En person som arbetar på en bärbar dator

Vad är affärsprocesstyrning?

En affärsprocess är en serie återkommande uppgifter som utförs i följd för att uppnå ett rutinmål. Affärsprocesser kan ta minuter eller veckor och omfattar aktiviteter så enkla som medarbetarnas semesterbegäranden eller så komplicerade som leveranskedjelogistik. Effektiva processer hjälper dig att förbättra medarbetarnas produktivitet, kundrelationer och alla andra delar av verksamheten. Ineffektiva, icke fungerande processer ger missnöjda medarbetare, onödiga kostnader, missnöjda kunder och i slutändan förlorade intäkter.

Affärsprocesshantering (BPM) avser ditt företags långsiktiga försök att analysera, accelerera och optimera dessa processer, ofta genom att effektivisera de manuella processerna med arbetsflödesautomatisering och uppnå specifika affärsmål. Genom att automatisera alla typer av rutinuppgifter – från att hantera filer till uppdatera kalkylblad – kan du förbättra effektivitet, minska risker och se till att verksamheten är mer strategiskt inriktad.

Lås upp fördelarna med BPM

Innan du börjar skapa din BPM-strategi bör du förstå de olika typerna av affärsprocesser, veta vem som ansvarar för dem i företaget och vilka problem som BPM kan hjälpa till att åtgärda.

För det första kan affärsprocesser delas in i tre huvudkategorier:

  • Driftprocesser omfattar kärnverksamheten och specifika värdeströmmar som kundorder, att skapa konton och optimera produktionen.

  • Hanteringsprocesser omfattar till exempel bolagsstyrning, budgetar och personalarbetsflöden.

  • Stödprocesser ger stöd till större processer inom områden som redovisning, rekrytering och teknisk support.

Bygg upp ditt BPM-team

Medarbetare som är ansvariga för affärsprocessen kallas affärsprocessägare. Eftersom de hanterar en process från början till slut, förstår de hur den påverkar och påverkas av de processer som kommer före och efter den. Att ge ägarskapet för diskreta affärsprocesser till nyckelmedarbetare som arbetar på andra avdelningar kan ge en djupare förståelse och leda till bättre BPM i hela organisationen.

Ett framgångsrikt BPM-team i ett stort företag kan till exempel innefatta alla dessa roller:

  • Affärsprocessambassadör. En ambassadör som förstår långtgående fördelar och kommunicerar BPM-värdet i organisationen.

  • Processägare. En person eller ett team som står inför affärsutmaningar, arbetsflöden som ska anpassas eller som ska ta tag i möjligheter kan ge viktiga perspektiv och viktig input – kritiska för användarnas acceptans och för att BPM ska vara framgångsrikt.

  • Affärsprocessansvarig. En ansvarig som leder BPM-insatser på organisationsnivå.

  • Affärsprocesskonsult. En konsult använder tekniska färdigheter och förståelse för BPM för att ge råd till en affärsprocessansvarig.

  • Projektledare. En projektledare hjälper till att bygga och implementera projektplanen och hantera teammeddelanden, milstolpar, leveranser och deadlines.

  • Affärsanalytiker. En analytiker identifierar nödvändiga processförbättringar.

  • Lösningsarkitekt. En lösningsarkitekt ger teknisk support, särskilt gällande interoperabilitet med befintliga affärsapplikationer.

  • Influencers. Influencers, som ofta är ledare bland sina kolleger, är tidiga användare och ambassadörer för nya idéer, metoder och verktyg. Och de hjälper till att driva affärsprocesserförbättringar och förespråkar förändring.

  • BPM-stödgrupp. Gruppen består av viktiga IT-specialister, företagsplanerare och andra ledningsfunktioner som hjälper till att förankra BPM-standarder, -metoder, -styrning och -teknik.

Inte "stanna kvar" i missade affärsmöjligheter

Traditionellt har företagsledning ägt BPM. Det handlar trots allt om affärsprocesser. Men med den mycket avancerade programvara för affärsprocesstyrning får IT nu en större roll. Det kan utvecklas till en produktiv balans mellan er teknik och era affärsbehov om du låter IT distribuera en självbetjäningsplattform för arbetsflödesautomatisering som medarbetarna kan använda för att förenkla processer och lösa de problem som de bäst känner till.

Automatisera, automatisera, automatisera

Automatisering är kärnan i BPM. Med dagens teknik måste framgångsrika företag söka efter alla möjligheter att automatisera upprepande, tidskrävande och manuella processer. Med arbetsflödesautomatisering kan du anpassa affärsprocesser som datainmatning, uppdateringar av sociala medier, lager, rapporter med mera. Du kan frigöra dina medarbetare från repetitiva och rutinmässiga processer, öka produktiviteten, sänka kostnaderna och minska mänskliga fel.

Skapa en allmän utvecklingskultur

Du kan även optimera vissa affärsprocesser med skapa mobilappar så medarbetare kan vara mer delaktiga och effektiva, omvandla hur de får arbetsuppgifter gjorda och generera affärsinsikter i realtid. Med rätt plattform för apputveckling kan tekniker, IT-specialister och vanliga företagsanvändare bygga en egen utvecklingskultur för affärslösningar med minimal kod – som inte behöver vara beroende av eller vänta på företagsledning eller utvecklingsexperter.

Få ut mesta möjliga av alla möjligheter

Du behöver inte leva med ineffektiva manuella processer, extrakostnader och missade möjligheter. Med rätt personer i rätt roller, grundläggande förståelse för dina processer och bra automatiseringsverktyg kan ditt företag använda BPM för att:

  • Minska besvärliga online-utcheckningsprocesser som avskräcker kunder och påverkar försäljningen negativt.
  • Automatisera manuella processer som tar för lång tid, kostar för mycket och frustrerar medarbetarna.
  • Eliminera hinder i ekonomiska processer som försenar betalningar.
  • Minska dubbletter som slösar resurser.
  • Korta eller standardisera långa och felbenägna processer som påverkar deadlines.
  • Anpassa och förbättra ineffektiva klientintroduktioner som undergräver relationer.

Skapa en strategi för affärsprocesstyrning

Om verksamheten kämpar med drift-, hanterings- och supportprocesser som är omständliga, överflödiga, för långa, för korta eller för kostsamma, kan det vara bättre att skapa en övergripande BPM-strategi. Följande metodtips hjälper dig att starta ett BPM-initiativ och utvärdera om det lyckades:

  • Få stöd från ledningen. Detta är kritiskt om du behöver resurser som stöd för affärsprocessens förbättringsplanerna.

  • Analysera och mappa den specifika processen. Använd flödesdiagram, mindmapping eller processutvinningsprogram för att hitta flaskhalsar, dupliceringar och onödiga fördröjningar . Få feedback från de personer som är mest involverade i processen för att förstå vad du kan förbättra – att acceptera ändring börjar hos dem.

  • Gör om processen. Be om input från intressenter och se till att alla förstår värdet av att processen effektiviseras. Inkludera vad du vet från mindmapping och analys. Överväg en effektanalys för kritiska eller komplicerade arbetsflöden.

  • Samla resurser och implementera ändringar. Samla de resurser som du behöver för att bygga en effektiv BPM-plattform, till exempel program för projekthantering, verktyg för arbetsflödesautomatisering och instrumentpaneler i realtid. Välj resurser som stämmer överens med det affärsvärde som du vill skapa och hantera ändringen genom specifika leverans- och tidslinjer. Genom ett pilotprojekt får du information om buggar och kan skapa entusiasm för förbättrade rutiner och främja igångsättandet.

  • Spåra och optimera. Övervaka hur dina nya processer fungerar genom att kontrollera med intressenterna. Var beredd att lägga till förbättringar vid behov.

Skapa BPM-värde

Om du följer metodtipsen ovan, kan med ett gediget BPM-team och förståelse förbättra processerna och skapa mervärde så att affärsprocesshanteringen kan ge mätbara resultat som:

  • Ökad produktivitet. Effektivare processer skapar effektivare medarbetare och du kan utvärdera resultaten med program för arbetsplatsanalys.

  • Snabbare tid till nytta. Om du förbättrar IT-processerna kan det påverka hur snabbt applikationer utvecklas och distribueras i verksamheten.

  • Förbättrad kvalitet. Förutom snabbare utveckling kan bättre testförfarande snabbt lösa prestanda- eller säkerhetsrelaterade problem samt förbättra kvaliteten på produkter och tjänster.

  • Ökad kundnöjdhet. Genom att förfina ditt företags kundtjänstprocesser kan du hjälpa till att vinna kunder och öka lojaliteten.

  • Bättre arbetserfarenheter för medarbetare. Effektiva affärsprocesser ligger till grund för tillfredsställelse på arbetsplatsen, bättre moral och minskad personalomsättning.

Börja optimera dina affärsprocesser nu

Alla företag strävar efter att göra saker bättre, snabbare och smartare. Att kombinera en övergripande BPM-strategi med rätt program för arbetsflödesautomatisering kan hjälpa ditt företag att uppnå dessa mål.

Microsoft Power Automate är en lättanvänd lösning för arbetsflödesoptimering som gör att medarbetarna kan effektivisera ineffektiva vardagsuppgifter och påverka hela företaget.