Šta su aplikacije za obradu dokumenata?

Aplikacije za obradu dokumenata koristi mašinsko učenje i veštačku inteligenciju (AI) za izdvajanje podataka iz dokumenata i obrazaca. Uzimaju podatke, kao što su informacije iz faktura, prijemnica i naloga za isporuku u formatu e-poruke ili papirnom formatu, digitalizuju ih i skladište u strukturiranom formatu baze podataka. Ti podaci se zatim uvoze u ciljni sistem, kao što su sistem za planiranje resursa preduzeća (ERP) ili rešenje za upravljanje odnosima sa klijentima (CRM). Efikasnost koju pružaju aplikacije za obradu dokumenata može imati veliki uticaj na način na koji preduzeća štede novac, povećavaju produktivnost i oslobađaju zaposlene od zadataka koji se ponavljaju i imaju malu vrednost i veliku mogućnost greške.

Pronalaženje rešenja za digitalizaciju velikog obima papirnih dokumenata predstavlja izazov sa kojim će se mnoga preduzeća u nekom trenutku suočiti. Aplikacije za obradu dokumenata pružaju veliku efikasnost u ovoj oblasti, ne samo tako što eliminišu naporne zadatke ručnog unosa podataka, već i tako što pružaju uvide preduzećima kako da na bolji način iskoriste svoje podatke.

Sakupljanje

Podaci iz izvora kao što su papirni dokumenti, PDF dokumenti, e-poruke i elektronski obrasci se skeniraju i digitalizuju.

Preliminarna obrada

Kvalitet i tačnost skeniranih podataka poboljšavaju se funkcijama kao što su ispravljanje iskrivljenih uglova, smanjivanje beskorisnih delova eliminisanjem svih pozadinskih mrlja ili oznaka i izrezivanje neželjenih spoljnih oblasti sa slika.

Klasifikacija

Dokumenti se razdvajaju u različite kategorije na osnovu formata, sadržaja i tipa, što pomaže da se poboljša izdvajanje i arhiviranje podataka.

Izdvajanje

Ključni korak u procesu u kojem OCR izdvaja podatke iz dokumenata i definiše koje tipove treba prevesti (npr. imena, brojevi, datumi, tekst napisan rukom).

Provera valjanosti

RPA proverava i verifikuje sve podatke pre nego što ih premesti u relevantne sisteme, baze podataka i radne tokove. Sve nepravilnosti se u ovoj fazi označavaju radi ručnog pregleda i ispravljanja.

Integracija

Kada se svi drugi procesi izvrše, podaci se šalju u relevantne baze podataka i spremišta putem interfejsa za programiranje aplikacija.

Šta je analiza dokumenata radi opsežnog učenja?

Dokumentacija za opsežno učenje se integriše sa obradom dokumenata oslanjajući se na mogućnosti neuronskih mreža da prepoznaju obrasce u podacima, posebno za analizu dokumenata i rasporeda, identifikaciju teksta i preuzimanje dokumenata. Slično načinu na koji ljudski mozak uči, neuronske mreže prikupljaju informacije o mnogim slojevima tako što dobijaju sve više informacija i znanja i na taj način postaju sve pametnije i pametnije tokom daljeg razvoja.

Analiza dokumenata radi opsežnog učenja koristi svoju mogućnost da napaja veštačku inteligenciju nalik ljudskoj putem različitih algoritama neuronske mreže koji su uglavnom konvolucijski i rekurentni. Konvolucijske neuronske mreže filtriraju slike kako bi otkrile svaki element unutar njih, dok su rekurentne neuronske mreže u stanju da pamte tačke podataka, čime se oblikuje njihova sposobnost da predvide buduće ishode.

Prednosti automatske obrade dokumenata

Automatizovana obrada dokumenata poboljšava poslovne procese i povećava efikasnost tima tako što pruža brzinu, tačnost i skalabilnost. To može da ima dalekosežan uticaj na to kako delatnosti kao što su pravo, nekretnine, zdravstvo i bankarstvo poboljšavaju svoje procese i krajnje rezultate.

Ključne prednosti automatizovane obrade dokumenata obuhvataju:

Brzo preuzimanje:

Kada se dokumenti digitalizuju, dostupni su da ih svako ko je ovlašćen pregleda praktično bilo gde i u bilo kom trenutku.

Poboljšanu bezbednost i privatnost

Preduzeća mogu da šifruju svoje datoteke i dodeljuju nivoe bezbednosti kako bi zaštitila svoje podatke od korisnika kojima nisu namenjeni.

Uštedu vremena i troškova:

Eliminisanjem dugotrajnog i skupog procesa rukovanja papirnim datotekama, zaposleni imaju više vremena da se posvete ciljevima od kritičnog značaja za poslovanje i budu produktivniji.

Smanjenje rizika od ljudske greške:

Bez potrebe za ručnim unosom podataka, automatizacija dokumenta u velikoj meri poboljšava tačnost i kvalitet dokumenata.

Povećan nivo saradnje:

Zaposleni u različitim timovima u svim odeljenjima mogu da dele dokumente i rade na njima zajedno dok istovremeno znaju status u realnom vremenu.

Standardizovane predloške:

Automatizacija dokumenta omogućava standardizaciju predložaka i struktura koji se mogu primeniti na tokove posla na svakodnevnom nivou.

Kako odabrati softversko rešenje za obradu dokumenata?

Izbor rešenja za obradu dokumenta zavisi od faktora koji su specifični za vaše potrebe. Jedna od najvažnijih odluka koju treba uzeti u obzir je da li želite da se vaše rešenje izvršava u oblaku ili na lokalno na vašoj lokaciji. Sisteme zasnovane na oblaku hostuje dobavljač uz naknadu i automatski čuva sve vaše podatke, čineći da sve bude dostupno na mreži. Lokalno rešenje znači da ćete koristiti sopstvene servere i prostor za skladištenje, samostalno vršiti održavanje i praviti sopstvene rezervne kopije.

Ostala važna razmatranja pri izboru rešenja za obradu dokumenata uključuju:

Pretragu:

Dobra je praksa da postoji veliki izbor opcija pretrage, uključujući naziv datoteke i tip, sadržaj i datume izmene. Takođe je dobro kada možete da dodelite metapodatke i oznake u cilju organizovanja svih datoteka.

Jednostavnu strukturu datoteka:

Važno je da struktura datoteka bude jednostavna za korišćenje i logična za sve korisnike.

Bezbednost:

Sistem bi trebalo da vam omogući da ograničite pristup osetljivim dokumentima i podesite dozvole po korisniku.

Jednostavnost:

Svi zaposleni bi trebalo da mogu lako da koriste sistem bez zabuna i bez ometanja svakodnevnih zadataka.

Integracija:

Postarajte se da sistem možete da koristite sa programima koje već koristite, kao što su klijent za e-poštu i softver za odnose sa klijentima.