Co to jest Process Mining?

Eksploracja procesów, eksploracja danych i zarządzanie procesami biznesowymi — na czym polega różnica?

Ponieważ eksploracja procesów jest często mylona z eksploracją danych i zarządzaniem procesami biznesowymi (BPM), warto wiedzieć, na czym polega różnica między tymi trzema rozwiązaniami i co dokładnie każde z nich robi.

W celu uzyskania jasności rozpocznijmy od eksploracji danych.

Eksploracja danych to zbiorcze określenie praktyk dotyczących analizowania dużych ilości danych w celu znajdowania wzorców, odkrywania trendów i uzyskiwania szczegółowych informacji do użycia w przyszłości. Natomiast eksploracja procesów jest po prostu formą eksploracji danych używaną specjalnie do wyszukiwania wzorców wewnątrz procesów organizacji.

Celem eksploracji procesów jest znajdowanie informacji o procesach biznesowych, które umożliwiają odkrywanie, porównywanie lub usprawnianie określonego procesu biznesowego, natomiast eksploracja danych obejmuje znacznie szerszy zestaw danych, w odniesieniu do których można wykonywać czynności, takie jak przewidywanie zachowania klientów, analizowanie rezygnacji klientów, wykrywanie oszustw oraz znajdowanie innych istotnych informacji osobistych dotyczących klientów.

Innymi słowy, eksploracja procesów to proces wewnętrzny, który usprawnia działalność firmy od środka, a eksploracja danych to szerszy termin ogólny używany do analizowania wszystkich zestawów danych, ale może również obejmować poprawę możliwości zewnętrznych poza firmą, na przykład usprawnianie procesów sprzedaży lub obsługi potencjalnych klientów.

Z drugiej strony zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) odnosi się do działań pracowników organizacji w zakresie analizowania, przyspieszenia i optymalizowania procesów.

W zarządzaniu procesami biznesowymi procesy te są zazwyczaj rejestrowane ręcznie na platformie kontrolowania oprogramowania za pośrednictwem rozmów kwalifikacyjnych, warsztatów i kwestionariuszy. Dane z zarządzania procesami biznesowymi mają zwykle większą wartość jakościową, ponieważ pochodzą od ludzi, natomiast eksploracja procesów zapewnia bardziej ilościowe podejście do tych samych danych.

Oznacza to, że zarządzanie procesami biznesowymi zapewnia widok operacji wykonywanych przez ludzi w ramach procesów biznesowych, natomiast eksploracja procesów ujawnia, czym jest rzeczywisty proces, w oparciu o obiektywne dane.

Różnicę między tymi rozwiązaniami można również zrozumieć w następujący sposób: zarządzanie procesami biznesowymi to to, jak widzą siebie firmy, a eksploracja procesów ułatwia im odkrycie, kim i czym tak naprawdę są, z obiektywnego punktu widzenia.

Aby dowiedzieć się więcej na temat zarządzania procesami biznesowymi, przeczytaj artykuł „Co to jest zarządzanie procesami biznesowymi?”

Typy modeli eksploracji procesów biznesowych

Eksploracja procesów jest dostępna w trzech głównych formach: (1) odnajdywanie, (2) zgodność i (3) zwiększanie możliwości.

1. Odnajdywanie: najczęściej używanym typem eksploracji procesów jest proces wykrywania. Proces wykrywania to użycie danych dziennika zdarzeń w celu utworzenia modelu procesu bez wpływu zewnętrznego z istniejącego modelu procesu. W przypadku procesu wykrywania żadne informacje z istniejącego modelu procesu nie są przekazywane do etapu developmentu nowego modelu procesu ani nie wpływają na ten etap.
2. Zgodność: proces kontroli zgodności sprawdza, czy zamierzony model procesu jest stosowany w rzeczywistych praktykach. Ten typ procesu ustawia opis procesu na istniejący model procesu na podstawie jego danych dziennika zdarzeń i próbuje zidentyfikować wszelkie odchylenia od zamierzonego modelu procesu.
3. Zwiększanie możliwości: proces zwiększania możliwości (zwany także eksploracją danych organizacyjnych, eksploracją wydajności lub procesem rozszerzenia) polega na ulepszaniu istniejącego modelu procesu na podstawie danych z procesu kontroli zgodności. Na przykład proces zwiększania możliwości może używać danych z procesu kontroli zgodności w celu wyeliminowania wykrytego wąskiego gardła lub nieproduktywnego wariantu.

Dlaczego eksploracja procesów jest ważna?

Eksploracja procesów ma wiele korzyści do zastosowania w kilku branżach — od korzeni w środowiskach akademickich do niezmierzonej głębi świata biznesu.

Tylko w trakcie ostatniej dekady eksploracja procesów stała się jedną z najcenniejszych i najważniejszych technologii, z których firmy korzystają nie tylko w celu ulepszania swoich procesów biznesowych, ale także w celu zapewniania szybkiego rozwoju w następnej dekadzie.

Dzieje się tak, ponieważ eksploracja procesów to znacznie więcej niż usprawnianie sprzedaży — pomaga także firmom redukować koszty operacyjne, które wpływają na ogólny zwrot z inwestycji (ROI), określając ilościowo nieefektywne obszary modeli operacyjnych. Pozwala to kierownikom podejmować obiektywne, oparte na danych decyzje dotyczące odpowiednich alokacji zasobów w celu poprawy przepływów pracy.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, w jaki sposób eksploracja procesów może pomóc organizacji, zapoznaj się z tym przewodnikiem nadzorowanym w doradcy procesów Microsoft w tym pokazie samoobsługowym.

Korzyści związane z eksploracją procesów

Eksploracja procesów oferuje korzyści do zastosowania każdej branży. Oto niektóre z nich:

• Obiektywne szczegółowe informacje: Eksploracja procesów dostarcza szczegółowe informacje oparte na faktach, co pomaga menedżerom przeprowadzać inspekcję, analizować i ulepszać istniejące procesy biznesowe.
• Taniej, szybciej i dokładniej: W przeciwieństwie do procesów ręcznych, często spotykanych w przypadku zarządzania procesami biznesowymi, eksploracja procesów dostarcza dokładniejsze informacje o wiele szybciej i taniej niż warsztaty mapowania procesów i inne ręczne procesy wprowadzania danych.
• Współpraca z istniejącymi platformami: Eksploracja procesów może działać na istniejących platformach oprogramowania. Ułatwi Ci to rozwijanie istniejących inwestycji technologicznych bez potrzeby inwestowania w nowe technologie oprogramowania.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, w jaki sposób eksploracja procesów i zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) mogą zwiększyć produktywność, dokładność, szybkość i zgodność pracy, przeczytaj artykuł: „Co należy wiedzieć o korzyściach zapewnianych przez RPA”.

Jak działa eksploracja procesów w przypadku ruchu związanego z developmentem rozwiązań niskokodowych

Ponieważ większość firm stara się pracować coraz szybciej, zaczynają one przełączać się na modele developmentu rozwiązań niskokodowych, które w mniejszym stopniu korzystają z projektów z dużą ilością kodu oraz zespołu deweloperów.

Eksploracja procesów to proces, który może pomóc ustalić, które procesy biznesowe mogą najlepiej działać w oparciu o model developmentu rozwiązań niskokodowych.

Najpierw odpowiedzmy jednak na pytanie, czym jest development niskokodowy. Development niskokodowy to alternatywne podejście do tworzenia oprogramowania, które wymaga minimalnego doświadczenia lub wiedzy z zakresu kodowania.

Innymi słowy, deweloperzy i inne osoby mogą łatwo tworzyć nowe aplikacje i produkty dzięki użyciu wstępnie ustawionych modułów, szablonów, funkcji przeciągania i upuszczania oraz zautomatyzowanych procesów.

Pozwala to działom z deweloperami i innymi osobami tworzyć witryny internetowe, aplikacje i inne produkty cyfrowe z imponującą szybkością.

Gdy organizacje używają eksploracji procesów, mogą najpierw określić, które procesy można szybciej opracować w ramach modelu developmentu niskokodowego, zanim zastosują model developmentu niskokodowego w całej firmie. Rozwiązanie to pomaga również określić, które procesy powinny mieć wyższy priorytet w ramach procesu wymagającego do deweloperów dużej ilości kodowania.

Mówiąc inaczej, eksploracja procesów pomaga zapewnić bezproblemowe działanie procesów podczas przechodzenia do modelu developmentu niskokodowego bez tworzenia zbędnych zaległości w pracy.

Obiektywne dane z eksploracji procesów dostarczą również menedżerom dokładną mapę sposobu przeprojektowania każdego procesu przepływu pracy od góry do dołu, co zapewni płynne i bezproblemowe przejście do modelu developmentu niskokodowego.

Aby dowiedzieć się więcej na temat developmentu niskokodowego, przeczytaj artykuł: „Co to jest platforma developmentu niskokodowego?”

Jak oprogramowanie do eksploracji procesów usprawnia przepływy pracy: przykłady i przypadki użycia

Narzędzia i techniki eksploracji procesów mogą być używane w celu ulepszenia przepływów pracy procesów w wielu różnych branżach.

Ponieważ eksploracja procesów wyróżnia i określa ilościowo braki w efektywności operacyjnej, w wielu branżach rozpoczęto stosowanie narzędzi do eksploracji procesów, aby dowiedzieć się, w jaki sposób można usprawnić poszczególne procesy w organizacji.

Oto przykładowe przypadki użycia w różnych branżach:

• Produkcja: eksploracja procesów może pomóc menedżerom w branży produkcyjnej w uzyskiwaniu szczegółowych informacji o czasach produkcji określonego produktu i zmienianiu alokacji zasobów, takich jak miejsce w magazynie, maszyny lub pracownicy, zgodnie z potrzebami w zakresie usprawniania produktu i zaspokajania popytu.
• Na przykład: firma Coca-Cola Bottling Company United miała problemy z zamówieniami popularnych dystrybutorów napoju Freestyle. Dzięki zastosowaniu zrobotyzowanej automatyzacji procesów (RPA) z usługą Microsoft Power Automate firma mogła skuteczniej i szybciej realizować zamówienia bez zatrudniania większej liczby pracowników w pełnym wymiarze czasu.
• Edukacja: eksploracja procesów może monitorować oraz oceniać wydajność i zachowania uczniów, na przykład czas, który każdy uczeń spędza na przeglądaniu materiałów prezentowanych w klasie. Pomaga ona także nauczycielom i administratorom określić, które procesy działają najlepiej w poszczególnych programach nauczania.
• Opieka zdrowotna: eksploracja procesów pomaga redukować czas przetwarzania leczenia poszczególnych pacjentów, a nawet udzielać rekomendacji, aby pacjenci mogli szybciej wracać do zdrowia.
• Prace publiczne: eksploracja procesów może usprawniać proces fakturowania dla wielu interesariuszy w projektach publicznych dla firm z branży, takich jak budownictwo, sprzątanie, biura usług środowiskowych, IT i komunikacja.
• Na przykład: firma Vodafone — przodująca w Europie i Afryce firma telekomunikacyjna — uprościła swoje procesy biznesowe, udostępniając platformę Microsoft Power Platform wszystkim pracownikom i dostarczając im w ten sposób ponad 1000 rozwiązań do automatyzowania codziennych zadań.
• Finanse: eksploracja procesów może pomóc w usprawnianiu procesów międzyorganizacyjnych dla instytucji finansowych, takich jak inspekcje kont, wzrost przychodów i rozbudowa baz klientów.
• For example: Illimity, Italy’s first cloud-native bank, used process mining and other robotic process automations (RPA) to improve its loan application and approvals processes for its applicants.
• Handel elektroniczny: eksploracja procesów może pomóc w badaniu zachowań kupujących w Internecie i rekomendowaniu nowych strategii maksymalizowania zwrotu z inwestycji i sprzedaży dla sprzedawców detalicznych w handlu elektronicznym lub dowolnego rodzaju środowiska zakupowego online.
• Development oprogramowania: eksploracja procesów może pomóc deweloperom oprogramowania i administratorom IT zreorganizować procesy developmentu do postaci czytelnej, dobrze udokumentowanej mapy graficznej, dzięki czemu będą oni mogli monitorować swoje procesy w celu upewnienia się, że development przebiega zgodnie z oczekiwaniami.

Cyfrowa transformacja z użyciem Process Mining

Ponieważ organizacje na całym świecie muszą zachować dotrzymywać kroku cyfrowym transformacjom, które zachodzą co roku, wiele organizacji musi pilnie przeprowadzić inspekcję swoich procesów biznesowych od góry do dołu.

Dzięki użyciu eksploracji procesów organizacja może ulepszyć każdy aspekt procesów biznesowych i uzyskać szczegółowe informacje na temat rzeczywistego sposobu działania w porównaniu z tym, co myślą na temat swojego działania, dzięki czytelnej graficznej mapie dostarczanej przez narzędzia do eksploracji procesów.

Eksploracja procesów to ciągły proces, który może udostępniać organizacji automatyczne mapowanie procesów, procesy odnajdowania i analizę danych w celu usprawnienia każdego procesu w firmie, aby działał i osiągał wyniki zgodnie z zamierzeniami.

Gdy każdy proces w organizacji działa zawsze z optymalną wydajnością, umożliwia to organizacji modyfikowanie i dostosowywanie się do nowych technologii szybko i efektywnie, bez zakłócania produkcji lub utraty zwrotu z inwestycji. Ponadto organizacja może wprowadzać nowe innowacje i wzmacniać relacje z klientem.

Aby dowiedzieć się więcej o narzędziach do eksploracji procesów i zrobotyzowanej automatyzacji procesów (RPA), zobacz, dlaczego firmy korzystają z narzędzi RPA, i sprawdź, jak usługa Microsoft Power Automate może pomóc Ci usprawnić procesy biznesowe.