Ένα άτομο εργάζεται με ένα λάπτοπ

Τι είναι η διαχείριση διεργασιών σε μια επιχείρηση;

Ως διεργασία σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον ονομάζεται μια σειρά επαναλαμβανόμενων εργασιών που γίνονται διαδοχικά για την επίτευξη ενός επαναλαμβανόμενου στόχου. Οι διεργασίες αυτές μπορεί να διαρκέσουν λεπτά ή εβδομάδες και περιλαμβάνουν δραστηριότητες τόσο απλές όσο οι αιτήσεις των υπαλλήλων για διακοπές ή τόσο περίπλοκες όσο οι διεργασίες εφοδιαστικής αλυσίδας. Οι αποτελεσματικές, ουσιαστικές διεργασίες βοηθούν στη βελτίωση της παραγωγικότητας των εργαζομένων, στην προσέλκυση πελατών και σε κάθε άλλη πτυχή της επιχείρησής σας. Οι αναποτελεσματικές, δυσλειτουργικές διεργασίες έχουν ως αποτέλεσμα απογοητευμένους υπαλλήλους, περιττά έξοδα, δυσαρεστημένους πελάτες και, τελικά, απώλειες στα κέρδη.

Η διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών (BPM) αναφέρεται στις μακροπρόθεσμες προσπάθειες της εταιρείας σας για ανάλυση, επιτάχυνση και βελτιστοποίηση αυτών των διεργασιών, συχνά με τη χρήση της αυτοματοποίησης ροής εργασιών για την απλοποίηση των μη αυτόματων διεργασιών και την επίτευξη συγκεκριμένων επιχειρηματικών στόχων. Με την αυτοματοποίηση όλων των συνηθισμένων επιχειρηματικών εργασιών, από τη διαχείριση αρχείων έως την ενημέρωση υπολογιστικών φύλλων, μπορείτε να βελτιώσετε την αποδοτικότητα, να μειώσετε τους κινδύνους και να διατηρήσετε την επιχείρησή σας πιο αφοσιωμένη στους στόχους της.

Ξεκλειδώστε τα οφέλη του BPM

Προτού ξεκινήσετε να αναπτύσσετε μια στρατηγική BPM, είναι σημαντικό να κατανοήσετε τους διαφορετικούς τύπους επιχειρηματικών διεργασιών, ποιος είναι υπεύθυνος για αυτές εντός της εταιρείας σας και ποια προβλήματα μπορεί να σας βοηθήσει να αντιμετωπίσετε το BPM.

Αρχικά, οι επιχειρηματικές διεργασίες μπορούν να χωριστούν σε τρεις βασικές κατηγορίες:

  • Οι λειτουργικές διεργασίες αφορούν τις βασικές και τις μεμονωμένες ροές αποδοτικότητας, όπως τις παραγγελίες πελατών, τη δημιουργία λογαριασμών και τη βελτιστοποίηση κατασκευής.

  • Οι διεργασίες διαχείρισης περιλαμβάνουν καθήκοντα όπως την εταιρική διαχείριση, τους προϋπολογισμούς και τις ροές εργασίας του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού.

  • Οι υποστηρικτικές διεργασίες υποβοηθούν μεγαλύτερες διεργασίες σε τομείς όπως τη λογιστική, τις προσλήψεις και την τεχνική υποστήριξη.

Αναπτύξτε τη δική σας ομάδα BPM

Οι εργαζόμενοι που είναι υπεύθυνοι για οποιαδήποτε επιχειρηματική διεργασία ονομάζονται υπεύθυνοι επιχειρηματικών διεργασιών. Εφόσον διαχειρίζονται εξ ολοκλήρου τις διεργασίες, καταλαβαίνουν πώς η επιχείρηση επηρεάζεται από και επηρεάζει τις διεργασίες που έρχονται πριν και μετά από αυτήν. Η ανάθεση της ευθύνης για τις επιχειρηματικές διεργασίες σε σημαντικούς υπαλλήλους που εργάζονται σε άλλα τμήματα, ενισχύει την εξοικείωση και οδηγεί σε ένα καλύτερο BPM για ολόκληρο τον οργανισμό σας.

Για παράδειγμα, μια επιτυχημένη ομάδα BPM σε μια μεγάλη εταιρεία θα μπορούσε να περιλαμβάνει όλους αυτούς τους ρόλους:

  • Η κορυφή στις επιχειρηματικές διεργασίες. Μια κορυφαία λύση που κατανοεί τα μακροπρόθεσμα οφέλη και μεταδίδει την αξία του BPM στον οργανισμό.

  • Υπεύθυνοι για τις διεργασίες. Ένα άτομο ή μια ομάδα που επιθυμεί να επιτύχει σε επιχειρηματικές προκλήσεις, να απλοποιήσει ροές εργασίας ή να εκμεταλλευτεί ευκαιρίες, μπορεί να προσφέρει την προοπτική και την αντίληψη που χρειάζεστε, τα οποία είναι πολύ χρήσιμα για την προσέλκυση χρηστών και την επιτυχία του BPM.

  • Διευθυντές επιχειρηματικών διεργασιών. Οι διευθυντές ηγούνται των προσπαθειών ολόκληρου του οργανισμού σε σχέση με το BPM.

  • Σύμβουλοι επιχειρηματικών διεργασιών. Οι συγκεκριμένοι σύμβουλοι χρησιμοποιούν τις τεχνικές δεξιότητες και την εξοικείωσή τους με το BPM για να συμβουλεύσουν έναν διευθυντή επιχειρηματικών διεργασιών.

  • Διαχειριστές έργων. Οι διαχειριστές έργων βοηθούν στην ανάπτυξη και την εφαρμογή σχεδίων έργου, και διαχειρίζονται επικοινωνίες με την ομάδα, ορόσημα, παραδοτέα και προθεσμίες.

  • Επιχειρηματικοί αναλυτές. Οι αναλυτές επισημαίνουν τις βελτιώσεις των διεργασιών που είναι απαραίτητες.

  • Αρχιτέκτονες λύσεων. Οι αρχιτέκτονες λύσεων παρέχουν τεχνική υποστήριξη, ιδίως σε ό,τι αφορά τη διαλειτουργικότητα με υπάρχουσες εφαρμογές που χρησιμοποιούνται στον εκάστοτε κλάδο.

  • Εργαζόμενοι μεγάλης επιρροής. Συχνά αποτελούν ηγετικές μορφές για τους υπόλοιπους χρήστες που βρίσκονται στο επίπεδό τους. Οι εργαζόμενοι αυτοί αξιοποιούν από νωρίς και αναδεικνύουν τις νέες ιδέες, τις πρακτικές και τα εργαλεία, βοηθούν στη βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διεργασιών και υποστηρίζουν την πραγματοποίηση των αλλαγών.

  • Ομάδα υποστήριξης BPM. Αυτές οι ομάδες αποτελούνται από σημαντικούς επαγγελματίες στο IT, στελέχη στον εταιρικό σχεδιασμό και άλλα ηγετικά πρόσωπα που βοηθούν στη θεσμοθέτηση προτύπων, μεθόδων, διακυβέρνησης και τεχνολογιών BPM.

Μη χάσετε ούτε ευκαιρία

Traditionally, business leadership has owned BPM; they are business processes, after all. But with the advent of highly sophisticated business process management software, IT is now playing a greater role. You might find a productive balance between your technology and business requirements if you let IT deploy a self-serve, low-code workflow automation platform that business employees can use to streamline processes and solve the issues they best understand.

Γνωρίστε τις δυνατότητες της αυτοματοποίησης

Ο αυτοματισμός βρίσκεται στην καρδιά του BPM. Με την τεχνολογία που είναι τώρα διαθέσιμη, οι επιτυχημένες επιχειρήσεις πρέπει να αξιοποιήσουν κάθε ευκαιρία για να αυτοματοποιούν επαναλαμβανόμενες, χρονοβόρες, μη αυτόματες διεργασίες. Με την αυτοματοποίηση των ροών εργασίας, μπορείτε να απλοποιήσετε επιχειρηματικές διεργασίες, όπως την εισαγωγή δεδομένων, τις ενημερώσεις από τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, την ενημέρωση του αποθέματος, την παραγωγή αναφορών και άλλα. Μπορείτε να αποδεσμεύσετε τους υπαλλήλους σας από επαναλαμβανόμενες και συνηθισμένες εργασίες, να αυξήσετε την παραγωγικότητά τους, και να μειώσετε τόσο το κόστος, όσο και τα ανθρώπινα λάθη.

Δημιουργήστε μια κουλτούρα ανάπτυξης χρηστών

You can also optimize some business processes by building mobile apps that help your employees stay more connected and efficient, transform how they get work done, and generate real-time business insights. With the right app development platform, engineers, IT specialists, and ordinary business users can build a citizen development culture and create their own low-code business solutions—without having to rely on or wait for business leadership and professional developers.

Αξιοποιήστε την κάθε ευκαιρία στο έπακρο

Ξεχάστε τις αναποτελεσματικές, μη αυτόματες διεργασίες, τα επιπλέον έξοδα και τις χαμένες ευκαιρίες. Με τους κατάλληλους ανθρώπους που έχουν τους κατάλληλους ρόλους, μια σταθερή κατανόηση των διεργασιών σας και καλά εργαλεία αυτοματοποίησης, η επιχείρησή σας μπορεί να χρησιμοποιήσει το BPM για:

  • Περιορίστε τις κουραστικές διαδικασίες ολοκλήρωσης διαδικτυακών αγορών που αποθαρρύνουν τους πελάτες και μειώνουν τις πωλήσεις.
  • Αυτοματοποιήστε μη αυτόματες διεργασίες που απαιτούν πολύ χρόνο, κοστίζουν πάρα πολύ και απογοητεύουν τους υπαλλήλους.
  • Εξαλείψτε τα εμπόδια στις οικονομικές διεργασίες που καθυστερούν τις πληρωμές.
  • Μειώστε τις επαναλήψεις που σπαταλούν πόρους.
  • Συντομεύστε ή τυποποιήστε τις χρονοβόρες ή προβληματικές διεργασίες που επηρεάζουν τις προθεσμίες.
  • Απλοποιήστε τις αναποτελεσματικές προσλήψεις πελατών που υπονομεύουν τις σχέσεις.

Αναπτύξτε μια στρατηγική διαχείρισης επιχειρηματικών διεργασιών

Εάν η επιχείρησή σας αντιμετωπίζει δυσκολίες με διεργασίες που αφορούν τη λειτουργία, τη διαχείριση και την υποστήριξη, διότι είναι κουραστικές, περιττές, πολύ χρονοβόρες, πολύ αργές ή πολύ δαπανηρές, η δημιουργία μιας ολοκληρωμένης στρατηγικής BPM μπορεί να σας βοηθήσει. Οι ακόλουθες βέλτιστες πρακτικές θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε μια πρωτοβουλία BPM και να αξιολογήσετε την επιτυχία σας:

  • Λάβετε υποστήριξη από τους προϊστάμενους τμημάτων. Πρόκειται για ένα κρίσιμο βήμα, εάν χρειάζεστε πόρους για να υποστηρίξετε τα σχέδια βελτίωσης των επιχειρηματικών διεργασιών σας.

  • Αναλύστε και χαρτογραφήστε τη συγκεκριμένη διεργασία. Χρησιμοποιήστε γραφήματα ροής, σχεδιαγράμματα mind map ή λογισμικό εξόρυξης διεργασιών για να βρείτε σημεία συμφόρησης, περιστατικά παράλληλης ενασχόλησης με τις ίδιες εργασίες και περιττές καθυστερήσεις . Μάθετε τη γνώμη άλλων ατόμων που ασχολούνται περισσότερο με τη συγκεκριμένη διεργασία για να καταλάβετε τι μπορείτε να βελτιώσετε: Η αφοσίωση ξεκινάει από εδώ.

  • Σχεδιάστε ξανά τη διεργασία. Ζητήστε πληροφορίες από τα ενδιαφερόμενα μέρη και βεβαιωθείτε ότι όλοι κατανοούν την αξία της αυτοματοποίησης μιας διεργασίας. Συμπεριλάβετε τα ευρήματά σας από αναλύσεις και σχεδιαγράμματα mind map. Σκεφτείτε το ενδεχόμενο διεξαγωγής μιας ανάλυσης για κρίσιμες ή περίπλοκες ροές εργασίας.

  • Συγκεντρώστε πόρους και πραγματοποιήστε την αλλαγή. Συγκεντρώστε τους πόρους που χρειάζεστε για να αναπτύξετε μια αποτελεσματική πλατφόρμα BPM, όπως ένα λογισμικό διαχείρισης έργων, εργαλεία αυτοματισμού ροών εργασίας και πίνακες εργαλείων με ενημέρωση σε πραγματικό χρόνο. Επιλέξτε πόρους που ευθυγραμμίζονται με την αποδοτικότητα που θέλετε να φτάσετε με την επιχείρησή σας, και διαχειριστείτε την αλλαγή με συγκεκριμένα παραδοτέα και χρονοδιαγράμματα. Με την αρχική εφαρμογή ενός μικρού πιλότου, μπορείτε να εντοπίσετε σφάλματα συστήματος, να εμπνεύσετε ενθουσιασμό για τις βελτιωμένες πρακτικές και να ενισχύσετε την αξιοποίησή του.

  • Παρακολούθηση και βελτιστοποίηση. Παρακολουθήστε τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν οι νέες σας διεργασίες, επικοινωνώντας με τα ενδιαφερόμενα μέρη. Να είστε προετοιμασμένοι να προσθέσετε βελτιώσεις, εφόσον χρειαστεί.

Αυξήστε την αποδοτικότητα των BPM

Αν ακολουθήσετε τις παραπάνω βέλτιστες πρακτικές, δημιουργήσετε μια σταθερή ομάδα BPM και κατανοήσετε πώς μπορείτε να βελτιώσετε τις διεργασίες σας για να αυξήσετε την αποδοτικότητα, η διαχείριση των διεργασιών της επιχείρησής σας μπορεί να επιφέρει απτά πλεονεκτήματα, όπως:

  • Αυξημένη παραγωγικότητα. Οι πιο αποτελεσματικές διεργασίες δημιουργούν πιο αποδοτικούς υπαλλήλους και μπορείτε να αξιολογήσετε τις μετρήσεις απόδοσης χρησιμοποιώντας λογισμικό ανάλυσης στον χώρο εργασίας.

  • Θετικά αποτελέσματα σε λιγότερο χρόνο. Η βελτίωση των διεργασιών του τμήματος IT σας μπορεί να επηρεάσει την ταχύτητα με την οποία αναπτύσσονται οι εφαρμογές λογισμικού και ενσωματώνονται στην επιχείρησή σας.

  • Βελτιωμένη ποιότητα. Εκτός από την επιτάχυνση της ανάπτυξης, οι βελτιώσεις στις διαδικασίες δοκιμής μπορούν να έχουν ως αποτέλεσμα τη γρήγορη επίλυση τυχόν προβλημάτων απόδοσης ή ασφάλειας, βελτιώνοντας την ποιότητα του προϊόντος ή της εξυπηρέτησής σας.

  • Αυξημένη ικανοποίηση πελατών. Η διόρθωση των διεργασιών εξυπηρέτησης πελατών της επιχείρησής σας μπορεί να σας βοηθήσει να κερδίσετε πελάτες και να αυξήσετε την αφοσίωσή τους.

  • Βελτιωμένες εμπειρίες εργαζομένων στην εργασία. Οι αποτελεσματικές επιχειρηματικές διεργασίες είναι το θεμέλιο της ικανοποίησης στον χώρο εργασίας, καθώς βελτιώνουν το ηθικό και συχνά μειώνουν την αποχώρηση εργαζομένων.

Ξεκινήστε να βελτιστοποιείτε τις διεργασίες της επιχείρησής σας τώρα

Κάθε επιχείρηση προσπαθεί να εκτελεί τα καθήκοντά της καλύτερα, γρηγορότερα και εξυπνότερα. Ο συνδυασμός μιας ολοκληρωμένης στρατηγικής BPM με το σωστό λογισμικό αυτοματισμού ροής εργασίας μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας να πετύχει αυτούς τους στόχους.

Το Microsoft Power Automate είναι μια εύχρηστη λύση βελτιστοποίησης ροής εργασίας που μπορεί να δώσει τη δυνατότητα στους υπαλλήλους σας να απλοποιήσουν τις καθημερινές ελλείψεις αποδοτικότητας, και να επηρεάσει θετικά όλη την εταιρεία.