Τι είναι η διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών;

Ξεκλειδώστε τα οφέλη του BPM

Προτού ξεκινήσετε να αναπτύσσετε μια στρατηγική BPM, είναι σημαντικό να κατανοήσετε γιατί οι αποδοτικές επιχειρηματικές διεργασίες είναι σημαντικές, τους διαφορετικούς τύπους επιχειρηματικών διεργασιών, ποιος είναι υπεύθυνος για αυτές εντός της εταιρείας σας και ποια προβλήματα μπορεί να σας βοηθήσει να αντιμετωπίσετε το BPM.

Γνωρίστε τις επιχειρηματικές διεργασίες σας

Ως διεργασία σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον ονομάζεται μια σειρά επαναλαμβανόμενων εργασιών που γίνονται διαδοχικά για την επίτευξη ενός επαναλαμβανόμενου στόχου. Οι διεργασίες αυτές μπορεί να διαρκέσουν λεπτά ή εβδομάδες και περιλαμβάνουν δραστηριότητες τόσο απλές όσο οι αιτήσεις των υπαλλήλων για διακοπές ή τόσο περίπλοκες όσο οι διεργασίες εφοδιαστικής αλυσίδας. Οι αποτελεσματικές, ουσιαστικές διεργασίες βοηθούν στη βελτίωση της παραγωγικότητας των εργαζομένων, στην προσέλκυση πελατών και σε κάθε άλλη πτυχή της επιχείρησής σας. Οι αναποτελεσματικές, δυσλειτουργικές διεργασίες έχουν ως αποτέλεσμα απογοητευμένους υπαλλήλους, περιττά έξοδα, δυσαρεστημένους πελάτες και, τελικά, απώλειες στα κέρδη.

Οι επιχειρηματικές διεργασίες μπορούν να χωριστούν σε τρεις βασικές κατηγορίες:

• Οι λειτουργικές διεργασίες αφορούν τις βασικές και τις μεμονωμένες ροές αποδοτικότητας, όπως τις παραγγελίες πελατών, τη δημιουργία λογαριασμών και τη βελτιστοποίηση κατασκευής.
• Οι διεργασίες διαχείρισης περιλαμβάνουν καθήκοντα όπως την εταιρική διαχείριση, τους προϋπολογισμούς και τις ροές εργασίας του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού.
• Οι διεργασίες υποστήριξης υποβοηθούν μεγαλύτερες διεργασίες σε τομείς όπως τη λογιστική, τις προσλήψεις και την τεχνική υποστήριξη.

Με την αυτοματοποίηση όλων των τύπων επιχειρηματικών διεργασιών, μπορείτε να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα, να μειώσετε τον κίνδυνο και να διατηρήσετε την επιχείρησή σας πιο στρατηγικά εστιασμένη.

Αναπτύξτε τη δική σας ομάδα BPM

Οι εργαζόμενοι που είναι υπεύθυνοι για οποιαδήποτε επιχειρηματική διεργασία ονομάζονται υπεύθυνοι επιχειρηματικών διεργασιών. Εφόσον διαχειρίζονται εξ ολοκλήρου τις διεργασίες, καταλαβαίνουν πώς η επιχείρηση επηρεάζεται από και επηρεάζει τις διεργασίες που έρχονται πριν και μετά από αυτήν. Η ανάθεση της ευθύνης για τις επιχειρηματικές διεργασίες σε σημαντικούς υπαλλήλους που εργάζονται σε άλλα τμήματα, ενισχύει την εξοικείωση και οδηγεί σε ένα καλύτερο BPM για ολόκληρο τον οργανισμό σας.

Για παράδειγμα, μια επιτυχημένη ομάδα BPM σε μια μεγάλη εταιρεία θα μπορούσε να περιλαμβάνει όλους αυτούς τους ρόλους:

• Κορυφαία λύση επιχειρηματικών διεργασιών. Μια κορυφαία λύση που κατανοεί τα μακροπρόθεσμα οφέλη και μεταδίδει την αξία του BPM στον οργανισμό.
• Κάτοχος διεργασίας. Ένα άτομο ή μια ομάδα που επιθυμεί να επιτύχει σε επιχειρηματικές προκλήσεις, να απλοποιήσει ροές εργασίας ή να εκμεταλλευτεί ευκαιρίες, μπορεί να προσφέρει την προοπτική και την αντίληψη που χρειάζεστε, τα οποία είναι πολύ χρήσιμα για την προσέλκυση χρηστών και την επιτυχία του BPM.
• Διευθυντής επιχειρηματικής διεργασίας. Οι διευθυντές ηγούνται των προσπαθειών ολόκληρου του οργανισμού σε σχέση με το BPM.
• Σύμβουλος επιχειρηματικών διεργασιών. Οι σύμβουλοι χρησιμοποιούν τις τεχνικές δεξιότητες και την εξοικείωσή τους με το BPM για να συμβουλεύσουν έναν διευθυντή επιχειρηματικών διεργασιών.
• Διαχειριστής έργου. Οι διαχειριστές έργων βοηθούν στην ανάπτυξη και την εφαρμογή σχεδίων έργου, και διαχειρίζονται επικοινωνίες με την ομάδα, ορόσημα, παραδοτέα και προθεσμίες.
• Επιχειρηματικός αναλυτής. Οι αναλυτές επισημαίνουν τις βελτιώσεις των διεργασιών που είναι απαραίτητες.
• Αρχιτέκτονας λύσης. Οι αρχιτέκτονες λύσεων παρέχουν τεχνική υποστήριξη, ιδίως σε ό,τι αφορά τη διαλειτουργικότητα με υπάρχουσες εφαρμογές που χρησιμοποιούνται στον εκάστοτε κλάδο.
• Επηρεάζοντες. Συχνά αποτελούν ηγετικές μορφές για τους υπόλοιπους χρήστες που βρίσκονται στο επίπεδό τους. Οι εργαζόμενοι αυτοί αξιοποιούν από νωρίς και αναδεικνύουν τις νέες ιδέες, τις πρακτικές και τα εργαλεία, βοηθούν στη βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διεργασιών και υποστηρίζουν την πραγματοποίηση των αλλαγών.
• Ομάδα υποστήριξης BPM. Αυτές οι ομάδες αποτελούνται από σημαντικούς επαγγελματίες στο IT, στελέχη στον εταιρικό σχεδιασμό και άλλα ηγετικά πρόσωπα που βοηθούν στη θεσμοθέτηση προτύπων, μεθόδων, διακυβέρνησης και τεχνολογιών BPM.

Αναπτύξτε μια στρατηγική διαχείρισης επιχειρηματικών διεργασιών

Εάν η επιχείρησή σας αντιμετωπίζει δυσκολίες με διεργασίες που αφορούν τη λειτουργία, τη διαχείριση και την υποστήριξη, διότι είναι κουραστικές, περιττές, πολύ χρονοβόρες, πολύ αργές ή πολύ δαπανηρές, η δημιουργία μιας ολοκληρωμένης στρατηγικής BPM μπορεί να σας βοηθήσει. Οι ακόλουθες βέλτιστες πρακτικές θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε μια πρωτοβουλία BPM και να αξιολογήσετε την επιτυχία σας:

• Λάβετε υποστήριξη από τη διοίκηση. Πρόκειται για ένα κρίσιμο βήμα, εάν χρειάζεστε πόρους για να υποστηρίξετε τα σχέδια βελτίωσης των επιχειρηματικών διεργασιών σας.
• Αναλύστε και χαρτογραφήστε τη συγκεκριμένη διαδικασία. Χρησιμοποιήστε γραφήματα ροής, σχεδιαγράμματα mind map ή λογισμικό εξόρυξης διεργασιών για να βρείτε σημεία συμφόρησης, περιστατικά παράλληλης ενασχόλησης με τις ίδιες εργασίες και περιττές καθυστερήσεις. Μάθετε τη γνώμη άλλων ατόμων που ασχολούνται περισσότερο με τη συγκεκριμένη διεργασία για να καταλάβετε τι μπορείτε να βελτιώσετε: Η αφοσίωση ξεκινάει από εδώ.
• Επανασχεδιάστε τη διεργασία. Ζητήστε πληροφορίες από τα ενδιαφερόμενα μέρη και βεβαιωθείτε ότι όλοι κατανοούν την αξία της αυτοματοποίησης μιας διεργασίας. Συμπεριλάβετε τα ευρήματά σας από αναλύσεις και σχεδιαγράμματα mind map. Σκεφτείτε το ενδεχόμενο διεξαγωγής μιας ανάλυσης για κρίσιμες ή περίπλοκες ροές εργασίας.
• Συγκεντρώστε πόρους και εφαρμόστε την αλλαγή. Συγκεντρώστε τους πόρους που χρειάζεστε για να αναπτύξετε μια αποτελεσματική πλατφόρμα BPM, όπως ένα λογισμικό διαχείρισης έργων, εργαλεία αυτοματισμού ροών εργασίας και πίνακες εργαλείων με ενημέρωση σε πραγματικό χρόνο. Επιλέξτε πόρους που ευθυγραμμίζονται με την αποδοτικότητα που θέλετε να φτάσετε με την επιχείρησή σας, και διαχειριστείτε την αλλαγή με συγκεκριμένα παραδοτέα και χρονοδιαγράμματα. Με την αρχική εφαρμογή ενός μικρού πιλότου, μπορείτε να εντοπίσετε σφάλματα συστήματος, να εμπνεύσετε ενθουσιασμό για τις βελτιωμένες πρακτικές και να ενισχύσετε την αξιοποίησή του.
• Παρακολούθηση και βελτιστοποίηση. Παρακολουθήστε τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν οι νέες σας διεργασίες, επικοινωνώντας με τα ενδιαφερόμενα μέρη. Να είστε προετοιμασμένοι να προσθέσετε βελτιώσεις, εφόσον χρειαστεί.

Αυξήστε την αποδοτικότητα των BPM

Αν ακολουθήσετε τις παραπάνω βέλτιστες πρακτικές, δημιουργήσετε μια σταθερή ομάδα BPM και κατανοήσετε πώς μπορείτε να βελτιώσετε τις διεργασίες σας για να αυξήσετε την αποδοτικότητα, η διαχείριση των διεργασιών της επιχείρησής σας μπορεί να επιφέρει απτά πλεονεκτήματα, όπως:

• Αυξημένη παραγωγικότητα. Οι πιο αποτελεσματικές διεργασίες δημιουργούν πιο αποδοτικούς υπαλλήλους και μπορείτε να αξιολογήσετε τις μετρήσεις απόδοσης χρησιμοποιώντας λογισμικό ανάλυσης στον χώρο εργασίας.
• Γρηγορότερος χρόνος προς όφελος. Η βελτίωση των διεργασιών του τμήματος IT σας μπορεί να επηρεάσει την ταχύτητα με την οποία αναπτύσσονται οι εφαρμογές λογισμικού και ενσωματώνονται στην επιχείρησή σας.
• Βελτιωμένη ποιότητα. Εκτός από την επιτάχυνση της ανάπτυξης, οι βελτιώσεις στις διαδικασίες δοκιμής μπορούν να έχουν ως αποτέλεσμα τη γρήγορη επίλυση τυχόν προβλημάτων απόδοσης ή ασφάλειας, βελτιώνοντας την ποιότητα του προϊόντος ή της εξυπηρέτησής σας.
• Αυξημένη ικανοποίηση πελατών. Η διόρθωση των διεργασιών εξυπηρέτησης πελατών της επιχείρησής σας μπορεί να σας βοηθήσει να κερδίσετε πελάτες και να αυξήσετε την αφοσίωσή τους.
• Βελτιωμένες εργασιακές εμπειρίες εργαζομένων. Οι αποτελεσματικές επιχειρηματικές διεργασίες είναι το θεμέλιο της ικανοποίησης στον χώρο εργασίας, καθώς βελτιώνουν το ηθικό και συχνά μειώνουν την αποχώρηση εργαζομένων.