Osoba rozmawiająca przez telefon i patrząca na laptopa

6 zalet automatyzacji procesów biznesowych

W firmie przetwarzane są ogromne ilości danych i codziennie wykonywanych jest wiele zadań. To ogranicza margines ewentualnych błędów i opóźnień, a także zmniejsza wydajność systemów biznesowych w zespołach. Nasze intuicyjne oprogramowanie do automatyzacji procesów biznesowych zapewnia natychmiastowe i długoterminowe korzyści w postaci usprawnienia codziennych czynności i poprawy konkurencji firmy na współczesnym rynku.

Co to jest automatyzacja procesów biznesowych?

Business process automation (BPA) is the automation of daily, repeatable business processes that are normally completed in manual settings. Ranging from multi-level workflows to simple customer responses, BPA offers you the ability to complete repetitive work and convert to paperless processes quickly and efficiently. This means automating jobs that deal with an excessive amount of raw data and documentation like product development, sales, human resources, and more. Adding business process management software (BPMS) helps to manage all of the new workflows created from your new business process automation to build, manage, and optimize your organization’s effectiveness and efficiency.

Zalety implementacji rozwiązania BPA

Po zidentyfikowaniu procesów, które można i których nie można zautomatyzować, i utworzeniu dynamicznego przepływu pracy w zespole możesz skorzystać z funkcji oprogramowania do automatyzacji. Poniżej opisaliśmy sześć głównych zaleta automatyzacji procesów biznesowych w organizacji:

1. Większa wydajność i produktywność

Nowe, odporne na błędy rozwiązanie automatyzacji błyskawicznie usprawnia pracę firmy i zmniejsza liczbę błędów. Usuwając skomplikowane i uciążliwe procesy ręczne, które pracownicy wykonują codziennie, eliminujesz wąskie gardła i przyspieszasz bardziej zaawansowane procesy biznesowe pomiędzy jednostkami biznesowymi, członkami zespołów i wszystkimi osobami w organizacji.

2. Ograniczenie czasu i kosztu realizacji procesów

Automatyzacja pomaga obniżyć koszty i zwiększyć rentowność organizacji, szczególnie w zakresie ręcznego przetwarzania dokumentów papierowych. Przyspieszenie operacji wewnętrznych generuje oszczędności czasu i pieniędzy, a pracownicy zaangażowani wcześniej w obsługę procesów ręcznych mogą zajmować się ważniejszymi obowiązkami.

3. Proste zarządzanie danymi i dokumentami

Procesy ręczne wymagają skomplikowanego systemu kontroli pism, arkuszy kalkulacyjnych i innych dokumentów drukowanych lub przesyłanych pocztą elektroniczną. Konieczność przenoszenia danych między różnymi lokalizacjami zwiększa ryzyko błędu ludzkiego i jest również o wiele bardziej czasochłonna. Automatyzacja tych procesów pozwala umieścić wszystkie dokumenty i dane w jednym miejscu i usprawnić zarządzanie nimi, dzięki czemu ich organizacja i wyszukiwanie jest proste.

4. Widoczność i przejrzystość

Automatyzacja nie wymaga dodatkowego wsparcia technicznego, ponieważ opiera się na sprawdzonych i efektywnych metodach zarządzania danymi. Funkcje gromadzenia danych, raportowania i analityki dają dostęp do czytelnych pulpitów danych, na których wyraźnie widać, kto i nad czym aktualnie pracuje, co pozwala skuteczniej zarządzać pracą.

5. Standaryzacja procesów i zapewnienie zgodności z przepisami

W procesach automatyzacji można bardzo precyzyjnie określić poziomy uprawnień użytkowników, ale członkowie zespołu nie zawsze przestrzegają tych wytycznych. Po wdrożeniu BPA nie musisz już się tym martwić, ponieważ odpowiedni proces jest elementem systemu. Możesz zaprogramować odpowiednią instrukcję Automatyzacja przepływów pracy , która zapewnia, że właściwe informacje są kierowane do właściwej osoby we właściwym czasie. Pozwala to również firmom łatwo monitorować wykorzystanie danych przez użytkowników dzięki mechanizmom rejestrowania nazwisk, dat i szczegółów zadań. Jest to również pomocne podczas audytu i wykazywania zgodności z przepisami.

6. Wyższy poziom satysfakcji pracowników i klientów

Zdejmując z pracowników wiele codziennych obowiązków, które dzięki automatyzacji mogą być wykonywane szybko i bez błędów, podnosisz poziom satysfakcji w zespole. Automatyzacja zapewnia bezproblemowe środowisko, w którym pracownicy mogą się lepiej rozwijać. Poszczególne czynności są szybko zatwierdzane przez kierownictwo, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na ważniejszych projektach prowadzących do bardziej innowacyjnych decyzje biznesowe. Dodatkowym atutem są zadowoleni klienci, ponieważ dane, które do nich trafiają, są spójniejsze i dokładniejsze.

Zacznij usprawniać pracę z Microsoft Power Automate

Każda nowa automatyzacja procesu pozwala nie tylko obniżyć koszty pracy, ale również ograniczyć ryzyko ewentualnych błędów. BPA służy do optymalizacji procesów biznesowych w ujęciu całościowym, natomiast narzędzia, takie jak automatyzacja procesów mechanicznych (RPA) , pomagają zautomatyzować procesy oparte na regułach, zazwyczaj występujące na początku procesu.

Aby zrównoważyć zalety rozwiązań BPA i RPA, najlepiej jest znaleźć jedno rozwiązanie, do którego wszyscy mogą się łatwo przystosować, nie zakłócając przy tym żadnej z bieżących strategii biznesowych. Power Automate oferuje skalowalne i oszczędzające czas automatyzacje przepływu pracy do zarządzania wszystkimi zadaniami, co umożliwia wykonywanie wielu żmudnych zadań w krótkim czasie. przerywając jednocześnie żadnej z bieżących strategii biznesowych.