Ένα άτομο κάνει μια παρουσίαση

Πώς να πετύχετε περισσότερα με την αυτοματοποίηση των ροών εργασίας

Από το προσωπικό υποστήριξης πελατών έως τους Διευθύνοντες Συμβούλους, σχεδόν όλοι οι επαγγελματίες επιχειρηματίες αφιερώνουν μεγάλο μέρος από τις εργάσιμες ημέρες τους, έως και τη μισή μέρα δηλαδή, σε μη παραγωγικές, περιττές, μη αυτόματες διαδικασίες που θα μπορούσαν να αυτοματοποιηθούν. Οι χρονοβόρες εργασίες ρουτίνας καθιστούν τους υπαλλήλους σε κάθε επίπεδο λιγότερο αποδοτικούς, αλλά οι έξυπνες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν αυτοματοποίηση ροής εργασίας ώστε να μπορούν όλοι να εργαστούν πιο αποτελεσματικά.

Η αυτοματοποίηση της ροής εργασίας είναι η καρδιά της σύγχρονης διαχείρισης επιχειρήσεων και καθοδηγείται από τη συνεχή βελτίωση της τεχνολογίας και της ταχείας καινοτομίας. Καθώς περισσότερες εταιρείες αρχίζουν να εντάσσουν την αυτοματοποίηση στις επιχειρηματικές τους διαδικασίες και να συνειδητοποιούν τα οφέλη της, το μόνο σίγουρο είναι ότι η αγορά αυτοματοποίησης της ροής εργασίας θα συνεχίσει να αναπτύσσεται. Όσο η τεχνολογία γίνεται πιο διαδεδομένη και εξελιγμένη, περισσότερες επιχειρήσεις θα χρησιμοποιούν αυτοματοποίηση της ροής εργασίας για να αναπτύξουν βελτιωμένους, αποτελεσματικούς τρόπους εργασίας, διαταράσσοντας πολλές βιομηχανίες και δημιουργώντας ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα στις αγορές τους.

Τι είναι η αυτοματοποίηση της ροής εργασίας;

Χρησιμοποιώντας το λογισμικό αυτοματοποίησης της ροής εργασίας που είναι κατάλληλο για την επιχείρησή σας, μπορείτε να αντικαταστήσετε μη αυτόματες διαδικασίες όπως καταχώριση δεδομένων, ενημερώσεις μέσων κοινωνικής δικτύωσης και απαντήσεις μέσω email με βελτιωμένες, αυτοματοποιημένες ροές εργασίας που εξοικονομούν χρόνο, μειώνουν τα λάθη, ώστε να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο για τη διόρθωση σφαλμάτων και βοηθούν τους υπαλλήλους να επικεντρωθούν σε πιο στρατηγική, αποτελεσματική εργασία.

Με την αυτοματοποίηση της ροής εργασίας, θα ψηφιοποιήσετε και θα βελτιστοποιήσετε τις έντυπες επιχειρηματικές διαδικασίες, όπως η παραγγελία αποθέματος ή η απάντηση σε αιτήματα για έγκριση. Οπουδήποτε η επιχείρησή σας αντιμετωπίζει επαναλαμβανόμενες μη αυτόματες εργασίες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αυτοματοποίηση της ροής εργασίας για να κάνετε αυτές τις διαδικασίες πιο επιτυχημένες.

Αποτελεσματική αυτοματοποίηση της ροής εργασίας σε πέντε εύκολα βήματα

Με το σωστό λογισμικό, η αυτοματοποίηση μη αυτόματων διαδικασιών μπορεί να είναι απλή και εξαιρετικά ωφέλιμη. Για να εξαλείψετε οριστικά τις αναποτελεσματικές, μη αυτόματες εργασίες και να μεταμορφώσετε τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής σας, πρέπει να γνωρίζετε ποιες διαδικασίες σας καθυστερούν, να κατανοήσετε τις επιλογές αυτοματοποίησης, να διαχειριστείτε την υιοθέτηση, να παρέχετε κατάρτιση και να μετρήσετε την επιτυχία σας.

Χρησιμοποιήστε αυτά τα πέντε εύκολα βήματα για να αυτοματοποιήσετε τις ροές εργασίας σας:

  1. Διαλέξτε τις διαδικασίες σας. Προσδιορίστε τις διαδικασίες που είναι αναποτελεσματικές, υπερβολικά περίπλοκες ή πολύ δαπανηρές και, στη συνέχεια, κατατάξτε τις και επιλέξτε τις κορυφαίες υποψηφιότητες για αυτοματοποίηση.
  2. Κάντε την έρευνά σας. Πώς άλλοι οργανισμοί αυτοματοποίησαν παρόμοιες διαδικασίες; Εξετάστε τις επιλογές σας για τη δημιουργία και την εφαρμογή αυτοματοποιημένων ροών εργασίας. Θα απευθυνθείτε σε επαγγελματίες ΙΤ ή μπορούν οι ερασιτέχνες προγραμματιστές στην εταιρεία σας να χρησιμοποιήσουν ένα εργαλείο αυτοματοποίησης του χώρου εργασίας με χαμηλό κώδικα για να δημιουργήσουν τις δικές τους ισχυρές αυτοματοποιημένες ροές εργασίας;
  3. Διαχειριστείτε την αλλαγή και προωθήστε την υιοθέτηση. Αφού εκκινήσετε τις νέες ροές εργασίας σας, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι έχουν υιοθετηθεί σε όλη την εταιρεία. Όσο περισσότερα άτομα χρησιμοποιούν αυτοματοποιημένες ροές εργασίας, τόσο πιο αποτελεσματικές θα είναι.
  4. Επικοινωνήστε και εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους σας. Βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν ότι υπάρχουν νέα εργαλεία για να διευκολύνουν την επαγγελματική τους ζωή. Προσφέρετε την τεκμηρίωση και την κατάρτιση που χρειάζονται ώστε η υιοθέτηση να γίνει εύκολη.
  5. Αξιολογήστε και βελτιώστε. Ξεκινήστε αμέσως να μετράτε την επιτυχία των νέων σας διαδικασιών. Παρακολουθώντας προκαθορισμένους βασικούς δείκτες επιδόσεων, η αποτελεσματικότητα των αυτοματοποιημένων ροών εργασίας θα γίνει σαφής και θα μπορείτε να κάνετε τις κατάλληλες προσαρμογές.

Ενισχύστε την εξαιρετική ικανότητα με το λογισμικό αυτοματοποίησης της ροής εργασίας

Τώρα που ξέρετε τι σημαίνει αυτοματοποίηση της ροής εργασίας, σκεφτείτε πώς μπορείτε να την επιτύχετε και την αξία που θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε. Ο ευκολότερος τρόπος για να φέρετε την αυτοματοποίηση της ροής εργασίας στην επιχείρησή σας είναι μέσω λογισμικού αυτοματοποίησης της ροής εργασίας ή υπηρεσίας αυτοματοποίησης της ροής εργασίας που βασίζεται στο cloud.

Δύναμη στα σωστά άτομα

Αυτές οι τεχνολογίες παρέχουν ώθηση ώστε να αναπτυχθούν καινοτόμες ροές εργασίας στα χέρια των ανθρώπων που γνωρίζουν καλύτερα την επιχείρησή σας: Οι υπάλληλοί σας, οι οποίοι βιώνουν από πρώτο χέρι τις διαδικασίες που μπορούν να επιταχυνθούν και να βελτιωθούν με αυτοματοποίηση. Δεν χρειάζεται να είναι δύσκολο. Στις περισσότερες επιχειρήσεις, σχεδόν κάθε υπάλληλος μπορεί να είναι ερασιτέχνης προγραμματιστής χρησιμοποιώντας τεχνολογία αυτοματοποίησης με χαμηλό ή καθόλου κώδικα για τη δημιουργία ισχυρών ροών εργασίας.

Είναι σημαντικό να αναζητήσετε μια λύση αυτοματοποίησης της ροής εργασίας που είναι διαισθητική, εύκολη στη χρήση και ευέλικτη. Ιδανικά, θέλετε μια τεχνολογία με προκαθορισμένους συνδέσμους που σας επιτρέπει να ενσωματώσετε μια σειρά εφαρμογών στις ροές εργασίας σας.

Ένας άλλος τρόπος βελτιστοποίησης των επιχειρηματικών διαδικασιών είναι με τη χρήση μιας τεχνολογίας ανάπτυξης εφαρμογών με χαμηλό κώδικα που θα βοηθήσει τους μηχανικούς, τους απλούς επιχειρηματικούς χρήστες ή τους εργοδότες δημιουργήστε τις εφαρμογές για κινητές συσκευές που χρειάζονται να παραμένουν συνδεδεμένοι, να εργάζονται παραγωγικά και να ανταποκρίνονται στις ευκαιρίες, χωρίς να χρειάζεται να βασίζονται σε επαγγελματίες προγραμματιστές.

Ροές εργασίας στο cloud

Να έχετε υπόψη ότι τα εργαλεία αυτοματοποίησης που βασίζονται στο cloud προσφέρουν οφέλη σε σχέση με τα αντίστοιχα εσωτερικής εγκατάστασης, όπως βελτιωμένη επεκτασιμότητα και υψηλό βαθμό ασφάλειας. Επίσης, το λογισμικό αυτοματοποίησης της ροής εργασίας θα πρέπει να λειτουργεί σε συνδυασμό με τα υπάρχοντα εργαλεία επιχειρηματικών αναλύσεων στην εταιρεία σας, διευκολύνοντας την παρακολούθηση της απόδοσης των αυτοματοποιημένων ροών εργασίας.

Τέλος, το λογισμικό αυτοματοποίησης της ροής εργασίας με δυνατότητες για κινητές συσκευές θα επιτρέψει στους υπαλλήλους να αυτοματοποιήσουν με ασφάλεια τις ροές εργασίας από οπουδήποτε, οποιαδήποτε στιγμή.

Πώς λειτουργεί

Με την αυτοματοποίηση της ροής εργασίας, οι χρήστες ενεργοποιούν μια σειρά ενεργειών. Για παράδειγμα, όταν προσλαμβάνεται ένας νέος υπάλληλος, μπορεί να δημιουργηθεί μια αυτοματοποιημένη ροή εργασίας για να στείλει αμέσως σε αυτόν τον υπάλληλο ένα email καλωσορίσματος και να τον/την καθοδηγήσει στη διαδικασία συμπλήρωσης των σωστών εγγράφων για νεοπροσληφθέντες.

Οι χρήστες καθορίζουν τη σειρά εργασιών που είναι απαραίτητες για την ολοκλήρωση κοινών επιχειρηματικών διαδικασιών. Μετά τον καθορισμό, η αυτοματοποιημένη ροή εργασίας θα εκτελεί τις ενέργειες που έχουν ανατεθεί όποτε συμβαίνει η καθορισμένη ενεργοποίηση.

Ανακαλύψτε καλύτερους τρόπους εργασίας

Δώστε τη δυνατότητα σε όλους να δημιουργήσουν αυτοματοποιημένες λύσεις, ώστε να μπορούν να αξιοποιήσουν στο έπακρο την εργάσιμη ημέρα με το Microsoft Power Automate. Χρησιμοποιήστε ροές - αυτό που το Power Automate αποκαλεί αυτοματοποίηση της ροής εργασίας - για να αρχίσετε να βοηθάτε κάθε υπάλληλο να απαλλαγεί από επαναλαμβανόμενες, χρονοβόρες εργασίες και να δημιουργήσει έναν πιο στρατηγικό, δυναμικό χώρο εργασίας.