BPMS คืออะไร

ซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการธุรกิจ (BPMS) ช่วยให้ธุรกิจสามารถกำหนด ปรับใช้ และจัดการกระบวนการธุรกิจอัตโนมัติ ด้วยการเปลี่ยนกระบวนการที่เปลืองแรงและเสียเวลามากให้เป็นขั้นตอนการทำงานที่คล่องตัวภายในแอปพลิเคชันธุรกิจ

ด้วยการเพิ่มระบบคลาวด์, AI และความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่ BPMS จึงเปลี่ยนเป็น BPMS อัจฉริยะ (iBPMS) ที่มีกระบวนการอัตโนมัติเพิ่มขึ้น เร่งการพัฒนาเวิร์กโฟลว์ และปรับปรุงการวางแผนการทำงานของกระบวนการธุรกิจ

BPMS ช่วยให้คุณสามารถใช้ ระบบอัตโนมัติของกระบวนการธุรกิจ เพื่อเพิ่มความคล่องตัวของงานที่หลากหลาย ทำให้มั่นใจได้ว่ามีการปฏิบัติตามกระบวนการสำหรับกิจกรรมต่างๆ เช่น การตรวจสอบและอนุมัติเอกสาร การจัดการเอกสาร การเตรียมความพร้อมด้านทรัพยากรบุคคล และการจัดการคำขอของพนักงาน

ด้วยการสื่อสารที่มีการสั่งงานโดยอัตโนมัติ เช่น การแจ้งเตือนงานทางอีเมล การแจ้งเตือนการชำระเงิน และจดหมายขอบคุณ ทำให้ BPMS สามารถปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ในธุรกิจของคุณให้ดียิ่งขึ้น BPMS ยังสามารถใช้เพื่อจัดการแคมเปญการตลาดทางอีเมล ซึ่งช่วยให้คุณปรับใช้ข้อความหรือการตอบเหมาะสมในเวลาที่ สมควร

โซลูชัน BPMS และ iBPMS ทำให้ง่ายต่อการสร้าง เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ ในแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่หลากหลาย ด้วยการกำหนดมาตรฐานกระบวนการและการส่งมอบ:

ประสิทธิภาพที่มากขึ้น

การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการธุรกิจหมายความว่าผู้คนในบริษัทใช้เวลาน้อยลงในการดำเนินการกระบวนการซ้ำซากที่เปลืองแรง ทำให้พวกเขามีเวลาทุ่มเทให้กับการทำงานให้สำเร็จและเพิ่มประสิทธิผลในการทำงาน

ความคล่องตัวที่เพิ่มขึ้น

ด้วยการช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถจัดทำเอกสาร กำหนดมาตรฐาน และดำเนินกระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติ BPMS ทำให้การขับเคลื่อนและรับมือกับการเปลี่ยนแปลงผ่านการเริ่มใช้กระบวนการใหม่ที่รวดเร็วและสม่ำเสมอทั่วทั้งองค์กรเป็น เรื่องง่าย

การทำงานร่วมกันที่คล่องตัว

BPMS ช่วยให้ทีมสามารถกำหนดเส้นทางของงานและงานที่มอบหมายได้โดยอัตโนมัติ และทำให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการใหม่หรือที่อัปเดตจะมีการนำมาใช้ในแบบเรียลไทม์ ทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันตลอดเวลา

การปฏิบัติตามกฎระเบียบขั้นสูง

การใช้ BPMS เพื่อสร้างกฎในกระบวนการของพวกเขา ทำให้ธุรกิจสามารถมั่นใจได้ว่ามีการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่มีอยู่และปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงทางกฎหมายได้อย่างรวดเร็วโดยมีการหยุดชะงักน้อยที่สุด

การมีส่วนร่วมของลูกค้าและการสนับสนุนที่ดีขึ้น

เนื่องจาก BPMS รับประกันการประยุกต์ใช้กระบวนการธุรกิจที่สอดคล้องกัน บริษัทต่างๆ จึงสามารถกำหนด บังคับใช้ และตรวจสอบประเด็นสำคัญในการปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าได้ ลูกค้าและบริษัทต่างๆ จะได้รับประโยชน์จากการปรับเปลี่ยนให้เป็นรูปแบบเฉพาะของตนเองมากขึ้น การสร้างตั๋วแบบอัตโนมัติ การตอบสนองที่กระตุ้นในรูปแบบเดียวกัน และการจัดการลูกค้าเป้าหมายหรือกรณีและปัญหาอย่างสอดคล้องกัน

แทบทุกคนในธุรกิจของคุณสามารถออกแบบและปรับใช้ระบบอัตโนมัติที่ช่วยให้ทำงานได้สำเร็จมากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลงด้วยโซลูชัน BPMS ที่ทันสมัย

ไม่กี่ปีก่อน การทำให้กระบวนการธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติเคยเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน นักพัฒนาใช้เวลาจำนวนมากกับผู้เกี่ยวข้องฝั่งธุรกิจเพื่อทำแผนผังแต่ละงานภายในกระบวนการก่อนที่จะเขียนโค้ดสำหรับแต่ละกระบวนการอัตโนมัติตั้งแต่เริ่มต้น การเปลี่ยนแปลงกระบวนการในภายหลังหมายถึง การต้องทำแผนผังมากขึ้น การเขียนโค้ดมากขึ้น และใช้เวลาในการอัปเดต มากขึ้น

แต่แพลตฟอร์ม BPMS ที่ดีที่สุดในปัจจุบันช่วยลดความซับซ้อนของการริเริ่มกระบวนการอัตโนมัติโดยการลดหรือขจัดความจำเป็นในการใช้นักพัฒนาและการสนับสนุนด้านไอที ระบบเหล่านี้ช่วยให้องค์กรสามารถใช้กระบวนการที่มีความซับซ้อนสูง และทำให้ทีมและบุคลากรสามารถสร้างและใช้กระบวนการอัตโนมัติด้วยตนเองได้อย่างง่ายดาย

ดังนั้นคำตอบสั้นๆ ของคำถามที่ว่า “ใครที่จะใช้ BPMS” ก็คือ ใครก็ได้ที่ต้องการ ใช้

1. ระบุและออกแบบกระบวนการที่คุณต้องการให้ทำงานแบบอัตโนมัติ

   ทำความเข้าใจเหตุผลทางธุรกิจสำหรับกระบวนการและตรวจสอบโมเดลของคู่มือหรือกระบวนการสำรวจความคิดเห็นที่กำหนด

2. สร้างแบบจำลองตรรกะหรือขั้นตอนในโฟลว์กระบวนการ ธุรกิจ

   กำหนดลำดับขั้นและขั้นตอนในกระบวนการธุรกิจภายใน BPMS และทดสอบสถานการณ์ทางธุรกิจต่างๆ ในแพลตฟอร์มโดยใช้เครื่องมือการสร้างแบบจำลอง ในตัว

3. สร้างระบบอัตโนมัติของคุณโดยใช้เครื่องมือออกแบบแบบชี้และคลิกแทนการเขียนโค้ด

   สร้างโฟลว์กระบวนการและอินเทอร์เฟซผู้ใช้สำหรับกระบวนการธุรกิจโดยใช้ไลบรารีเทมเพลตและตัวเชื่อมต่อที่สร้างไว้ล่วงหน้าของโซลูชัน BPMS

4. เปิดตัวและแชร์ระบบอัตโนมัติของคุณกับทีมหรือ ทั้งบริษัท

   เลือกว่าจะเผยแพร่ระบบอัตโนมัติของคุณอย่างไรและให้กับใคร แล้วดูว่าระบบทำงานเป็น อย่างไร

หากเป้าหมายของคุณคือการทำให้ การจัดการกระบวนการธุรกิจ ง่ายขึ้น คุณควรจัดทำรายการตัวเลือกของโซลูชัน BPMS ที่ทำให้ระบบอัตโนมัติเป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้คนในการเรียนรู้และใช้งาน แพลตฟอร์มอัตโนมัติที่ดีที่สุดในปัจจุบันสามารถทำเช่นนั้นและสิ่งอื่นๆ ได้อีกมากมาย อย่าลืมว่าคุณต้องสามารถตอบคำถามต่อไปนี้ได้ก่อนที่จะเริ่มการค้นหาของคุณ:

คุณจะเน้นที่กระบวนการใด

ตัดสินใจว่าคุณต้องการโซลูชันเพื่อทำให้งานประจำเป็นแบบอัตโนมัติได้มากขึ้น เช่น การประมวลผลใบแจ้งหนี้ หรือโซลูชันที่สามารถรองรับการทำงานอัตโนมัติของกระบวนการทำงานที่ซับซ้อนในระยะยาว เช่น การจัดการงบประมาณหรือการตรวจสอบประสิทธิภาพ

ใครที่จะใช้

ในฐานะองค์ประกอบหลักของการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพ โซลูชัน BPMS ที่คุณเลือกควรมุ่งเน้นที่การใช้งานได้ดีสำหรับทุกคนในบริษัท โซลูชัน BPMS ที่ใช้โค้ดน้อยที่ดีที่สุดในปัจจุบันมีความสามารถของ การดำเนินการอัตโนมัติแบบหุ่นยนต์ (RPA) ที่ทำให้การนำไปใช้ทั่วทั้งองค์กรเป็นเรื่องง่าย

คุณจะปรับใช้ BPMS อย่างไร

การตัดสินใจสำคัญที่คุณต้องทำคือ การปรับใช้โซลูชัน BPMS ในระบบคลาวด์หรือแบบในองค์กร

ประโยชน์หลักๆ ของแพลตฟอร์ม BPMS ในฐานะซอฟต์แวร์ระบบคลาวด์ที่เป็นบริการ (SaaS) ได้แก่ การเริ่มใช้งานที่ง่ายตั้งแต่วันแรกที่แอปพลิเคชันเริ่มทำงาน ความสามารถในการปรับขนาดได้ เนื่องจากส่วนที่เพิ่มขึ้นของคุณคือจำนวนการสมัครใช้งานไม่ใช่โครงสร้างพื้นฐาน และค่าใช้จ่ายตามการใช้งานจริงที่คุณสามารถ คาดการณ์ได้

ประโยชน์ของแพลตฟอร์ม BPMS แบบในองค์กรคือมีการควบคุมเป็นวงกว้างขวาง (เนื่องจากอยู่ในโครงสร้างพื้นฐานของคุณ) และการรักษาความปลอดภัยเนื่องจากข้อมูลของคุณยังคงอยู่ในระบบซึ่งจำกัดการเปิดเผย

ใครจะสนับสนุนโซลูชัน BPMS ของคุณ

การใช้งานและการบำรุงรักษาโซลูชัน BPMS แบบในองค์กรจำเป็นต้องมีการลงทุนจำนวนมากในโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีและพนักงาน แต่แพลตฟอร์ม SaaS BPMS ที่ใช้โค้ดน้อย ทำให้ความต้องการด้านไอทีลดลง อย่างมาก

สิ่งใดบ้างที่คุณสามารถจ่ายได้

แม้ว่าต้นทุนจะมีความสำคัญเสมอ แต่อย่าลืมพิจารณาผลตอบแทนจากการลงทุนที่คาดหวังไว้ด้วย ยิ่งเครื่องมือมีความสามารถมากเท่าใด ก็ยิ่งมีโอกาสที่จะให้ประโยชน์ให้กับธุรกิจของคุณมากเท่านั้น