6 предности аутоматизације пословних процеса

Шта је аутоматизација пословних процеса?

Како ваше предузеће наставља да обрађује велике количине података и свакодневно решава многе задатке, члановима тима може бити све теже да смање маргине грешака и кашњења, као и да унапреде неефикасне системе. Аутоматизација пословног процеса вам омогућава да градите, контролишете и оптимизујете токове посла који повећавају ефективност и продуктивност организације.

Аутоматизација пословних процеса је аутоматизација свакодневних пословних процеса који се понављају и који се обично обављају ручно. Од токова посла са више нивоа до једноставних одговора клијенту, BPA нуди могућност да брзо и ефикасно довршите послове који се понављају и да их претворите у процесе без папирологије. То подразумева аутоматизацију послова током којих се користи превелика количина необрађених података и документације попут развоја производа, продаје, људских ресурса и још много тога. Коришћење софтвера за управљање пословним процесима (BPMS) помаже у управљању свим новим токовима посла креираним помоћу аутоматизације пословних процеса.

Предности имплементације BPA решења

Када схватите који процеси могу, а који не могу да се аутоматизују, као и то како да направите динамичан ток посла за свој тим, можете да искористите све што софтвер за аутоматизацију пословних процеса нуди. У наставку наводимо шест најважнијих погодности које ваша организација може да добите аутоматизацијом пословних процеса:

1. Побољшана ефикасност и продуктивност. Када додате ново решење за аутоматизацију које елиминише могућност грешака, ваше пословање се моментално поједностављује јер се прави мање грешака. Уклањањем гломазних и мукотрпних ручних поступака које ваш тим свакодневно обавља, уклањате задатке који коче ток посла и убрзавате обављање већег броја пословних процеса на високом нивоу између пословних јединица, чланова тима и свих чланова ваше организације.
2. Уштеда времена и смањење трошкова. Аутоматизација омогућава вашем предузећу да смањи трошкове и повећа профитабилност, посебно код тимова који своје обавезе извршавају уз коришћење ручних процеса са папирологијом. Будући да аутоматизација процеса убрзава ваше унутрашње пословање, лако ћете уштедети време и новац на ресурсима потребним за довршавање тих процеса, а оне запослене којима су претходно додељивани ручни задаци можете преусмерити на важније задатке.
3. Једноставно управљање подацима и документима. Када користите ручне процесе, запослени лако могу да изгубе евиденцију о писаној комуникацији, табелама и другим документима, било да су оно одштампани или размењени путем е-поште. Уз то, премештање информација или израчунавања из једног извора података у други представља већу могућност за људске грешке, као и више утрошеног времена. Аутоматизација процеса значи да су сви ваши документи и подаци смештени на једном месту, што поједностављује управљање документима тако да њихова организација и проналажење буду једноставни.
4. Видљивост и транспарентност. Нећете морати да пружате додатну подршку свом тиму јер решења за аутоматизацију обезбеђују поштовање најбољих пракси и спровођење система управљања. Путем прикупљања података, извештавања и аналитичких могућности моћи ћете да прегледате контролне табле са подацима уз коју ће оно на чему сви тренутно раде бити видљиво и транспарентно, што вам омогућава да доносите утемељеније одлуке.
5. Стандардизација и усаглашеност процеса. Аутоматизовани процеси подразумевају строге смернице о томе ко може да уноси промене или ажурира документе, али чланови вашег тима их можда неће увек следити. Када је се примењује BPA, не морате да бринете о пропуштеним корацима јер је процес већ уграђен у систем. Можете да креирате ефикасну дигиталну аутоматизацију токова посла која осигурава да праве информације стигну до праве особе у право време. То такође значи да ће предузећа моћи да прате ко користи које податке – помоћу евидентирања имена, датума и детаља о додељивању, без напора. Документовање тих информација вам такође омогућава да водите дневник надзора и покажете усаглашеност.
6. Веће задовољство запослених и клијената. Ако додате аутоматизовано решење у процес, ваш тим ће бити много задовољнији јер ћете запосленима омогућити да обављају велики број свакодневних обавеза без грешака. Аутоматизација омогућава окружење без потешкоћа у којем запослени могу да напредују Одобрења менаџера су бржа, што значи да запослени могу да се усредсреде на важније пројекте који мотивишу и уносе иновације у пословне одлуке. Као додатак, имаћете и срећније клијенте. Ваши клијенти ће бити задовољнији крајњим производом или резултатима јер ће добијати прецизније и доследније податке.