6 zalet automatyzacji procesów biznesowych

Co to jest automatyzacja procesów biznesowych?

Ponieważ firma codziennie przetwarza duże ilości danych i wykonuje wiele zadań, zmniejszanie marginesów błędów i opóźnień oraz usprawnianie niewydajnych platform może okazać się coraz trudniejsze dla członków zespołu. Automatyzacja procesów biznesowych umożliwia tworzenie i optymalizowanie przepływów pracy zwiększających efektywność i produktywność organizacji, a także odpowiednie zarządzanie tymi przepływami.

Automatyzacja procesów biznesowych polega na automatyzacji codziennych i powtarzalnych prac wykonywanych ręcznie. Od wielopoziomowych przepływów pracy po proste odpowiedzi na pytania klientów, BPA pozwala łatwo i szybko zrezygnować z obiegu papierowych dokumentów i zautomatyzować zadania wymagające dużej ilości nieprzetworzonych danych i dokumentów, takie jak development produktów, sprzedaż, zarządzanie kadrą pracowniczą itd. Oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi (BPMS) ułatwia zarządzanie wszystkimi nowymi przepływami pracy tworzonymi przy użyciu automatyzacji procesów biznesowych.

Zalety implementacji rozwiązania BPA

Po zidentyfikowaniu procesów, które można i których nie można zautomatyzować, oraz zrozumieniu sposobu tworzenia dynamicznego przepływu pracy w zespole możesz skorzystać z funkcji oprogramowania do automatyzacji procesów biznesowych. Oto sześć głównych korzyści z automatyzacji procesów biznesowych w organizacji:

1. Większa wydajność i produktywność. Nowe, odporne na błędy rozwiązanie automatyzacji błyskawicznie usprawnia pracę firmy i zmniejsza liczbę błędów. Usuwając skomplikowane i uciążliwe procesy ręczne, które pracownicy wykonują codziennie, eliminujesz wąskie gardła i przyspieszasz bardziej zaawansowane procesy biznesowe pomiędzy jednostkami biznesowymi, członkami zespołów i wszystkimi osobami w organizacji.
2. Ograniczenie czasu i kosztu realizacji procesów. Automatyzacja pomaga obniżyć koszty i zwiększyć rentowność, szczególnie w przypadku zespołów, które do wykonywania swoich obowiązków wymagają ręcznego przetwarzania dokumentów papierowych. Przyspieszenie operacji wewnętrznych generuje oszczędności czasu i pieniędzy, a pracownicy zaangażowani wcześniej w obsługę procesów ręcznych mogą zajmować się ważniejszymi obowiązkami.
3. Proste zarządzanie danymi i dokumentami. Procesy ręczne wymagają, aby pracownicy korzystali ze skomplikowanej platformy kontroli pism, arkuszy kalkulacyjnych i innych dokumentów drukowanych lub przesyłanych pocztą elektroniczną. Konieczność przenoszenia danych między różnymi lokalizacjami zwiększa ryzyko błędu ludzkiego i jest również o wiele bardziej czasochłonna. Automatyzacja tych procesów pozwala umieścić wszystkie dokumenty i dane w jednym miejscu i usprawnić zarządzanie nimi, dzięki czemu ich organizacja i wyszukiwanie jest proste.
4. Widoczność i przejrzystość. Automatyzacja nie wymaga dodatkowego wsparcia technicznego dla zespołu, ponieważ ułatwia korzystanie z najlepszych rozwiązań w zakresie zarządzania danymi. Funkcje gromadzenia danych, raportowania i analityki dają dostęp do czytelnych pulpitów nawigacyjnych danych, na których wyraźnie widać, kto i nad czym aktualnie pracuje, co pozwala skuteczniej zarządzać pracą.
5. Standaryzacja procesów i zapewnienie zgodności z przepisami. W procesach automatyzacji można bardzo precyzyjnie określić poziomy uprawnień użytkowników, ale członkowie zespołu nie zawsze przestrzegają tych wytycznych. Po wdrożeniu BPA nie musisz już się tym martwić, ponieważ odpowiedni proces jest elementem systemu. Możesz stworzyć odpowiednią cyfrową automatyzację przepływów pracy , która zapewnia, że właściwe informacje są kierowane do właściwej osoby we właściwym czasie. Pozwala to również firmom łatwo monitorować wykorzystanie danych przez użytkowników dzięki mechanizmom rejestrowania nazwisk, dat i szczegółów zadań. Jest to również pomocne podczas tworzenia dzienników inspekcji i wykazywania zgodności z przepisami.
6. Wyższy poziom satysfakcji pracowników i klientów. Dodanie zautomatyzowanego rozwiązania do procesów umożliwi pracownikom łatwe i bezbłędne wykonywanie wielu codziennych obowiązków, dzięki czemu poziom satysfakcji w zespole zwiększy się. Automatyzacja zapewnia bezproblemowe środowisko, w którym pracownicy mogą się lepiej rozwijać. Poszczególne czynności są szybko zatwierdzane przez kierownictwo, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na ważniejszych projektach prowadzących do bardziej innowacyjnych decyzje biznesowe. Dodatkowym atutem są zadowoleni klienci, ponieważ dane, które do nich trafiają, są spójniejsze i dokładniejsze, a końcowe produkty i wyniki — bardziej satysfakcjonujące.