และสุดท้ายคือสูญเสียรายได้

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) หมายถึงความพยายามระยะยาวของบริษัทของคุณในการวิเคราะห์ เร่งความเร็ว และเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการเหล่านี้ โดยมักทำด้วยการใช้ เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ เพื่อปรับปรุงกระบวนการแบบทำด้วยตนเองและบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจเฉพาะ การสร้างระบบอัตโนมัติให้กับงานธุรกิจที่ทำเป็นกิจวัตรทุกชนิด ตั้งแต่ ตั้งแต่การจัดการไฟล์ไปจนถึงการอัปเดตสเปรดชีต จะช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพ ลดความเสี่ยง และช่วยให้ธุรกิจของคุณมุ่งเป้าเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น

ปลดล็อคประโยชน์ของ BPM

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นสร้างกลยุทธ์ BPM สิ่งสำคัญคือคุณต้องเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจชนิดต่างๆ ผู้ที่รับผิดชอบกระบวนการทางธุรกิจเหล่านั้นภายในบริษัทของคุณ และปัญหาที่ BPM สามารถช่วยคุณแก้ไขปัญหาได้

อันดับแรก กระบวนการทางธุรกิจสามารถแบ่งออกเป็นสามประเภทหลักดังนี้

  • กระบวนการปฏิบัติงาน ครอบคลุมถึงสายธารคุณค่าหลักของธุรกิจและเฉพาะด้าน เช่น การสั่งซื้อของลูกค้า การสร้างบัญชี และปรับปรุงประสิทธิภาพของการผลิต

  • กระบวนการจัดการ ประกอบด้วยสิ่งต่างๆ เช่น การกำกับดูแลบริษัท งบประมาณ และเวิร์กโฟลว์ HR

  • กระบวนการสนับสนุนสนับสนุน สนับสนุนกระบวนการที่ใหญ่กว่าในด้านต่างๆ เช่น การบัญชี การสรรหาบุคลากร และการสนับสนุนทางเทคนิค

สร้างทีม BPM ของคุณ

พนักงานที่รับผิดชอบต่อกระบวนการทางธุรกิจใดๆ จะเรียกว่าเจ้าของกระบวนการทางธุรกิจ เนื่องจากพวกเขาจะจัดการกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ พวกเขาจึงเข้าใจผลกระทบและได้รับผลกระทบจากกระบวนการก่อนหน้าและหลังจากนั้น การมอบความเป็นเจ้าของกระบวนการทางธุรกิจที่แยกออกให้แก่พนักงานหลักที่ทำงานร่วมกับแผนกอื่นๆ จะช่วยส่งเสริมความเข้าใจและนำไปสู่ BPM ที่ดียิ่งขึ้นทั่วทั้งองค์กรของคุณ

ตัวอย่างเช่น ทีม BPM ที่ประสบความสำเร็จในบริษัทขนาดใหญ่อาจประกอบด้วยบทบาททั้งหมดต่อไปนี้

  • Champion กระบวนการทางธุรกิจ Champion เข้าใจถึงประโยชน์ที่ไกลออกไปและสื่อสารให้องค์กรเข้าใจคุณค่าของ BPM

  • เจ้าของกระบวนการ บุคคลหรือทีมที่มีความท้าทายทางธุรกิจที่ต้องบรรลุ เวิร์กโฟลว์ที่ต้องปรับปรุง หรือโอกาสที่ต้องฉกฉวยมา สามารถให้มุมมองสำคัญและข้อมูลที่สำคัญต่อการยอมรับของผู้ใช้และความสำเร็จของ BPM

  • ผู้อํานวยการกระบวนการทางธุรกิจ ผู้อํานวยการเป็นผู้นำการดำเนินการ BPM ทั่วทั้งองค์กร

  • ที่ปรึกษากระบวนการทางธุรกิจ ที่ปรึกษาใช้ทักษะทางเทคนิคและความเข้าใจเกี่ยวกับ BPM เพื่อแนะนำผู้อํานวยการกระบวนการทางธุรกิจ

  • ผู้จัดการโครงการ ผู้จัดการโครงการช่วยสร้างและดําเนินการแผนโครงการ และจัดการการสื่อสาร หลักเป้าหมาย การส่งมอบ และกำหนดเวลาสิ้นสุดของทีม

  • นักวิเคราะห์ธุรกิจ นักวิเคราะห์ธุรกิจให้ข้อมูลการปรับปรุงกระบวนการที่จําเป็น

  • สถาปนิกโซลูชัน สถาปนิกโซลูชันจะให้การสนับสนุนทางเทคนิค โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนของประสานกันกับแอปพลิเคชันสายงานธุรกิจที่มีอยู่

  • ผู้มีอิทธิพล มักเป็นผู้นำในกลุ่มเดียวกัน ผู้มีอิทธิพลจะรับและสนับสนุนแนวคิด แนวทางปฏิบัติ และเครื่องมือใหม่ๆ ตั้งแต่แรกๆ และสามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจและสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงได้

  • กลุ่มสนับสนุน BPM กลุ่มนี้ประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญด้าน IT หลัก, เจ้าหน้าที่การวางแผนองค์กร และผู้นำด้านอื่นๆ ที่ช่วยสร้างมาตรฐาน วิธีการ การควบคุม และเทคโนโลยีสำหรับ BPM

อย่าอยู่กับโอกาสที่สูญเสีย

โดยทั่วไปแล้ว ผู้นำทางธุรกิจจะมี BPM ของตนเอง ซึ่งเป็นกระบวนการทางธุรกิจ แต่เมื่อมี ซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการธุรกิจ ที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น ตอนนี้ IT จึงมีบทบาทมากขึ้น คุณอาจพบความสมดุลที่มีประสิทธิภาพระหว่างเทคโนโลยีและความต้องการทางธุรกิจของคุณหากคุณให้ IT ใช้งานแพลตฟอร์มระบบอัตโนมัติแบบดำเนินการเองและใช้โค้ดน้อยสำหรับเวิร์กโฟลว์ โดยที่พนักงานธุรกิจสามารถใช้แพลตฟอร์มนี้เพื่อปรับปรุงกระบวนการต่างๆ และแก้ปัญหาที่พนักงานเข้าใจได้ดีที่สุด

อัตโนมัติ อัตโนมัติ อัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติคือหัวใจของ BPM เมื่อเทคโนโลยีพร้อมใช้งานแล้ว ธุรกิจที่ประสบความสาเร็จจะต้องหาทุกโอกาสที่จะสร้างระบบอัตโนมัติให้กับกระบวนการที่ทำด้วยตนเองซ้ำๆ และใช้เวลานาน และใช้เวลานานโดยอัตโนมัติ ด้วยระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ ช่วยให้คุณสามารถลดขั้นตอนของกระบวนการทางธุรกิจ เช่น การป้อนข้อมูล การอัปเดตสื่อสังคมออนไลน์ สินค้าคงคลัง รายงาน และอื่นๆ คุณสามารถช่วยให้พนักงานของคุณว่างจากกระบวนการที่ต้องทำเป็นกิจวัตรซ้ำๆ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุน และลดการเกิดข้อผิดพลาดของคน

สร้างวัฒนธรรมการพัฒนาพลเมือง

นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้กระบวนการทางธุรกิจบางอย่างด้วย การสร้างแอปสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ ซึ่งช่วยให้พนักงานของคุณเชื่อมต่อกันมากขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตลอดจนเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของพนักงานเหล่านั้น และสร้างข้อมูลเชิงลึกทางธุรกิจแบบเรียลไทม์ ด้วยแพลตฟอร์มการพัฒนาแอพที่เหมาะสม วิศวกร ผู้เชี่ยวชาญด้าน IT และผู้ใช้ธุรกิจทั่วไปสามารถสร้างวัฒนธรรมการพัฒนาพลเมืองและสร้างโซลูชันธุรกิจที่ใช้โค้ดน้อยของตนเองได้โดยไม่ต้องรอผู้นำทางธุรกิจและนักพัฒนามืออาชีพ

ใช้ประโยชน์สูงสุดจากทุกโอกาส

คุณไม่จำเป็นต้องใช้ชีวิตกับกระบวนการแบบทำด้วยตนเองที่ไร้ประสิทธิภาพ มีต้นทุนส่วนเกิน และโอกาสที่พลาดไป เมื่อมีบุคคลที่เหมาะสมที่มีบทบาทที่เหมาะสม ความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับกระบวนการของคุณ และเครื่องมือระบบอัตโนมัติที่ดี ธุรกิจของคุณก็สามารถใช้ BPM เพื่อทำสิ่งต่อไปนี้

  • ลดกระบวนการเช็คเอาท์ออนไลน์ที่ยุ่งยากซึ่งไม่ส่งเสริมลูกค้าและต้นทุนขาย
  • สร้างระบบอัตโนมัติให้กับกระบวนการแบบทำด้วยตนเองที่ใช้เวลานานเกินไป มีต้นทุนมากเกินไป และทำให้พนักงานขุ่นเคือง
  • กำจัดอุปสรรคในกระบวนการทางการเงินที่ทำให้การชำระเงินล่าช้า
  • ลดความซ้ำซ้อนที่สิ้นเปลืองทรัพยากร
  • ลดเวลาหรือกำหนดมาตรฐานให้กระบวนการที่ล่าช้าหรือไม่แน่นอนมีผลกระทบต่อกำหนดเวลาสิ้นสุด
  • ปรับปรุงกระบวนการเริ่มต้นของลูกค้าที่ส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์

สร้างกลยุทธ์การจัดการกระบวนการธุรกิจ

ถ้าธุรกิจของคุณมีปัญหากับกระบวนการปฏิบัติงาน การบริหาร และการสนับสนุนที่ยุ่งยาก ซ้ำซ้อน ใช้เวลานานเกินไป ช้าเกินไป หรือมีต้นทุนเกินไป การสร้างกลยุทธ์ BPM ที่ครอบคลุมสามารถช่วยได้ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดต่อไปนี้จะช่วยคุณเริ่มต้น BPM และประเมินความสเร็จของคุณได้

  • รับการสนับสนุนฝ่ายบริหาร นี่เป็นเรื่องสำคัญหากคุณต้องการทรัพยากรเพื่อสนับสนุนแผนการปรับปรุงกระบวนการธุรกิจของคุณ

  • วิเคราะห์และแม็ปกระบวนการเฉพาะ ใช้แผนภูมิโฟลว์ ผังความคิด หรือซอฟต์แวร์การทำเหมืองกระบวนการกับ ค้นหาปัญหาคอขวด การทำงานที่ซ้ำซ้อน และความล่าช้าโดยไม่จําเป็น รับข้อเสนอแนะจากบุคคลที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการมากที่สุด เพื่อทำความเข้าใจสิ่งที่คุณสามารถปรับปรุงได้ เรียกได้ว่าการสนับสนุนเพื่อการเปลี่ยนแปลงนั้นเริ่มที่พวกเขา

  • ออกแบบกระบวนการใหม่ ขอความเห็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจคุณค่าในการปรับปรุงกระบวนการ รวมบทเรียนที่ได้เรียนรู้จากผังความคิดและการวิเคราะห์ พิจารณาการวิเคราะห์ผลกระทบสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่สำคัญหรือซับซ้อน

  • รวบรวมทรัพยากรและนำการเปลี่ยนแปลงมาใช้ รวบรวมทรัพยากรที่คุณต้องเพื่อสร้างแพลตฟอร์ม BPM ที่มีประสิทธิภาพ เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เครื่องมือระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ และแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ เลือกทรัพยากรที่สอดคล้องกับมูลค่าธุรกิจที่คุณต้องการสร้างและจัดการการเปลี่ยนแปลงกับการส่งมอบและกำหนดเวลาเฉพาะ ด้วยการเปิดตัวการนำร่องขนาดเล็ก คุณจะสามารถแก้ไขข้อบกพร่อง สร้างความกระตือรือร้นเพื่อแนวทางปฏิบัติที่ดีขึ้น และผลักดันการนำมาใช้

  • ติดตามและปรับปรุงประสิทธิภาพ ติดตามวิธีการทำงานของกระบวนการใหม่ของคุณโดยการตรวจสอบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เตรียมความพร้อมเพื่อเพิ่มการปรับแต่งตามความจําเป็น

สร้างคุณค่า BPM

หากคุณปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติข้างต้น สร้างทีม BPM ที่แข็งแกร่ง และเข้าใจวิธีการที่คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการเพื่อสร้างมูลค่ามากขึ้น การจัดการกระบวนการทางธุรกิจสามารถให้ผลประโยชน์ที่จับต้องได้ ซึ่งรวมถึง

  • ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น กระบวนการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นจะสร้างพนักงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น และคุณสามารถประเมินเมตริกประสิทธิภาพโดยการใช้ซอฟต์แวร์การวิเคราะห์สถานที่ทำงาน

  • รับประโยชน์ได้เร็วขึ้น การปรับปรุงกระบวนการ IT ส่งผลกระทบต่อความรวดเร็วในการพัฒนาและปรับใช้แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ในธุรกิจของคุณ

  • คุณภาพที่ปรับปรุงแล้ว นอกจากการเร่งการพัฒนาแล้ว การปรับปรุงในการทดสอบยังช่วยแก้ปัญหาด้านประสิทธิภาพหรือปัญหาด้านความปลอดภัยต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว และช่วยปรับปรุงคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือการบริการของคุณ

  • เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า การแก้ไขกระบวนการบริการลูกค้าของธุรกิจสามารถช่วยให้ชนะใจลูกค้าและผลักดันความภักดีได้

  • ปรับปรุงประสบการณ์การทำงานของพนักงาน กระบวนการทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพคือพื้นฐานของความพึงพอใจในสถานที่ทำงาน ซึ่งช่วยปรับปรุงขวัญกำลังใจและมีแนวโน้มที่จะช่วยลดอัตราการลาออก

เริ่มต้นการปรับปรุงประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจของคุณเลย

ธุรกิจทั้งหมดต่างต่างพยายามทำสิ่งต่างๆ ให้ดีขึ้น เร็วขึ้น และฉลาดขึ้น การรวมกลยุทธ์ BPM ที่ครอบคลุมเข้ากับซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจะช่วยให้ธุรกิจของคุณบรรลุเป้าหมายเหล่านี้ได้

Microsoft Power Automate เป็นโซลูชันการเพิ่มประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์ที่ใช้งานง่าย ซึ่งสามารถเพิ่มศักยภาพให้พนักงานปรับปรุงความไร้ประสิทธิภาพของงานประจำวันเพื่อสร้างผลกระทบกับทั้งบริษัท