Person som gir en presentasjon

Hvorfor virksomheter bruker RPA-verktøy

Etter hvert som virksomheter over hele kloden investerer i digital transformasjon, bruker mange av dem en ny teknologi som omdefinerer effektivitet og hjelper ansatte med å fokusere på verdiskapende arbeid i stedet for tidkrevende administrative ansvarsområder. Denne tilnærmingen kalles automatisering med robotteknologi (RPA), og den bruker programvareroboter til å etterligne menneskelig samhandling i et grafisk brukergrensesnitt (GUI) for å automatisere gjentakende og manuelle oppgaver, noe som gjør at virksomheter sparer tid og arbeid og unngår bekymringer.

Hva er et robotautomatiseringsverktøy?

Et robotautomatiseringverktøy er programvare som brukes til å definere arbeidsflyter og konfigurere oppgaver til å utføre utvalgte oppgaver i en logisk rekkefølge. En robot kan utføre en flertrinnsprosess som utføres i et grafisk grensesnitt, raskere og uten feil. Dermed kan du bruke et automatiseringsverktøy til å utføre manuelle arbeidsflyter som kan være utsatt for feil, raskere slik at ansatte kan arbeide på mer verdiskapende oppgaver.

Personalavdelingen kan for eksempel distribuere et automatiseringsverktøy til å automatisere hvordan ferieforespørsler behandles. I stedet for at en ansatt bruker fem minutter på å behandle hver forespørsel, kan en robot trekke ut data fra firmaets ressursplanleggingssystem og behandle forespørselen raskere i et annet system – selv de som ikke har API-er – og uten feil.

Handlinger som et robotautomatiseringsverktøy oppretter, kan utføre tildelte handlinger og samhandle med andre systemer ved å kopiere informasjon fra digitale visninger eller ved hjelp av API-er. Virksomheten din kan for eksempel bruke et automatiseringsverktøy til å opprette roboter som logger seg på apper, redigerer filer og mapper, kopierer og limer inn innhold, fyller ut skjemaer, arbeider med strukturerte data og til og med fungerer sammen med andre apper.

Fordelene med å ta i bruk automatiseringsverktøy

Alle organisasjoner som distribuerer et automatiseringsverktøy, kan forvente noen av eller alle følgende fordeler:

  • Bedre utnyttelse av personale. Robotautomatisering frigjør ansatte fra repeterende oppgaver med lav verdi, for eksempel dataregistrering, slik at de kan fokusere på mer verdiskapende arbeid for bedriften.

  • Forbedrede kundeberøringspunkter. Når robotautomatisering brukes til å ekspedere prosesser som er rettet mot kunder, forbedrer den ekstra effektiviteten brukervennligheten og driver lojaliteten.

  • Lavere kostnader. Automatiseringsroboter utfører arbeidet til mennesker til en brøkdel av kostnaden.

  • Forbedrede analyser for å forstå arbeidsflytadministrasjonen. Hver robot genererer en loggfil for aktivitetene, slik at du kan overvåke hvor effektivt den utfører funksjonene.

  • Forbedret skalerbarhet. Det er rett og slett ikke mulig å skalere en avdeling med ansatte på den måten du kan skalere omfanget og rekkevidden til en gruppe automatiserte roboter. Ved hjelp av automatiseringsprogramvare kan roboter enkelt dupliseres og programmeres til å utføre lignende, men litt annerledes prosedyrer.

  • Bedre sikkerhet. Automatiseringsroboter glemmer aldri å logge seg av. De kan også settes til «tidsavbrudd» slik at systemene er utilgjengelige når de burde være det, noe som reduserer sårbarheten overfor hackere.

Hvordan fungerer robotautomatiseringsverktøy sammenlignet med andre automatiseringsløsninger?

Hvis du vil forstå fordelen med robotautomatiseringsverktøy sammenlignet med andre løsninger for automatisert arbeidsflyt, hjelper det å forstå forskjellen mellom tradisjonell automatisering og robotautomatisering. Arbeidsflytautomatisering bruker teknologi til å redusere de manuelle trinnene i en forretningsprosess, men det krever likevel at en person fullfører prosessen. Robotautomatiseringsverktøy oppretter roboter som arbeider gjennom det grafiske grensesnittet slik at det ikke er nødvendig med menneskelig inngripen. Disse kan delta i prosesser der mennesker fremdeles må starte oppgavene, eller de kan være uovervåkede prosesser som er fullstendig automatiserte.

Robotautomatiseringsverktøy krever lite eller ingen koding, og ettersom robotene bruker samme infrastruktur og løsninger som de ansatte bruker, trenger du ikke endre den underliggende arkitekturen. Forretningsbrukere fremmer bruken av robotautomatiseringsløsninger. Noen løsninger er faktisk utformet for selvlærte utviklere – ansatte uten tekniske bakgrunner – som kan automatisere de manuelle prosessene de arbeider med hver dag. Med minimal eller ingen IT-involvering kan du optimalisere operasjonene og forbedre medarbeidertilfredsheten uten å måtte betale kostnadene ved tradisjonelt utvikling.

Robotautomatisering skiller seg også fra tradisjonelle verktøy for prosessautomatisering på følgende måter:

  • Tradisjonelle automatiseringsprosesser kan kreve at deler av eller hele teknologiinfrastrukturen endres. Automatiseringsroboter fungerer i det grafiske grensesnittet og samarbeider med andre systemer på samme måte som mennesker.

  • Automatiseringsroboter er fleksible nok til å automatisere prosesser for flere apper.

  • Ettersom robotene brukes for repeterende, generelle prosesser, for eksempel dataregistrering, kan de skaleres og oppgraderes enklere enn en arbeidsflytløsning som er utformet for én prosess.

Robotautomatiseringsprogramvare skaper verdi ved å forbedre effektiviteten i repeterende, regelbaserte arbeidsflyter, men samtidig er det best at noen prosesser overlates til de ansatte. Generelt sett er det best at prosesser som bruker mye ustrukturerte data eller grafisk informasjon og er avhengige av raskt endrede parametre, overlates til de kreative ansatte du administrerer.

Robotautomatisering i dag og i fremtiden

For øyeblikket får robotautomatiseringsprogramvare mye oppmerksomhet ettersom firmaer lærer å bruke det og tar hensyn til fordelene det gir, for eksempel tids- og kostnadsbesparelser. Men på samme måte som alle teknologier vil robotautomatisering bli mer avansert og bli endret etter hvert som forretningsbehovene endres. Her er noen spådommer for måter robotautomatiseringsverktøy kan utvikle seg på:

  • Mer avansert integrering med kunstig intelligens. Etter hvert som robotautomatisering utvikler seg, vil selskaper sannsynligvis oppdage nye måter å kombinere verktøyet med teknologi på neste nivå, for eksempel kunstig intelligens, maskinopplæring eller til og med Tingenes Internett (IoT), og noen selskaper har allerede gjort dette. Hyperautomatisering, eller intelligent automatisering av slike oppgaver, utvider typene oppgaver robotautomatiseringsverktøy kan utføre, og gir dem muligheten til å automatisere en rekke avanserte oppgaver.

  • Mer intrikate automatiseringer. Virksomheter bruker robotautomatisering til å automatisere alle typer oppgaver, men hvis de slår dem sammen med kunstig intelligens og maskinopplæring, vil man få muligheten til å utføre en helt ny serie med oppgaver som robotautomatisering kan strømlinjeforme. Virksomheter kan for eksempel bruke robotautomatiseringsverktøy til å digitalisere dokumenter, men robotautomatiseringsverktøy med kunstig intelligens kan også forstå dokumentenes innhold og klassifisere innholdet på en effektiv måte uten feil.

  • Billigere og mer tilgjengelig. Når robotautomatiseringsverktøy først kom på markedet, var de vanskeligere å få tak i og var ofte dyre. Men ettersom behovet for robotautomatiseringsprogramvare har økt, tilbyr flere firmaer nå denne løsningen. Når flere alternativer blir tilgjengelige, vil prisene sannsynligvis falle, og funksjonene vil bli konkurransedyktige.

Nøkkelfunksjonaliteter i robotautomatiseringsprogramvare

Mange robotautomatiseringsverktøy er på markedet nå, alle med ulike funksjoner. Men som et minimum er dette kjernefunksjonene som god robotautomatiseringsprogramvare bør tilby:

  • Interoperabilitet. Robotautomatiseringprogramvaren bør fungere med dine eksisterende skrivebordsprogrammer, nettprogrammer og annen viktig programvare. Det bør også være mulig å koble til system-API-er og lese/skrive til databaser.

  • Dataforbedring. Programvaren må kunne hente data fra nettsteder og sosiale medier.

  • Behandling av ulike datatyper. Det er viktig at programvaren kan trekke ut og angi data, kombinere data fra flere kilder og følge betingede setning, for eksempel if/else.

  • Programmeringsgrensesnitt. Et programmerbart grensesnitt er viktig. Robotautomatiseringsprogramvare kan formidle intelligente, eller kognitive, funksjoner for å konfigurere roboter til å ta beslutninger, noe som hjelper virksomheten til å kjøre mer effektivt. Roboter kan for eksempel hjelpe med å besvare på IT-støtteforespørsler, noe som letter arbeidet og fjerner noen av de administrative oppgavene til IT-avdelingen slik at medarbeiderne kan fokusere på andre oppgaver. Noen programvarealternativer formidler til og med metoder uten kode for programmering av roboter, men alle robotautomatiseringsverktøy må kunne samhandle med forskjellige typer apper, e-postmeldinger, filer og mapper.

Valg og bruk av robotautomatiseringsprogramvare

Når du begynner å evaluere de tilgjengelige automatiseringsverktøyene, må du huske hvilke typer prosesser du planlegger å automatisere. Forskjellige kontroller og kommandoer er bygd inn i hvert verktøy for automatisering med robotteknologi som styrer egenskapene til det. Derfor må du sørge for at de samsvarer med målene for automatiseringen av arbeidsflyten. Du må også prøve å finne komponenter som kan brukes på nytt, og sørge for at robotene dine kan fungere på en enkel måte i de eksisterende systemene.

Vurder følgende kriterier når du velger riktig robotautomatiseringsprogramvare for organisasjonen:

  • Brukervennlighet. Robotautomatiseringsprogramvare må være enkel nok for at alle med begrenset programmeringskompetanse kan sette opp automatisering og deretter konfigurere en arbeidsflyt i programvaren. Det finnes til og med enkelte lavkodebaserte tilbud som selvlærte utviklere uten IT-kompetanse kan bruke til å automatisere arbeidsflytene sine. Uansett hvilken programvare du velger, bør den tilby innebygde, utvidbare kommandoer, veivisere og grafiske grensesnitt.

  • Fleksibel. Programvaren bør gi deg mulighet til å konfigurere egendefinerte funksjoner uten å måtte betale leverandøren ekstra for tilpassing. Den bør også kunne håndtere ulike brukstilfeller og varierende mengder data, samtidig som den opprettholder konsekvent ytelse.

  • Skalerbar. Robotautomatiseringsprogramvare må kunne skaleres raskt for å oppfylle virksomhetens krav til drift og legge til rette for oppdateringer. Programvaren må også kunne kjøre flere roboter og flere arbeidsflyter.

Hvordan bransjer bruker robotautomatiseringsprogramvare

Alle typer virksomheter har funnet en metode for å dra nytte av robotautomatiseringsprogramvare. Bransjer som helsetjenester kan for eksempel bruke robotautomatisering til å inngå avtaler, utføre dataregistrering, behandle krav og administrere fakturering. Slik bruker andre bransjer robotautomatiseringsverktøy til å transformere prosessene sine:

  • Detaljhandel. Oppdatering av ordrer, forsendelsesprodukter og sporing av forsendelser.

  • Telekommunikasjon. Overvåking, behandling av svindeldata og oppdatering av kundedata.

  • Banktjenester. Forbedring av arbeidseffektivitet, datanøyaktighet og sikkerhet.

  • Forsikring. Administrasjon av arbeidsprosesser, registrering av kundedata og hjelp med å kjøre apper.

  • Produksjon. Hjelp med forsyningskjedeprosesser, fakturering for materialer, kundeservice og støtte og administrasjon.

Begrensningene til robotautomatiseringsverktøy

Robotautomatiseringsprogramvare gir mange fordeler, men det kan ikke gjøre alt. Teknologien er i stadig utvikling, men enn så lenge fungerer programvaren likevel best som en del av et nettverk med en annen teknologi. Det vil si at programvaren enda ikke er en altomfattende løsning som kan takle alle driftsutfordringer.

Inntil videre er robotautomatisering en regelbasert teknologi som fungerer best med strukturerte data eller informasjon som følger en forhåndsbestemt datamodell. For at robotautomatisering skal fungere som det skal, må du programmere robotene til det du ønsker at de skal gjøre, og dermed vil de fungere innenfor bare de parametrene. Med mindre du legger til lag med AI- eller maskinopplæringsteknologier, kan robotautomatiseringsløsningen bare følge reglene du tildeler, men ikke regle for å forstå eller tolke innholdet den har tilgang til.

Hvis et robotautomatiseringsverktøy for eksempel skal kunne behandle informasjon fra fakturaer eller annet papirarbeid, må papirarbeidet ha samme format. Verktøyet kan ikke behandle filer som avviker fra formatet. Derfor passer ikke robotautomatiseringsverktøy for ustrukturerte data eller informasjon som ikke følger en forhåndsbestemt datamodell.

I tillegg lærer eller tilpasser ikke et robotautomatiseringsverktøy seg. Hvis forretningsprosessene endres, må du omprogrammere prosessene for å jobbe med de nye prosessene, noe som kan ta lang tid. Og hvis verktøyet ikke er kompatibelt med de nye prosessene, kan investeringen i det være kortsiktig. Hvis du vil unngå dette problemet, må du vurdere hvor sannsynlig det er at prosessene og teknologiene dine vil bli endret før du tar i bruk et robotautomatiseringsverktøy.

Hvordan du oppnår suksess med automatiseringsverktøy

På samme måte som andre teknologier vil fremgangen i automatiseringsprogramvaren være avhengig av hvordan du bruker den. Selv de beste verktøyene kan ikke reparere en grunnleggende ødelagt prosess, og derfor er det å tenke gjennom hvilke oppgaver du skal automatisere. Brukt i riktig sammenheng med et bestemt målbart mål i bakhodet kan det riktige automatiseringsverktøyet definere hvordan effektiviteten ser ut i ditt firma. Husk følgende anbefalte fremgangsmåter når du begynner å bruke robotautomatisering:

  • Gjør deg kjent med prosessen du vil automatisere. Gå gjennom alle driftsprosessene for å finne ut hvilke oppgaver som passer best for lavkode. Husk at automatiseringverktøy ikke vanligvis forstår informasjon, så med mindre du også planlegger å ta med kunstig intelligens, kan du velge en prosess som har klare definerte parametre og ikke trenger menneskelig inngrep eller tilsyn, for eksempel planlegging av avtaler eller behandling av fakturaer. Enkelte typer programvare, for eksempel Microsoft Power Automate, tilbyr funksjoner som hjelper deg med å identifisere de riktige prosessene som skal automatiseres.

  • Velg riktig verktøy. Etter at du har fastslått prosessene du vil automatisere, kan du finne verktøyene som støtter denne typen arbeid. Alle verktøyene har forskjellige sterke sider, og derfor evaluerer vi dem basert på funksjoner, pris, implementeringsvennlighet og hvor godt de arbeider med den eksisterende programvaren.

  • Tren opp de ansatte. Opplæring av medarbeiderne når det gjelder hvordan de bruker – og eventuelt endrer eller vedlikeholder – automatiseringsverktøyet er en utmerket metode som kan brukes til å sikre at verktøyet fortsatt er en verdifull ressurs som kan brukes, og som i tillegg brukes av hele firmaet.

  • Mål resultatene. Før og etter implementeringen overvåker du ytelsesindikatorene, for eksempel produktiviteten til de ansatte, nøyaktigheten til datainntaket, antall planlagte avtaler eller behandlede dokumenter. Hvis ytelsesindikatorene ikke forbedres etter implementeringen, kan det være et tegn på at du har valgt feil prosesser eller gitt robotene feil parametre.

Gi dine ansatte muligheten til å automatisere måten de arbeider på

Fremtiden for robotautomatisering virker lovende i og med at det nå er økende vekt på kombinasjonen av automatiseringsprogramvare og kunstig intelligens. Hvis du bruker arkitekturen sammen med automatiseringsprogramvare, vil du ikke bare skape ny effektivitet for virksomheten, men du vil også gi verdifull tid tilbake til medarbeiderne, slik at de kan fokusere på viktige initiativer og verdiskapende arbeid i stedet for administrative oppgaver.

Hvis du er på jakt etter et robust lavkodebasert automatiseringsverktøy, slik at ansatte kan forbedre sin effektivitet, er Power Automate en løsning som alle kan bruke til å automatisere alt fra enkel dataoverføring til avanserte forretningsarbeidsflyter. Med et enkelt dra-og-slipp-grensesnitt og -verktøy som kan brukes til å registrere tastatur- og musehandlinger, formidler Power Automate en problemfri funksjonalitet for alle brukerne og mange oppgaver.