Seseorang yang bekerja dengan komputer riba

Apakah itu pengurusan proses perniagaan?

Proses perniagaan adalah satu siri tugas berulang yang dilakukan secara berurutan untuk mencapai objektif rutin. Proses perniagaan boleh memakan masa beberapa minit atau minggu dan merangkumi aktiviti semudah permintaan percutian pekerja atau rumit seperti logistik rantaian bekalan. Proses yang cekap dan berkesan akan membantu peningkatan produktiviti pekerja, pengikatan pelanggan dan setiap faset perniagaan anda yang lain. Proses yang tidak cekap dan tidak berfungsi menyebabkan pekerja kecewa, pembaziran kos, pelanggan yang tidak berpuas hati dan akhirnya, kehilangan pendapatan.

Pengurusan proses perniagaan (BPM) merujuk kepada usaha jangka panjang syarikat anda untuk menganalisis, mempercepat dan mengoptimumkan proses ini, selalunya dengan menggunakan automasi aliran kerja untuk menyelaraskan proses manual dan mencapai matlamat perniagaan tertentu. Dengan mengautomasikan semua jenis rutin tugas perniagaan—daripada menguruskan fail sehingga mengemas kini hamparan—anda boleh meningkatkan kecekapan, mengurangkan risiko dan menjadikan perniagaan anda lebih fokus secara strategik.

Membuka manfaat BPM

Sebelum anda mula membina strategi BPM, penting untuk memahami pelbagai jenis proses perniagaan yang dipertanggungjawab terhadapnya di dalam syarikat anda dan masalah BPM yang anda boleh tangani.

Pertama, proses perniagaan boleh dibahagikan kepada tiga kategori utama:

  • Proses pengendalian meliputi perniagaan teras dan strim nilai tertentu seperti pesanan pelanggan, penciptaan akaun dan pengoptimuman pembuatan.

  • Proses pengurusan merangkumi perkara seperti tadbir urus korporat, belanjawan dan aliran kerja HR.

  • Proses sokongan menguatkan proses yang lebih besar dalam bidang seperti perakaunan, pengambilan pekerja dan sokongan teknikal.

Bina pasukan BPM anda

Pekerja yang bertanggungjawab untuk sebarang proses perniagaan dipanggil pemilik proses perniagaan. Oleh kerana mereka menguruskan proses dari hujung ke hujung, mereka memahami cara proses itu mempengaruhi dan dipengaruhi oleh proses yang berlaku sebelum dan selepasnya. Memberikan pemilikan proses perniagaan diskret kepada pekerja utama yang bekerja dengan jabatan lain dapat memupuk lebih banyak pemahaman dan membawa kepada BPM yang lebih baik merentasi organisasi anda.

Contohnya, pasukan BPM yang berjaya di dalam syarikat besar boleh merangkumi semua peranan ini:

  • Johan proses perniagaan. Seorang johan memahami manfaat yang luas dan menyampaikan nilai BPM kepada organisasi.

  • Pemilik proses. Seseorang atau pasukan dengan cabaran perniagaan untuk dicapai, aliran kerja untuk diperkemas atau peluang untuk direbut dapat memberikan perspektif dan input penting—kritikal untuk penerimaan pengguna dan kejayaan BPM.

  • Pengarah proses perniagaan. Seorang pengarah mengetuai usaha BPM seluruh organisasi.

  • Perunding proses perniagaan. Seorang perunding menggunakan kemahiran teknikal dan pemahaman BPM untuk menasihati pengarah proses perniagaan.

  • Pengurus projek. Seorang pengurus projek membantu membina dan melaksanakan rancangan projek dan menguruskan komunikasi pasukan, perkembangan, penyampaian dan tempoh akhir.

  • Penganalisis perniagaan. Seorang penganalisis menunjukkan penambahbaikan proses yang diperlukan.

  • Arkitek penyelesaian. Seorang arkitek penyelesaian memberikan sokongan teknikal, terutama mengenai saling boleh kendali dengan aplikasi bidang perniagaan sedia ada.

  • Pempengaruh. Seringkali pemimpin antara rakan sebaya mereka, pempengaruh menerima awal dan idea baharu awal johan, amalan, dan alat dan mereka membantu mereka memperhalusi penambahbaikan proses perniagaan dan menyokong perubahan.

  • Kumpulan sokongan BPM. Kumpulan ini terdiri daripada profesional IT utama, pegawai perancang korporat dan kepemimpinan lain yang membantu menginstitusikan standard BPM, kaedah, tadbir urus dan teknologi.

Jangan hidup dengan peluang yang hilang

Secara tradisinya, kepemimpinan perniagaan memiliki BPM; semuanya ialah proses perniagaan. Tetapi dengan adanya perisian pengurusan proses perniagaan yang sofistikated, IT kini memainkan peranan yang lebih besar. Anda mungkin menemui keseimbangan produktif antara keperluan teknologi dan perniagaan anda sekiranya anda membiarkan IT menggunakan platform automasi aliran kerja kod rendah layan diri yang boleh digunakan untuk memperkemas proses dan menyelesaikan masalah yang paling mereka fahami.

Mengautomatikkan, mengautomatikkan, mengautomatikkan

Automasi merupakan nadi BPM. Dengan teknologi tersedia sekarang, perniagaan yang berjaya mesti mencari setiap peluang untuk mengautomatikkan proses manual yang berulang, memakan masa dan manual. Dengan automasi aliran kerja, anda dapat memperkemas proses perniagaan seperti kemasukan data, kemas kini media sosial, inventori, laporan dan banyak lagi. Anda boleh membebaskan pekerja anda daripada proses berulang dan rutin, meningkatkan produktiviti, mengurangkan kos dan mengurangkan kesalahan manusia.

Wujudkan budaya pembangunan warganegara

Anda juga boleh mengoptimumkan beberapa proses perniagaan dengan membina aplikasi mudah alih yang membantu pekerja anda untuk terus berhubung dan cekap, mengubah cara mereka menyelesaikan kerja dan menjana pandangan perniagaan masa nyata. Dengan platform pembangunan aplikasi yang tepat, jurutera, pakar IT dan pengguna perniagaan biasa boleh membina budaya pembangunan warganegara dan mencipta penyelesaian perniagaan kod rendah mereka sendiri—tanpa harus bergantung atau menunggu kepemimpinan perniagaan dan pembangun profesional.

Manfaatkan setiap peluang

Anda tidak perlu gunakan proses manual yang tidak cekap, kos berlebihan dan kehilangan peluang. Dengan orang yang betul dalam peranan yang tepat, pemahaman yang mendalam mengenai proses anda dan alat automasi yang baik, perniagaan anda dapat menggunakan BPM untuk:

  • Mengurangkan proses semak keluar dalam talian yang rumit yang tidak menggalakkan pelanggan dan jualan kos.
  • Mengautomatikkan proses manual yang memakan masa terlalu lama, terlalu banyak kos dan mengecewakan pekerja.
  • Menyingkirkan halangan dalam proses kewangan yang melambatkan pembayaran.
  • Mengurangkan duplikasi yang membazirkan sumber.
  • Memendekkan atau menstandardkan proses yang panjang atau tidak menentu yang mempengaruhi tempoh akhir.
  • Memperkemas pengambilan klien yang tidak cekap yang merosakkan perhubungan.

Bina strategi pengurusan proses perniagaan

Sekiranya perniagaan anda bergelut dengan proses operasi, pengurusan dan sokongan yang membebankan, berlebihan, terlalu lama, terlalu lambat atau terlalu mahal, mencipta strategi BPM yang komprehensif dapat membantu. Amalan terbaik berikut akan membantu anda melancarkan inisiatif BPM dan menilai kejayaan anda:

  • Dapatkan sokongan daripada pengurusan. Ini tindakan yang kritikal jika anda memerlukan sumber untuk menyokong rancangan penambahbaikan proses perniagaan anda.

  • Menganalisis dan memetakan proses tertentu. Gunakan carta aliran, pemetaan minda, atau perisian proses-proses untuk cari kejejalan, usaha duplikasi dan kelewatan yang tidak perlu . Dapatkan maklum balas daripada orang yang paling terlibat dengan proses tersebut untuk memahami perkara yang boleh anda tingkatkan—penerimaan untuk perubahan bermula dengan mereka.

  • Reka semula proses. Dapatkan input pemegang amanah dan pastikan bahawa semua orang memahami nilainya dalam memperkemaskan proses. Sertakan pelajaran anda daripada pemetaan minda dan analisis. Pertimbangkan analisis impak untuk aliran kerja kritikal atau kompleks.

  • Kumpulkan sumber dan laksanakan perubahan. Kumpulkan sumber yang anda perlukan untuk membina platform BPM yang berkesan, seperti perisian pengurusan projek, alat automasi aliran kerja dan papan pemuka masa nyata. Pilih sumber yang selari dengan nilai perniagaan yang ingin anda cipta dan urus perubahannya dengan penyampaian dan garis masa tertentu. Dengan melancarkan juruterbang kecil terlebih dahulu, anda dapat mengatasi masalah, membina semangat untuk meningkatkan amalan, dan mendorong penggunaan.

  • Jejaki dan optimumkan. Pantau cara proses baharu anda berfungsi dengan memeriksa dengan pemegang amanah. Bersedia untuk menambah penyempurnaan jika perlu.

Cipta nilai BPM

Sekiranya anda mengikuti amalan terbaik di atas, bina pasukan BPM yang mantap dan fahami cara anda dapat meningkatkan proses untuk menghasilkan lebih banyak nilai, pengurusan proses perniagaan dapat memberikan manfaat nyata, termasuk:

  • Produktiviti dipertingkat. Proses yang lebih cekap menghasilkan pekerja yang lebih cekap dan anda dapat menilai metrik prestasi dengan menggunakan perisian analisis tempat kerja.

  • Masa lebih cepat untuk mendapat manfaat. Meningkatkan proses IT anda boleh mempengaruhi seberapa cepat aplikasi perisian dikembangkan dan digunakan dalam perniagaan anda.

  • Peningkatan kualiti. Selain mempercepat pembangunan, penambahbaikan dalam pengujian dapat menyelesaikan masalah prestasi atau keamanan dengan cepat, meningkatkan kualiti produk atau perkhidmatan anda.

  • Peningkatan kepuasan pelanggan. Memperbaiki proses khidmat pelanggan perniagaan anda dapat membantu memenangi pelanggan dan mendorong kesetiaan.

  • Pengalaman kerja pekerja bertambah baik. Proses perniagaan yang cekap adalah asas kepuasan di tempat kerja, meningkatkan semangat dan berpotensi mengurangkan pusing ganti.

Mula mengoptimumkan proses perniagaan anda sekarang

Setiap perniagaan berusaha untuk melakukan sesuatu dengan lebih baik, lebih pantas dan lebih pintar. Menggabungkan strategi BPM yang komprehensif dengan perisian automasi aliran kerja yang betul dapat membantu perniagaan anda mencapai tujuan ini.

Microsoft Power Automate merupakan penyelesaian pengoptimuman aliran kerja yang mudah digunakan yang dapat memberi tenaga kepada pekerja anda untuk memperkemas ketidakcekapan setiap hari untuk kesan di seluruh syarikat.