Hva er BPMS?

Med programvare for administrasjon av forretningsprosesser (BPMS) kan en bedrift definere, distribuere og administrere automatiserte forretningsprosesser og gjøre tidkrevende manuelle prosesser om til effektive arbeidsflyter i forretningsprogrammer.

Supplert med skyfunksjoner, AI-funksjoner og stordataanalyse kan BPMS gjøres om til intelligent BPMS (iBPMS), som automatiserer prosesser ytterligere, gjør arbeidsflytutvikling raskere og gir bedre styring av forretningsprosesser.

Med BPMS kan du bruke automatisering av forretningsprosess til å effektivisere en rekke oppgaver. Samtidig sikrer du at prosessene følges ved aktiviteter som dokumentgjennomgang og -godkjenning, dokumentbehandling, personalinnføring og administrasjon av forespørsler fra ansatte.

Ved å automatisere utløst kommunikasjon, for eksempel oppgavevarsler via e-post, betalingspåminnelser og takkebrev, forbedrer BPMS arbeidsflytene i hele virksomheten. BPMS kan til og med brukes til å organisere markedsføringskampanjer via e-post, slik at du kan distribuere riktig melding eller svar til riktig tid.

BPMS- og iBPMS-løsninger gjør det enkelt å bygge inn arbeidsflytautomatisering i en rekke forretningsprogrammer, slik at prosesser og levering standardiseres:

Bedre effektivitet

Ved å implementere programvare for administrasjon av forretningsprosesser kan ansatte i hele firmaet bruke mindre tid på repeterende, manuelle prosesser. De får mer tid til å utføre arbeidet sitt og øker dermed produktiviteten.

Økt allsidighet

Ved å gjøre det mulig for firmaer å dokumentere, standardisere og automatisere forretningsprosesser gjør BPMS det enklere å skape og håndtere endring gjennom rask og konsekvent utrulling av nye prosesser i hele organisasjonen.

Effektivt samarbeid

BPMS gjør at team kan fordele oppgaver og oppdrag automatisk, og sikrer at nye eller oppdaterte prosesser tas i bruk i sanntid, og at alle gjør det samme hele tiden.

Utvidet samsvar

Ved å bruke BPMS til å bygge inn regler i prosessene kan virksomheter sikre samsvar med eksisterende bestemmelser og raskt og enkelt tilpasse seg lovendringer.

Bedre kundeengasjement og støtte

Siden BPMS sikrer konsekvent bruk av forretningsprosesser, kan firmaer etablere, håndheve og overvåke viktige elementer ved kundesamhandlinger. Kunder og firmaer drar nytte av bedre tilpasning, automatisert billettoppretting, enhetlige utløste svar og konsekvent kundeemne- eller saksadministrasjon.

Så godt som alle i virksomheten kan utforme og distribuere automatiseringer som gjør at de får gjort mer på kortere tid med en moderne BPMS-løsning.

For bare noen år siden var automatisering av forretningsprosesser en kompleks prosess. Utviklere brukte mye tid sammen med interessenter på forretningssiden til å tildele hver oppgave i en prosess, før de tok det videre til IT-avdelingen for å skrive kode for hver automatiserte prosess fra bunnen av. Etterfølgende endringer i en prosess betød mer tildeling, mer koding og mer tid brukt på oppdateringer.

Dagens beste BPMS-plattformer forenkler prosessautomatiseringsinitiativer ved å redusere eller fjerne behovet for utvikler- og IT-støtte. Ved hjelp av disse systemene kan organisasjoner implementere svært komplekse prosesser, og de gjør det mulig for team og enkeltpersoner å opprette og implementere automatiserte prosesser på egen hånd.

Det korte svaret på «Hvem bruker BPMS?» er altså alle som trenger det.

1. Identifiser og utform prosessen du vil automatisere.

   Forstå forretningsbegrunnelsen for prosessen, og gjennomgå eksisterende dokumentasjon eller prosessmodeller som definerer den.

2. Modeller logikken eller trinnene i forretningsprosessflyten.

   Definer fasene og trinnene i forretningsprosessen i BPMS, og test ulike forretningsscenarioer i plattformen ved hjelp av innebygde modellverktøy.

3. Bygg automatiseringer ved hjelp av pek-og-klikk-utformingsverktøy – i stedet for å skrive kode.

   Opprett prosessflytene og brukergrensesnittet for forretningsprosessen ved hjelp av BPMS-løsningens bibliotek med forhåndsbygde maler og koblinger.

4. Start og del automatiseringen med teamet eller firmaet.

   Velg hvordan du distribuerer automatiseringen og til hvem, og se deretter hvordan den fungerer i praksis.

Hvis målet er å forenkle administrasjon av forretningsprosesser, er det lurt å opprette en liste med BPMS-løsninger som gjør det enkelt for ansatte å lære seg og å bruke automatisering. Dagens beste automatiseringsplattformer kan gjøre dette og mye mer. Sørg for at du kan svare på følgende spørsmål før du starter søket:

Hvilke prosesser vil du fokusere på?

Bestem om du trenger en løsning for å automatisere rutineoppgaver som fakturabehandling, eller en som støtter automatisering av komplekse, langvarige prosesser som budsjettstyring eller ytelsesovervåking.

Hvem skal bruke den?

Som en nøkkelkomponent for effektiv digital transformasjon bør BPMS-løsningen du velger, være rettet mot brukervennlighet for alle i firmaet. Dagens beste lavkodebaserte BPMS-løsninger har funksjoner for automatisering med robotteknologi (RPA) som gjør dem enklere å ta i bruk i hele organisasjonen.

Hvordan skal du distribuere BPMS?

En viktig avgjørelse du må ta, er om du skal distribuere en skybasert eller lokal BPMS-løsning.

Hovedfordelene med en SaaS BPMS-plattform (skyprogramvare som en tjeneste) omfatter en forenklet utrulling, siden programmet er oppe og går i løpet av én dag, skalerbarhet fordi du utvider abonnementet og ikke infrastrukturen samt forutsigbare kostnader der du betaler for forbruket.

Fordelene med en lokal BPMS-plattform er i stor grad kontroll (fordi den befinner seg innenfor infrastrukturen din) og sikkerhet, fordi dataene forblir i systemene dine, noe som begrenser tilgangen.

Hvem skal støtte BPMS-løsningen?

Implementering og vedlikehold av en lokal BPMS-løsning krever en betydelig investering i IT-infrastruktur og -ansatte. Med en SaaS BPMS-plattform med lite kode reduseres etterspørselen etter IT betydelig.

Hva har du råd til?

Selv om kostnad alltid er viktig, må du huske å vurdere den forventede avkastningen på investeringen. Jo mer du kan bruke verktøyet, jo mer verdi vil det sannsynligvis gi virksomheten.