Apakah itu pengurusan proses perniagaan?

Buka manfaat BPM

Sebelum anda mula membina strategi BPM, penting untuk memahami sebab kecekapan proses perniagaan adalah penting, jenis proses perniagaan berbeza yang dipertanggungjawab terhadapnya dalam syarikat anda dan masalah BPM yang dapat membantu anda tangani.

Ketahui proses perniagaan anda

Proses perniagaan adalah satu siri tugas berulang yang dilakukan secara berurutan untuk mencapai objektif rutin. Proses perniagaan boleh memakan masa beberapa minit atau minggu dan merangkumi aktiviti semudah permintaan percutian pekerja atau rumit seperti logistik rantaian bekalan. Proses yang cekap dan berkesan akan membantu peningkatan produktiviti pekerja, penglibatan pelanggan dan setiap faset perniagaan anda yang lain. Proses yang tidak cekap dan tidak berfungsi menyebabkan pekerja kecewa, pembaziran kos, pelanggan yang tidak berpuas hati dan akhirnya, kehilangan pendapatan.

Proses perniagaan boleh dibahagikan kepada tiga kategori utama:

• Proses operasi meliputi perniagaan teras dan strim nilai tertentu seperti pesanan pelanggan, penciptaan akaun dan pengoptimuman pembuatan.
• Proses pengurusan merangkumi perkara seperti tadbir urus korporat, belanjawan dan aliran kerja HR.
• Proses sokongan menguatkan proses yang lebih besar dalam bidang seperti perakaunan, pengambilan pekerja dan sokongan teknikal.

Dengan mengautomatikkan semua jenis proses perniagaan, anda boleh meningkatkan kecekapan, mengurangkan risiko dan memastikan perniagaan anda lebih fokus secara strategik.

Bina pasukan BPM anda

Pekerja yang bertanggungjawab untuk sebarang proses perniagaan dipanggil pemilik proses perniagaan. Oleh sebab mereka menguruskan proses dari hujung ke hujung, mereka memahami cara proses itu mempengaruhi dan dipengaruhi oleh proses yang berlaku sebelum dan selepas itu. Memberikan pemilikan proses perniagaan diskret kepada pekerja utama yang bekerja dengan jabatan lain dapat memupuk lebih banyak pemahaman dan membawa kepada BPM yang lebih baik di seluruh organisasi anda.

Contohnya, pasukan BPM yang berjaya dalam syarikat besar boleh merangkumi semua peranan ini:

• Juara proses perniagaan. Juara memahami manfaat yang luas dan menyampaikan nilai BPM kepada organisasi.
• Pemilik proses. Seseorang atau pasukan dengan cabaran perniagaan untuk dicapai, aliran kerja untuk diperkemas atau peluang untuk direbut dapat memberikan perspektif dan input penting—kritikal untuk penerimaan pengguna dan kejayaan BPM.
• Pengarah proses perniagaan. Seorang pengarah mengetuai usaha BPM seluruh organisasi.
• Perunding proses perniagaan. Seorang perunding menggunakan kemahiran teknikal dan pemahaman BPM untuk menasihati pengarah proses perniagaan.
• Pengurus projek. Seorang pengurus projek membantu untuk membina dan melaksanakan rancangan projek dan menguruskan komunikasi, pencapaian, penyampaian dan tempoh akhir pasukan.
• Penganalisis perniagaan. Seorang penganalisis menunjukkan penambahbaikan proses yang diperlukan.
• Arkitek penyelesaian. Seorang arkitek penyelesaian memberikan sokongan teknikal, terutamanya mengenai saling kendali dengan aplikasi bidang perniagaan yang sedia ada.
• Pempengaruh. Sering kali pemimpin dalam kalangan rakan sebaya mereka, pempengaruh menerima awal dan memperjuangkan idea baharu, amalan dan alat dan mereka membantu untuk memperhalusi penambahbaikan proses perniagaan dan menyokong perubahan.
• Kumpulan sokongan BPM. Kumpulan ini terdiri daripada profesional IT utama, pegawai perancang korporat dan kepimpinan lain yang membantu untuk menginstitusikan standard, kaedah, tadbir urus dan teknologi BPM.

Membina strategi pengurusan proses perniagaan

Sekiranya perniagaan anda bergelut dengan proses operasi, pengurusan dan sokongan yang membebankan, berlebihan, terlalu lama, terlalu lambat atau terlalu mahal, mencipta strategi BPM yang komprehensif dapat membantu. Amalan terbaik berikut akan membantu anda melancarkan inisiatif BPM dan menilai kejayaan anda:

• Dapatkan sokongan daripada pihak pengurusan. Ini tindakan yang kritikal jika anda memerlukan sumber untuk menyokong pelan penambahbaikan proses perniagaan anda.
• Analisis dan petakan proses tertentu. Gunakan carta aliran, pemetaan minda, atau perisian proses perlombongan untuk mencari masalah, usaha duplikasi dan kelewatan yang tidak perlu. Dapatkan maklum balas daripada orang yang paling banyak terlibat dengan proses tersebut untuk memahami perkara yang boleh anda tingkatkan—penerimaan untuk perubahan bermula daripada mereka.
• Reka bentuk semula proses. Dapatkan input pemegang amanah dan pastikan bahawa semua orang memahami nilai dalam memperkemas proses. Sertakan pelajaran anda daripada pemetaan minda dan analisis. Pertimbangkan analisis impak untuk aliran kerja kritikal atau kompleks.
• Kumpulkan sumber dan laksanakan perubahan. Kumpulkan sumber yang anda perlukan untuk membina platform BPM yang berkesan, seperti perisian pengurusan projek, alat automasi aliran kerja dan papan pemuka masa nyata. Pilih sumber yang selari dengan nilai perniagaan yang ingin anda cipta dan urus perubahan dengan penyampaian dan garis masa tertentu. Dengan melancarkan perintis kecil terlebih dahulu, anda dapat mengatasi masalah, membina semangat untuk meningkatkan amalan, dan mendorong penggunaan.
• Jejak dan optimumkan. Pantau cara proses baharu anda berfungsi dengan memeriksa bersama-sama pemegang amanah. Bersedia untuk menambah penyempurnaan jika perlu.

Mencipta nilai BPM

Sekiranya anda mengikuti amalan terbaik di atas, bina pasukan BPM yang mantap dan fahami cara anda dapat meningkatkan proses untuk menghasilkan lebih banyak nilai, pengurusan proses perniagaan dapat memberikan manfaat yang nyata, termasuk:

• Peningkatan produktiviti. Proses yang lebih cekap menghasilkan pekerja yang lebih cekap dan anda dapat menilai metrik prestasi dengan menggunakan perisian analitis tempat kerja.
• Masa yang lebih cepat untuk mendapat manfaat. Meningkatkan proses IT anda boleh mempengaruhi seberapa cepat aplikasi perisian dikembangkan dan digunakan dalam perniagaan anda.
• Peningkatan kualiti. Selain mempercepat pembangunan, penambahbaikan dalam pengujian dapat menyelesaikan sebarang isu prestasi atau keselamatan dengan cepat, meningkatkan kualiti produk atau perkhidmatan anda.
• Peningkatan kepuasan pelanggan. Memperbaiki proses khidmat pelanggan perniagaan anda dapat membantu untuk memenangi pelanggan dan mendorong kesetiaan.
• Pengalaman kerja pekerja bertambah baik. Proses perniagaan yang cekap adalah asas kepuasan di tempat kerja, meningkatkan semangat dan berpotensi mengurangkan pusing ganti.