Πώς να πετύχετε περισσότερα με την αυτοματοποίηση των ροών εργασίας

Τι είναι η αυτοματοποίηση της ροής εργασίας;

Οπουδήποτε η επιχείρησή σας αντιμετωπίζει επαναλαμβανόμενες, μη αυτόματες εργασίες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αυτοματοποίηση της ροής εργασιών. Η αυτοματοποίηση της ροής εργασιών είναι η διαδικασία χρήσης λογικής βασισμένης σε κανόνες για την εξάλειψη τυχόν μη αυτόματων διαδικασιών που απαιτούνται για την ολοκλήρωση μιας εργασίας. Εκτός από την ψηφιοποίηση και τη βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών που βασίζονται στο χαρτί, ο εξορθολογισμός των ροών εργασίας σας μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο για την ολοκλήρωση των εργασιών, να μειώσει τα σφάλματα και να βοηθήσει τους υπαλλήλους να επικεντρωθούν σε πιο στρατηγική και αποτελεσματική εργασία.

Η αυτοματοποίηση της ροής εργασίας είναι η καρδιά της σύγχρονης διαχείρισης επιχειρήσεων. Καθώς περισσότερες εταιρείες αρχίζουν να εντάσσουν την αυτοματοποίηση στις επιχειρηματικές τους διαδικασίες και να συνειδητοποιούν τα οφέλη της, η αγορά αυτοματοποίησης της ροής εργασίας θα συνεχίσει να αναπτύσσεται. Η έναρξη της ολοένα και περισσότερο εξεζητημένης τεχνολογίας συνεπάγεται ότι περισσότερες επιχειρήσεις θα χρησιμοποιούν αυτοματοποίηση της ροής εργασίας για να αναπτύξουν βελτιωμένους, αποτελεσματικούς τρόπους εργασίας, διαταράσσοντας πολλούς κλάδους και δημιουργώντας ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα στις αγορές τους.

Αποτελεσματική αυτοματοποίηση της ροής εργασίας σε πέντε εύκολα βήματα

Με το σωστό λογισμικό, η αυτοματοποίηση μη αυτόματων διαδικασιών μπορεί να είναι απλή και εξαιρετικά ωφέλιμη. Για να εξαλείψετε οριστικά τις αναποτελεσματικές, μη αυτόματες εργασίες και να μεταμορφώσετε τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής σας, πρέπει να γνωρίζετε ποιες διαδικασίες σας καθυστερούν.

Χρησιμοποιήστε αυτά τα πέντε εύκολα βήματα για να αυτοματοποιήσετε τις ροές εργασίας σας:

1. Επιλέξτε τις διαδικασίες σας. Προσδιορίστε αναποτελεσματικές, υπερβολικά περίπλοκες ή πολύ δαπανηρές διαδικασίες. Κατατάξτε τες και επιλέξτε τους κορυφαίους υποψηφίους σας για αυτοματοποίηση.
2. Κάντε την έρευνά σας. Πώς άλλοι οργανισμοί έχουν αυτοματοποιήσει παρόμοιες διαδικασίες; Εξετάστε τις επιλογές σας για τη δημιουργία και την εφαρμογή αυτοματοποιημένων ροών εργασίας—θα καλέσετε επαγγελματίες πληροφορικής ή μπορούν οι ερασιτέχνες προγραμματιστές στην εταιρεία σας να χρησιμοποιήσουν ένα εργαλείο αυτοματοποίησης χώρου εργασίας χαμηλών απαιτήσεων κώδικα για να δημιουργήσουν τις δικές τους ισχυρές αυτοματοποιημένες ροές εργασίας;
3. Διαχειριστείτε την αλλαγή και προωθήστε την υιοθέτηση. Αφού ξεκινήσετε τις νέες ροές εργασίας σας, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι υιοθετούνται σε ολόκληρη την εταιρεία—όσο περισσότερα άτομα χρησιμοποιούν τις αυτοματοποιημένες ροές εργασίας σας τόσο πιο αποτελεσματικά θα είναι.
4. Επικοινωνήστε και εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους σας. Βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν ότι υπάρχουν νέα εργαλεία για να διευκολύνουν την επαγγελματική τους ζωή. Παρέχετε την τεκμηρίωση και την εκπαίδευση που χρειάζονται για να κάνουν την υιοθεσία εύκολη.
5. Αξιολογήστε και τελειοποιήστε. Ξεκινήστε αμέσως να μετράτε την επιτυχία των νέων διαδικασιών σας. Παρακολουθώντας προκαθορισμένους βασικούς δείκτες απόδοσης (KPI), η αποτελεσματικότητα των νέων αυτοματοποιημένων ροών εργασίας σας θα γίνει σαφής και θα μπορείτε να κάνετε τις κατάλληλες προσαρμογές.

Ενισχύστε την εξαιρετική ικανότητα με το λογισμικό αυτοματοποίησης της ροής εργασίας

Τώρα που ξέρετε τι σημαίνει αυτοματοποίηση της ροής εργασίας, σκεφτείτε πώς μπορείτε να την επιτύχετε και την αξία που θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε. Ο ευκολότερος τρόπος για να φέρετε την αυτοματοποίηση της ροής εργασίας στην επιχείρησή σας είναι μέσω λογισμικού αυτοματοποίησης της ροής εργασίας ή υπηρεσίας αυτοματοποίησης της ροής εργασίας που βασίζεται στο cloud.

Δύναμη στα σωστά άτομα

Αυτές οι τεχνολογίες δίνουν τη δυνατότητα ανάπτυξης καινοτόμων ροών εργασίας στα χέρια των ανθρώπων που γνωρίζουν καλύτερα την επιχείρησή σας: των υπαλλήλων σας, που βιώνουν από πρώτο χέρι τις διαδικασίες που μπορούν να επιταχυνθούν και να βελτιωθούν με την αυτοματοποίηση. Δεν χρειάζεται να είναι δύσκολο. Στις περισσότερες επιχειρήσεις, σχεδόν κάθε εργαζόμενος μπορεί να χρησιμοποιήσει τεχνολογία αυτοματισμού χαμηλών απαιτήσεων κώδικα ή χωρίς κώδικα για να δημιουργήσει ισχυρές ροές εργασίας.

Είναι σημαντικό να αναζητήσετε μια λύση αυτοματοποίησης της ροής εργασίας που είναι διαισθητική, εύκολη στη χρήση και ευέλικτη. Στην ιδανική περίπτωση, θέλετε τεχνολογία με προκατασκευασμένες συνδέσεις που σας επιτρέπει να ενσωματώνετε μια σειρά εφαρμογών στις ροές εργασίας σας. Ένας άλλος τρόπος για να βελτιστοποιήσετε τις επιχειρηματικές διαδικασίες είναι χρησιμοποιώντας μια τεχνολογία ανάπτυξης εφαρμογών χαμηλών απαιτήσεων κώδικα για να βοηθήσετε μηχανικούς, απλούς επιχειρηματικούς χρήστες ή ηγέτες εταιρειών δημιουργήστε τις εφαρμογές για κινητές συσκευές που χρειάζονται για να παραμείνουν συνδεδεμένοι, να εργάζονται παραγωγικά και να εκμεταλλεύονται ευκαιρίες—χωρίς να χρειάζεται να βασίζονται σε επαγγελματίες προγραμματιστές.

Ροές εργασίας στο cloud

Λάβετε υπόψη ότι τα εργαλεία αυτοματισμού που βασίζονται σε cloud προσφέρουν πλεονεκτήματα σε σχέση με τα αντίστοιχα εσωτερικής εγκατάστασης, συμπεριλαμβανομένης της βελτιωμένης επεκτασιμότητας και υψηλού βαθμού ασφάλειας. Επίσης, το λογισμικό αυτοματισμού ροής εργασιών θα πρέπει να λειτουργεί σε συνδυασμό με τα υπάρχοντα εργαλεία ανάλυσης επιχειρήσεων στην εταιρεία σας, καθιστώντας εύκολη την παρακολούθηση των επιδόσεων των αυτοματοποιημένων ροών εργασίας.

Τέλος, το λογισμικό αυτοματισμού ροής εργασιών με δυνατότητες για φορητές συσκευές θα επιτρέπει στους υπαλλήλους να αυτοματοποιούν με ασφάλεια τις ροές εργασίας από οπουδήποτε και ανά πάσα στιγμή.

Πώς λειτουργεί

Με την αυτοματοποίηση ροής εργασιών, οι χρήστες ορίζουν ένα έναυσμα για μια σειρά ενεργειών. Για παράδειγμα, όταν προσλαμβάνεται ένας νέος υπάλληλος, μπορεί να δημιουργηθεί μια αυτοματοποιημένη ροή εργασιών για να στείλει αμέσως στον υπάλληλο ένα email καλωσορίσματος και να τον καθοδηγήσει στη διαδικασία συμπλήρωσης των εγγράφων για τη νέα πρόσληψη.

Οι χρήστες ορίζουν τη σειρά εργασιών που είναι απαραίτητες για την ολοκλήρωση κοινών επιχειρηματικών διαδικασιών. Μετά τον ορισμό, η αυτοματοποιημένη ροή εργασίας θα πραγματοποιήσει τις ενέργειες που έχουν εκχωρηθεί κάθε φορά που εμφανίζεται το καθορισμένο έναυσμα.