Osoba korzystająca z komputera

Co to jest BPMS?

Oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi — przewodnik dla początkujących

Wprowadzenie

Oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi (ang. business process management software, BPMS) służy firmom do wspomagania definiowania i wdrażania automatycznych procesów biznesowych oraz zarządzania nimi. Dzięki niemu czasochłonne procesy wykonywane ręcznie można przekształcić w usprawnione przepływy pracy o zastosowaniach biznesowych.

Po dodaniu obsługi chmury, AI oraz analizy danych big data oprogramowanie BPMS staje się oprogramowaniem inteligentnym (iBPMS), które umożliwia jeszcze szerzej zakrojoną automatyzację procesów, przyspieszenie opracowywania przepływów pracy oraz poprawę w zakresie aranżacji procesów biznesowych.

W jaki sposób BPMS pomaże
mojej firmie?

BPMS enables you to use business process automation to streamline a variety of tasks, ensuring that processes are followed for activities such as document review and approval, document management, HR onboarding, and management of employee requests.

Dzięki automatyzacji reagujących na wyzwalacze komunikatów, takich jak wysyłane pocztą e-mail alerty dotyczące zadań, przypomnienia o płatnościach i listy z podziękowaniami, BPMS usprawnia przepływ pracy w całej firmie. Oprogramowania BPMS można nawet użyć do aranżacji kampanii marketingowych realizowanych za pośrednictwem poczty e-mail — ułatwia to zastosowanie właściwego komunikatu lub wiadomości we właściwym czasie.

Korzyści związane z oprogramowaniem BPMS

BPMS and iBPMS solutions make it easy to build workflow automation into a wide range of business applications, standardizing processes and delivering:)

Większa wydajność

Wdrożenie oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi powoduje, że osoby w całej firmie poświęcają mniej czasu na wielokrotne wykonywanie powtarzalnych procesów, dzięki czemu mają czas na inne zadania, a ich produktywność rośnie.

Większa elastyczność

BPMS umożliwia firmom dokumentowanie, standaryzację i automatyzację procesów biznesowych, napędzając tym samym postęp i ułatwiając szybkie reagowanie na zmiany poprzez spójne wprowadzanie nowych procesów w całej organizacji.

Usprawniona współpraca

Oprogramowanie BPMS umożliwia zespołom automatyczne rozsyłanie zadań i przypisań oraz gwarantuje, że nowe lub zaktualizowane procesy są wprowadzane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu wszyscy są z nimi na bieżąco.

Rozszerzona zgodność

Korzystając z oprogramowania BPMS do wprowadzania reguł do swoich procesów, firmy mogą zapewnić sobie zgodność z istniejącymi przepisami i szybko przystosować się do zmian legislacyjnych, ograniczając przerwy w działalności do minimum.

Większe zaangażowanie klienta oraz lepsze wsparcie

Jako że oprogramowanie BPMS gwarantuje spójne stosowanie procesów biznesowych, firmy mogą przy jego użyciu ustanawiać, wymuszać i monitorować kluczowe aspekty interakcji z klientami. Klienci i firmy korzystają z większej personalizacji, zautomatyzowanego procesu tworzenia zgłoszeń, spójnych komunikatów generowanych wskutek działania wyzwalacza oraz jednolitego zarządzania potencjalnymi klientami i przypadkami.

Kto używa oprogramowania BPMS?

Praktycznie każda osoba z firmy może projektować i wdrażać procesy automatyzacji pozwalające zrobić więcej w krótszym czasie — w tym celu wystarczy skorzystać z nowoczesnego rozwiązania BPMS.

Jeszcze kilka lat temu automatyzacja procesów biznesowych były procesem naprawdę złożonym. Programiści spędzali sporo czasu z interesariuszami na mapowaniu każdego z zadań tworzących proces, by móc następnie przekazać pałeczkę zespołowi IT, który pisał od podstaw kod dla każdego zautomatyzowanego procesu. Kolejne zmiany w procesie wymagały dalszego mapowania i programowania. Trzeba też było poświęcić więcej czasu na aktualizacje.

Najlepsze z dostępnych dziś platform BPMS upraszczają automatyzację procesów, zmniejszając lub całkowicie eliminując potrzebę obsługi programistycznej i informatycznej. Systemy te umożliwiają organizacjom implementowanie bardzo skomplikowanych procesów oraz pozwalają zespołom i poszczególnym osobom łatwe tworzenie i wdrażanie zautomatyzowanych procesów.

Najkrócej na pytanie „Kto używa oprogramowania BPMS?” można więc odpowiedzieć: kto chce i potrzebuje.

Automatyzacja przy użyciu
oprogramowania BPMS

Wysokiej jakości oprogramowanie BPMS pozwala wykluczyć element niepewności z procesu projektowania i wdrażania zautomatyzowanych procesów, dzięki czemu pozwala działać krok po kroku zgodnie z określonym szablonem. Najlepsze rozwiązania BPMS to gwarancja wydajności i integracji w następujących obszarach:

  1. Zidentyfikuj i zaprojektuj proces, który chcesz zautomatyzować.

    Opracuj uzasadnienie biznesowe dla procesu i zapoznaj się z istniejąca dokumentacją procesu i modelami, które go definiują.

  2. Sporządź model logiki lub kroków w ramach przepływu procesów biznesowych.

    Zdefiniuj etapy i kroki procesu biznesowego w oprogramowaniu BPMS i przetestuj na platformie różne scenariusze biznesowe, używając wbudowanych narzędzi do modelowania.

  3. Opracuj automatyzację, używając narzędzi do projektowania wykorzystujących metodę wskazywania i klikania — nie musisz pisać kodu.

    Utwórz przepływy procesów i interfejsy użytkownika dla procesu biznesowego, używając biblioteki rozwiązania BPMS z wstępnie zaprojektowanymi szablonami i konektorami.

  4. Uruchom swoją automatyzację i udostępnij ją zespołowi lub całej firmie.

Wybór rozwiązania BPMS

If your goal is simplifying business process management, it’s smart to create a shortlist of BPMS solutions that truly make automation easy for people to learn and use. Today’s best-of-breed automation platforms do that and much more. Be sure you can answer the following questions before starting your search:)

Na jakich procesach zamierzasz się skupić?

Zdecyduj, czy potrzebujesz rozwiązania, które pozwoli Ci zautomatyzować bardziej rutynowe zadania, takie jak przetwarzanie faktur, czy też może obsługiwać automatyzację złożonych, długotrwałych procesów, takich jak zarządzanie budżetem czy monitorowanie wydajności.

Kto będzie używać tego rozwiązania?

As a key component of effective digital transformation, the BPMS solution you choose should be geared toward usability for everyone in the company. Today’s best low-code BPMS solutions feature robotic process automation (RPA) capabilities that make for easier adoption throughout the organization.)

W jaki sposób wdrożysz BPMS?

Należy także zdecydować, czy rozwiązanie BPMS ma być oparte na chmurze, czy też ma działać lokalnie.

Podstawowe zalety platformy BPMS działającej w modelu SaaS (oprogramowanie jako usługa) obejmują uproszczone wprowadzanie, jako że aplikacja zostaje uruchomiona i zaczyna działać tego samego dnia, a także skalowalność, ponieważ w razie potrzeby rozrasta się jedynie Twoja subskrypcja, a nie infrastruktura. Nie bez znaczenia jest także przewidywalna płatność zgodnie z rzeczywistym użyciem.

Ważnymi korzyściami płynącymi z zastosowania platformy BPMS są kontrola, jako że rozwiązanie należy do Twojej infrastruktury, oraz bezpieczeństwo — ponieważ dane są przechowywane w Twoich systemach, przez co ryzyko nieautoryzowanego dostępu jest ograniczone.

Kto zapewni Ci wsparcie w zakresie rozwiązania BPMS?

Wdrożenie i konserwacja lokalnego rozwiązania BPMS wymaga znacznej inwestycji w infrastrukturę IT oraz personel. W przypadku dostarczanej w modelu SaaS platformy BPMS wymagającej niewielkiego użycia kodu wydatki na zasoby IT są zdecydowanie mniejsze.

Na co możesz sobie pozwolić?

Chociaż koszt zawsze stanowi ważny czynnik, to pamiętaj, aby wziąć pod uwagę oczekiwany zwrot z inwestycji. Im wydajniejsze jest narzędzie, tym większą wartość będzie generować dla Twojej firmy.

Dowiedz się, jak firma Louisiana-Pacific Corporation przekształciła procesy ręczne,
korzystając z oprogramowania BPMS

Dowiedz się, jak firma Louisiana-Pacific usprawniła procesy, przyspieszyła przepływy pracy i uprościła przechwytywanie danych, korzystając z rozwiązania Power Automate.

Osoba korzystająca z laptopa w kuchni

Wypróbuj rozwiązanie BPMS w swojej organizacji

Odkryj, jak łatwo możesz osiągać nowe poziomy wydajności, elastyczności i współpracy w firmie dzięki rozwiązaniu Microsoft Power Automate. Rozpocznij za darmo.