En person som håller en presentation

Så här får du mer gjort med arbetsflödesautomatisering

Nästan allt affärsfolk, från kundtjänstpersonal till VD:ar, ägnar alltför stor del av sina arbetsdagar – upp till halva – på ineffektiva, överflödiga och manuella processer som kan automatiseras. Tidskrävande rutinarbete gör medarbetare på alla nivåer mindre effektiva, men smarta företag använder arbetsflödesautomatisering för att hjälpa alla att arbeta mer effektivt.

Arbetsflödesautomatisering är centralt för modern verksamhetsstyrning och den drivs av ständigt förbättrad teknik och snabb innovation. Allteftersom fler företag börjar använda automatisering i sina affärsprocesser och inser fördelarna med det, kommer marknaden för arbetsflödesautomatisering bara att fortsätta växa. Allteftersom tekniken blir vanligare och mer avancerad kommer fler företag att använda arbetsflödesautomatisering för att bygga strömlinjeformade, effektiva arbetssätt, förnya flera branscher och skapa konkurrensfördelar på deras marknader.

Vad är arbetsflödesautomatisering?

Genom att använda det arbetsflödesautomatiseringsprogram som passar din verksamhet kan du ersätta manuella processer som datainmatning, uppdateringar av sociala medier och e-postsvar med strömlinjeformade automatiska arbetsflöden som sparar tid, minskar antalet fel så att du ägnar mindre tid åt att korrigera misstag och hjälper medarbetarna att fokusera på mer strategiska och effektiva åtgärder.

Med arbetsflödesautomatisering kan du till och med digitalisera och optimera pappersbaserade affärsprocesser som lagerbeställningar eller svar på begäranden om godkännande. Oavsett var ditt företag stöter på repetitiva manuella uppgifter kan du använda arbetsflödesautomatisering för att göra dessa processer mer lyckade.

Effektiv arbetsflödesautomatisering i fem enkla steg

Med rätt programvara kan det gå enkelt och snabbt att automatisera manuella processer. För att effektivt kunna eliminera ineffektiva manuella uppgifter och förändra hur ditt företag arbetar, måste du veta vilka processer som håller dig tillbaka, förstå vilka automatiseringsalternativ du har, hantera användningen, tillhandahålla utbildning och mäta hur väl din verksamhet har lyckats.

Använd de här fem enkla stegen för att automatisera dina arbetsflöden:

  1. Välj dina processer. Identifiera de procedurer som är ineffektiva, onödigt komplicerade eller för kostsamma, rangordna dem och välj sedan de bästa kandidaterna för automatisering.
  2. Gör hemläxan. Hur har andra organisationer automatiserat liknande processer? Överväg dina val för att bygga och införa automatiska arbetsflöden – vill du ringa in IT-personal eller kan civila utvecklare i ditt företag använda ett automatiseringsverktyg med minimal kod för att skapa sina egna kraftfulla automatiserade arbetsflöden?
  3. Hantera förändringar och underlätta införande. När du har startat dina nya arbetsflöden är det viktigt att du ser till att de används i hela företaget – ju fler som använder automatiserade arbetsflöden, desto mer effektiva blir de.
  4. Kommunicera med och utbilda medarbetarna. Se till att alla vet att det finns nya verktyg på plats för att underlätta deras arbete. Tillhandahåll den dokumentation och utbildning de behöver för att göra det enkelt att införa.
  5. Utvärdera och finjustera. Börja omedelbart mäta hur väl dina nya processer lyckas. Genom att hålla reda på fördefinierade KPI-värden blir effektiviteten hos automatiserade arbetsflöden tydlig och du kan göra lämpliga justeringar.

Skapa briljans med programvaror för arbetsflödesautomatisering

Nu när du vet vad arbetsflödesautomatisering är ska du fundera på hur du kan uppnå det och värdet som det kommer hjälpa dig att skapa. Det enklaste sättet att införa arbetsflödesautomatisering i din verksamheten är via programvaror för arbetsflödesautomatisering eller en molnbaserad tjänst för arbetsflödesautomatisering.

Kraften till rätt folk

Med hjälp av denna teknik kan innovativa arbetsflöden utvecklas av de personer som känner till din verksamhet bäst: dina medarbetare, som själva upplever de processer som kan göras snabbare och bättre med automatisering. Det behöver inte vara svårt. I de flesta företag kan nästan alla medarbetare bli en civil utvecklare med hjälp av automatiseringsteknik som kräver minimal kod eller ingen kod för att skapa kraftfulla arbetsflöden.

Det är viktigt att du letar efter ett arbetsflödesautomatiseringslösning som är intuitivt, lätt att använda och flexibelt. Vi rekommenderar att du använder en teknik med fördefinierade anslutningsprogram där du kan integrera en mängd olika program i dina arbetsflöden.

Ett annat sätt att optimera affärsprocesser är genom att använda en apputvecklingsteknologi med minimal kod som hjälper tekniker, vanliga företagsanvändare eller företagsledare bygg mobilapparna de behöver att hålla sig uppdaterade, arbeta produktivt och uppnå affärsmöjligheter – utan att behöva vara beroende av professionella utvecklare.

Arbetsflöden i molnet

Tänk på att molnbaserade automatiseringsverktyg har fördelar jämfört med deras lokala motsvarigheter, som bland annat förbättrad skalbarhet och en hög grad av säkerhet. Programvaror för arbetsflödesautomatisering ska också fungera tillsammans med de befintliga affärsanalysverktygen i företaget, vilket gör det enkelt att övervaka prestandan hos de automatiserade arbetsflödena.

Slutligen, med hjälp av programvaror för arbetsflödesautomatisering med mobila funktioner kan medarbetare automatisera arbetsflöden på ett säkert sätt var de än befinner sig, när som helst.

Så här fungerar det

Med arbetsflödesautomatisering kan användarna ange en utlösare för en serie åtgärder. När en ny medarbetare anställs kan till exempel ett automatiskt arbetsflöde skapas för att omedelbart skicka ett välkomstmeddelande till medarbetaren och leda dem genom processen att fylla i pappersarbetet för nyanställda på ett korrekt sätt.

Användarna definierar den serie uppgifter som behövs för att slutföra vanliga affärsprocesser. Efter definitionen utför det automatiska arbetsflödet de tilldelade åtgärderna när den angivna utlösaren inträffar.

Upptäck bättre sätt att arbeta

Ge alla möjlighet att skapa automatiserade lösningar så att de kan använda sina arbetsdagar på bästa sätt med Microsoft Power Automate. Utnyttja flöden – det som Power Automate kallar arbetsflödesautomatisering – för att börja hjälpa varje medarbetare frigöra sig från repetitiva tidskrävande uppgifter och skapa en mer strategisk och dynamisk arbetsplats.