Како да постигнете више уз аутоматизацију тока посла

Шта је аутоматизација тока посла?

Кад год у послу наиђете на ручне задатке који се понављају, можете да користите аутоматизацију тока посла. Аутоматизација тока посла је поступак коришћења логике засноване на правилима у циљу елиминисања ручних процеса потребних за довршавање задатака. Поред дигитализације и оптимизације пословних процеса заснованих на употреби папира, поједностављивањем токова посла можете да уштедите време потребно за довршавање задатака, смањите број грешака и помогнете запосленима да се фокусирају на посао који је више стратешки оријентисан и има већу важност.

Аутоматизација тока посла је срж модерног управљања пословањем. Како све више предузећа почиње да укључује аутоматизацију у своје пословне процесе и схвата њене предности, тржиште аутоматизације тока посла само ће наставити да расте. Будући да технологија постаје све софистициранија, све више предузећа ће користити аутоматизацију тока посла за креирање поједностављених, ефикасних начина рада, што ће довести до промена у многим делатностима и омогућити стварање конкурентне предности на тржиштима.

Ефикасна аутоматизација тока посла у пет једноставних корака

Уз одговарајући софтвер, аутоматизација ручних процеса може бити једноставна и изузетно корисна. Да бисте ефикасно елиминисали неделотворне ручне задатке и трансформисали начин на који ваше предузеће функционише, потребно је да знате који вас процеси коче.

Користите ових пет једноставних корака за аутоматизацију токова посла:

1. Изаберите своје процесе. Идентификујте неефикасне, претерано компликоване или прескупе процедуре. Рангирајте их и одаберите главне кандидате за аутоматизацију.
2. Информишите се. Како су друге организације аутоматизовале сличне процесе? Размотрите своје опције везане за прављење и примену аутоматизованих токова посла – да ли ћете ангажовати IT стручњаке или пројектанти аматери из вашег предузећа могу да користе алатке за аутоматизацију радног места које захтевају мало програмирања како би правили сопствене моћне аутоматизоване токове посла?
3. Управљајте променама и подстакните усвајање. Након покретања нових токова посла, важно је да се уверите да их запослени у читавом предузећу усвајају – што више људи користи аутоматизоване токове посла, то ће бити ефикаснији.
4. Комуницирајте са запосленима и обучавајте их. Побрините се да сви знају да постоје нове алатке које ће им олакшати рад. Обезбедите им документацију и обуку уз које ће усвајање бити лакше.
5. Процењујте и усавршавајте. Одмах почните да мерите успех нових процеса. Праћењем унапред одређених индикатора кључних перформанси (KPI-јева), делотворност нових аутоматизованих токова посла постаће јасна и моћи ћете да извршите одговарајућа прилагођавања.

Подстакните изузетност помоћу софтвера за аутоматизацију тока посла

Сада када знате шта је аутоматизација тока посла, размислите о томе како можете да је постигнете и коју вредност ћете на тај начин остварити. Најлакши начин да уведете аутоматизацију тока посла у своје предузеће јесте помоћу софтвера за аутоматизацију тока посла или помоћу услуге за аутоматизацију тока засноване на облаку.

Дајте моћ правим људима

Ове технологије дају способност развијања иновативних токова посла људима који најбоље познају ваше пословање: вашим запосленима, који имају искуство из прве руке са процесима који се могу убрзати и побољшати аутоматизацијом. То не мора да буде тешко. У већини предузећа, скоро сваки запослени може помоћу технологије за аутоматизацију са мало програмирања или без програмирања да креира моћне токове посла.

Важно је да потражите решење за аутоматизацију тока посла које је интуитивно, једноставно за коришћење и флексибилно. Идеално би било да имате технологију са унапред направљеним конекторима која вам омогућава да у своје радне токове уврстите велики број апликација. Други начин оптимизације пословних процеса јесте коришћење технологије за развој апликација са мало програмирања која ће помоћи инжењерима, обичним пословним корисницима или руководиоцима у предузећу да креирају апликације за мобилне уређаје које су им потребне како би остали повезани, продуктивно радили и испуњавали могућности за пословање, без потребе за ослањањем на професионалне програмере.

Токови посла у облаку

Имајте на уму да алатке за аутоматизацију засноване на облаку нуде предности у односу на локацију верзију таквих алатки, на пример, побољшану скалабилност и висок степен безбедности. Такође, софтвер за аутоматизацију тока посла треба да ради заједно са постојећим алатима за пословну аналитику у вашем предузећу, што олакшава надгледање учинка аутоматизованих токова посла.

Коначно, софтвер за аутоматизацију тока посла са могућностима за мобилне уређаје омогућиће запосленима да безбедно аутоматизују токове посла са било ког места и у било које време.

Како то функционише

Помоћу аутоматизације тока посла корисници подешавају активатор низа радњи. На пример, када се запосли нови радник, може се креирати аутоматизовани ток посла који том запосленом одмах шаље поруку добродошлице и води га кроз поступак исправног попуњавања папирологије за нове запослене.

Корисници дефинишу низ задатака који су неопходни за обављање уобичајених пословних процеса. Након дефинисања, аутоматизовани ток посла извршиће додељене радње сваки пут када се појави наведени активатор.