Osoba pracująca na laptopie

Co to jest zarządzanie procesami biznesowymi?

Proces biznesowy to szereg powtarzalnych zadań wykonywanych kolejno w celu osiągnięcia rutynowego celu. Procesy biznesowe mogą trwać kilka minut lub kilka tygodni i obejmują działania proste, takiej jak wnioski urlopowe pracownika, oraz skomplikowane, takie jak logistyka łańcucha zaopatrzenia. Wydajne i efektywne procesy pomagają zwiększyć produktywność pracowników, zaangażowanie klientów i ulepszyć każdy inny aspekt firmy. Nieefektywne, nieprawidłowo działające procesy powodują frustrację pracowników, zbędne koszty, niezadowolenie odbiorców, a w konsekwencji utratę przychodów.

Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM, business process management) odnosi się do długoterminowych działań firmy w zakresie analizowania, przyspieszenia i optymalizowania tych procesów. Działania te często obejmują użycie automatyzacji przepływów pracy i mają na celu usprawnienie procesów ręcznych oraz realizację wybranych celów biznesowych. Automatyzując wszystkie typy rutynowych zadań biznesowych — od zarządzania plikami po aktualizację arkuszy kalkulacyjnych — można zwiększyć efektywność, zmniejszyć ryzyko i zagwarantować większą koncentrację na strategii firmy.

Odblokuj korzyści związane z BPM

Przed rozpoczęciem tworzenia strategii BPM ważne jest zrozumienie różnych typów procesów biznesowych, osób odpowiedzialnych za nie w firmie oraz problemów, które można rozwiązywać przy użyciu BPM.

Po pierwsze procesy biznesowe można podzielić na trzy główne kategorie:

  • Procesy operacyjne obejmują podstawowe strumienie wartości firmy i inne, takie jak zamówienia klientów, tworzenie kont i optymalizacja produkcji.

  • Zarządzanie procesami obejmuje elementy, takie jak ład firmy, budżety i przepływy pracy dotyczące zasobów ludzkich.

  • Procesy uzupełniające stanowią podstawę większych procesów w obszarach, takich jak księgowość, rekrutacja czy pomoc techniczna.

Buduj zespół BPM

Pracownicy, którzy są odpowiedzialni za każdy proces biznesowy, są nazywani właścicielami procesów biznesowych. Ponieważ zarządzają one procesem od początku do końca, wiedzą, jak wpływa on na procesy następujące przed i po nim oraz jak procesy te wpływają na należący do nich proces. Przekazanie własności dyskretnych procesów biznesowych kluczowym pracownikom, którzy pracują z innymi działami, umożliwia lepsze zrozumienie i prowadzi do lepszego zarządzania BPM w całej organizacji.

Na przykład zespół BPM, który osiągnie sukces w dużej firmie, może mieć członków pełniących wszystkie następujące role:

  • Lider ds. procesów biznesowych. Lider rozumieć ma długoterminowe korzyści i przekazuje informacje o wartość BPM całej organizacji.

  • Właściciel procesu. Osoba lub zespół biznesowy, który ma stawiać czoła wyzwaniom biznesowym, usprawniać przepływy pracy oraz wykorzystywać szanse, może przedstawić perspektywę i dane wejściowe o kluczowym znaczeniu — istotne dla akceptacji użytkowników i sukcesów BPM.

  • Dyrektor ds. procesów biznesowych. Dyrektor prowadzi działania z zakresu BPM w całej organizacji.

  • Konsultant ds. procesów biznesowych. Konsultant używa umiejętności technicznych i wiedzy w zakresie BPM w roli doradcy dyrektora ds. procesów biznesowych.

  • Menedżer projektu. Menedżer projektu pomaga tworzyć i implementować plan projektu oraz zarządza komunikacją z zespołami, kamieniami milowymi, dostawami i terminami.

  • Analityk biznesowy. Analityk dokładnie definiuje niezbędne usprawnienia procesów.

  • Architekt rozwiązania. Architekt rozwiązań zapewnia pomoc techniczną, zwłaszcza jeśli chodzi o współdziałanie z istniejącymi aplikacjami LOB.

  • Osoby wytyczające trendy. Osoby wytyczające trendy, które często są liderami wśród swoich współpracowników, szybko przyjmują nowe pomysły, praktyki i narzędzia, stają mistrzami w ich zakresie oraz pomagają ulepszać procesy biznesowe i wspierają zmiany.

  • Grupa pomocy technicznej BPM. Grupa ta składa się z kluczowych informatyków, kierownictwa ds. planowania korporacyjnego i innych liderów, którzy pomagają instytucjonalizować standardy, metody, ład i technologię BPM.

Nie marnuj szans

Traditionally, business leadership has owned BPM; they are business processes, after all. But with the advent of highly sophisticated business process management software, IT is now playing a greater role. You might find a productive balance between your technology and business requirements if you let IT deploy a self-serve, low-code workflow automation platform that business employees can use to streamline processes and solve the issues they best understand.

Automatyzowanie, automatyzowanie, automatyzowanie

Automatyzacja to centrum BPM. Technologia ta jest teraz dostępna, dlatego firmy przynoszące zyski muszą korzystać ze wszystkich szans automatyzowania powtarzalnych, czasochłonnych i ręcznych procesów. Automatyzacja przepływów pracy umożliwia optymalizację procesów biznesowych, takich jak wprowadzanie danych, aktualizacje mediów społecznościowych, zapasy, raporty itp. Możesz uwolnić pracowników do powtarzalnych i rutynowych procesów, zwiększać produktywność, zmniejszać koszty i redukować liczbę ludzkich błędów.

Tworzenie kultury rozwoju obywatelskiego

You can also optimize some business processes by building mobile apps that help your employees stay more connected and efficient, transform how they get work done, and generate real-time business insights. With the right app development platform, engineers, IT specialists, and ordinary business users can build a citizen development culture and create their own low-code business solutions—without having to rely on or wait for business leadership and professional developers.

Pełne wykorzystywanie każdej szansy

Nie musisz męczyć się z procesami ręcznymi, dodatkowymi kosztami i straconymi szansami. Mając właściwe osoby na odpowiednich stanowiskach, pełne zrozumienie procesów oraz dobre narzędzia do automatyzacji, Twoja firma może używać funkcji BPM do wykonywania następujących czynności:

  • Minimalizuj powolne procesów finalizowania zakupów internetowych, które zniechęcają klientów i powodują utratę sprzedaży.
  • Automatyzuj procesy ręczne, które trwają zbyt długo, kosztują za dużo i frustrują pracowników.
  • Eliminuj przeszkody w procesach finansowych, które opóźniają płatności.
  • Redukuj duplikację, która powoduje marnowanie zapasów.
  • Skracaj lub standaryzuj długie lub chaotyczne procesy, które wpływają na terminy.
  • Usprawniaj nieefektywne dołączanie klientów, które podważa relacje.

Buduj strategię zarządzania procesami biznesowymi

Jeśli firma ma problem z procesami operacyjnymi oraz związanymi z zarządzaniem i pomocą techniczną, które są skomplikowane, nadmiarowe, zbyt długie, zbyt wolne lub zbyt drogie, pomocne może okazać utworzenie kompleksowej strategii BPM. Następujące najlepsze praktyki pomogą Ci rozpocząć inicjatywę BPM i ocenić jej powodzenie:

  • Uzyskaj wsparcie kierownictwa. Ma to krytyczne znaczenie, jeśli potrzebujesz zasobów do obsługi swoich planów ulepszania procesów biznesowych.

  • Analizuj i mapuj wybrany proces. Korzystaj z oprogramowania do obsługi wykresów przepływów, tworzenia map myśli lub eksploracji procesów, aby znajdować wąskie gardła, zduplikowane nakłady pracy i niepotrzebne opóźnienia . Pytaj o opinię osoby najbardziej zaangażowane w proces, aby zrozumieć, co możesz poprawić — to od nich rozpoczyna się akceptacja zmian.

  • Zmieniaj projekt procesu. Proś interesariuszy o ich wkład i upewniaj się, że wszyscy rozumieją wartość usprawniania procesu. Uwzględniaj wnioski z map myśli i analiz. Bierz pod uwagę analizę wpływu w przypadku krytycznych lub złożonych przepływów pracy.

  • Zbieraj zasoby i implementuj zmiany. Zbieraj zasoby potrzebne do budowania efektywnej platformy BPM, takie jak oprogramowanie do zarządzania projektami, narzędzia do automatyzacji przepływów pracy i pulpity nawigacyjne obsługiwane w czasie rzeczywistym. Wybierz zasoby zgodne z wartością biznesową, którą chcesz wygenerować, i zarządzaj zmianami za pomocą określonych dostaw i osi czasu. Wdrażając najpierw niewielki program pilotażowy, można zidentyfikować usterki, zbudować pozytywny obraz poprawionych rozwiązań i stymulować implementację.

  • Kontroluj i optymalizuj. Monitoruj sposób działania nowych procesów, kontaktując się z interesariuszami, i przygotuj się do wprowadzenia ewentualnych ulepszeń.

Generuj wartość BPM

Jeśli skorzystasz z opisanych powyżej najlepszych praktyk, stworzysz niezawodny zespól ds. BPM i zrozumiesz, jak usprawnić procesy w celu wygenerowania większej wartości, zarządzanie procesami biznesowymi pozwoli Ci uzyskać wymierne korzyści, takie jak:

  • Większa produktywność. Bardziej efektywne procesy powodują zwiększenie efektywności pracowników — a metryki ich wydajności można ocenić za pomocą oprogramowania zajmującego się analityką miejsca pracy.

  • Krótszy czas uzyskiwania korzyści. Usprawnienie procesów IT może wpłynąć na szybkość opracowywania aplikacji i wdrażania ich w Twojej firmie.

  • Lepsza jakość. Oprócz przyspieszania developmentu testowane ulepszenia mogą szybko rozwiązać problemy z wydajnością lub zabezpieczeniami, co poprawi jakość produktu lub usługi.

  • Większe zadowolenie klientów. Usprawnienie procesów obsługi klienta w firmie może pomóc Ci zdobyć klientów i zwiększyć ich lojalność.

  • Ulepszone środowiska pracy w firmie. Efektywne procesy biznesowe są podstawą satysfakcji w miejscu pracy, co poprawia wydajność i potencjalnie zmniejsza rotację pracowników.

Od razu zacznij optymalizować procesy biznesowe

Każdy firma stara się działać lepiej, szybciej i mądrzej. Połączenie kompleksowej strategii BPM z odpowiednim oprogramowaniem do automatyzacji przepływów pracy może pomóc firmie w realizacji tych celów.

Microsoft Power Automate to łatwe w użyciu rozwiązanie do optymalizacji przepływów pracy, które umożliwia pracownikom usprawnianie codziennych zadań o niewystarczającej wydajności w skali całej firmy.