Особа која ради за лаптопом

Шта је управљање пословним процесима?

Пословни процес је серија задатака који се понављају који се раде одређеним редоследом ради постизања рутинског циља. Пословни процеси могу трајати неколико минута или недеља и укључују активности једноставне попут захтева за одмор запослених или сложене као логистика ланца снабдевања. Учинковити, ефикасни процеси помоћи ће у побољшању продуктивности запослених, ангажовања клијената и свих осталих аспеката вашег пословања. Неефикасни, нефункционални процеси доводе до фрустрираних запослених, непотребних трошкова, незадовољних клијената и на крају, губитка прихода.

Управљање пословним процесима (BPM) односи се на дугорочне напоре ваше компаније да анализира, убрзава и оптимизује ове процесе, често користећи аутоматизација тока посла да поједностави ручне процесе и постигне одређене пословне циљеве. Аутоматизацијом свих врста рутинских пословних задатака – од управљања датотекама до ажурирања унакрсних табела – можете побољшати ефикасност, смањити ризик и задржати своје пословање стратешки фокусиранијим.

Откључајте предности BPM-а

Пре него што започнете са израдом BPM стратегије, важно је да разумете различите врсте пословних процеса, ко је за њих одговоран унутар компаније и у решавању којих проблема BPM може да вам помогне.

Прво, пословне процесе можете поделити у три главне категорије:

  • Оперативни процеси покривају основну делатност и одређене токове вредности као што су поруџбине клијената, креирање налога и оптимизација производње.

  • Процеси управљања укључују ствари попут корпоративног управљања, буџета и процеса рада људских ресурса.

  • Процеси подршке подржавају веће процесе у областима попут рачуноводства, запошљавања и техничке подршке.

Изградите свој BPM тим

Запослени који су одговорни за било који пословни процес називају се власницима пословних процеса. Пошто управљају процесом од почетка до краја, разумеју како он утиче и како на њега утичу процеси који долазе пре и после њега. Давање власништва над дискретним пословним процесима кључним запосленима који раде са другим одељењима може да подстакне више разумевања и доведе до бољег управљања пословним процесима у вашој организацији.

На пример, успешан BPM тим у великој компанији могао би да обухвати све ове улоге:

  • Шампион у пословном процесу. Шампион разуме далекосежне користи и саопштава организацији вредност BPM-а.

  • Власник процеса. Особа или тим са пословним изазовима које треба испунити, радним токовима које треба поједноставити или могућностима за пословање које треба искористити могу пружити кључну перспективу и допринос – пресудне за привлачење корисника и успешност BPM-а.

  • Директор пословног процеса. Директор води напоре за BPM широм организације.

  • Консултант за пословни процес. Консултант користи техничке вештине и разумевање BPM-а да би саветовао директора пословног процеса.

  • Менаџер пројекта. Менаџер пројекта помаже у изради и примени пројектног плана и управља комуникацијама, кључним тачкама, резултатима и роковима тима.

  • Аналитичар пословања. Аналитичар тачно одређује неопходна побољшања процеса.

  • Архитекта решења. Архитекта решења пружа техничку подршку, посебно када је у питању интероперабилност са постојећим апликацијама које подржавају вашу делатност.

  • Утицајне особе. Често лидери међу сарадницима, утицајне особе рано усвајају и заговарају нове идеје, праксе и алатке и помажу у прецизирању побољшања пословних процеса и залажу се за промене.

  • Група за подршку BPM-у. Ову групу чине кључни IT стручњаци, службеници за корпоративно планирање и друго руководство које помажу у институционализацији BPM стандарда, метода, управљања и технологије.

Не живите са изгубљеним могућностима за пословање

Traditionally, business leadership has owned BPM; they are business processes, after all. But with the advent of highly sophisticated business process management software, IT is now playing a greater role. You might find a productive balance between your technology and business requirements if you let IT deploy a self-serve, low-code workflow automation platform that business employees can use to streamline processes and solve the issues they best understand.

Аутоматизацију, аутоматизацију, аутоматизацију

Аутоматизација је срж BPM-а. Захваљујући технологији која је сада доступна, успешна предузећа морају пронаћи сваку прилику да аутоматизују понављајуће, дуготрајне, ручне процесе. Помоћу аутоматизације тока посла можете поједноставити пословне процесе као што су унос података, ажурирања друштвених медија, залихе, извештаји и још много тога. Можете ослободити своје запослене понављајућих и рутинских процеса, повећати продуктивност, снизити трошкове и смањити људске грешке.

Креирање културе развоја грађана

You can also optimize some business processes by building mobile apps that help your employees stay more connected and efficient, transform how they get work done, and generate real-time business insights. With the right app development platform, engineers, IT specialists, and ordinary business users can build a citizen development culture and create their own low-code business solutions—without having to rely on or wait for business leadership and professional developers.

Максимално искоришћавање сваке могућности за пословање

Не морате да прихватате неефикасне ручне процесе, додатне трошкове и изгубљене могућности за пословање. Са правим људима у правим улогама, добрим разумевањем ваших процеса и добрим алаткама за аутоматизацију, ваше предузеће може да користи BPM за:

  • Ублажите незграпне процесе плаћања на мрежи који обесхрабрују клијенте и смањују продају.
  • Аутоматизујте ручне процесе који предуго трају, коштају превише и фрустрирају запослене.
  • Отклоните препреке у финансијским процесима које одлажу плаћања.
  • Смањите дуплирање које троши ресурсе.
  • Скратите или стандардизујте дуготрајне или несталне процесе који утичу на рокове.
  • Поједноставите неефикасно увођење клијента које подрива односе.

Прављење стратегије управљања пословним процесом

Ако се ваше предузеће бори са оперативним, менаџерским и процесима подршке који су гломазни, сувишни, предуги, преспори или прескупи, креирање свеобухватне стратегије BPM-а вам може помоћи. Следеће најбоље праксе помоћи ће вам да покренете BPM иницијативу и процените свој успех:

  • Затражите подршку од менаџмента. Ово је пресудно ако су вам потребни ресурси за подршку плановима за побољшање пословних процеса.

  • Анализирајте и мапирајте одређени процес. Користите дијаграме токова, мапирање мисли или софтвер за истраживање процеса за налажење уских грла, дуплирани напор и непотребна одлагања . Добијте повратне информације од људи који су највише укључени у процес да бисте разумели шта можете побољшати – прихватање промена почиње од њих.

  • Редизајнирајте процес. Затражите допринос заинтересованих страна и уверите се да сви разумеју вредност поједностављења процеса. Укључите своје лекције научене из мапирања и анализе ума. Размотрите анализу утицаја за критичне или сложене токове посла.

  • Окупите ресурсе и примените промене. Прикупите ресурсе који су вам потребни за изградњу ефикасне BPM платформе, као што су софтвер за управљање пројектима, алатке за аутоматизацију тока посла и контролне табле у реалном времену. Изаберите ресурсе који се поклапају са пословном вредношћу коју желите да створите и управљајте променом помоћу одређених резултата и рокова. Прво покрените мали пилот пројекат, у ком можете да радите на решавању проблема, изградите ентузијазам за побољшане праксе и подстакнете усвајање.

  • Пратите и оптимизујте. Пратите како ваши нови процеси функционишу тако што ћете се обратити заинтересованим странама. Будите спремни да додате побољшања ако је потребно.

Прављење вредности BPM-а

Ако следите горенаведене најбоље праксе, изградите јак BPM тим и разумете како можете побољшати процесе да бисте створили већу вредност, управљање пословним процесима може донети опипљиве користи, укључујући:

  • Повећана продуктивност. Ефикаснији процеси стварају ефикасније запослене, а показатеље учинка можете да процените помоћу софтвера за аналитику на радном месту.

  • Брже време до користи. Побољшање IT процеса може утицати на то колико брзо се софтверске апликације развијају и примењују у вашем пословању.

  • Побољшан квалитет. Поред убрзања развоја, побољшања у тестирању могу брзо решити све проблеме у вези са перформансама или безбедношћу, побољшавајући квалитет производа или услуге.

  • Повећано задовољство клијената. Поправљање процеса корисничког сервиса вашег пословања може помоћи у привлачењу клијената и повећању лојалности.

  • Побољшана искуства у раду запослених. Ефикасни пословни процеси представљају основ задовољства на радном месту, повећавајући морал и потенцијално смањујући стопу напуштања радног места.

Тренутно започињање са оптимизацијом пословних процеса

Свако предузеће тежи да ствари ради боље, брже и паметније. Комбиновањем свеобухватне стратегије BPM-а са правим софтвером за аутоматизацију тока посла можете помоћи предузећу да постигне ове циљеве.

Microsoft Power Automate је једноставно решење за оптимизацију тока посла које може оснажити ваше запослене да повећају ефикасност свакодневних неефикасности и тако утицати на целу компанију.