Τι είναι το BPMS;

Οδηγός για αρχάριους για το λογισμικό διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών

Εισαγωγή

Το λογισμικό διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών (BPMS) βοηθά μια επιχείρηση να ορίσει, να αναπτύξει και να διαχειριστεί αυτοματοποιημένες επιχειρηματικές διαδικασίες, μετατρέποντας τις χρονοβόρες μη αυτόματες διαδικασίες σε απλοποιημένες ροές εργασίας εντός επιχειρηματικών εφαρμογών.

Με την προσθήκη δυνατοτήτων cloud, AI και ανάλυσης μεγάλων δεδομένων, το BPMS μετατρέπεται σε έξυπνο BPMS (iBPMS), με περαιτέρω αυτοματοποίηση διαδικασιών, επιτάχυνση της ανάπτυξης ροής εργασίας και ενίσχυση της ενορχήστρωσης των επιχειρηματικών διαδικασιών.

Πώς βοηθά το BPMS την
επιχείρησή μου;

Το BPMS σάς δίνει τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσετε τον αυτοματοποίηση επιχειρηματικής διαδικασίας για την απλοποίηση ποικίλων εργασιών, διασφαλίζοντας ότι οι διαδικασίες ακολουθούνται για δραστηριότητες όπως αναθεώρηση και έγκριση εγγράφων, διαχείριση εγγράφων, προσθήκη ανθρώπινου δυναμικού και διαχείριση αιτημάτων υπαλλήλων.

Με την αυτοματοποίηση ενεργοποιημένων επικοινωνιών, όπως ειδοποιήσεις εργασιών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπενθυμίσεις πληρωμών και ευχαριστήριες επιστολές, το BPMS βελτιώνει τη ροή εργασίας σε όλη την επιχείρησή σας. Το BPMS μπορεί ακόμη και να χρησιμοποιηθεί για να ενορχηστρώσει καμπάνιες μάρκετινγκ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βοηθώντας σας να διαδώσετε το σωστό μήνυμα ή απάντηση την κατάλληλη στιγμή.

Τα οφέλη του BPMS

Οι λύσεις BPMS και iBPMS διευκολύνουν τη δημιουργία αυτοματισμός ροής εργασίας σε ένα ευρύ φάσμα επιχειρηματικών εφαρμογών, με την τυποποίηση διαδικασιών και καθώς παρέχουν:)

Μεγαλύτερη απόδοση

Υλοποίηση λογισμικού διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών που σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι σε όλη την εταιρεία δαπανούν λιγότερο χρόνο σε επαναλαμβανόμενες μη αυτόματες διαδικασίες, ώστε να είναι ελεύθεροι να επικεντρωθούν στην εργασία τους και να αυξήσουν την παραγωγικότητα.

Αυξημένη ευελιξία

Παρέχοντας στις εταιρείες την τεκμηρίωση, την τυποποίηση και την αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών, το BPMS διευκολύνει την προαγωγή και την ανταπόκριση στις αλλαγές μέσω της ταχείας και συνεπούς ανάπτυξης νέων διαδικασιών σε ολόκληρο τον οργανισμό.

Απλοποιημένη συνεργασία

Το BPMS επιτρέπει στις ομάδες να δρομολογούν αυτόματα εργασίες και αναθέσεις και διασφαλίζει ότι οι νέες ή ενημερωμένες διαδικασίες υιοθετούνται σε πραγματικό χρόνο, φροντίζοντας ώστε όλοι να διαθέτουν πάντα επικαιροποιημένες πληροφορίες.

Βελτιωμένη συμμόρφωση

Χρησιμοποιώντας το BPMS για να ενσωματώσουν κανόνες στις διαδικασίες τους, οι οργανισμοί μπορούν να διασφαλίσουν τη συμμόρφωση με τους υπάρχοντες κανονισμούς και να προσαρμοστούν γρήγορα στις αλλαγές της νομοθεσίας με ελάχιστες διαταραχές.

Καλύτερη δέσμευση και υποστήριξη πελατών

Επειδή το BPMS διασφαλίζει τη συνεπή εφαρμογή επιχειρηματικών διαδικασιών, οι εταιρείες μπορούν να καθιερώνουν, να επιβάλουν και να παρακολουθούν βασικές πτυχές των αλληλεπιδράσεων με τους πελάτες. Οι πελάτες και οι εταιρείες επωφελούνται από μεγαλύτερη εξατομίκευση, αυτοματοποιημένη δημιουργία δελτίων, ομοιόμορφες ενεργοποιημένες απαντήσεις και συνεπή διαχείριση υποψηφίων πελατών ή υποθέσεων.

Ποιος χρησιμοποιεί BPMS;

Σχεδόν οποιοσδήποτε στην επιχείρησή σας μπορεί να σχεδιάσει και να αναπτύξει αυτοματισμούς που τον βοηθούν να κάνει περισσότερα σε λιγότερο χρόνο με μια σύγχρονη λύση BPMS.

Πριν από λίγα χρόνια, η αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών ήταν η ίδια μια πολύπλοκη διαδικασία. Οι προγραμματιστές αφιέρωναν σημαντικό χρόνο με τους ενδιαφερόμενους για να αντιστοιχίζουν κάθε εργασία μιας διαδικασίας, προτού παραπέμψουν την εργασία στους υπεύθυνους του τμήματος πληροφορικής για να γράψουν κώδικα για κάθε αυτοματοποιημένη διαδικασία από το μηδέν. Οι επακόλουθες αλλαγές μιας διαδικασίας σήμαιναν περαιτέρω αντιστοίχηση, συγγραφή κώδικα και δαπάνη χρόνου για ενημερώσεις.

Οι σημερινές, άριστες πλατφόρμες BPMS απλοποιούν τις πρωτοβουλίες αυτοματοποίησης διαδικασιών, μειώνοντας ή εξαλείφοντας την ανάγκη για προγραμματισμό και υποστήριξη από τους υπεύθυνους πληροφορικής. Αυτά τα συστήματα επιτρέπουν στους οργανισμούς να εφαρμόζουν ιδιαίτερα πολύπλοκες διαδικασίες, δίνοντας σε ομάδες και σε άτομα τη δυνατότητα να δημιουργούν και να εφαρμόζουν εύκολα αυτοματοποιημένες διαδικασίες.

Κατά συνέπεια, η σύντομη απάντηση στο ερώτημα «Ποιος χρησιμοποιεί BPMS;» είναι όποιος το χρειάζεται.

Δημιουργία αυτοματισμών
με BPMS

Μια ποιοτική λύση λογισμικού BPMS θέτει τέλος στην εμπειρική προσέγγιση κατά τον σχεδιασμό και την ανάπτυξη αυτοματοποιημένων διαδικασιών, επιτρέποντάς σας να ακολουθείτε μια βήμα προς βήμα προσέγγιση χρησιμοποιώντας πρότυπα για την καθοδήγησή σας. Οι άριστες λύσεις BPMS θα σας προσφέρουν έναν αποτελεσματικό, ολοκληρωμένο τρόπο:

  1. Προσδιορισμός και σχεδιασμός της διαδικασίας που θέλετε να αυτοματοποιήσετε.

    Κατανόηση του επιχειρηματικού σκεπτικού για τη διαδικασία και εξέταση τυχόν εξερχόμενων εγγράφων ή μοντέλων διαδικασιών που την ορίζουν.

  2. Μοντελοποίηση της λογικής ή των βημάτων στη ροή της επιχειρηματικής διαδικασίας.

    Καθορισμός των σταδίων και των βημάτων της επιχειρηματικής διαδικασίας στο BPMS και δοκιμή διάφορων επιχειρηματικών σεναρίων στην πλατφόρμα χρησιμοποιώντας ενσωματωμένα εργαλεία μοντελοποίησης.

  3. Δομήστε τον αυτοματισμό σας χρησιμοποιώντας εργαλεία σχεδίασης με κατάδειξη και κλικ αντί για τη συγγραφή κώδικα.

    Δημιουργήστε ροές διαδικασίας και περιβάλλοντα εργασίας χρήστη για την επιχειρηματική διαδικασία, χρησιμοποιώντας τη βιβλιοθήκη προ-ενσωματωμένων προτύπων και συνδέσμων της λύσης BPMS.

  4. Εκκίνηση και κοινή χρήση του αυτοματισμού σας με την ομάδα σας ή σε ολόκληρη την εταιρεία.

Επιλογή μιας λύσης BPMS

Εάν ο στόχος σας είναι η απλοποίηση της διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών, σκόπιμο είναι να δημιουργήσετε μια σύντομη λίστα λύσεων BPMS οι οποίες κάνουν τον αυτοματισμό πραγματικά εύκολο στην εκμάθηση και τη χρήση. Οι σημερινές κορυφαίες πλατφόρμες αυτοματισμού παρέχουν αυτήν τη δυνατότητα αλλά και πολλές άλλες. Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να απαντήσετε στις ακόλουθες ερωτήσεις, πριν ξεκινήσετε την αναζήτησή σας:)

Σε ποιες διαδικασίες θα εστιάσετε;

Αποφασίστε εάν χρειάζεστε μια λύση για την αυτοματοποίηση των πιο συνηθισμένων εργασιών, όπως η επεξεργασία τιμολογίων ή μια λύση που μπορεί να υποστηρίξει την αυτοματοποίηση σύνθετων διαδικασιών μακράς διάρκειας, όπως η διαχείριση του προϋπολογισμού ή η παρακολούθηση της απόδοσης.

Ποιος θα το χρησιμοποιήσει;

Ως βασικό συστατικό του αποτελεσματικού ψηφιακού μετασχηματισμού, η λύση BPMS που επιλέγετε πρέπει να προσανατολίζεται προς τη χρηστικότητα για όλα τα μέλη της εταιρείας. Οι σημερινές άριστες λύσεις BPMS χαμηλού κώδικα διαθέτουν ρομποτική αυτοματοποίηση διεργασιών (RPA) που διευκολύνουν την υιοθέτηση σε ολόκληρο τον οργανισμό.)

Πώς θα αναπτύξετε το BPMS;

Μια σημαντική απόφαση που θα πρέπει να λάβετε είναι εάν θα αναπτύξετε μια λύση BPMS που βασίζεται στο cloud ή λύση BPMS εσωτερικής εγκατάστασης.

Τα κύρια πλεονεκτήματα μιας πλατφόρμας BPMS λογισμικού ως υπηρεσίας (SaaS) περιλαμβάνουν μια απλοποιημένη ανάπτυξη, καθώς η εφαρμογή τίθεται σε λειτουργία από την πρώτη ημέρα. Επίσης η επεκτασιμότητα, επειδή αυξάνετε τη συνδρομή σας και όχι την υποδομή σας, καθώς και το προβλέψιμο κόστος ανάλογα με τη χρήση.

Τα οφέλη μιας πλατφόρμας BPMS εσωτερικής εγκατάστασης είναι σε μεγάλο βαθμό ο έλεγχος (καθώς βρίσκεται εντός της υποδομής σας) και η ασφάλεια, επειδή τα δεδομένα σας παραμένουν εντός των συστημάτων σας, περιορίζοντας την έκθεση.

Ποιος θα υποστηρίζει τη λύση BPMS;

Η υλοποίηση και η συντήρηση μιας εσωτερικής λύσης BPMS απαιτεί σημαντική επένδυση σε υποδομές πληροφορικής και προσωπικό. Με μια πλατφόρμα SaaS BPMS χαμηλού κώδικα, οι απαιτήσεις πληροφορικής μειώνονται δραματικά.

Τι μπορείτε να διαθέσετε;

Παρά το ότι κόστος είναι πάντα σημαντικό, μην παραλείψετε να λάβετε υπόψη την αναμενόμενη απόδοση της επένδυσής σας. Όσο πιο ικανό είναι το εργαλείο, τόσο μεγαλύτερη αξία είναι πιθανό να προσφέρει στην επιχείρησή σας.

Ανακαλύψτε πώς η Louisiana-Pacific Corporation μετασχημάτισε
τις μη αυτόματες διαδικασίες με το BPMS

Μάθετε πώς η Louisiana-Pacific απλοποίησε τις διαδικασίες, επιτάχυνε τις ροές εργασίας και απλοποίησε την καταγραφή δεδομένων με το Power Automate.

Ένα άτομο που χρησιμοποιεί φορητό υπολογιστή στην κουζίνα

Δοκιμάστε μια λύση BPMS στον οργανισμό σας

Εξερευνήστε πόσο εύκολο είναι να επιτύχετε νέα επίπεδα αποτελεσματικότητας, ευελιξίας και συνεργασίας στην επιχείρησή σας με το Microsoft Power Automate και ξεκινήστε δωρεάν.