Шта је управљање пословним процесима?

Откључајте предности BPM-а

Пре него што започнете са израдом BPM стратегије, важно је да разумете зашто су ефикасни пословни процеси важни, као и различите врсте пословних процеса, ко је за њих одговоран унутар компаније и у решавању којих проблема BPM може да вам помогне.

Упознајте пословне процесе

Пословни процес је серија задатака који се понављају који се раде одређеним редоследом ради постизања рутинског циља. Пословни процеси могу трајати неколико минута или недеља и укључују активности једноставне попут захтева за одмор запослених или сложене као логистика ланца снабдевања. Учинковити, ефикасни процеси помоћи ће у побољшању продуктивности запослених, ангажовања клијената и свих осталих аспеката вашег пословања. Неефикасни, нефункционални процеси доводе до фрустрираних запослених, непотребних трошкова, незадовољних клијената и на крају, губитка прихода.

Пословне процесе можете поделити у три главне категорије:

• Оперативни процеси покривају основну делатност и одређене токове вредности као што су поруџбине клијената, креирање налога и оптимизација производње.
• Процеси управљања обухватају ствари попут корпоративног управљања, буџета и процеса рада људских ресурса.
• Процеси подршке подржавају веће процесе у областима попут рачуноводства, запошљавања и техничке подршке.

Аутоматизацијом свих типова пословних процеса можете да побољшате ефикасност, смањите ризик и одржите бољи стратешки фокус предузећа.

Изградите свој BPM тим

Запослени који су одговорни за било који пословни процес називају се власницима пословних процеса. Пошто управљају процесом од почетка до краја, разумеју како он утиче и како на њега утичу процеси који долазе пре и после њега. Давање власништва над дискретним пословним процесима кључним запосленима који раде са другим одељењима може да подстакне више разумевања и доведе до бољег BPM-а у вашој организацији.

На пример, успешан BPM тим у великој компанији могао би да обухвати све ове улоге:

• Шампион пословних процеса. Шампион разуме далекосежне користи и саопштава организацији вредност BPM-а.
• Власник процеса. Особа или тим са пословним изазовима које треба испунити, радним токовима које треба поједноставити или могућностима за пословање које треба искористити могу пружити кључну перспективу и допринос – пресудне за привлачење корисника и успешност BPM-а.
• Директор пословног процеса. Директор води напоре за BPM широм организације.
• Консултант за пословни процес. Консултант користи техничке вештине и разумевање BPM-а да би саветовао директора пословног процеса.
• Менаџер пројекта. Менаџер пројекта помаже у изради и примени пројектног плана и управља комуникацијама, кључним тачкама, резултатима и роковима тима.
• Аналитичар пословања. Аналитичар тачно одређује неопходна побољшања процеса.
• Архитекта решења. Архитекта решења пружа техничку подршку, посебно када је у питању интероперабилност са постојећим апликацијама које подржавају вашу делатност.
• Утицајне особе. Често лидери међу сарадницима, утицајне особе рано усвајају и заговарају нове идеје, праксе и алатке и помажу у прецизирању побољшања пословних процеса и залажу се за промене.
• Група за подршку BPM-у. Ову групу чине кључни IT стручњаци, службеници за корпоративно планирање и друго руководство које помажу у институционализацији BPM стандарда, метода, управљања и технологије.

Прављење стратегије управљања пословним процесом

Ако се ваше предузеће бори са оперативним, менаџерским и процесима подршке који су гломазни, сувишни, предуги, преспори или прескупи, креирање свеобухватне стратегије BPM-а вам може помоћи. Следеће најбоље праксе помоћи ће вам да покренете BPM иницијативу и процените свој успех:

• Затражите подршку од менаџмента. Ово је пресудно ако су вам потребни ресурси за подршку плановима за побољшање пословних процеса.
• Анализирајте и мапирајте одређени процес. Користите дијаграме токова, мапирање мисли или софтвер за истраживање процеса за налажење уских грла, дуплирани напор и непотребна одлагања. Добијте повратне информације од људи који су највише укључени у процес да бисте разумели шта можете побољшати – прихватање промена почиње од њих.
• Редизајнирајте процес. Затражите допринос заинтересованих страна и уверите се да сви разумеју вредност поједностављења процеса. Укључите своје лекције научене из мапирања и анализе ума. Размотрите анализу утицаја за критичне или сложене токове посла.
• Окупите ресурсе и примените промене. Прикупите ресурсе који су вам потребни за изградњу ефикасне BPM платформе, као што су софтвер за управљање пројектима, алатке за аутоматизацију тока посла и контролне табле у реалном времену. Изаберите ресурсе који се поклапају са пословном вредношћу коју желите да створите и управљајте променом помоћу одређених резултата и рокова. Прво покрените мали пилот пројекат, у ком можете да радите на решавању проблема, изградите ентузијазам за побољшане праксе и подстакнете усвајање.
• Пратите и оптимизујте. Пратите како ваши нови процеси функционишу тако што ћете се обратити заинтересованим странама. Будите спремни да додате побољшања ако је потребно.

Прављење вредности BPM-а

Ако следите горенаведене најбоље праксе, изградите јак BPM тим и разумете како можете побољшати процесе да бисте створили већу вредност, управљање пословним процесима може донети опипљиве користи, укључујући:

• Повећана продуктивност. Ефикаснији процеси стварају ефикасније запослене, а показатеље учинка можете да процените помоћу софтвера за аналитику на радном месту.
• Брже до користи. Побољшање IT процеса може утицати на то колико брзо се софтверске апликације развијају и примењују у вашем пословању.
• Побољшан квалитет. Поред убрзања развоја, побољшања у тестирању могу брзо решити све проблеме у вези са перформансама или безбедношћу, побољшавајући квалитет производа или услуге.
• Повећано задовољство клијената. Поправљање процеса корисничког сервиса вашег пословања може помоћи у привлачењу клијената и повећању лојалности.
• Побољшана искуства у раду запослених. Ефикасни пословни процеси представљају основ задовољства на радном месту, повећавајући морал и потенцијално смањујући стопу напуштања радног места.