Informacje o oprogramowaniu do zarządzania procesami biznesowymi
Oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi (ang. business process management software, BPMS) służy firmom do wspomagania definiowania i wdrażania automatycznych procesów biznesowych oraz zarządzania nimi. Dzięki niemu czasochłonne procesy wykonywane ręcznie można przekształcić w usprawnione przepływy pracy o zastosowaniach biznesowych.
Po dodaniu obsługi chmury, AI oraz analizy danych big data oprogramowanie BPMS staje się oprogramowaniem inteligentnym (iBPMS), które umożliwia jeszcze szerzej zakrojoną automatyzację procesów, przyspieszenie opracowywania przepływów pracy oraz poprawę w zakresie aranżacji procesów biznesowych.
W jaki sposób BPMS pomaże mojej firmie?
BPMS umożliwia firmom korzystanie z automatyzacji procesów biznesowych w celu usprawnienia różnych zadań. W rezultacie firmy mają gwarancję, że działania, takie jak recenzowanie i zatwierdzanie dokumentów oraz zarządzanie nimi, dołączanie nowych pracowników etatowych i zarządzanie ich wnioskami, są przeprowadzane w sposób zgodny z procesami.
Dzięki automatyzacji reagujących na wyzwalacze komunikatów — takich jak wysyłane pocztą e-mail alerty dotyczące zadań, przypomnienia o płatnościach i listy z podziękowaniami — BPMS usprawnia przepływy pracy w całej firmie. Oprogramowania BPMS można nawet użyć do aranżacji kampanii marketingowych realizowanych za pośrednictwem poczty e-mail — ułatwia to zastosowanie właściwego komunikatu lub wiadomości we właściwym czasie.
Korzyści związane z oprogramowaniem BPMS
Rozwiązania BPMS i iBPMS ułatwiają uwzględnienie automatyzacji przepływów pracy w szerokiej gamie aplikacji biznesowych, które standaryzują procesy i dostarczają:
Większa wydajność
Wdrożenie oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi powoduje, że osoby w całej firmie poświęcają mniej czasu na wielokrotne wykonywanie powtarzalnych procesów, dzięki czemu mają czas na inne zadania, a ich produktywność rośnie.
Większa elastyczność
BPMS umożliwia firmom dokumentowanie, standaryzację i automatyzację procesów biznesowych, napędzając tym samym postęp i ułatwiając szybkie reagowanie na zmiany poprzez spójne wprowadzanie nowych procesów w całej organizacji.
Usprawniona współpraca
Oprogramowanie BPMS umożliwia zespołom automatyczne rozsyłanie zadań i przypisań oraz gwarantuje, że nowe lub zaktualizowane procesy są wprowadzane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu wszyscy są z nimi na bieżąco.
Rozszerzona zgodność
Korzystając z oprogramowania BPMS do wprowadzania reguł do swoich procesów, firmy mogą zapewnić sobie zgodność z istniejącymi przepisami i szybko przystosować się do zmian legislacyjnych, ograniczając przerwy w działalności do minimum.
Większe zaangażowanie klienta oraz lepsze wsparcie
Jako że oprogramowanie BPMS gwarantuje spójne stosowanie procesów biznesowych, firmy mogą przy jego użyciu ustanawiać, wymuszać i monitorować kluczowe aspekty interakcji z klientami. Klienci i firmy korzystają z większej personalizacji, zautomatyzowanego procesu tworzenia zgłoszeń, spójnych komunikatów generowanych wskutek działania wyzwalacza oraz jednolitego zarządzania potencjalnymi klientami i przypadkami.
Kto używa oprogramowania BPMS?
Praktycznie każda osoba z firmy może projektować i wdrażać procesy automatyzacji pozwalające zrobić więcej w krótszym czasie — w tym celu wystarczy skorzystać z nowoczesnego rozwiązania BPMS.
Jeszcze kilka lat temu automatyzacja procesów biznesowych były procesem naprawdę złożonym. Programiści spędzali sporo czasu z interesariuszami na mapowaniu każdego z zadań tworzących proces, by móc następnie napisać od podstaw kod dla każdego zautomatyzowanego procesu. Kolejne zmiany w procesie wymagały dalszego mapowania i programowania. Trzeba też było poświęcić więcej czasu na aktualizacje.
Najlepsze z dostępnych dziś platform BPMS upraszczają automatyzację procesów, zmniejszając lub całkowicie eliminując potrzebę obsługi programistycznej i informatycznej. Systemy te umożliwiają organizacjom implementowanie bardzo skomplikowanych procesów oraz pozwalają zespołom i poszczególnym osobom łatwe tworzenie i wdrażanie zautomatyzowanych procesów.
Najkrócej na pytanie „Kto używa oprogramowania BPMS?” można więc odpowiedzieć: kto chce i potrzebuje.
Automatyzacja przy użyciu oprogramowania BPMS
Wysokiej jakości oprogramowanie BPMS pozwala wykluczyć element niepewności z procesu projektowania i wdrażania zautomatyzowanych procesów, dzięki czemu pozwala działać krok po kroku zgodnie z określonym szablonem. Najlepsze rozwiązania BPMS to gwarancja wydajności i integracji w następujących obszarach:
- Zidentyfikuj i zaprojektuj proces, który chcesz zautomatyzować.
Opracuj uzasadnienie biznesowe dla procesu i zapoznaj się z istniejąca dokumentacją procesu i modelami, które go definiują.
- Sporządź model logiki lub kroków w ramach przepływu procesów biznesowych.
Zdefiniuj etapy i kroki procesu biznesowego w oprogramowaniu BPMS i przetestuj na platformie różne scenariusze biznesowe, używając wbudowanych narzędzi do modelowania.
- Opracuj automatyzację, używając narzędzi do projektowania wykorzystujących metodę wskazywania i klikania — nie musisz pisać kodu.
Utwórz przepływy procesów i interfejsy użytkownika dla procesu biznesowego, używając biblioteki rozwiązania BPMS z wstępnie zaprojektowanymi szablonami i konektorami.
- Uruchom swoją automatyzację i udostępnij ją zespołowi lub całej firmie.
Określ, jak i komu ma być udostępniana automatyzacja, a następnie sprawdź, jak wszystko działa w praktyce.
Wybór rozwiązania BPMS
Jeśli Twoim celem jest uproszczenie zarządzania procesami biznesowymi, rozważ utworzenie listy rozwiązań BPMS, które w istocie ułatwiają użytkownikom opanowanie zasad automatyzacji oraz korzystanie z niej. Najlepsze z dostępnych obecnie platform automatyzacji dają te i wiele innych możliwości. Zanim zaczniesz poszukiwania, odpowiedz sobie na następujące pytania:
Na jakich procesach zamierzasz się skupić?
Zdecyduj, czy potrzebujesz rozwiązania, które pozwoli Ci zautomatyzować bardziej rutynowe zadania, takie jak przetwarzanie faktur, czy też może obsługiwać automatyzację złożonych, długotrwałych procesów, takich jak zarządzanie budżetem czy monitorowanie wydajności.
Kto będzie używać tego rozwiązania?
Kluczowe znaczenie dla efektywnej cyfrowej transformacji ma ukierunkowanie wybranego rozwiązania BPMS na możliwość jego użytkowania przez wszystkie osoby w firmie. Najlepsze z dostępnych dziś rozwiązań BPMS wymagających niewielkiego użycia kodu oferują funkcje automatyzacji procesów mechanicznych (RPA), dzięki czemu można je łatwiej wdrożyć w całej organizacji.
W jaki sposób wdrożysz BPMS?
Należy także zdecydować, czy rozwiązanie BPMS ma być oparte na chmurze, czy też ma działać lokalnie.
Podstawowe zalety platformy BPMS działającej chmurowo w modelu SaaS (oprogramowanie jako usługa) obejmują uproszczone wprowadzanie, jako że aplikacja zostaje uruchomiona i zaczyna działać tego samego dnia, a także skalowalność, ponieważ w razie potrzeby rozrasta się jedynie Twoja subskrypcja, a nie infrastruktura. Nie bez znaczenia jest także przewidywalna płatność zgodnie z rzeczywistym użyciem.
Ważnymi korzyściami płynącymi z zastosowania platformy BPMS są kontrola, jako że rozwiązanie należy do Twojej infrastruktury, oraz bezpieczeństwo — ponieważ dane są przechowywane w Twoich systemach, przez co ryzyko nieautoryzowanego dostępu jest ograniczone.
Kto zapewni Ci wsparcie w zakresie rozwiązania BPMS?
Wdrożenie i konserwacja lokalnego rozwiązania BPMS wymaga znacznej inwestycji w infrastrukturę IT oraz personel. W przypadku dostarczanej w modelu SaaS platformy BPMS wymagającej niewielkiego użycia kodu wydatki na zasoby IT są zdecydowanie mniejsze.
Na co możesz sobie pozwolić?
Chociaż koszt zawsze stanowi ważny czynnik, to pamiętaj, aby wziąć pod uwagę oczekiwany zwrot z inwestycji. Im wydajniejsze jest narzędzie, tym większą wartość będzie generować dla Twojej firmy.