Osoba przedstawiająca prezentację

Jak zrobić więcej dzięki automatyzacji przepływów pracy

Od pracowników obsługi klienta po dyrektorów generalnych — prawie wszyscy specjaliści biznesowi spędzają zbyt dużo dni roboczych — nawet połowę z nich — wykonując bezproduktywne, nadmiarowe, ręczne procesy, które można zautomatyzować. Rutynowe, czasochłonne zadania sprawiają, że pracownicy na każdym poziomie są mniej wydajni, ale inteligentne firmy wykorzystują automatyzację przepływów pracy, aby pomóc wszystkim pracować wydajniej.

Automatyzacja przepływów pracy to centrum nowoczesnego zarządzania przedsiębiorstwem, które opiera się na ciągłej poprawie technologii i szybkich innowacjach. Ponieważ coraz więcej firm zaczyna wdrażać automatyzację w swoich procesach biznesowych i korzystać z jej zalet, rynek automatyzacji przepływów pracy będzie się już tylko rozwijał. W miarę, jak technologia staje się coraz bardziej rozpowszechniona i zaawansowana, coraz więcej firm będzie korzystać z automatyzacji przepływów pracy, aby tworzyć usprawnione, wydajne sposoby pracy, wpływając na wiele branż i tworząc przewagę konkurencyjną na rynkach.

Co to jest automatyzacja przepływów pracy?

Korzystanie z odpowiedniego dla firmy oprogramowania do automatyzacji przepływów pracy umożliwia zastępowanie procesów wykonywanych ręcznie, takich jak wprowadzanie danych, aktualizacje mediów społecznościowych i obsługa odpowiedzi na wiadomości e-mail, usprawnionymi, zautomatyzowanymi przepływami pracy, które oszczędzają czas i zmniejszają liczbę błędów. Dzięki temu spędzasz mniej czasu na poprawianiu błędów i pomagasz pracownikom skupić się na bardziej strategicznej i istotnej pracy.

Dzięki automatyzacji przepływów pracy będziesz nawet digitalizować i optymalizować procesy biznesowe oparte na papierowych dokumentach, takie jak zamawianie zapasów lub odpowiadanie na żądania zatwierdzenia. Wszędzie tam, gdzie firma napotyka powtarzalne zadania ręczne, możesz użyć automatyzacji przepływów pracy, aby zwiększyć skuteczność tych procesów.

Efektywna automatyzacja przepływów pracy w pięciu prostych krokach

Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu automatyzacja procesów ręcznych może być prosta i niezwykle korzystna. Aby skutecznie wyeliminować nieefektywne, wykonywane ręcznie zadania i przekształcić sposób działania firmy, musisz wiedzieć, które procesy Cię powstrzymują, zrozumieć opcje automatyzacji, zarządzać wdrożeniem, zapewnić szkolenia i mierzyć sukces.

Wykonaj pięć poniższych prostych kroków, aby zautomatyzować przepływy pracy:

  1. Wybierz procesy. Zidentyfikuj procedury, które są nieefektywne, zbyt skomplikowane lub zbyt kosztowne, a następnie uszereguj je i wybierz najlepszych kandydatów do automatyzacji.
  2. Przeprowadź odpowiednie badania. W jaki sposób inne organizacje zautomatyzowały podobne procesy? Rozważ różne opcje kompilowania i implementowania zautomatyzowanych przepływów pracy — czy skorzystasz z pomocy specjalistów IT, czy też deweloperzy obywatelscy w Twojej firmie mogą używać narzędzia do automatyzacji miejsc pracy z małą ilością kodu do tworzenia własnych, zaawansowanych zautomatyzowanych przepływów pracy?
  3. Zarządzaj zmianami i stymuluj wdrażanie. Po uruchomieniu nowych przepływów pracy ważne jest, aby upewnić się, że wdrożono je w całej firmie — im więcej osób korzysta z automatycznych przepływów pracy, tym bardziej będą one skuteczne.
  4. Komunikuj się z pracownikami i szkól ich. Upewnij się, że wszyscy wiedzą, że istnieją nowe narzędzia, które ułatwią im pracę. Zapewnij dokumentację i szkolenia, których potrzebują, aby ułatwić wdrożenie.
  5. Oceniaj i udoskonalaj. Natychmiast zacznij mierzyć sukces nowych procesów. Śledząc z góry określone kluczowe wskaźniki wydajności, zyskasz jasny obraz skuteczności zautomatyzowanych przepływów pracy i wprowadzisz odpowiednich korekty.

Promuj doskonałość dzięki oprogramowaniu do automatyzacji przepływów pracy

Teraz, gdy wiesz już, czym jest automatyzacja przepływów pracy, zastanów się, jak możesz ją osiągnąć i jaką wartość pomoże Ci wygenerować. Najprostszym sposobem wprowadzenia automatyzacji przepływów pracy w Twojej firmie jest zastosowanie oprogramowania do automatyzacji przepływów pracy lub chmurowej usługi automatyzacji przepływów pracy.

Podaruj moc właściwym osobom

Technologie te oferują moc opracowywania innowacyjnych przepływów pracy osobom, które najlepiej znają Twoją firmę: pracownikom, którzy wchodzą w bezpośrednią interakcję z procesami, które można przyspieszyć i usprawnić dzięki automatyzacji. To nie musi być trudne. W większości firm prawie każdy pracownik może być deweloperem obywatelskim używającym technologii automatyzacji z małą ilością kodu lub bez kodu do tworzenia zaawansowanych przepływów pracy.

Ważne jest, aby znaleźć rozwiązanie do automatyzacji przepływów pracy, które jest intuicyjne, łatwe w użyciu i elastyczne. W idealnym przypadku potrzebujesz technologii z wbudowanymi konektorami, która umożliwia włączenie wybranego zakresu aplikacji do przepływów pracy.

Innym sposobem optymalizacji procesów biznesowych jest używanie technologii developmentu aplikacji z małą ilością kodu, aby pomóc inżynierom, zwykłym użytkownikom biznesowym lub liderom firmy kompilować potrzebne aplikacje mobilne, które umożliwią im pozostawanie w kontakcie, produktywną pracę i wykorzystywanie szans — bez konieczności polegania na profesjonalnych deweloperach.

Przepływy pracy w chmurze

Pamiętaj, że chmurowe narzędzia do automatyzacji oferują większe korzyści niż ich lokalne odpowiedniki, w tym lepszą skalowalność i wysoki poziom zabezpieczeń. Ponadto oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy powinno działać w połączeniu z istniejącymi narzędziami do analizy biznesowej w firmie, ułatwiając monitorowanie wydajności zautomatyzowanych przepływów pracy.

Na koniec oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy z możliwościami obsługi urządzeń mobilnych pozwoli pracownikom bezpiecznie automatyzować przepływy pracy z dowolnego miejsca i o każdej porze.

Jak to działa

Dzięki automatyzacji przepływów pracy użytkownicy ustawiają wyzwalacz serii akcji. Na przykład w przypadku zatrudniania nowego pracownika można utworzyć zautomatyzowany przepływ pracy, aby natychmiast wysłać temu pracownikowi powitalną wiadomość e-mail i przeprowadzić go przez proces wypełniania prawidłowej dokumentacji dla nowo zatrudnionych osób.

Użytkownicy definiują serię zadań, które są niezbędne do wykonania typowych procesów biznesowych. Po zdefiniowaniu zautomatyzowany przepływ pracy przeprowadzi przypisane akcje za każdym razem, gdy wystąpi określony wyzwalacz.

Odkryj lepsze metody pracy

Zapewnij wszystkim możliwość tworzenia zautomatyzowanych rozwiązań dzięki usłudze Microsoft Power Automate, aby mogli w pełni wykorzystać swój dzień pracy. Wykorzystanie przepływów — co w usłudze Power Automate nazywa się automatyzacją przepływów pracy — aby pomóc wszystkim pracownikom uwolnić się od powtarzających się, czasochłonnych zadań i stworzyć bardziej strategiczne, dynamiczne miejsce pracy.