Jak zrobić więcej dzięki automatyzacji przepływów pracy

Co to jest automatyzacja przepływów pracy?

Za każdym razem, gdy Twoja firma ma do czynienia z powtarzalnym zadaniem wykonywanym ręcznie, możesz skorzystać z automatyzacji przepływu pracy. Automatyzacja przepływu pracy to proces polegający na użyciu logiki opartej na regułach w celu wyeliminowania wszelkich procesów ręcznych potrzebnych do ukończenia zadania. Poza optymalizacją i cyfryzacją procesów biznesowych korzystających z papierowej dokumentacji, usprawnianie przepływów pracy pozwala zaoszczędzić czas poświęcany na wykonywanie zadań i zredukować liczbę błędów, a przy tym pomaga pracownikom koncentrować się na bardziej strategicznych działaniach, które przynoszą bardziej odczuwalne skutki.

Automatyzacja przepływów pracy to centrum nowoczesnego zarządzania przedsiębiorstwem. Ponieważ coraz więcej firm zaczyna wdrażać automatyzację w swoich procesach biznesowych i korzystać z jej zalet, rynek automatyzacji przepływów pracy będzie się już tylko rozwijał. Pojawianie się coraz bardziej zaawansowanej technologii będzie z kolei przekładać się na to, że coraz więcej firm będzie korzystać z automatyzacji przepływów pracy, aby tworzyć usprawnione, wydajne sposoby pracy, wpływając na wiele branż i tworząc przewagę konkurencyjną na rynkach.

Efektywna automatyzacja przepływów pracy w pięciu prostych krokach

Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu automatyzacja procesów ręcznych może być prosta i niezwykle korzystna. Aby skutecznie wyeliminować nieefektywne, wykonywane ręcznie zadania i przekształcić sposób działania firmy, musisz wiedzieć, które procesy Cię powstrzymują.

Wykonaj pięć poniższych prostych kroków, aby zautomatyzować przepływy pracy:

1. Wybierz procesy. Zidentyfikuj procedury, które są nieefektywne, zbyt skomplikowane lub zbyt kosztowne, a następnie uszereguj je i wybierz najlepszych kandydatów do automatyzacji.
2. Przeprowadź odpowiednie badania. W jaki sposób inne organizacje zautomatyzowały podobne procesy? Rozważ różne opcje kompilowania i implementowania zautomatyzowanych przepływów pracy — czy skorzystasz z pomocy specjalistów IT, czy też deweloperzy obywatelscy w Twojej firmie mogą używać narzędzia do automatyzacji miejsc pracy z małą ilością kodu do tworzenia własnych, zaawansowanych zautomatyzowanych przepływów pracy?
3. Zarządzaj zmianami i stymuluj wdrażanie. Po uruchomieniu nowych przepływów pracy ważne jest, aby upewnić się, że wdrożono je w całej firmie — im więcej osób korzysta z automatycznych przepływów pracy, tym bardziej będą one skuteczne.
4. Komunikuj się z pracownikami i szkól ich. Upewnij się, że wszyscy wiedzą, że istnieją nowe narzędzia, które ułatwią im pracę. Zapewnij dokumentację i szkolenia, których potrzebują, aby ułatwić wdrożenie.
5. Oceniaj i udoskonalaj. Natychmiast zacznij mierzyć sukces nowych procesów. Śledząc z góry określone kluczowe wskaźniki wydajności, zyskasz jasny obraz skuteczności zautomatyzowanych przepływów pracy i wprowadzisz odpowiednie korekty.

Promuj doskonałość dzięki oprogramowaniu do automatyzacji przepływów pracy

Teraz, gdy wiesz już, czym jest automatyzacja przepływów pracy, zastanów się, jak możesz ją osiągnąć i jaką wartość pomoże Ci wygenerować. Najprostszym sposobem wprowadzenia automatyzacji przepływów pracy w Twojej firmie jest zastosowanie oprogramowania do automatyzacji przepływów pracy lub chmurowej usługi automatyzacji przepływów pracy.

Podaruj moc właściwym osobom

Technologie te oferują moc opracowywania innowacyjnych przepływów pracy osobom, które najlepiej znają Twoją firmę: pracownikom, którzy wchodzą w bezpośrednią interakcję z procesami, które można przyspieszyć i usprawnić dzięki automatyzacji. To nie musi być trudne. W większości firm prawie każdy pracownik może być deweloperem obywatelskim używającym technologii automatyzacji z małą ilością kodu lub bez kodu do tworzenia zaawansowanych przepływów pracy.

Ważne jest, aby znaleźć rozwiązanie do automatyzacji przepływów pracy , które jest intuicyjne, łatwe w użyciu i elastyczne. W idealnym przypadku potrzebujesz technologii z wbudowanymi konektorami, która umożliwia włączenie wybranego zakresu aplikacji do przepływów pracy. Innym sposobem optymalizacji procesów biznesowych jest używanie technologii developmentu aplikacji z małą ilością kodu, aby pomóc inżynierom, zwykłym użytkownikom biznesowym lub liderom firmy kompilować potrzebne aplikacje mobilne , które umożliwią im pozostawanie w kontakcie, produktywną pracę i wykorzystywanie szans — bez konieczności polegania na profesjonalnych deweloperach.

Przepływy pracy w chmurze

Pamiętaj, że chmurowe narzędzia do automatyzacji oferują większe korzyści niż ich lokalne odpowiedniki, w tym lepszą skalowalność i wysoki poziom zabezpieczeń. Ponadto oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy powinno działać w połączeniu z istniejącymi narzędziami do analizy biznesowej w firmie, ułatwiając monitorowanie wydajności zautomatyzowanych przepływów pracy.

Na koniec oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy z możliwościami obsługi urządzeń mobilnych pozwoli pracownikom bezpiecznie automatyzować przepływy pracy z dowolnego miejsca i o każdej porze.

Jak to działa

Dzięki automatyzacji przepływów pracy użytkownicy ustawiają wyzwalacz serii akcji. Na przykład w przypadku zatrudniania nowego pracownika można utworzyć zautomatyzowany przepływ pracy, aby natychmiast wysłać temu pracownikowi powitalną wiadomość e-mail i przeprowadzić go przez proces wypełniania prawidłowej dokumentacji dla nowo zatrudnionych osób.

Użytkownicy definiują serię zadań, które są niezbędne do wykonania typowych procesów biznesowych. Po zdefiniowaniu zautomatyzowany przepływ pracy przeprowadzi przypisane akcje za każdym razem, gdy wystąpi określony wyzwalacz.