Vad är BPMS?

En nybörjarguide till BPMS (programvara för affärsprocesstyrning)

Introduktion

Med BPMS (programvara för affärsprocesstyrning) kan ett företag definiera, driftsätta och hantera automatiserade affärsprocesser, vilket innebär att tidsödande manuella processer ersätts med rationella arbetsflöden i affärsappar.

Med funktioner för molnet, AI och big data-analyser kan BPMS omvandlas till intelligent BPMS (iBPMS), vilket automatiserar processer ytterligare, gör utvecklingen av arbetsflöden snabbare och förbättrar strukturen i affärsprocesserna.

Vad har mitt företag för
nytta av BPMS?

Med BPMS kan du använda automatisering av affärsprocesser för att effektivisera en mängd olika uppgifter. Det säkerställer att processerna följs vid aktiviteter som granskning och godkännande av dokument, dokumenthantering, introduktion av medarbetare och hantering av medarbetares förfrågningar.

Genom att automatisera utlösta meddelanden som uppgiftsaviseringar via e-post, betalningspåminnelser och tackbrev kan BPMS förbättra arbetsflödet i hela företaget. BPMS kan till och med användas för att strukturera marknadsföringskampanjer via e-post, vilket gör det enklare att distribuera rätt meddelande eller svar vid rätt tidpunkt.

Fördelarna med BPMS

BPMS- och iBPMS-lösningar gör det enkelt att skapa arbetsflödesautomatisering i en rad olika affärsappar, standardisera processer och uppnå:)

Större effektivitet

När du implementerar BPMS innebär det att medarbetare i hela företaget kan ägna mindre tid åt repetitiva manuella processer, och i stället kan fokusera på att få arbetet gjort snabbare.

Ökad flexibilitet

Med BPMS kan företagen dokumentera, standardisera och automatisera affärsprocesser, vilket gör det enklare att driva fram och reagera på ändringar eftersom nya processer snabbt kan införas i organisationen på ett konsekvent sätt.

Effektivare samarbete

BPMS gör det möjligt för olika team att automatiskt dirigera aktiviteter och tilldelningar och se till att nya eller uppdaterade processer används i realtid, och att alla alltid arbetar mot samma mål.

Bättre regelefterlevnad

Genom att använda BPMS kan företag införa regler i sina processer och på så sätt säkerställa att dessa regler alltid efterlevs. Företagen kan då snabbt anpassa sig efter ny lagar och föreskrifter med minimala avbrott.

Bättre kundkommunikation och kundsupport

Eftersom BPMS säkerställer att affärsprocesser tillämpas på ett konsekvent sätt, kan företagen upprätta, upprätthålla och övervaka viktiga aspekter i kundkontakterna. Kunder och företag kan båda dra nytta av större personanpassning, att ärenden kan skapas automatiskt, att enhetliga svar utlöses och konsekvent av lead- och ärendehantering.

Vem använder BPMS?

Med en modern BPMS-lösning kan praktiskt taget alla i företaget skapa och driftsätta automatiseringar som hjälper dem att få mer gjort på kortare tid.

För bara några år sedan var automatisering av affärsprocesser en mycket komplicerad process. Utvecklare fick lägga mycket tid på att tillsammans med olika intressentgrupper kartlägga varje uppgift i en process innan de kunde skriva kod från grunden för varje automatiserad process. Om man var tvungen att göra ändringar i processen krävdes mer kartläggning, mer kodning och mer tid till uppdateringar.

Dagens bästa BPMS-plattformar förenklar automatiseringsarbetet med processerna genom att utvecklare och IT-support inte längre behövs. Med sådana system kan organisationer implementera mycket komplexa processer. Det blir också möjligt för team och enskilda personer att på ett enkelt sätt skapa och implementera automatiserade processer på egen hand.

Det korta svaret på "Vem använder BPMS?" är alla som behöver det.

Skapa automatiseringar
med BPMS

Med en bra BPMS-lösning behöver du inte längre gissa dig till hur du ska utforma och distribuera automatiserade processer. Med de mallar som finns är det bara att följa instruktionerna steg för steg. Med de bästa BPMS-lösningarna kan du på ett effektivt och integrerat sätt göra följande:

  1. Identifiera och designa den process som du vill automatisera.

    Förstå det rationella resonemanget för processen och undersök vilken dokumentation eller vilka processmodeller som finns som definierar den.

  2. Utforma logiken eller stegen i affärsprocessflödet.

    Definiera stadierna och stegen i affärsprocessen i BPMS och testa olika affärsscenarier på plattformen med hjälp av inbyggda modelleringsverktyg.

  3. Bygg upp din automatisering med hjälp av designverktyg där du pekar och klickar i stället för att skriva kod.

    Skapa processflöden och användargränssnitt för affärsprocessen med hjälp av BPMS-lösningens bibliotek med fördefinierade mallar och anslutningsprogram.

  4. Lansera och dela automatiseringen med ditt team eller i hela företaget.

Välja en BPMS-lösning

Om ditt mål är att förenkla affärsprocesshantering kan det vara smart att skapa en begränsad lista över BPMS-lösningar som verkligen gör automatiseringen enklare för de som ska lära sig och använda lösningen. Dagens bästa automatiseringsplattformar klarar det och mycket mer. Du behöver kunna svara på följande frågor innan du börjar leta efter lämplig lösning:)

Vilka processer kommer du fokusera på?

Bestäm om du behöver en lösning för att automatisera rutinmässiga uppgifter som fakturabehandling, eller en som kan användas för att automatisera komplexa processer som körs under lång tid, till exempel budgethantering eller prestandaövervakning.

Vem ska använda lösningen?

Eftersom BPMS-lösningen utgör en viktig komponent vid en effektiv digital omvandling, bör den du väljer kunna användas av alla i företaget. Dagens bästa BPMS-lösningar med lite kodning har robotstyrd processautomation (RPA)-funktioner som gör det enklare för alla i organisationen att använda lösningen.)

Hur ska du distribuera BPMS?

Ett viktigt beslut du måste fatta är om BPMS-lösningen ska vara lokal eller molnbaserad.

De största fördelarna med en SaaS-baserad (programvara som en tjänst) BPMS-plattform är att den är lättare att implementera, eftersom appen kan börja användas redan första dagen. Den är också skalbar eftersom du bara behöver skaffa en mer omfattande prenumeration, inte en större infrastruktur. Kostnaden blir också förutsägbar då du bara betalar för det du använder.

Fördelarna med en lokal BPMS-plattform är att du har större kontroll (eftersom den tillhör din infrastruktur) och bättre säkerhet, eftersom data ligger kvar i systemen och exponeringen inte blir lika stor.

Vem ska ge support på din BPMS-lösning?

Implementering och underhåll av en lokal BPMS-lösning kräver dock en betydande investering i IT-infrastruktur och personal. Med en SaaS-baserad BPMS-plattform med minimalt med kod minskar behovet av IT-stöd.

Vad har du råd med?

Det är alltid viktigt att hålla kostnaderna nere, så ta med den förväntade avkastningen på investeringen i beräkningen. Ju mer du kan utföra med verktyget, desto mer nytta kommer ditt företag förmodligen ha av det.

Upptäck hur Louisiana-Pacific Corporation omvandlat
manuella processer med BPMS

Läs mer om hur Louisiana-Pacific rationaliserat processer, skapat snabbare arbetsflöden och förenklat datainsamlingen med Power Automate.

En person som använder en bärbar dator i ett kök

Testa en BPMS-lösning i din organisation

Upptäck hur ditt företag kan arbeta effektivare och mer flexibelt och samarbeta bättre med Microsoft Power Automate – och komma i gång kostnadsfritt.