Person som gir en presentasjon

Slik får du gjort mer med arbeidsflytautomatisering

Fra kundestøttemedarbeidere til administrerende direktører – nesten alle yrkesutøvere bruker for mye av arbeidsdagene sine, noen ganger opptil halvparten av dem, på uproduktive, overflødige, manuelle prosesser som kan automatiseres. Rutinemessige, tidkrevende oppgaver gjør ansatte på hvert nivå mindre effektive, men smarte virksomheter bruker arbeidsflytautomatisering til å hjelpe ansatte med å jobbe mer effektivt.

Arbeidsflytautomatisering er kjernen i moderne virksomhetsstyring, og det drives av kontinuerlig forbedring av teknologi og rask utvikling. Etter hvert som flere bedrifter begynner å bruke automatisering i forretningsprosessene og blir klar over fordelene, vil markedet for arbeidsflytautomatisering bare vokse. Etter hvert som teknologien blir mer omfattende og avansert, vil flere selskaper bruke arbeidsflytautomatisering til å bygge strømlinjeformede, effektive arbeidsmåter, forandre flere bransjer og skaffe seg konkurransefordeler i markedene sine.

Hva er arbeidsflytautomatisering?

Ved å bruke programvaren for arbeidsflytautomatisering som passer for din virksomhet, kan du erstatte manuelle prosesser som dataregistrering, oppdateringer på sosiale medier og e-postsvar med strømlinjeformede, automatiserte arbeidsflyter som sparer tid og reduserer feil slik at du bruker mindre tid på å rette feil. Dermed kan du hjelpe ansatte med å fokusere på mer strategisk, virkningsfullt arbeid.

Med arbeidsflytautomatisering vil du til og med kunne digitalisere og optimalisere papirbasert forretningsprosesser, for eksempel å bestille lagervarer eller besvare forespørsler om godkjenninger. Uansett der virksomheten støter på repeterende, manuelle oppgaver, kan du bruke arbeidsflytautomatisering til å gjøre disse prosessene mer vellykkede.

Effektiv arbeidsflytautomatisering i fem enkle trinn

Med riktig programvare kan det være enkelt og svært nyttig å automatisere manuelle prosesser. For at du skal kunne fjerne ineffektive, manuelle oppgaver og transformere hvordan virksomheten fungerer, må du vite hvilke prosesser som holder deg tilbake, forstå automatiseringsalternativene, håndtere implementering, tilby opplæring og måle fremgang.

Bruk disse fem enkle trinnene til å automatisere arbeidsflyten:

  1. Velg ut prosessene. Identifiser fremgangsmåtene som er ineffektive, for kompliserte eller for kostbare. Ranger dem deretter, og velg så kandidater til automatisering.
  2. Forbered deg godt. Hvordan har andre organisasjoner automatisert lignende prosesser? Vurder valgene dine for å bygge og implementere automatiserte arbeidsflyter. Vil du ha hjelp fra IT-eksperter, eller kan utviklere i firmaet ditt bruke et lavkodebasert automatiseringsverktøy til å bygge opp sine egne omfattende automatiseringsarbeidsflyter?
  3. Håndter endringer og frem ibruktaking. Når du har startet de nye arbeidsflytene, er det viktig å sørge for at de blir tatt i bruk i hele firmaet. Jo flere personer som bruker automatiseringsarbeidsflyter, jo mer effektive blir de.
  4. Kommuniser med og lær opp ansatte. Sørg for at alle vet at nye verktøy er på plass for å gjøre det lettere for dem å jobbe. Gi dem dokumentasjonen og opplæringen de trenger for å gjøre det enkelt å ta prosessen i bruk.
  5. Evaluer og finjuster. Start øyeblikkelig med å måle hvor vellykket de nye prosessene er. Ved å holde oversikt over forhåndsbestemte KPI-er blir effektiviteten av automatiserte arbeidsflyter åpenbar, og du vil kunne foreta nødvendige justeringer.

Legg til rette for vellykkede prosesser med programvare for arbeidsflytautomatisering

Når du nå vet hva arbeidsflytautomatisering er, må du vurdere hvordan den kan oppnås og verdien det vil hjelpe deg å generere. Den enkleste måten å formidle arbeidsflytautomatisering på til virksomheten, er via programvare for arbeidsflytautomatisering eller en skybasert tjeneste for arbeidsflytautomatisering.

Makt til de rette personene

Disse teknologiene gir kraften til å utvikle innovative arbeidsflyter for medarbeiderne som kjenner virksomheten din best: dine ansatte. De kjenner prosessene som kan forbedres og utføres raskere med automatisering. Det trenger ikke å være vanskelig. I de fleste selskaper kan nesten alle ansatte være utviklere ved hjelp av automatiseringsteknologi med lite eller ingen kode for å opprette kraftige arbeidsflyter.

Det er viktig å se etter en løsning for arbeidsflytautomatisering som er intuitiv, enkel å bruke og fleksibel. Ideelt sett ønsker du en teknologi med forhåndsbygde kontakter som gjør at du kan inkludere en rekke apper i arbeidsflyten.

En annen måte å optimalisere forretningsprosessene på er å bruke en lavkodebasert apputviklingsteknologi for å hjelpe teknikere, vanlige forretningsbrukere eller bedriftsledere bygge de mobilappene de trenger til å holde seg tilkoblet, arbeide produktivt og håndtere salgsmuligheter uten å måtte være avhengige av profesjonelle utviklere.

Arbeidsflyter i skyen

Husk at skybaserte automatiseringsverktøy har fordeler sammenlignet med sine lokale motparter, inkludert forbedret skalerbarhet og høy grad av sikkerhet. Dessuten bør programvare for arbeidsflytautomatisering fungere sammen med de eksisterende forretningsverktøyene i firmaet, noe som gjør det enkelt å overvåke ytelsen til de automatiserte arbeidsflytene.

Til slutt kan programvare for arbeidsflytautomatisering med mobilfunksjoner gjøre at ansatte kan automatisere arbeidsflyter på en sikker måte hvor som helst og når som helst.

Slik fungerer det

Ved hjelp av arbeidsflytautomatisering definerer brukere en utløser for en serie med handlinger. I forbindelse med nyansettelser kan du for eksempel opprette en automatisert arbeidsflyt slik at den nyansatte umiddelbart kan motta en velkomstmelding via e-post og bli veiledet gjennom prosessen med å fylle ut de riktige papirene for nyansatte.

Brukere definerer serien av oppgaver som er nødvendige for å fullføre vanlige forretningsprosesser. Basert på definisjon utfører den automatiserte arbeidsflyten de tildelte handlingene hver gang den angitte utløseren forekommer.

Oppdag bedre måter å jobbe på

Gjør det mulig for alle å opprette automatiseringsløsninger, slik at de får mest mulig ut av arbeidsdagen med Microsoft Power Automate. Bruk flyter – det som Power Automate kaller arbeidsflytautomatisering – til å begynne å hjelpe hver ansatt med å kvitte seg med gjentakende, tidkrevende oppgaver og opprette en mer strategisk og dynamisk arbeidsplass.