Шта је BPMS?

Софтвер за управљање пословним процесима (BPMS) помаже предузећу да дефинише и примени аутоматизоване пословне процесе и управља њима, чиме дуготрајне ручне процесе претвара у поједностављене токове посла у пословним апликацијама.

Додавањем могућности облака, вештачке интелигенције и аналитике опсежних података, BPMS се претвара у интелигентни BPMS (iBPMS) и додатно аутоматизује процесе, убрзава развој тока посла и побољшава усклађивање пословних процеса.

BPMS вам омогућава да користите аутоматизацију пословних процеса да бисте поједноставили различите задатке и обезбеђује да се у процесима прате активности попут прегледања и одобравања докумената, управљања документима, припреме нових кадрова и управљања захтевима запослених.

BPMS побољшава ток посла у целом предузећу аутоматизацијом покренуте комуникације, попут упозорења о задацима путем е-поште, подсетника за плаћање и захвалница. BPMS чак можете да користите и за усклађивање маркетиншких кампања путем е-поште, чиме вам помаже да примените праву поруку или одговор у право време.

Решења BPMS и iBPMS олакшавају уградњу аутоматизације тока посла у широк спектар пословних апликација тако што стандардизују процесе и испоруку:

Већа ефикасност

Примена софтвера за управљање пословним процесима значи да људи у компаније троше мање времена на ручне процесе који се понављају, па имају више времена да се усредсреде на обављање посла и повећање продуктивности.

Већа прилагодљивост

BPMS омогућава предузећима да документују, стандардизују и аутоматизују пословне процесе и олакшава увођење промена и реаговање на њих брзим и доследним увођењем нових процеса у организацији.

Олакшана сарадња

BPMS омогућава тимовима да аутоматски усмеравају задатке и задужења и обезбеђује усвајање нових или ажурираних процеса у реалном времену, што доприноси сталној усклађености.

Боља усклађеност

Ако користе BPMS за уграђивање правила у своје процесе, предузећа осигуравају усклађеност са постојећим прописима и брзо се прилагођавају законодавним променама уз минималне прекиде.

Боља интеракција са клијентима и корисничка подршка

Пошто BPMS осигурава доследну примену пословних процеса, предузећа могу да утврде, примењују и надгледају кључне аспекте интеракције са клијентима. Клијенти и предузећа имају користи од веће персонализације, аутоматског креирања тикета, уједначених покренутих одговора и доследног управљања потенцијалним клијентима или предметима.

Помоћу модерног BPMS решења практично свако у вашем предузећу може да осмисли и примени аутоматизације које им помажу да обаве више посла за мање времена.

Пре само неколико година, аутоматизација пословних процеса је сама по себи била сложен поступак. Програмери су трошили доста времена да у сарадњи са заинтересованим странама из предузећа мапирају сваки задатак у процесу да би IT тим могао да напише кôд за сваки аутоматизовани процес од нуле. Накнадне промене процеса значиле су додатно мапирање и кодирање и више времена утрошеног на исправке.

Данашње најбоље BPMS платформе поједностављују иницијативе за аутоматизацију процеса смањивањем или елиминисањем потребе за подршком програмера и IT тимова. Ови системи омогућавају организацијама да примењују изузетно сложене процесе, а тимовима и појединцима да самостално и са лакоћом креирају и примењују аутоматизоване процесе.

Дакле, кратак одговор на питање „Ко користи BPMS?“ је свако коме треба.

1. Идентификујте и осмислите процес који желите да аутоматизујете.

   Схватите пословне принципе процеса и прегледајте постојећу документацију или истражите моделе процеса који га дефинишу.

2. Моделирајте логику или кораке у току пословног процеса.

   Дефинишите фазе и кораке у пословном процесу у софтверу BPMS и тестирајте различите пословне сценарије на платформи помоћу уграђених алатки за моделирање.

3. Израдите аутоматизацију помоћу изузетно једноставних алатки за дизајнирање уместо писања кода.

   Креирајте токове процеса и корисничке интерфејсе за пословни процес помоћу библиотеке унапред направљених предложака и конектора у решењу BPMS.

4. Покрените и делите аутоматизацију са својим тимом или целим предузећем.

   Бирајте како и коме да дистрибуирате аутоматизацију, а затим пратите како она функционише у пракси.

Ако вам је циљ да поједноставите управљање пословним процесима, било би добро да направите ужи избор BPMS решења која заиста олакшавају људима да савладају и користе аутоматизацију. Данашње најбоље платформе за аутоматизацију вам омогућавају то још много тога. Обавезно одговорите на следећа питања пре него што започнете претрагу:

На које ћете се процесе усредсредити?

Одлучите да ли вам треба решење за аутоматизацију рутинских задатака попут обраде фактура или решење које може да подржи аутоматизацију сложених, дуготрајних процеса као што су управљање буџетом или надгледање перформанси.

Ко ће га користити?

Као кључна компонента ефикасне дигиталне трансформације, BPMS решење које одаберете би требало да буде осмишљено тако да могу да га користе сви у предузећу. Данашња најбоља BPMS решења са мало кодирања имају могућности роботске аутоматизације процеса (RPA) које олакшавају усвајање у целој организацији.

Како ћете применити BPMS?

Важно је да одлучите да ли ћете применити локално BPMS решење или оно засновано на облаку.

У примарне предности BPMS платформе софтвера као услуге (SaaS) у облаку спадају поједностављено увођење јер је апликација активна од првог дана, скалабилност јер повећавате претплату, а не инфраструктуру и предвидљиви трошкови по утрошку.

Предности локалне BPMS платформе су пре свега контрола (пошто се налази у оквиру ваше инфраструктуре) и безбедност јер подаци остају у вашим системима, па је њихова изложеност ограничена.

Ко ће подржавати BPMS решење?

Примена и одржавање локалног BPMS решења захтева значајна улагања у IT инфраструктуру и особље. Применом SaaS BPMS платформе са мало кодирања драстично смањујете IT захтеве.

Шта можете да приуштите?

Иако су трошкови увек важни, обавезно узмите у обзир очекивани повраћај уложених средстава. Што је алатка моћнија, то ће донети већу вредност предузећу.