Dlaczego firmy korzystają z narzędzi RPA

Co to jest narzędzie RPA?

Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) używa botów oprogramowania do emulowania interakcji między ludźmi w obrębie graficznego interfejsu użytkownika (GUI) w celu automatyzowania powtarzalnych i ręcznych zadań, co pozwala firmom zaoszczędzić czas i nakład pracy oraz wyeliminować problemy. Narzędzie RPA to oprogramowanie służące do definiowania przepływów pracy i konfigurowania botów do wykonywania logicznej sekwencji wyznaczonych zadań. Robot może szybciej i bez błędów wykonać dowolny wieloetapowy proces obsługiwany w interfejsie GUI. Dzięki temu narzędzie do zrobotyzowanej automatyzacji procesów pomaga przyspieszyć ręczne, podatne na błędy przepływy pracy, a pracownicy mogą skupić się na zadaniach o większej wartości.

Na przykład dział HR może wdrożyć narzędzie RPA, aby zautomatyzować sposób przetwarzania wniosków o urlop. Aby pracownik nie musiał już spędzać pięciu minut na przetwarzaniu każdego wniosku, bot RPA może wyodrębnić dane z platformy planowania zasobów przedsiębiorstwa firmy i przetworzyć wniosek szybciej do innej platformy — nawet bez interfejsu API — i bez błędów.

Boty tworzone przez narzędzie do automatyzacji procesów mechanicznych mogą wykonywać przypisane akcje i wchodzić w interakcje z innymi platformami przez kopiowanie informacji z wyświetlaczy cyfrowych (wydobywanie danych z ekranu) lub za pomocą interfejsów API. Na przykład firma może używać narzędzia RPA do tworzenia botów, które logują się do aplikacji, manipulują plikami i folderami, kopiują i wklejają zawartość, wypełniają formularze, pracują z danymi strukturalnymi, a nawet wchodzą w interakcje z innymi aplikacjami.

Korzyści związane z wdrożeniem narzędzi RPA

Każda organizacja, która wdraża narzędzie RPA, może oczekiwać, że uzyska niektóre, a nawet wszystkie, spośród następujących korzyści:

• Lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich. Automatyzacja RPA uwalnia pracowników od powtarzających się zadań o niskiej wartości, takich jak wprowadzanie danych, dzięki czemu mogą skupić się na pracy, która zapewnia firmie większą wartość.
• Udoskonalone punkty kontaktu z klientami. Jeśli automatyzacja RPA jest używana do przyspieszania procesów obejmujących kontakt z klientem, dodatkowa wydajność poprawia jakość obsługi klienta i zwiększa jego lojalność.
• Niższe koszty. Boty RPA wykonują pracę ludzką za ułamek kosztów.
• Udoskonalona analiza umożliwiająca zrozumienie zarządzania przepływem pracy. Każdy bot generuje plik dziennika swoich działań, dzięki czemu można monitorować skuteczność wykonywania funkcji.
• Zwiększona skalowalność. Zespołu pracowników nie można tak po prostu skalować tak jak skaluje się zakres i zasięg grupy zautomatyzowanych botów. Za pomocą oprogramowania RPA boty można łatwo powielać i programować tak, aby wykonywały podobny, ale nieco inny zestaw procedur.
• Lepsze zabezpieczenia. Boty RPA nigdy nie zapominają się wylogować. Można je również ustawić na „limit czasu”, dzięki czemu Twoje platformy są niedostępne, kiedy powinny być, co w konsekwencji zmniejsza luki w zabezpieczeniach wykorzystywane przez złośliwych hakerów.

Jak narzędzia RPA wypadają w porównaniu z innymi rozwiązaniami do automatyzacji procesów?

Aby zrozumieć zalety narzędzi RPA w porównaniu z innymi rozwiązaniami do automatyzacji przepływów pracy, warto zrozumieć różnicę między automatyzacją a RPA. Automatyzacja przepływów pracy wykorzystuje technologię, aby zmniejszyć liczbę kroków wykonywanych ręcznie w procesie biznesowym, ale przeprowadzenie procesu nadal wymaga udziału człowieka. Narzędzia RPA tworzą roboty, które pracują za pośrednictwem interfejsu GUI, dzięki czemu interwencja człowieka nie jest potrzebna. Mogą być to nadzorowane procesy, w których ludzie muszą nadal inicjować zadania, lub w pełni zautomatyzowane procesy niewymagające nadzoru.

Narzędzia RPA wymagają małej ilości kodowania lub nie wymagają go w ogóle, a ponieważ boty korzystają z tej samej infrastruktury i rozwiązań co pracownicy, nie trzeba zmieniać architektury bazowej. Użytkownicy biznesowi stymulują rozwiązania RPA. W rzeczywistości niektóre rozwiązania RPA są przeznaczone dla deweloperów obywatelskich — pracowników bez wykształcenia technicznego — którzy mogą zautomatyzować ręczne procesy wykonywane na co dzień. Przy minimalnym zaangażowaniu działu IT, a nawet bez niego, można zoptymalizować operacje i zwiększyć zadowolenie pracowników, nie ponosząc kosztów tradycyjnego developmentu.

RPA różni się również od tradycyjnych narzędzi do automatyzacji procesów w następujący sposób:

• Tradycyjne procesy automatyzacji mogą wymagać zmiany części lub całej infrastruktury technologicznej. Boty RPA działają w interfejsie GUI i wchodzą w interakcje z innymi platformami tak samo jak ludzie.
• Boty RPA są wystarczająco elastyczne, aby zautomatyzować procesy dla wielu aplikacji.
• Ponieważ boty RPA są przeznaczone do obsługi powtarzających się, ogólnych procesów, takich jak wprowadzanie danych, są skalowalne i łatwiejsze do uaktualnienia niż rozwiązanie do obsługi przepływów pracy, które jest przeznaczone dla jednego procesu.

Oprogramowanie RPA tworzy wartość przez poprawę wydajności powtarzających się, opartych na regułach przepływów pracy, ale niektóre procesy powinny być nadal obsługiwane przez pracowników. Mówiąc ogólnie, zarządzanie procesami, które używają dużej ilości danych bez struktury lub informacji graficznych, i zależą od szybko zmieniających się parametrów, najlepiej pozostawić kreatywnym pracownikom.

Rola automatyzacji RPA dzisiaj i jutro

Obecnie oprogramowanie RPA zyskuje dużą widoczność, ponieważ firmy uczą się z niego korzystać i bezpośrednio obserwują korzyści, jakie oferuje, takie jak oszczędność czasu i kosztów. Ale jak wszystkie technologie, automatyzacja RPA stanie się bardziej złożona i zmieni się wraz ze zmianą potrzeb biznesowych. Oto kilka prognoz dotyczących sposobów, w jakie narzędzia RPA mogą ewoluować:

• Głębsza integracja z technologią AI. W miarę rozwoju automatyzacji RPA firmy prawdopodobnie odkryją nowe sposoby łączenia jej z technologią następnego poziomu, taką jak AI, uczenie maszynowe, a nawet Internet rzeczy (IoT) — a niektóre firmy już znają te sposoby. Hiperautomatyzacja, czyli automatyzacja inteligentna, rozszerza rodzaje zadań, które mogą wykonywać narzędzia RPA, i daje im możliwość automatyzacji różnych złożonych obowiązków.
• Bardziej złożone automatyzacje. Firmy używają technologii RPA do automatyzacji wszelkiego rodzaju przyziemnych zadań, ale połączenie jej z AI i uczeniem maszynowym odblokuje zupełnie nowy zakres zadań, które może ona usprawnić. Na przykład firmy mogą obecnie używać narzędzi RPA do digitalizacji dokumentów, ale narzędzia RPA z dodatkiem technologii AI mogą również zrozumieć zawartość dokumentów i skutecznie klasyfikować je bez żadnych błędów.
• Mniejszy koszt i większa dostępność. Kiedy narzędzia RPA po raz pierwszy pojawiły się na rynku, były trudniejsze do zdobycia, a ich cena mogła być wyższa. Ale ponieważ popyt na oprogramowanie RPA wzrósł, oferuje je teraz więcej firm. Dzięki temu, że jest dostępnych więcej opcji, ceny mogą spaść, a funkcje staną się bardziej konkurencyjne.

Kluczowe funkcje oprogramowania RPA

Na rynku można obecnie znaleźć wiele narzędzi RPA, a każde z nich oferuje różnorodne funkcje. Ale dobre oprogramowanie RPA powinno oferować przynajmniej następujące podstawowe funkcje:

• Interoperacyjność. Oprogramowanie RPA powinno współpracować z istniejącymi aplikacjami klasycznymi, aplikacjami internetowymi i innymi głównymi aplikacjami programowymi. Powinno również mieć możliwość łączenia się z systemowymi interfejsami API oraz odczytywania/zapisywania w bazach danych.
• Rozszerzanie zakresu danych. Oprogramowanie powinno mieć możliwość wyodrębniania danych z witryn internetowych i mediów społecznościowych.
• Przetwarzanie różnych typów danych. Ważne jest, aby oprogramowanie mogło wyodrębniać i wprowadzać dane, łączyć dane z wielu źródeł i działać zgodnie z instrukcjami warunkowymi, takimi jak if/else.
• Programowanie interfejsów. Możliwość programowania interfejsów jest niezwykle ważna. Oprogramowanie RPA może zapewniać inteligentne lub poznawcze możliwości konfigurowania botów tak, aby podejmowały decyzje, co pomagając Twojej firmie działać wydajniej. Na przykład boty mogą pomóc w reagowaniu na bilety pomocy technicznej działu IT, dzięki czemu wyeliminują część obciążenia tego zespołu zadaniami administracyjnymi, aby jego członkowie mogli skupić się na innych inicjatywach. Niektóre opcje oprogramowania zapewniają nawet metody programowania botów bez kodu, ale wszystkie narzędzia RPA powinny mieć możliwość wchodzenia w interakcje z różnymi rodzajami aplikacji, wiadomości e-mail, plików i folderów.

Wybór oprogramowania RPA i praca z nim

Rozpoczynając ocenę dostępnych narzędzi RPA pamiętaj o tym, jakie procesy planujesz automatyzować. Każde narzędzie do automatyzacji procesów mechanicznych ma wbudowane różne kontrolki i polecenia obsługujące jego możliwości, dlatego upewnij się, że są one zgodne z celami automatyzacji przepływu pracy. Ponadto spróbuj znaleźć składniki wielokrotnego użytku i upewnij się, że boty mogą łatwo działać na istniejących platformach.

Wybierając odpowiednie oprogramowanie RPA dla swojej organizacji, weź pod uwagę następujące kryteria:

• Łatwość użycia. Oprogramowanie RPA powinno być wystarczająco łatwe, aby nawet osoba z ograniczonymi umiejętnościami programowania, mogła w tym programie zbudować automatyzację, a następnie skonfigurować przepływ pracy. Istnieje nawet kilka ofert narzędzi RPA z małą ilością kodu, które deweloperzy obywatelscy bez umiejętności z zakresu IT mogą wykorzystać do automatyzacji swoich przepływów pracy. Wybrane przez Ciebie oprogramowania powinno zawsze oferować wbudowane, rozszerzalne polecenia, kreatory i interfejsy GUI.
• Elastyczność. Oprogramowanie powinno umożliwiać konfigurowanie niestandardowych funkcji bez konieczności dodatkowego płacenia dostawcy za jego dostosowywanie. Powinno również być w stanie obsługiwać różne przypadki użycia i różne ilości danych przy zachowaniu spójnej wydajności.
• Skalowalność. Oprogramowanie RPA powinno oferować możliwość szybkiego skalowania w celu zaspokajania wymagań operacyjnych Twojej firmy i dostosować się do aktualizacji. Oprogramowanie powinno również być w stanie uruchomić wiele botów i wiele przepływów pracy.

Jak poszczególne branże korzystają z oprogramowania RPA

Wszystkie rodzaje firm znalazły sposób, aby skorzystać z zalet oprogramowania RPA. Na przykład branże, takie jak opieka zdrowotna, mogą używać narzędzia RPA do organizowania wizyt, wprowadzania danych pacjentów, przetwarzania oświadczeń i zarządzania rozliczeniami. A tak inne branże wykorzystują narzędzia RPA do przekształcania procesów:

• Handel detaliczny. Aktualizowanie zamówień, wysyłanie produktów i kontrolowanie przesyłek.
• Telekomunikacja. Monitorowanie, zarządzanie danymi dotyczącymi oszustw i aktualizowanie danych klientów.
• Bankowość. Poprawa wydajności pracy, dokładności danych i zabezpieczeń.
• Ubezpieczenia. Zarządzanie procesami pracy, wprowadzanie danych klientów i pomoc w obsłudze aplikacji.
• Produkcja. Pomoc w obsłudze procesów łańcucha zaopatrzenia, rozliczanie materiałów, obsługa klienta i pomoc techniczna oraz administracja.

Ograniczenia narzędzi RPA

Oprogramowanie RPA oferuje wiele korzyści, ale nie może zrobić wszystkiego. Technologia ta wciąż się rozwija, ale nadal działa najlepiej jako część sieci innych technologii; nie jest to jeszcze wszechstronne rozwiązanie, które może rozwiązać każde wyzwanie operacyjne.

Na razie RPA to technologia oparta na regułach, która najlepiej współpracuje z danymi strukturalnymi lub informacjami opartymi na wstępnie określonym modelu danych. Aby technologia RPA działała skutecznie, musisz zaprogramować boty tak, aby robiły to, co chcesz, a one będą działać tylko w ramach podanych parametrów. Jeśli nie uzupełnisz rozwiązania RPA o warstwę technologii AI lub uczenia maszynowego, będzie ono w stanie działać tylko zgodnie z regułami, które można przypisać, ale nie zrozumie ani nie zinterpretuje zawartości, do której uzyskuje dostęp.

Aby na przykład narzędzie RPA mogło przetwarzać informacje z faktur lub innych dokumentów, dokumenty te muszą mieć taki sam format. Narzędzie nie może przetwarzać żadnych plików, które odbiegają od wybranego formatu. Z tego powodu narzędzia RPA nie są odpowiednią opcją w przypadku danych bez struktury lub informacji niezgodnych z wcześniej określonym modelem danych.

Ponadto narzędzia RPA nie uczą się ani się nie dostosowują. Jeśli Twoje procesy biznesowe się zmienią, będzie trzeba ponownie zaprogramować boty tak, aby współpracowały z nowymi procesami, co może być czasochłonne. A jeśli Twoje narzędzie RPA nie jest zgodne z nowymi procesami, inwestycja w nie może być krótkotrwała. Aby uniknąć tego problemu, przed wdrożeniem narzędzia RPA zastanów się, jak prawdopodobne jest, że Twoje procesy i technologie zmienią się.

Jak pomóc w zapewnieniu sukcesu dzięki narzędziom RPA

Jak w przypadku każdej innej technologii, Twój sukces w pracy z oprogramowaniem RPA zależy od tego, jak je zastosujesz. Nawet najlepsze narzędzia nie mogą naprawić zasadniczo niedziałającego procesu, dlatego ważne jest, aby dobrze przemyśleć, które zadania chcesz zautomatyzować. Zastosowane we właściwym kontekście z myślą o konkretnym, mierzalnym celu, odpowiednie narzędzie RPA może na nowo zdefiniować wydajność Twojej firmy. Rozpoczynając automatyzację procesów przy użyciu technologii RPA, pamiętaj o następujących najlepszych praktykach:

• Poznaj proces, który chcesz zautomatyzować. Przeprowadź inspekcję wszystkich procesów operacyjnych, aby dowiedzieć się, które zadania najlepiej nadają się do zastosowania automatyzacji RPA. Pamiętaj, że ogólnie narzędzia RPA nie mogą zrozumieć informacji, więc jeśli nie planujesz również uwzględnienia technologii AI, wybierz proces, który ma jasno określone parametry i nie wymaga większego zaangażowania lub nadzoru ze strony człowieka, taki jak planowanie terminów lub przetwarzanie faktur. Niektóre programy, takie jak Microsoft Power Automate, oferują możliwości, które pomogą Ci zidentyfikować odpowiednie procesy do automatyzacji.
• Wybierz odpowiednie narzędzie. Po zidentyfikowaniu procesów, które chcesz zautomatyzować, znajdź narzędzia najlepiej obsługujące pracę tego rodzaju. Wszystkie narzędzia mają różne mocne strony, dlatego oceń je na podstawie możliwości, ceny, łatwości implementacji i skuteczności współpracy z istniejącym oprogramowaniem.
• Szkól swoich pracowników. Uczenie pracowników, jak korzystać z narzędzia RPA — a później równie je zmieniać lub przeprowadzać jego konserwację — to świetny sposób, aby zapewnić ciągłą wartość i zwiększyć zakres implementacji narzędzia w całej firmie.
• Mierz wyniki. Przed i po implementacji warto monitorować kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), takie jak wydajność pracowników, dokładność pobierania danych, liczba zaplanowanych terminów lub przetwarzane dokumenty. Jeśli wskaźniki KPI nie poprawiają się po implementacji, może to oznaczać, że wybrano nieprawidłowe procesy lub boty otrzymały nieprawidłowe parametry.