Τι είναι η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων;
Τα δεδομένα έχουν φτάσει σε σημείο κορεσμού. Οι οργανισμοί σήμερα έχουν συχνά τόσα πολλά δεδομένα που είναι δύσκολο να αποκρυπτογραφήσουν ποιες πληροφορίες είναι πολύτιμες και ποιες αποτελούν θόρυβο. Η εξόρυξη τεράστιων ποσοτήτων δεδομένων για αξιοποιήσιμες πληροφορίες μπορεί να είναι δαπανηρή και χρονοβόρα. Σε αυτό βοηθά η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων ή IDP.
Η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων (IDP) είναι μια τεχνολογία αυτοματοποίησης ροής εργασιών που σαρώνει, διαβάζει, εξάγει, κατηγοριοποιεί και οργανώνει σημαντικές πληροφορίες σε προσβάσιμες μορφές από μεγάλες ροές δεδομένων. Η τεχνολογία αυτή μπορεί να επεξεργαστεί πολλούς διαφορετικούς τύπους εγγράφων: έντυπα, PDF, έγγραφα Word, υπολογιστικά φύλλα και πολλές άλλες μορφές. Η κύρια λειτουργία της IDP είναι η εξαγωγή πολύτιμων πληροφοριών σε μεγάλα σύνολα δεδομένων χωρίς ανθρώπινη συνεισφορά.
Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα στην αυτοματοποίηση επεξεργασίας ορισμένων εκ των εγγράφων σας με IDP. Μέσω της τεχνητής νοημοσύνης, η IDP μπορεί να εξαλείψει την ανάγκη για μη αυτόματη καταχώρηση και την ανάγκη αξιοποίησης εργαζομένων στην επεξεργασία. Αυτή η διαδικασία, όχι μόνο αυξάνει την ταχύτητα με την οποία τα δεδομένα μπορούν να υποβληθούν σε επεξεργασία, αλλά μειώνει και το κόστος της διαδικασίας—ενώ ταυτόχρονα μειώνει τις πιθανότητες ανθρώπινου λάθους για καλύτερη αποτελεσματικότητα.
Οι σύγχρονοι οργανισμοί έχουν συνήθως μεγάλους όγκους τριών τύπων δεδομένων: δομημένο, μη δομημένο και ημι-δομημένο. Τα δομημένα δεδομένα οργανώνονται και διαβάζονται πιο εύκολα από υπαλλήλους ανθρώπινης επεξεργασίας δεδομένων. Τα μη δομημένα δεδομένα, από την άλλη πλευρά, απαιτούν χρονοβόρες διαδικασίες για επεξεργασία και ανάλυση. Τα ημιδομημένα δεδομένα αποτελούν ενδιάμεση λύση. Οι λύσεις έξυπνης επεξεργασίας εγγράφων έχουν τη δυνατότητα να αυτοματοποιούν την επεξεργασία δεδομένων για δομημένα, μη δομημένα και ημιδομημένα δεδομένα.
Πώς λειτουργεί η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων;
Υπάρχουν ορισμένα βήματα στην έξυπνη επεξεργασία εγγράφων.
Ξεκινά με την έξυπνη αναγνώριση εγγράφων, όταν η IDP χρησιμοποιεί πολύπλοκη τεχνολογία τεχνητής νοημοσύνης βαθιάς εκμάθησης για να σαρώσει έγγραφα και να τα ταξινομήσει. Αυτή η τεχνολογία μπορεί να εκπαιδευτεί σε έως και 190 γλώσσες και είναι ικανή να διαβάζει και να ερμηνεύει έγγραφα όπως θα έκανε ένας εργαζόμενος στην επεξεργασία δεδομένων.
Αφού ταξινομηθούν τα δεδομένα σας, το λογισμικό έξυπνης αυτοματοποίησης εγγράφων αρχίζει να εξάγει τα δεδομένα που έχουν αξία για τον οργανισμό σας. Η εξαγωγή επιτυγχάνεται μέσω τεχνολογιών γνωσιακής τεχνητής νοημοσύνης που εντοπίζουν συγκεκριμένα κομμάτια δεδομένων από το μεγαλύτερο έγγραφο. Στη συνέχεια, η IDP οργανώνει τα σχετικά δεδομένα και τα παρουσιάζει σε μια εύκολα προσβάσιμη μορφή.
Εάν ο οργανισμός σας έχει μεγάλους όγκους δομημένων, ημιδομημένων ή μη δομημένων δεδομένων, η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων είναι μια επένδυση που αξίζει να εξεταστεί ως μέρος της στρατηγικής διαχείρισης επιχειρηματικών διεργασιών.
Οφέλη της έξυπνης επεξεργασίας εγγράφων
Η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων έχει καταδείξει ότι βελτιώνει τις επιχειρηματικές διαδικασίες και αυξάνει την αποτελεσματικότητα της ομάδας. Ακολουθούν μερικά από τα βασικά πλεονεκτήματα της αυτοματοποίησης της επεξεργασίας των εγγράφων σας:
- Αυξήστε την ακρίβεια της επεξεργασίας σας με την έξυπνη επεξεργασία εγγράφων. Το ποσοστό λαθών των υπαλλήλων ανθρώπινης επεξεργασίας δεδομένων είναι πολύ υψηλότερο από το ποσοστό λαθών της IDP.
- Μειώστε το κόστος της επεξεργασίας εγγράφων αυτοματοποιώντας ορισμένες από τις ροές εργασίας σας. Το μέσο κόστος της μη αυτόματης επεξεργασίας εγγράφων είναι μεταξύ 6 και 8 δολαρίων ανά έγγραφο. Το κόστος ανά έγγραφο της αυτοματοποιημένης επεξεργασίας εγγράφων είναι σημαντικά χαμηλότερο.
- Αυξήστε την παραγωγικότητα των υπαλλήλων προσφέροντάς τους την ευκαιρία να κάνουν πιο αποτελεσματική εργασία. Χωρίς την ανάγκη να επεξεργάζονται χωρίς λόγο χρονοβόρα έγγραφα, οι υπάλληλοι είναι ελεύθεροι να επικεντρώνονται σε άλλες εργασίες.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ της έξυπνης επεξεργασίας εγγράφων και της αυτοματοποιημένης επεξεργασίας εγγράφων;
Η αυτοματοποιημένη επεξεργασία εγγράφων είναι μια σχετική, αλλά πολύ διαφορετική τεχνολογία από την IDP. Η αυτοματοποιημένη επεξεργασία εγγράφων χρησιμοποιείται κυρίως για την ψηφιοποίηση έντυπων εγγράφων. Η δημιουργία ψηφιακών αντιγράφων εγγράφων σε έντυπη μορφή επιτρέπει την ευρετηρίαση και τη δυνατότητα αναζήτησής τους σε μια βάση δεδομένων. Αυτό είναι κρίσιμο για οργανισμούς όπως ο DMV που βασίζονται σε έντυπη τεκμηρίωση αλλά χρειάζονται τα δεδομένα τους ψηφιοποιημένα.
Η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων είναι ένα λογισμικό διαχείρισης επιχειρηματικών διεργασιών που μπορεί να πραγματοποιήσει ψηφιοποίηση και ευρετηρίαση έντυπων εγγράφων, αλλά μπορεί να εκτελέσει και άλλες ενέργειες όπως διαχωρισμό πολύτιμων πληροφοριών και παροχή πληροφοριών από τα δεδομένα στα έντυπα έγγραφα (ή σε οποιονδήποτε άλλο τύπο), και όχι απλώς πρόσβαση μέσω υπολογιστή σε αυτά.
Πώς να επιλέξω λογισμικό έξυπνης επεξεργασίας εγγράφων
Υπάρχουν μερικά βήματα για να επιλέξετε το καλύτερο λογισμικό έξυπνης επεξεργασίας εγγράφων για τον οργανισμό σας.
- Το πρώτο βήμα για την επιλογή μιας IDP είναι ο προσδιορισμός των αναγκών επεξεργασίας δεδομένων του οργανισμού σας. Έχετε περισσότερα δομημένα ή μη δομημένα δεδομένα; Σε τι μορφή είναι τα περισσότερα δεδομένα σας; Πόση από την επεξεργασία δεδομένων σας θέλετε να αυτοματοποιήσετε;
- Έπειτα, θα πρέπει να αξιολογήσετε ποια από τα δεδομένα σας θα ήταν ιδανικά για έξυπνη επεξεργασία εγγράφων. Αναλογιστείτε πόσο χρονοβόρα είναι η επεξεργασία καθενός εκ των συνόλων δεδομένων σας και η αυτοματοποίηση ποιανού εκ αυτών θα ωφελούσε περισσότερο τον οργανισμό σας. Τα έγγραφα που χρειάζονται περισσότερο χρόνο με τη μη αυτόματη επεξεργασία μπορεί να είναι καλοί υποψήφιοι για IDP.
- Αφού προσδιορίσετε τις ροές εργασιών επεξεργασίας εγγράφων που θέλετε να αυτοματοποιήσετε, είστε έτοιμοι να αποφασίσετε όσον αφορά το λογισμικό έξυπνης επεξεργασίας εγγράφων. Θα πρέπει να λάβετε την απόφασή σας με βάση τη ζήτηση για αυτοματοποίηση και τις απαιτήσεις που έχει ο οργανισμός σας για την αυτοματοποιημένη επεξεργασία εγγράφων. Ακολουθούν ορισμένες ερωτήσεις που θα σας βοηθήσουν να τεκμηριώσετε την επιλογή σας:
- Πόσο γρήγορα μπορεί να εφαρμοστεί η λύση έξυπνης αυτοματοποίησης εγγράφων;
- Πόσο εύκολα μπορεί να συντηρηθεί το λογισμικό;
- Τι επίπεδο υποστήριξης παρέχει η εταιρεία του λογισμικού για τις υπηρεσίες έξυπνης αυτοματοποίησης εγγράφων;
- Μπορεί η τεχνολογία έξυπνης αναγνώρισης εγγράφων στο λογισμικό να διαβάσει όλα τα έγγραφα που θέλει να επεξεργαστεί ο οργανισμός σας;
- Η ακρίβεια του λογισμικού θα βελτιώσει σημαντικά το ποσοστό λαθών;
Περιπτώσεις χρήσης για έξυπνη επεξεργασία εγγράφων
Η IDP χρησιμοποιείται σε όλους τους κλάδους. Ακολουθούν ορισμένες περιπτώσεις χρήσης έξυπνης επεξεργασίας εγγράφων:
- Τα τμήματα οικονομικών μπορούν να αυτοματοποιήσουν λειτουργίες πληρωτέων λογαριασμών, όπως η επεξεργασία τιμολογίων.
- Τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να επεξεργάζονται βιογραφικά, να ελέγχουν τους υπαλλήλους και να επεξεργάζονται έρευνες υπαλλήλων και άλλα δεδομένα ανθρώπινου δυναμικού με την IDP.
- Οι κρατικές υπηρεσίες αναλαμβάνουν τη διαχείριση αδειών, την έκδοση ηλεκτρονικών εγγράφων και την επεξεργασία αιτήσεων με το λογισμικό έξυπνης επεξεργασίας εγγράφων.
- Οι ασφαλιστικές εταιρείες χρησιμοποιούν την επεξεργασία εγγράφων αυτοματοποίησης για τη διεκπεραίωση αξιώσεων, τον εντοπισμό απάτης, τη διαλογή ασφαλιστήριων συμβολαίων και την επιτάχυνση της επεξεργασίας εγγράφων του οργανισμού σας.
- Οι δικηγορικές εταιρίες μπορούν να επεξεργαστούν, να αρχειοθετήσουν και να διαχειριστούν νομικά δεδομένα με μεγαλύτερη ακρίβεια με χρήση της IDP σε σύγκριση με τη χρήση μη αυτόματης επεξεργασίας εγγράφων.
Αυτοί είναι μόνο μερικοί από τους τομείς όπου χρησιμοποιείται η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων για την επίσπευση και τη βελτίωση των ροών εργασιών επεξεργασίας δεδομένων. Εάν εργάζεστε με το σωστό λογισμικό, η IDP έχει ένα ευρύ φάσμα εφαρμογών και πλεονεκτημάτων για τους περισσότερους οργανισμούς.
Απλοποιήστε την επεξεργασία εγγράφων με το Microsoft Power Automate
Χρησιμοποιώντας την έξυπνη επεξεργασία εγγράφων στον οργανισμό σας, θα μπορείτε να συλλέγετε χρήσιμα δεδομένα από τα έγγραφά σας με λιγότερα ανθρώπινα λάθη και χαμηλότερο κόστος. Καθώς η IDP απαλλάσσει τους υπαλλήλους σας από μεγάλους όγκους της κουραστικής επεξεργασίας δεδομένων, θα εξαγάγει σημαντικές πληροφορίες δεδομένων για εσάς σε εύχρηστες, προσβάσιμες μορφές.
Η IDP είναι μόνο μία από τις αυτοματοποιήσεις ροής εργασιών που διατίθενται στο Power Automate, η οποία εξαλείφει τις επαναλαμβανόμενες εργασίες και κάνει την εργασία πιο αποτελεσματική. Με εργαλεία χαμηλού κώδικα και με εργαλεία μεταφοράς και απόθεσης, το Power Automate μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε καινοτόμους τρόπους για να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας.
Συνήθεις ερωτήσεις
Τι είναι η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων;
Η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων (IDP) είναι μια τεχνολογία αυτοματοποίησης ροής εργασιών που σαρώνει, διαβάζει, εξάγει και οργανώνει σημαντικές πληροφορίες από μεγάλες ροές δεδομένων.
Πώς λειτουργεί η έξυπνη επεξεργασία;
Η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων χρησιμοποιεί τεχνολογία έξυπνης αναγνώρισης εγγράφων για την ταξινόμηση των εγγράφων και, στη συνέχεια, επεξεργάζεται τα δεδομένα τους με την τεχνολογία αναγνώρισης προτύπων. Μετά την επεξεργασία του εγγράφου, το λογισμικό της IDP εξάγει τα σημαντικά δεδομένα και τα συγκεντρώνει σε προσβάσιμη μορφή.
Ποια είναι τα οφέλη της έξυπνης επεξεργασίας εγγράφων;
Η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων φαίνεται ότι αυξάνει την ακρίβεια, την αποτελεσματικότητα και την ταχύτητα της επεξεργασίας δεδομένων για οργανισμούς σε όλους τους κλάδους.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ της έξυπνης επεξεργασίας εγγράφων και της αυτοματοποιημένης επεξεργασίας εγγράφων;
Η αυτοματοποιημένη επεξεργασία εγγράφων χρησιμοποιείται κυρίως για την ψηφιοποίηση έντυπων εγγράφων. Η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων επεξεργάζεται πλήρως πολλούς διαφορετικούς τύπους εγγράφων και οργανώνει τα σχετικά δεδομένα τους, εξαλείφοντας την ανάγκη για υπαλλήλους ανθρώπινης επεξεργασίας εγγράφων.
Πώς εφαρμόζω το λογισμικό έξυπνης επεξεργασίας εγγράφων;
Η εφαρμογή έξυπνου λογισμικού εγγράφων ξεκινά με την αξιολόγηση των ροών εργασιών επεξεργασίας εγγράφων σας για να προσδιοριστεί ποια μπορούν να αυτοματοποιηθούν. Αφού μάθετε τα έγγραφα που θέλετε να αυτοματοποιήσετε, θα πρέπει να καθορίσετε τις ροές εργασιών που απαιτούν το υψηλότερο επίπεδο ακρίβειας και να ξεκινήσετε την αυτοματοποίησή σας με αυτές.
Ποιες είναι μερικές περιπτώσεις χρήσης για την έξυπνη επεξεργασία εγγράφων;
Η έξυπνη επεξεργασία εγγράφων μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε όλους τους κλάδους, από ασφαλιστικές εταιρείες έως κρατικές υπηρεσίες, για να επιταχύνει και να βελτιώσει την επεξεργασία πολλών διαφορετικών τύπων δεδομένων.