Apakah alatan automasi aliran kerja?

Definisi perisian automasi aliran kerja

Perisian automasi aliran kerja memperkemas tugas manual dan membosankan secara tradisional untuk membantu perniagaan menjimatkan masa, mengurangkan risiko kesilapan manusia dan meningkatkan produktiviti tempat kerja. Dengan mengautomasikan proses, ia membolehkan pasukan menumpukan pada projek dengan impak yang lebih tinggi dan bukannya pada tugasan yang berulang—dan memberikan keterlihatan ke dalam aliran kerja untuk membantu mengenal pasti bidang peluang.

Automasi aliran kerja membantu perniagaan memperhalusi proses mereka dalam beberapa cara oleh:

• Mengautomasikan dan mencetuskan tugas.
• Meningkatkan kecekapan dan produktiviti.
• Mengenal pasti bidang untuk proses penambahbaikan.
• Mengurus aliran kerja dan memantau prestasi.
• Menyediakan peringatan.
• Memastikan pasukan sentiasa segerak.
• Mengumpul cerapan boleh tindak.
• Mengoptimumkan penggunaan sumber.

Perisian automasi aliran kerja berjalan pada sumber data dan satu set peraturan untuk memanipulasi data tersebut, meniru kecerdasan manusia. Alatan aliran kerja ini biasanya mengikut “penyataan jika/maka,” bekerja pada peraturan, “jika A berlaku, maka lakukan B.” Sistem logik berasaskan peraturan ini menggariskan tindakan yang sepatutnya mengikuti sesuatu peristiwa—yang menjimatkan masa dan wang serta mengurangkan risiko kesilapan manusia.

Jenis alatan automasi aliran kerja

Daripada kemasukan data kepada pemupukan bakal pelanggan dan perakaunan, alatan automasi aliran kerja direka untuk mengurangkan kesibukan kerja dan mengoptimumkan proses. Ini membantu memaksimumkan masa dan sumber syarikat, membolehkan pekerja menumpukan pada projek berimpak lebih tinggi yang selalunya memerlukan lebih banyak penyelesaian masalah dan pemikiran kreatif—sesuatu yang bahkan perisian automasi aliran kerja terbaik tidak akan dapat ganti.

Perisian automasi aliran kerja ialah bahagian utama pengurusan proses perniagaan (BPM) dan terdapat beberapa alatan untuk mengoptimumkan fungsi teras dalam organisasi anda dan memperkemaskan tugas manual. Beberapa jenis alat automasi aliran kerja termasuk:

Pengurusan projek

Mungkin jenis alat automasi aliran kerja yang paling dikenali, aplikasi pengurusan projek membantu memautkan orang, data dan aset lain untuk mengoptimumkan proses. Jenis alat ini meningkatkan kerjasama dan membantu mentakrif, mengurus dan meningkatkan penyampaian kerja merentas berbilang pasukan. Dengan memastikan keterlihatan projek tinggi dan komunikasi terbuka, proses akhirnya berjalan dengan lebih lancar dan dengan cekap.

Jualan dan pemasaran

Alatan aliran kerja jualan dan pemasaran menjadikan data daripada prospek dan pelanggan lebih mudah untuk diurus. Aplikasi terbaik menggunakan analitis terbina dalam untuk membantu mencari ketidakcekapan dan mempercepatkan proses merentas berbilang saluran—daripada e-mel dan SMS ke media sosial. Alatan automasi ini bukan sahaja mengulangi tugas yang sama setiap kali; sebenarnya, ramai yang mencipta aliran kerja untuk menghantar kandungan pemasaran tersuai berdasarkan tingkah laku pelanggan.

Khidmat pelanggan

Alatan aliran kerja perkhidmatan pelanggan membantu memberikan tiket secara automatik kepada ejen, menghantar balasan automatik kepada soalan lazim dan tiket autoteg berdasarkan soalan yang diserahkan. Dengan automasi aliran kerja perkhidmatan pelanggan, perniagaan boleh menyelesaikan lebih banyak isu pelanggan dengan lebih pantas—membebaskan ejen langsung untuk masalah yang lebih rumit.

Kewangan

Alatan automasi aliran kerja kewangan membantu syarikat memastikan proses kewangan teratur, patuh dan konsisten. Jenis aliran kerja ini boleh membantu dengan operasi harian seperti kelulusan belanjawan, penginvoisan, permintaan pembelian dan perbelanjaan serta entri perakaunan.

Sumber manusia

Alatan aliran kerja dalam sumber manusia membantu mengautomasikan dokumentasi dan mengurangkan pengawasan pentadbiran, mengurangkan risiko ralat dan memberikan sokongan yang lebih baik kepada pekerja. Jenis alatan ini boleh membantu dengan pengurusan pengambilan pekerja baharu, helaian masa, penyiaran kerja dan permintaan masa rehat—memberi lebih banyak masa kepada profesional HR untuk menumpukan pada tugas bernilai tinggi.

Bagaimanakah automasi aliran kerja memberikan manfaat kepada organisasi anda?

Sama ada anda ingin mengautomasikan proses dalam kewangan, pemasaran atau IT, perisian automasi aliran kerja meringankan beban tugas manual dan menjimatkan masa, sumber dan wang perniagaan yang besar. Alatan aliran kerja ini bukan sahaja mempercepatkan proses untuk pasukan anda, ia juga membantu mengosongkan masa untuk kerja yang paling penting dan membimbing membuat keputusan masa depan—bekerja sebagai sebahagian daripada penyelesaian perisian pengurusan proses perniagaan yang lebih besar.

Manfaat automasi aliran kerja alatan

1. Kurang ralat

   Kemasukan data manual membosankan dan membuka ruang untuk kesilapan kecil manusia yang boleh memberi kesan besar kepada organisasi anda—daripada ketidaktepatan simpan kira kepada invois yang tidak betul. Perisian aliran kerja, sebaliknya, menggunakan data masa nyata terpusat untuk menjalankan tugas pentadbiran, mengurangkan risiko ralat yang mahal.

2. Proses diperkemas

   Alatan automasi aliran kerja meningkatkan keterlihatan proses, mengurangkan kesesakan dan memastikan projek bergerak ke arah yang betul. Memandangkan tugasan dan tugasan susulan boleh diberikan secara automatik, prestasi lebih mudah untuk dijejak dan diurus—yang meminimumkan kelewatan dalam proses.

3. Produktiviti yang ditambah baik

   Apabila tugasan yang membosankan dan manual diautomasikan, pasukan mempunyai lebih banyak masa dan sumber untuk memberi tumpuan kepada projek berimpak lebih tinggi. Banyak aplikasi automasi aliran kerja juga meningkatkan kerjasama keseluruhan—jadi kurang masa terbuang untuk menjejaki maklumat, mendapatkan kelulusan atau membuat susulan dengan komunikasi berulang alik.

4. Komunikasi yang lebih baik

   Aliran kerja yang direka dengan jelas dan pemberitahuan automatik membantu pekerja kekal pada halaman yang sama dan memahami peranan mereka dalam projek. Ia juga menjadikan kerjasama merentas fungsi lebih mudah dan meningkatkan akauntabiliti untuk tugas, memastikan semua orang berusaha ke arah matlamat yang sama.

5. Pandangan mendalam

   Pelaporan masa nyata dengan visualisasi yang lebih baik ialah faedah utama automasi aliran kerja. Menggunakan analisis data pada proses bermakna organisasi boleh menangkap metrik prestasi, mengenal pasti bidang peluang dan membuat keputusan yang lebih termaklum tentang operasi mereka.

Cara untuk memilih alatan automasi aliran kerja terbaik untuk keperluan perniagaan anda

Apabila memilih alatan automasi aliran kerja terbaik untuk organisasi anda, adalah penting untuk menganalisis proses semasa anda terlebih dahulu, mengenal pasti kesesakan dan memahami pasukan yang akan menggunakan alatan tersebut. Sebaik sahaja anda mempunyai pemahaman yang lebih baik tentang keperluan perniagaan anda, cari ciri berikut semasa anda membandingkan penyelesaian yang berbeza:

• Antara muka yang mesra pengguna dan navigasi yang mudah.
• AI dan pembelajaran mesin untuk pemprosesan dokumen pintar (IDP).
• Penyepaduan lancar dengan alatan pihak ketiga dan aplikasi yang anda gunakan setiap day.
• Aliran kerja boleh disesuaikan.
• Kebolehoperasian berasaskan awan.
• Analitis data dan pelaporan masa nyata.
• Keselamatan dipertingkatkan dan perlindungan data.
• Kebolehskalaan untuk keperluan perniagaan yang berkembang.

Contoh alatan automasi aliran kerja yang sedang digunakan

Masa yang dihabiskan untuk proses mudah seperti membalas e-mel, mencipta tugasan atau menyalin data daripada satu sumber ke sumber lain boleh ditambah dengan cepat. Tetapi dengan menyediakan aliran kerja automatik, perniagaan boleh meningkatkan kecekapan secara drastik dan menambah nilai kembali kepada operasi teras—daripada pemasaran dan kewangan kepada sumber manusia.

Beberapa contoh alatan automasi aliran kerja yang dalam tindakan termasuk:

• Menghantar susulan dan balasan automatik selepas pelanggan mengisi borang kenalan.
• Menghantar jujukan e-mel bina bakal pelanggan selepas peristiwa yang dicetuskan.
• Menginvois pelanggan secara automatik untuk pembayaran bulanan.
• Mencipta SLA untuk memastikan balasan tepat pada masanya untuk masalah yang mustahak.
• Membayar balik perbelanjaan pekerja.
• Menghantar peringatan untuk tarikh akhir dan kelulusan.
• Penugasan automatik tugas dan projek kepada ahli pasukan.
• Penyertaan pekerja baharu.
• Meluluskan permintaan percutian.