Seseorang sedang bercakap di telefon dan melihat pada komputer riba

6 manfaat kepada automasi proses perniagaan

Oleh kerana perniagaan anda terus memproses sejumlah besar data dan menangani banyak tugas setiap hari, maka lebih sukar untuk mengurangkan margin ralat, kelewatan dan sistem perniagaan yang tidak cekap untuk ahli pasukan anda. Dengan menambahkan perisian intuitif seperti automasi proses perniagaan, syarikat anda dapat meraih banyak faedah segera dan jangka panjang melalui automasi operasi harian, yang membolehkan perniagaan anda bersaing di pasaran yang kompetitif hari ini.

Apakah itu automasi proses perniagaan?

Automasi proses perniagaan (BPA) ialah automasi harian, proses perniagaan berulang yang biasanya diselesaikan dalam tetapan manual. Bermula daripada aliran kerja berbilang tahap kepada respons pelanggan yang mudah, BPA menawarkan anda kemampuan untuk menyelesaikan pekerjaan berulang dan bertukar kepada proses tanpa kertas dengan cepat dan cekap. Ini bermaksud mengautomatikkan pekerjaan yang berurusan dengan sejumlah besar data mentah dan dokumentasi seperti pembangunan produk, jualan, sumber manusia dan banyak lagi. Menambah perisian perisian pengurusan proses perniagaan (BPMS) membantu untuk menguruskan semua aliran kerja baharu yang dicipta daripada automasi proses perniagaan baharu anda untuk membina, mengurus dan mengoptimumkan keberkesanan dan kecekapan organisasi anda.

Manfaat melaksanakan penyelesaian BPA

Setelah anda memahami proses yang boleh dan tidak boleh dilakukan secara automatik, serta cara membina aliran kerja dinamik untuk pasukan anda, anda dapat memanfaatkan perkara yang ditawarkan perisian automasi. Berikut ialah enam faedah utama yang akan diterima oleh organisasi anda atas pengautomasian proses perniagaan anda:

1. Kecekapan dan produktiviti yang ditambah baik

Apabila menambahkan penyelesaian automasi baharu yang menghilangkan kemungkinan kesilapan, perniagaan anda serta merta menjadi lebih lancar dan lebih kurang kesalahan. Dengan membuang proses manual yang kekok dan menyusahkan yang dilakukan oleh pasukan anda setiap hari, anda menyingkirkan tugas menyesakkan serta mempercepatkan lebih banyak proses perniagaan peringkat tinggi antara unit perniagaan, ahli pasukan dan semua pekerja dalam organisasi anda.

2. Masa dan kos yang dikurangkan

Automasi membantu perniagaan anda mengurangkan kos dan meningkatkan keuntungan, terutamanya dalam tanggungjawab yang berkaitan dengan proses kertas manual. Oleh kerana proses pengautomasian mempercepatkan operasi dalaman anda, penjimatan masa dan wang dalam sumber yang diperlukan bagi menyelesaikan proses tersebut adalah mudah dan anda boleh menugaskan semula pekerja yang sebelum ini ditugaskan untuk kerja manual kepada perkara yang lebih penting.

3. Pengurusan data dan dokumen yang mudah

Apabila menggunakan proses manual, kehilangan jejak komunikasi bertulis, lembaran hamparan dan dokumen lain sama ada bercetak atau dihantar antara e-mel mudah berlaku. Selain itu, pemindahan maklumat atau pengiraan daripada satu sumber data ke sumber yang lain perlu dilakukan bermaksud lebih banyak ruang untuk berlakunya kesalahan manusia, dan juga lebih banyak masa yang dihabiskan. Automasi proses bermaksud semua dokumen dan data anda disimpan di satu lokasi, memperkemaskan pengurusan dokumen agar organisasi dan pengambilannya adalah mudah.

4. Kebolehlihatan dan ketelusan

Anda tidak perlu menyediakan sokongan tambahan kepada pasukan anda kerana penyelesaian automasi menjamin bahawa amalan terbaik diikuti dan tadbir urus dikuatkuasakan. Melalui pengumpulan data, pelaporan dan kemampuan analitisnya, anda dapat melihat papan pemuka data yang menawarkan kebolehlihatan dan ketelusan terhadap perkara yang sedang diusahakan oleh setiap orang, supaya anda dapat membuat keputusan yang lebih termaklum.

5. Pemiawaian dan pematuhan proses

Proses automasi mempunyai garis panduan yang ketat berkaitan individu yang boleh membuat perubahan atau mengemas kini dokumen tetapi ahli pasukan anda mungkin tidak selalu mematuhinya. Dengan adanya BPA, anda tidak perlu risau tentang langkah yang tertinggal kerana prosesnya sudah ada di dalam sistem. Anda boleh membina digital automasi aliran kerja cekap yang memastikan maklumat yang tepat dihantar kepada orang yang tepat pada masa yang tepat. Ini juga bermaksud perniagaan akan dapat menjejaki orang yang menggunakan data tertentu—melalui pengelogan nama, tarikh dan butiran tugasan tanpa kerumitan. Mendokumentasikan maklumat itu juga membantu anda semasa menjalani audit dan menunjukkan pematuhan.

6. Kepuasan pekerja dan pelanggan ditambah baik

Oleh kerana pekerja anda dapat menyelesaikan banyak tanggungjawab harian mereka dengan mudah tanpa kesilapan, pasukan anda akan berasa lebih senang menambahkan penyelesaian automatik untuk proses anda. Automasi menyediakan persekitaran bebas geseran di mana pekerja dapat berkembang maju. Kelulusan pengurus lebih cepat bermakna pekerja anda dapat menumpukan perhatian pada projek yang lebih penting yang memotivasi dan menginovasi keputusan perniagaan. Sebagai bonus, anda juga akan mempunyai pelanggan yang lebih gembira. Disebabkan pelanggan anda akan menerima data yang lebih tepat dan konsisten, mereka akan lebih berpuas hati dengan produk atau hasil akhir.

Mula memperkemas dengan Microsoft Power Automate

Dengan menggunakan automasi proses baharu, anda akan dapat menjadikan kerja anda menjimatkan kos, diperkemas dan kurang rentan terhadap kesalahan. Walaupun BPA berfungsi sebagai pendekatan holistik untuk mengoptimumkan proses perniagaan anda, menambahkan perisian seperti alat automasi proses robotik (RPA) membantu pengautomasian proses berdasarkan peraturan yang biasanya diperlukan pada permulaan proses.

Kunci untuk menyeimbangkan faedah dengan BPA dan RPA yang membantu anda, pasukan dan organisasi anda adalah untuk mencari satu penyelesaian yang anda semua dapat gunakan dengan mudah serta tidak mengganggu strategi perniagaan anda sekarang. Power Automate membina automasi aliran kerja boleh skala yang menjimatkan masa yang dapat menangani semua kerja individu anda, membolehkan anda menyelesaikan sejumlah besar tugas yang membosankan dalam jangka masa yang singkat.