Zašto preduzeća prihvataju RPA alatke

Šta je RPA alatka?

Robotska automatizacija procesa (RPA) koristi softverske robote u cilju oponašanja ljudske interakcije u okviru grafičkog korisničkog interfejsa (GUI) kako bi se automatizovali zadaci koji se ponavljaju i ručni zadaci, zahvaljujući čemu preduzeća štede vreme i trud i izbegavaju glavobolje. RPA alatka je softver za definisanje tokova posla i konfigurisanje robota tako da izvršavaju određene zadatke logičkim redosledom. Robot brže i bez grešaka može da izvrši bilo koji proces od više koraka koji se odvija u GUI-ju. Zbog toga vam alatka za robotsku automatizaciju procesa pomaže da ubrzate ručne tokove posla koji u kojima često dolazi do grešaka kako bi zaposleni mogli da rade na zadacima koji donose više koristi.

Na primer, vaše odeljenje za ljudske resurse može da primeni RPA alatku za automatizaciju načina obrade zahteva za odmor. Umesto da zaposleni potroši pet minuta na obradu svakog zahteva, RPA robot može da izdvoji podatke iz sistema za planiranje resursa u preduzeću i obradi rezultate u drugom sistemu brže – čak i u sistemima bez API-ja – i to bez grešaka.

Roboti koje kreira alatka za robotsku automatizaciju procesa mogu da izvršavaju dodeljene radnje i vrše interakciju sa drugim sistemima kopiranjem informacija sa digitalnih ekrana (struganje sa ekrana) ili pomoću API-ja. Na primer, vaše preduzeće može da koristi RPA alatku za kreiranje robota koji se prijavljuju u aplikacije, manipulišu datotekama i fasciklama, kopiraju i lepe sadržaj, popunjavaju obrasce, rade sa strukturiranim podacima, pa čak i vrše interakciju sa drugim aplikacijama.

Prednosti usvajanja RPA alatki

Svaka organizacija koja koristi RPA alatku može očekivati neke od sledećih pogodnosti ili sve njih:

• Bolje korišćenje ljudskih resursa. RPA zaposlene oslobađa zadataka koji donose malu vrednost i ponavljaju se, kao što je unos podataka, kako bi mogli da se usredsrede na poslove koji preduzeću donose veću vrednost.
• Poboljšane dodirne tačke sa klijentima. Kada se RPA koristi za ubrzavanje procesa u okruženju klijenta, dodatna efikasnost poboljšava korisničko iskustvo i podstiče lojalnost.
• Niži troškovi. RPA roboti obavljaju posao umesto ljudi uz mnogo manji trošak.
• Poboljšana analitika za razumevanje upravljanja tokovima posla. Svaki robot generiše datoteku evidencije svojih aktivnosti tako da možete da pratite koliko efikasno obavlja svoje funkcije.
• Poboljšana skalabilnost. Jednostavno nije moguće prilagoditi tim zaposlenih na način na koji možete da prilagodite opseg i potencijalni domet grupe automatizovanih robota. Pomoću RPA softvera, roboti se lako mogu duplirati i programirati da obavljaju sličan, ali malo drugačiji skup procedura.
• Veća bezbednost. RPA roboti nikada ne zaboravljaju da se odjave. Takođe se može podesiti opcija „vremensko ograničenje“ tako da vašim sistemima nije moguće pristupiti kada treba da budu nedostupni, čime se smanjuje ranjivost na zlonamerne hakere.

Kakve su RPA alatke u odnosu na druga rešenja za automatizaciju procesa?

Da biste razumeli prednost RPA alatki u poređenju sa drugim rešenjima za automatizaciju toka posla, korisno je da razumete razliku između automatizacije i RPA. Automatizacija toka posla koristi tehnologiju za smanjivanje ručnih koraka u poslovnom procesu, ali ipak zahteva da osoba obavi postupak. RPA alatke kreiraju robote za rad putem GUI-ja, tako da nije potrebna ljudska intervencija. To mogu da budu nadgledani procesi u kojima ljudi moraju da pokrenu zadatke, a mogu biti i nenadgledani procesi koji su u potpunosti automatizovani.

RPA alatke zahtevaju malo ili nimalo kodiranja, a budući da roboti koriste istu infrastrukturu i rešenja koja koriste zaposleni, ne morate da menjate osnovnu arhitekturu. Poslovni korisnici podstiču RPA rešenja. U stvari, neka RPA rešenja su dizajnirana za projektante amatere, zaposlene bez tehničkog iskustva i obrazovanja, koji mogu da automatizuju ručne procese sa kojima svakodnevno rade. Uz minimalno ili nikakvo učešće IT stručnjaka, možete da optimizujete operacije i poboljšate zadovoljstvo zaposlenih bez troškova tradicionalnog kodiranja.

RPA se takođe razlikuje od tradicionalnih alata za automatizaciju procesa na sledeće načine:

• Tradicionalni procesi za automatizaciju mogu da zahtevaju menjanje dela ili cele tehnološke infrastrukture. RPA roboti rade u GUI-ju i komuniciraju sa drugim sistemima na isti način kao i ljudi.
• RPA roboti su dovoljno fleksibilni za automatizaciju procesa za više aplikacija.
• Budući da su RPA roboti namenjeni za generičke procese koji se ponavljaju, kao što je unos podataka, oni su skalabilni i lakše se nadograđuju od rešenja za tok posla koje je dizajnirano za jedan proces.

Iako RPA softver donosi vrednost tako što poboljšava efikasnost tokova posla koji se ponavljaju i zasnovani su na pravilima, neke procese je najbolje prepustiti zaposlenima. Generalno, upravljanje procesima koji koriste puno nestrukturiranih podataka ili grafičkih informacija i koji zavise od parametara koji se brzo menjaju, najbolje je prepustiti svojim kreativnim zaposlenima.

Uloga RPA danas i u budućnosti

Trenutno RPA softver dobija puno vidljivosti dok kompanije uče da ga koriste i iz prve ruke uočavaju prednosti koje nudi, poput uštede vremena i troškova. Ali, kao i sve tehnologije, RPA tehnologija će postati sofisticiranija i menjaće se kako se budu menjale poslovne potrebe. Evo nekoliko predviđanja za načine na koje bi RPA alatke mogle da evoluiraju:

• Dublja integracija sa veštačkom inteligencijom. Kako RPA tehnologija napreduje, preduzeća će verovatno otkriti nove načine da je spoje sa tehnologijom višeg nivoa poput veštačke inteligencije, mašinskog učenja ili čak Interneta stvari (IoT) – a neka preduzeća su to već učinila. Hiperautomatizacija ili inteligentna automatizacija proširuje vrste zadataka koje RPA alatke mogu da obavljaju i daje im moć da automatizuju niz složenih zadataka.
• Složenije automatizacije. Preduzeća koriste RPA tehnologiju za automatizaciju svih vrsta svakodnevnih zadataka, ali njenim spajanjem sa veštačkom inteligencijom i mašinskim učenjem, otključaće se čitav novi niz zadataka koje može da pojednostavi. Na primer, preduzeća trenutno mogu da koriste RPA alatke za digitalizovanje dokumenata, ali RPA alatke kojima je dodata veštačka inteligencija takođe mogu da razumeju sadržaj dokumenata i efikasno ga klasifikuju bez grešaka.
• Jeftinije i pristupačnije. Kada su RPA alatke prvi put došle na tržište, bilo ih je teže naći i mogu biti skupe. Međutim, pošto se povećala potražnja za RPA softverima, sada ih nudi više kompanija. Uz više dostupnih opcija, cene će verovatno pasti, a funkcije će postati konkurentnije.

Ključne funkcionalnosti RPA softvera

Mnoge RPA alatke su sada na tržištu i sve imaju različite funkcije. Ali ovo su minimalne osnovne funkcije koje dobar RPA softver treba da nudi:

• Kompatibilnost. Vaš RPA softver treba da funkcioniše sa postojećim aplikacijama na radnoj površini, veb-aplikacijama i drugim glavnim softverskim aplikacijama. Takođe bi trebalo da može da se poveže sa sistemskim API-jima i čita/piše u bazama podataka.
• Uveličavanje podataka. Vaš softver bi trebalo da ima mogućnost da izdvaja podatke sa veb lokacija i društvenih mreža.
• Obrada različitih tipova podataka. Važno je da vaš softver može da izdvoji i unosi podatke, kombinuje podatke iz više izvora i prati uslovne izjave kao što su if/else.
• Programiranje interfejsa. Važno je da interfejs može da se programira. RPA softver može da pruži inteligentne ili kognitivne mogućnosti za konfigurisanje robota za donošenje odluka, čime vašem preduzeću pomaže da efikasnije posluje. Na primer, roboti da pomognu pri odgovaranju na tikete za IT podršku, čime se članovi IT tima oslobađaju od administrativnog tereta i mogu da se usredsrede na druge inicijative. Neke softverske opcije čak nude metode bez kodiranja za programiranje robota, ali bi sve RPA alatke trebalo da imaju mogućnost da vrše interakciju sa različitim vrstama aplikacija, e-poštom, datotekama i fasciklama.

Izbor RPA softvera i rad sa njim

Kada započnete procenu dostupnih RPA alatki, imajte na umu kakve procese planirate da automatizujete. U svaku alatku za robotsku automatizaciju procesa ugrađene su različite kontrole i naredbe koje diktiraju njegove mogućnosti, pa vodite računa o tome da se one podudaraju sa vašim ciljevima za automatizaciju toka posla. Takođe, pokušajte da pronađete komponente za višekratnu upotrebu i uverite se da vaši roboti mogu lako da funkcionišu u vašim postojećim sistemima.

Uzmite u obzir sledeće kriterijume pri odabiru pravog RPA softvera za vašu organizaciju:

• Jednostavan za korišćenje. RPA softver treba da bude dovoljno lak za korišćenje da neko sa ograničenim programerskim veštinama može da napravi automatizaciju, a zatim konfiguriše tok posla u RPA softveru. Postoje čak i neke RPA ponude koje projektanti amateri bez IT veština mogu da koriste za automatizaciju tokova posla. Koji god softver da odaberete, on treba da ima ugrađene, proširive komande, čarobnjake i GUI.
• Fleksibilan. Softver treba da vam omogući da konfigurišete prilagođene funkcije bez potrebe da dodatno platite dobavljača za prilagođavanje. Takođe treba da bude u stanju da obradi različite slučajeve korišćenja i različite količine podataka, dok istovremeno održava dosledne performanse.
• Skalabilan. RPA softver treba brzo da se prilagođava kako bi zadovoljio operativne zahteve vašeg preduzeća i prilagodio se ažuriranjima. Softver takođe treba da bude u mogućnosti da pokreće više robota i više tokova posla.

Kako industrije koriste RPA softver

Različite vrste preduzeća pronašle su način da iskoriste prednosti RPA softvera. Na primer, delatnosti poput zdravstva mogu da koriste RPA za zakazivanje pregleda, obavljanje unosa podataka o pacijentu, obradu potraživanja i upravljanje obračunom. Evo kako druge industrije koriste RPA alatke za transformisanje svojih procesa:

• Maloprodaja. Ažuriranje porudžbina, otpremanje proizvoda i praćenje pošiljki.
• Telekomunikacije. Nadgledanje, upravljanje podacima o prevarama i ažuriranje podataka o klijentima.
• Bankarstvo. Poboljšanje efikasnosti rada, tačnosti podataka i bezbednosti.
• Osiguranje. Upravljanje radnim procesima, unošenje podataka o klijentima i pomoć pri pokretanju aplikacija.
• Proizvodnja. Pomaganje u procesima lanca snabdevanja, obračunu materijala, korisničkoj službi i podršci i administraciji.

Ograničenja RPA alatki

RPA softveri nude mnoge prednosti, ali nisu svemogući. Iako se ova tehnologija razvija, ona i dalje najbolje funkcioniše kao deo mreže drugih tehnologija; to još uvek nije sveobuhvatno rešenje koje može da reši svaki operativni izazov.

Za sada je RPA tehnologija zasnovana na pravilima i najbolje funkcioniše sa strukturiranim podacima ili informacijama koje prate unapred definisani model podataka. Da bi uspešno funkcionisala, potrebno je da programirate robote da rade ono što želite i oni će funkcionisati samo u okviru zadatih parametara. Ukoliko ga ne spojite sa tehnologijom veštačke inteligencije ili mašinskog učenja, vaše RPA rešenje može samo sledi pravila koja dodelite, ali ne i da razume ili protumači sadržaj kojem pristupa.

Na primer, da bi RPA alatka mogla da obrađuje informacije iz faktura ili druge papirologije, sva papirologija mora da bude u istom formatu. Alatka ne može da obradi nijednu datoteku koja odstupa od formata. Iz tog razloga, RPA alatke nisu pogodne za nestrukturirane podatke ili informacije koje ne prate unapred definisani model podataka.

Pored toga, RPA alatke ne uče i ne prilagođavaju se. Ako se vaši poslovni procesi promene, biće potrebno da ponovno programirate svoje robote da bi mogli da rade sa novim procesima, što može da potraje. Ako vaša RPA alatka nije kompatibilna sa novim procesima, vaše ulaganje u nju moglo bi biti kratkog veka. Da biste izbegli ovaj problem, razmislite kolika je mogućnost da se vaši procesi i tehnologije promene pre nego što primenite RPA alatku.

Kako da doprinesete uspešnoj primeni RPA alatki

Kao i sa bilo kojom drugom tehnologijom, vaš uspeh sa RPA softverom zavisi od toga kako ga primenite. Čak i najbolje alatke ne mogu da poprave suštinski neispravan proces, pa je važno da pažljivo birate procese koje ćete automatizovati. Ako se primeni u odgovarajućem kontekstu i sa određenim, merljivim ciljem na umu, odgovarajuća RPA alatka može potpuno da promeni pojam efikasnosti u vašoj kompaniji. Imajte u vidu sledeće najbolje prakse kada počnete da koristite RPA tehnologiju za automatizaciju procesa:

• Potrebno je da znate koji proces želite da automatizujete. Pregledajte sve operativne procese kako biste utvrdili koji zadaci su najbolji kandidati za RPA. Imajte u vidu da RPA alatke uopšteno ne mogu da razumeju informacije pa, osim ako takođe ne planirate da uključite veštačku inteligenciju, treba da odaberite proces koji ima jasno definisane parametre i ne zahteva mnogo ljudskog učešća ili nadzora, kao što su zakazivanje sastanaka ili obrada faktura. Neki softveri, na primer Microsoft Power Automate nude mogućnosti koje će vam pomoći da identifikujete odgovarajuće procese za automatizaciju.
• Izaberite odgovarajuću alatku. Nakon što utvrdite koji proces želite da automatizujete, pronađite alatke koje najbolje odgovaraju toj vrsti posla. Svaka od alatki ima različite prednosti, pa ih procenite na osnovu mogućnosti, cene, jednostavnosti primene i toga koliko dobro funkcionišu sa vašim postojećim softverom.
• Obučite svoje zaposlene. Obučavanje osoblja kako da koriste i konačno menjaju ili održavaju vašu RPA alatku, odličan je način da se osigura njena stalna vrednost i poveća usvajanje širom kompanije.
• Merite rezultate. Pre i posle primene, nadgledajte indikatore ključnih performansi (KPI), kao što je produktivnost zaposlenih, tačnost unosa podataka, broj zakazanih obaveza ili obrađenih dokumenata. Ako se KPI ne poboljšaju nakon primene, to bi mogao biti znak da ste izabrali pogrešne procese ili robotima dali pogrešne parametre.