En person som jobber på en bærbar datamaskin

Hva er administrasjon av forretningsprosess?

En forretningsprosess er en serie med gjentakende oppgaver som gjøres i rekkefølge for å oppnå en rutinemålsetting. Forretningsprosesser kan ta minutter eller uker og omfatte så enkle aktiviteter som forespørsler om ferier fra ansatte, eller så kompliserte som forsyningskjedelogistikk. Effektive prosesser vil bidra til å forbedre produktiviteten til de ansatte, kundeengasjementet og alle andre faser i virksomheten. Ineffektive, dysfunksjonelle prosesser skaper frustrasjon hos ansatte, unødvendige kostnader, misfornøyde kunder og til slutt tapt omsetning.

Administrasjon av forretningsprosesser (BPM) viser til firmaets langsiktige arbeid for å analysere, akselerere og optimalisere disse prosessene, ofte ved hjelp av arbeidsflytautomatisering for å effektivisere manuelle prosesser og oppnå bestemte mål. Ved å automatisere alle typer rutinemessige forretningsoppgaver, fra filadministrasjon til oppdatering av regneark, kan du forbedre effektiviteten, redusere risiko og holde virksomheten mer strategisk fokusert.

Få tilgang til fordelene med BPM

Før du begynner å bygge en BPM-strategi, er det viktig å forstå de forskjellige typene forretningsprosesser, hvem som er ansvarlige for dem i firmaet, og hvilke problemer BPM kan hjelpe deg med å løse.

For det første kan forretningsprosesser deles inn i tre hovedkategorier:

  • Driftsprosesser dekker kjernevirksomheten og bestemte verdistrømmer som kundebestillinger, kontooppretting og produksjonsoptimalisering.

  • Administrasjonsprosesser omfatter ting som firmastyring, budsjetter og personalarbeidsflyter.

  • Støtteprosesser understøtter større prosesser innen områder som regnskap, rekruttering og teknisk støtte.

Bygg BPM-teamet

Ansatte som er ansvarlige for en forretningsprosess, kalles forretningsprosesseiere. Siden de administrerer en prosess fra ende til ende, forstår de hvordan den påvirker og påvirkes av prosessene som kommer før og etter den. Når du gir eierskap av egne forretningsprosesser til nøkkelansatte som arbeider med andre avdelinger, kan det fremme bedre forståelse og føre til bedre BPM i hele organisasjonen.

Et vellykket BPM-team i et stort firma kan for eksempel omfatte alle disse rollene:

  • Forretningsprosessmester. En mester forstår fordelene og kommuniserer verdien av BPM til organisasjonen.

  • Prosesseier. En person eller et team med bedriftsutfordringer å oppfylle, arbeidsflyter å effektivisere eller muligheter å ta kan gi et viktig perspektiv og viktige inndata, som er viktige for brukeraksept og BPM-suksess.

  • Forretningsprosessdirektør. En direktør leder BPM-innsatsen i hele organisasjonen.

  • Forretningsprosesskonsulent. En konsulent bruker tekniske ferdigheter og forståelse av BPM til å gi råd til en forretningsprosessdirektør.

  • Prosjektleder. En prosjektleder er med på å bygge og implementere prosjektplanen, og administrerer teamkommunikasjon, milepæler, leveringer og tidsfrister.

  • Forretningsanalytiker. En analytiker peker på nødvendige prosessforbedringer.

  • Løsningsarkitekt. En løsningsarkitekt gir teknisk støtte, spesielt når det gjelder interoperabilitet med eksisterende bransjeprogrammer.

  • Påvirkere. Påvirkere er ofte ledere blant likesinnede og tar ofte tidlig i bruk og fremmer nye ideer, fremgangsmåter og verktøy, og de hjelper til med å finjustere forretningsprosessforbedringer og fremmer endringer.

  • BPM-støttegruppe. Denne gruppen består av viktige IT-eksperter, firmaplanleggingsansvarlige og annen ledelse som hjelper til med institusjonalisering av BPM-standarder, -metoder, -styring og -teknologi.

Ikke lev med tapte muligheter

Tradisjonelt sett har forretningsledelsen eid BPM, det er tross alt forretningsprosesser. IT-avdelingen spiller imidlertid en større rolle etter hvert som svært avansert programvare for administrasjon av forretningsprosesser har entret banen. Du kan finne en produktiv balanse mellom teknologi og forretningsbehov hvis du lar IT-avdelingen distribuere en selvbetjent lavkodebasert plattform for arbeidsflytautomatisering som de ansatte kan bruke til å effektivisere prosesser og løse problemene de forstår best.

automatisere, automatisere, automatisere

Automatisering er kjernen i BPM. Nå som teknologien er tilgjengelig, må vellykkede selskaper finne hver mulighet til å automatisere gjentagende, tidkrevende og manuelle prosesser. Med arbeidsflytautomatisering kan du effektivisere forretningsprosesser som dataregistrering, oppdateringer på sosiale medier, beholdning, rapporter med mer. Du kan frigjøre de ansatte fra repeterende og rutinemessige prosesser, øke produktiviteten, redusere kostnader og redusere menneskelig feil.

Skap en utviklingskultur for folket

Du kan også optimalisere enkelte forretningsprosesser ved å bygg mobilapper som hjelper de ansatte med å holde kontakten og være effektive, transformere hvordan de får arbeidet gjort og generere forretningsinnsikt i sanntid. Med den riktige apputviklingsplattformen kan ingeniører, IT-spesialister og vanlige forretningsbrukere bygge en folkelig utviklingskultur og opprette sine egne lavkodebaserte forretningsløsninger – uten å måtte være avhengige av eller vente på forretningsledelsen og profesjonelle utviklere.

Få mest mulig ut av hver mulighet

Du trenger ikke å leve med ineffektive manuelle prosesser, ekstra kostnader og tapte muligheter. Med de riktige personene i de riktige rollene, en god forståelse av prosessene og gode automatiseringsverktøy kan virksomheten bruke BPM til å:

  • Reduser kjedelige betalingsprosesser på nettet som tar motet fra kunder og hindrer kostsalg.
  • Automatiser manuelle prosesser som tar for lang tid, koster for mye og gjør de ansatte frustrerte.
  • Fjern hindringer i økonomiske prosesser som forsinker utbetalinger.
  • Reduser duplisering som sløser med ressurser.
  • Forkort eller standardiser lengre eller uberegnelige prosesser som påvirker tidsfrister.
  • Effektiviser ineffektive kundeinnføringer som undergraver relasjoner.

Bygg en strategi for administrasjon av forretningsprosess

Hvis virksomheten din sliter med drifts-, administrasjons- og støtteprosesser som er tungvinte, overflødige, for lange, for trege eller for kostbare, kan det hjelpe å opprette en omfattende BPM-strategi. Følgende anbefalte fremgangsmåter vil hjelpe deg med å starte et BPM-initiativ og evaluere suksessen:

  • Få støtte fra administrasjonen. Dette er viktig hvis du trenger ressurser til å støtte implementeringsplanene for forretningsprosessen.

  • Analyser og kartlegg den bestemte prosessen. Bruk flytdiagrammer, tankekartlegging eller prosessutvinningsprogramvare til å finne flaskehalser, duplisert arbeid og unødvendige forsinkelser . Få tilbakemelding fra personene som er mest involvert i prosessen, for å forstå hva du kan forbedre – aksept for endring starter med dem.

  • Utform prosessen på nytt. Be om inndata fra en interessent og kontroller at alle har en forståelse av verdien i å effektivisere prosessen. Ta med det du har lært fra tankekartlegging og analyse. Vurder en innvirkningsanalyse for kritiske eller komplekse arbeidsflyter.

  • Samle inn ressurser og implementer endringen. Samle inn ressursene du trenger for å bygge en effektiv BPM-plattform, for eksempel programvare for prosjektstyring, verktøy for arbeidsflytautomatisering og sanntidsinstrumentbord. Velg ressurser som samkjører med forretningsverdien du vil skape, og administrer endringen med bestemte leveringer og tidsfrister. Ved å rulle ut en liten pilot først kan du finne ut av feil, skape entusiasme for bedre fremgangsmåter og få bedre bruk.

  • Spor og optimaliser. Overvåk hvordan de nye prosessene fungerer ved å høre med interessentene. Vær forberedt på å legge til justeringer etter behov.

Opprett BPM-verdi

Hvis du følger anbefalte fremgangsmåter ovenfor, bygger et solid BPM-team og forstår hvordan du kan forbedre prosessene for å skape mer verdi, kan administrasjon av forretningsprosesser gi konkrete fordeler, blant andre:

  • Økt produktivitet. Mer effektive prosesser gir mer effektive ansatte, og du kan evaluere ytelsesmåledata ved hjelp av programvare for arbeidsplassanalyse.

  • Raskere tid til fordelene. Forbedring av IT-prosessene kan påvirke hvor raskt programvareprogrammer utvikles og distribueres i virksomheten.

  • Forbedret kvalitet. I tillegg til å øke utviklingen kan forbedringer i testing raskt løse eventuelle ytelses- eller sikkerhetsproblemer, noe som kan øke produkt- eller tjenestekvaliteten.

  • Økt kundetilfredshet. Ved å korrigere firmaets kundeserviceprosesser kan det bidra til å vinne kunder og øke lojaliteten.

  • Bedre arbeidserfaringer for ansatte. Effektive forretningsprosesser er grunnlaget for tilfredshet på arbeidsplassen, noe som bedrer moralen og potensielt reduserer omsetningshastigheten.

Begynn å optimalisere forretningsprosessene nå

Alle forretningsprosesser gjør ting bedre, raskere og smartere. Ved å kombinere en omfattende BPM-strategi med den riktige programvaren for arbeidsflytautomatisering kan du hjelpe firmaet med å oppfylle disse målene.

Microsoft Power Automate er en løsning for arbeidsflytoptimalisering som kan gi de ansatte muligheten til å effektivisere ineffektive oppgaver i hverdagen og påvirke hele firmaet.