Зашто предузећа прихватају RPA алатке

Шта је RPA алатка?

Роботска аутоматизација процеса (RPA) користи софтверске роботе у циљу опонашања људске интеракције у оквиру графичког корисничког интерфејса (GUI) како би се аутоматизовали задаци који се понављају и ручни задаци, захваљујући чему предузећа штеде време и труд и избегавају главобоље. RPA алатка је софтвер за дефинисање токова посла и конфигурисање робота тако да извршавају одређене задатке логичким редоследом. Робот брже и без грешака може да изврши било који процес од више корака који се одвија у GUI-ју. Због тога вам алатка за роботску аутоматизацију процеса помаже да убрзате ручне токове посла који у којима често долази до грешака како би запослени могли да раде на задацима који доносе више користи.

На пример, ваше одељење за људске ресурсе може да примени RPA алатку за аутоматизацију начина обраде захтева за одмор. Уместо да запослени потроши пет минута на обраду сваког захтева, RPA робот може да издвоји податке из система за планирање ресурса у предузећу и обради резултате у другом систему брже – чак и у системима без API-ја – и то без грешака.

Роботи које креира алатка за роботску аутоматизацију процеса могу да извршавају додељене радње и врше интеракцију са другим системима копирањем информација са дигиталних екрана (стругање са екрана) или помоћу API-ја. На пример, ваше предузеће може да користи RPA алатку за креирање робота који се пријављују у апликације, манипулишу датотекама и фасциклама, копирају и лепе садржај, попуњавају обрасце, раде са структурираним подацима, па чак и врше интеракцију са другим апликацијама.

Предности усвајања RPA алатки

Свака организација која користи RPA алатку може очекивати неке од следећих погодности или све њих:

• Боље коришћење људских ресурса. RPA запослене ослобађа задатака који доносе малу вредност и понављају се, као што је унос података, како би могли да се усредсреде на послове који предузећу доносе већу вредност.
• Побољшане додирне тачке са клијентима. Када се RPA користи за убрзавање процеса у окружењу клијента, додатна ефикасност побољшава корисничко искуство и подстиче лојалност.
• Нижи трошкови. RPA роботи обављају посао уместо људи уз много мањи трошак.
• Побољшана аналитика за разумевање управљања токовима посла. Сваки робот генерише датотеку евиденције својих активности тако да можете да пратите колико ефикасно обавља своје функције.
• Побољшана скалабилност. Једноставно није могуће прилагодити тим запослених на начин на који можете да прилагодите опсег и потенцијални домет групе аутоматизованих робота. Помоћу RPA софтвера, роботи се лако могу дуплирати и програмирати да обављају сличан, али мало другачији скуп процедура.
• Већа безбедност. RPA роботи никада не заборављају да се одјаве. Такође се може подесити опција „временско ограничење“ тако да вашим системима није могуће приступити када треба да буду недоступни, чиме се смањује рањивост на злонамерне хакере.

Какве су RPA алатке у односу на друга решења за аутоматизацију процеса?

Да бисте разумели предност RPA алатки у поређењу са другим решењима за аутоматизацију тока посла, корисно је да разумете разлику између аутоматизације и RPA. Аутоматизација тока посла користи технологију за смањивање ручних корака у пословном процесу, али ипак захтева да особа обави поступак. RPA алатке креирају роботе за рад путем GUI-ја, тако да није потребна људска интервенција. То могу да буду надгледани процеси у којима људи морају да покрену задатке, а могу бити и ненадгледани процеси који су у потпуности аутоматизовани.

RPA алатке захтевају мало или нимало кодирања, а будући да роботи користе исту инфраструктуру и решења која користе запослени, не морате да мењате основну архитектуру. Пословни корисници подстичу RPA решења. У ствари, нека RPA решења су дизајнирана за пројектанте аматере, запослене без техничког искуства и образовања, који могу да аутоматизују ручне процесе са којима свакодневно раде. Уз минимално или никакво учешће IT стручњака, можете да оптимизујете операције и побољшате задовољство запослених без трошкова традиционалног кодирања.

RPA се такође разликује од традиционалних алата за аутоматизацију процеса на следеће начине:

• Традиционални процеси за аутоматизацију могу да захтевају мењање дела или целе технолошке инфраструктуре. RPA роботи раде у GUI-ју и комуницирају са другим системима на исти начин као и људи.
• RPA роботи су довољно флексибилни за аутоматизацију процеса за више апликација.
• Будући да су RPA роботи намењени за генеричке процесе који се понављају, као што је унос података, они су скалабилни и лакше се надограђују од решења за ток посла које је дизајнирано за један процес.

Иако RPA софтвер доноси вредност тако што побољшава ефикасност токова посла који се понављају и засновани су на правилима, неке процесе је најбоље препустити запосленима. Генерално, управљање процесима који користе пуно неструктурираних података или графичких информација и који зависе од параметара који се брзо мењају, најбоље је препустити својим креативним запосленима.

Улога RPA данас и у будућности

Тренутно RPA софтвер добија пуно видљивости док компаније уче да га користе и из прве руке уочавају предности које нуди, попут уштеде времена и трошкова. Али, као и све технологије, RPA технологија ће постати софистициранија и мењаће се како се буду мењале пословне потребе. Ево неколико предвиђања за начине на које би RPA алатке могле да еволуирају:

• Дубља интеграција са вештачком интелигенцијом. Како RPA технологија напредује, предузећа ће вероватно открити нове начине да је споје са технологијом вишег нивоа попут вештачке интелигенције, машинског учења или чак Интернета ствари (IoT) – а нека предузећа су то већ учинила. Хипераутоматизација или интелигентна аутоматизација проширује врсте задатака које RPA алатке могу да обављају и даје им моћ да аутоматизују низ сложених задатака.
• Сложеније аутоматизације. Предузећа користе RPA технологију за аутоматизацију свих врста свакодневних задатака, али њеним спајањем са вештачком интелигенцијом и машинским учењем, откључаће се читав нови низ задатака које може да поједностави. На пример, предузећа тренутно могу да користе RPA алатке за дигитализовање докумената, али RPA алатке којима је додата вештачка интелигенција такође могу да разумеју садржај докумената и ефикасно га класификују без грешака.
• Јефтиније и приступачније. Када су RPA алатке први пут дошле на тржиште, било их је теже наћи и могу бити скупе. Међутим, пошто се повећала потражња за RPA софтверима, сада их нуди више компанија. Уз више доступних опција, цене ће вероватно пасти, а функције ће постати конкурентније.

Кључне функционалности RPA софтвера

Многе RPA алатке су сада на тржишту и све имају различите функције. Али ово су минималне основне функције које добар RPA софтвер треба да нуди:

• Компатибилност. Ваш RPA софтвер треба да функционише са постојећим апликацијама на радној површини, веб-апликацијама и другим главним софтверским апликацијама. Такође би требало да може да се повеже са системским API-јима и чита/пише у базама података.
• Увеличавање података. Ваш софтвер би требало да има могућност да издваја податке са веб локација и друштвених мрежа.
• Обрада различитих типова података. Важно је да ваш софтвер може да издвоји и уноси податке, комбинује податке из више извора и прати условне изјаве као што су if/else.
• Програмирање интерфејса. Важно је да интерфејс може да се програмира. RPA софтвер може да пружи интелигентне или когнитивне могућности за конфигурисање робота за доношење одлука, чиме вашем предузећу помаже да ефикасније послује. На пример, роботи да помогну при одговарању на тикете за IT подршку, чиме се чланови IT тима ослобађају од административног терета и могу да се усредсреде на друге иницијативе. Неке софтверске опције чак нуде методе без кодирања за програмирање робота, али би све RPA алатке требало да имају могућност да врше интеракцију са различитим врстама апликација, е-поштом, датотекама и фасциклама.

Избор RPA софтвера и рад са њим

Када започнете процену доступних RPA алатки, имајте на уму какве процесе планирате да аутоматизујете. У сваку алатку за роботску аутоматизацију процеса уграђене су различите контроле и наредбе које диктирају његове могућности, па водите рачуна о томе да се оне подударају са вашим циљевима за аутоматизацију тока посла. Такође, покушајте да пронађете компоненте за вишекратну употребу и уверите се да ваши роботи могу лако да функционишу у вашим постојећим системима.

Узмите у обзир следеће критеријуме при одабиру правог RPA софтвера за вашу организацију:

• Једноставан за коришћење. RPA софтвер треба да буде довољно лак за коришћење да неко са ограниченим програмерским вештинама може да направи аутоматизацију, а затим конфигурише ток посла у RPA софтверу. Постоје чак и неке RPA понуде које пројектанти аматери без IT вештина могу да користе за аутоматизацију токова посла. Који год софтвер да одаберете, он треба да има уграђене, прошириве команде, чаробњаке и GUI.
• Флексибилан. Софтвер треба да вам омогући да конфигуришете прилагођене функције без потребе да додатно платите добављача за прилагођавање. Такође треба да буде у стању да обради различите случајеве коришћења и различите количине података, док истовремено одржава доследне перформансе.
• Скалабилан. RPA софтвер треба брзо да се прилагођава како би задовољио оперативне захтеве вашег предузећа и прилагодио се ажурирањима. Софтвер такође треба да буде у могућности да покреће више робота и више токова посла.

Како индустрије користе RPA софтвер

Различите врсте предузећа пронашле су начин да искористе предности RPA софтвера. На пример, делатности попут здравства могу да користе RPA за заказивање прегледа, обављање уноса података о пацијенту, обраду потраживања и управљање обрачуном. Ево како друге индустрије користе RPA алатке за трансформисање својих процеса:

• Малопродаја. Ажурирање поруџбина, отпремање производа и праћење пошиљки.
• Телекомуникације. Надгледање, управљање подацима о преварама и ажурирање података о клијентима.
• Банкарство. Побољшање ефикасности рада, тачности података и безбедности.
• Осигурање. Управљање радним процесима, уношење података о клијентима и помоћ при покретању апликација.
• Производња. Помагање у процесима ланца снабдевања, обрачуну материјала, корисничкој служби и подршци и администрацији.

Ограничења RPA алатки

RPA софтвери нуде многе предности, али нису свемогући. Иако се ова технологија развија, она и даље најбоље функционише као део мреже других технологија; то још увек није свеобухватно решење које може да реши сваки оперативни изазов.

За сада је RPA технологија заснована на правилима и најбоље функционише са структурираним подацима или информацијама које прате унапред дефинисани модел података. Да би успешно функционисала, потребно је да програмирате роботе да раде оно што желите и они ће функционисати само у оквиру задатих параметара. Уколико га не спојите са технологијом вештачке интелигенције или машинског учења, ваше RPA решење може само следи правила која доделите, али не и да разуме или протумачи садржај којем приступа.

На пример, да би RPA алатка могла да обрађује информације из фактура или друге папирологије, сва папирологија мора да буде у истом формату. Алатка не може да обради ниједну датотеку која одступа од формата. Из тог разлога, RPA алатке нису погодне за неструктуриране податке или информације које не прате унапред дефинисани модел података.

Поред тога, RPA алатке не уче и не прилагођавају се. Ако се ваши пословни процеси промене, биће потребно да поновно програмирате своје роботе да би могли да раде са новим процесима, што може да потраје. Ако ваша RPA алатка није компатибилна са новим процесима, ваше улагање у њу могло би бити кратког века. Да бисте избегли овај проблем, размислите колика је могућност да се ваши процеси и технологије промене пре него што примените RPA алатку.

Како да допринесете успешној примени RPA алатки

Као и са било којом другом технологијом, ваш успех са RPA софтвером зависи од тога како га примените. Чак и најбоље алатке не могу да поправе суштински неисправан процес, па је важно да пажљиво бирате процесе које ћете аутоматизовати. Ако се примени у одговарајућем контексту и са одређеним, мерљивим циљем на уму, одговарајућа RPA алатка може потпуно да промени појам ефикасности у вашој компанији. Имајте у виду следеће најбоље праксе када почнете да користите RPA технологију за аутоматизацију процеса:

• Потребно је да знате који процес желите да аутоматизујете. Прегледајте све оперативне процесе како бисте утврдили који задаци су најбољи кандидати за RPA. Имајте у виду да RPA алатке уопштено не могу да разумеју информације па, осим ако такође не планирате да укључите вештачку интелигенцију, треба да одаберите процес који има јасно дефинисане параметре и не захтева много људског учешћа или надзора, као што су заказивање састанака или обрада фактура. Неки софтвери, на пример Microsoft Power Automate нуде могућности које ће вам помоћи да идентификујете одговарајуће процесе за аутоматизацију.
• Изаберите одговарајућу алатку. Након што утврдите који процес желите да аутоматизујете, пронађите алатке које најбоље одговарају тој врсти посла. Свака од алатки има различите предности, па их процените на основу могућности, цене, једноставности примене и тога колико добро функционишу са вашим постојећим софтвером.
• Обучите своје запослене. Обучавање особља како да користе и коначно мењају или одржавају вашу RPA алатку, одличан је начин да се осигура њена стална вредност и повећа усвајање широм компаније.
• Мерите резултате. Пре и после примене, надгледајте индикаторе кључних перформанси (KPI), као што је продуктивност запослених, тачност уноса података, број заказаних обавеза или обрађених докумената. Ако се KPI не побољшају након примене, то би могао бити знак да сте изабрали погрешне процесе или роботима дали погрешне параметре.