Vad är affärsprocesshantering?

Ta vara på fördelarna med BPM

Innan du börjar skapa din BPM-strategi bör du förstå varför affärsprocesser är viktiga, vilka olika typer av affärsprocesser som finns, veta vem som ansvarar för dem i företaget och vilka problem som BPM kan hjälpa till att åtgärda.

Lär känna dina affärsprocesser

En affärsprocess är en serie återkommande uppgifter som utförs i följd för att uppnå ett rutinmål. Affärsprocesser kan ta minuter eller veckor och omfattar aktiviteter så enkla som medarbetarnas semesteransökningar eller så komplicerade som försörjningskedjelogistik. Effektiva processer hjälper dig att förbättra medarbetarnas produktivitet, kundrelationer och alla andra delar av verksamheten. Ineffektiva, icke fungerande processer ger missnöjda medarbetare, onödiga kostnader, missnöjda kunder och i slutänden förlorade intäkter.

Affärsprocesser kan delas in i tre huvudkategorier:

• Driftprocesser omfattar kärnverksamheten och specifika värdeströmmar som kundorder, att skapa konton och optimera produktionen.
• Hanteringsprocesser omfattar till exempel bolagsstyrning, budgetar och personalarbetsflöden.
• Stödprocesser ger stöd till större processer inom områden som redovisning, rekrytering och teknisk support.

Genom att automatisera alla typer av affärsprocesser kan du förbättra effektiviteten, minska riskerna och hålla verksamheten mer strategisk fokuserad.

Bygg upp ditt BPM-team

Medarbetare som är ansvariga för affärsprocessen kallas affärsprocessägare. Eftersom de hanterar en process från början till slut, förstår de hur den påverkar och påverkas av de processer som kommer före och efter den. Att ge ägarskapet för diskreta affärsprocesser till nyckelmedarbetare som arbetar på andra avdelningar kan ge en djupare förståelse och leda till bättre BPM i hela organisationen.

Ett framgångsrikt BPM-team i ett stort företag kan till exempel innefatta alla dessa roller:

• Affärsprocessambassadör. En ambassadör som förstår långtgående fördelar och kommunicerar BPM-värdet i organisationen.
• Processägare. En person eller ett team som står inför affärsutmaningar, arbetsflöden som ska anpassas eller som ska ta tag i möjligheter kan ge viktiga perspektiv och viktig input – kritiska för användarnas acceptans och för att BPM ska vara framgångsrikt.
• Affärsprocessansvarig. En ansvarig som leder BPM-insatser på organisationsnivå.
• Affärsprocesskonsult. En konsult använder tekniska färdigheter och förståelse för BPM för att ge råd till en affärsprocessansvarig.
• Projektledare. En projektledare hjälper till att bygga och implementera projektplanen och hantera teammeddelanden, milstolpar, leveranser och deadlines.
• Affärsanalytiker. En analytiker identifierar nödvändiga processförbättringar.
• Lösningsarkitekt. En lösningsarkitekt ger teknisk support, särskilt gällande interoperabilitet med befintliga affärsappar.
• Influerare. Influerare, som ofta är ledare bland sina kolleger, är tidiga användare och ambassadörer för nya idéer, metoder och verktyg. Och de hjälper till att driva affärsprocessförbättringar och förespråkar förändring.
• BPM-stödgrupp. Gruppen består av viktiga IT-specialister, företagsplanerare och andra ledningsfunktioner som hjälper till att förankra BPM-standarder, -metoder, -styrning och -teknik.

Skapa en strategi för affärsprocesshantering

Om verksamheten kämpar med drift-, hanterings- och supportprocesser som är omständliga, överflödiga, för långa, för korta eller för kostsamma, kan det vara bättre att skapa en övergripande BPM-strategi. Följande metodtips hjälper dig att starta ett BPM-initiativ och utvärdera om det lyckades:

• Få stöd från ledningen. Detta är kritiskt om du behöver resurser som stöd för affärsprocessens förbättringsplanerna.
• Analysera och mappa den specifika processen. Använd flödesdiagram, mindmapping eller processutvinningsprogramvara för att hitta flaskhalsar, dupliceringar och onödiga fördröjningar. Få feedback från de personer som är mest involverade i processen för att förstå vad du kan förbättra – acceptansen för förändring börjar hos dem.
• Gör om processen. Be om input från intressenter och se till att alla förstår värdet av att processen effektiviseras. Inkludera vad du vet från mindmapping och analys. Överväg en effektanalys för kritiska eller komplicerade arbetsflöden.
• Samla resurser och implementera ändringar. Samla de resurser som du behöver för att bygga en effektiv BPM-plattform, till exempel programvara för projekthantering, verktyg för arbetsflödesautomatisering och instrumentpaneler i realtid. Välj resurser som stämmer överens med det affärsvärde som du vill skapa och hantera ändringen genom specifika leverans- och tidslinjer. Genom ett pilotprojekt får du information om buggar och kan skapa entusiasm för förbättrade rutiner och främja igångsättandet.
• Spåra och optimera. Övervaka hur dina nya processer fungerar genom att kontrollera med intressenterna. Var beredd att lägga till förbättringar vid behov.

Skapa BPM-värde

Om du följer metodtipsen ovan, kan med ett gediget BPM-team och förståelse förbättra processerna och skapa mervärde så att affärsprocesshanteringen kan ge mätbara resultat som:

• Ökad produktivitet. Effektivare processer skapar effektivare medarbetare och du kan utvärdera resultaten med programvara för arbetsplatsanalys.
• Kortare tid till nytta. Om du förbättrar IT-processerna kan det påverka hur snabbt appar utvecklas och distribueras i verksamheten.
• Förbättrad kvalitet. Förutom snabbare utveckling kan bättre testförfarande snabbt lösa prestanda- eller säkerhetsrelaterade problem samt förbättra kvaliteten på produkter och tjänster.
• Ökad kundnöjdhet. Genom att förfina ditt företags kundtjänstprocesser kan du hjälpa till att vinna kunder och öka lojaliteten.
• Bättre arbetsmiljö för medarbetarna. Effektiva affärsprocesser ligger till grund för trivsel på arbetsplatsen, bättre moral och minskad personalomsättning.