Individu memegang kertas kerja dalam satu tangan sambil melihat tablet

6 manfaat kepada automasi proses perniagaan

Dengan automasi proses perniagaan (BPA), syarikat anda boleh meraih banyak manfaat segera dan jangka panjang melalui automasi operasi harian, meningkatkan daya saing keseluruhannya.

Apakah itu automasi proses perniagaan?

Dengan perniagaan anda terus memproses sejumlah besar data dan menangani banyak tugas setiap hari, ahli pasukan boleh menjadi lebih sukar untuk mengurangkan margin ralat dan kelewatan serta menambah baik sistem yang tidak cekap. Automasi proses perniagaan membolehkan anda membina, mengurus dan mengoptimumkan aliran kerja yang meningkatkan keberkesanan dan produktiviti organisasi.

Automasi proses perniagaan ialah automasi proses perniagaan harian dan berulang yang biasanya diselesaikan dalam tetapan manual. Bermula daripada aliran kerja berbilang tahap kepada respons pelanggan yang mudah, BPA menawarkan kepada anda keupayaan untuk menyelesaikan kerja berulang dan bertukar kepada proses tanpa kertas dengan cepat dan cekap. Ini bermaksud mengautomatikkan pekerjaan yang berurusan dengan sejumlah besar data mentah dan dokumentasi seperti pembangunan produk, jualan, sumber manusia dan banyak lagi. Menambah perisian pengurusan proses perniagaan (BPMS) membantu anda menguruskan semua aliran kerja baharu yang dicipta dengan menggunakan automasi proses perniagaan.

Manfaat melaksanakan penyelesaian BPA

Setelah anda memahami proses yang boleh dan tidak boleh dilakukan secara automatik serta cara membina aliran kerja dinamik untuk pasukan anda, anda dapat memanfaatkan perkara yang ditawarkan oleh perisian automasi proses perniagaan. Berikut ialah enam manfaat utama yang akan diterima oleh organisasi anda kerana mengautomatikkan proses perniagaan anda:

  1. Kecekapan dan produktiviti yang ditambah baik. Apabila menambahkan penyelesaian automasi baharu yang menghilangkan kemungkinan kesilapan, perniagaan anda akan menjadi lebih lancar dan lebih kurang ralat dengan segera. Dengan mengalih keluar proses manual yang kekok dan menyusahkan yang dilakukan oleh pasukan anda setiap hari, anda menyingkirkan tugas menyesakkan serta mempercepatkan lebih banyak proses perniagaan peringkat tinggi antara unit perniagaan, ahli pasukan dan semua pekerja dalam organisasi anda.
  2. Masa dan kos yang dikurangkan. Automasi membantu perniagaan anda mengurangkan kos dan meningkatkan keberuntungan, terutamanya sesama pasukan yang menjalankan tanggungjawab menggunakan proses kertas manual. Oleh sebab proses pengautomasian mempercepatkan operasi dalaman anda, penjimatan masa dan wang dalam sumber yang diperlukan bagi menyelesaikan proses tersebut adalah mudah dan anda boleh menugaskan semula pekerja yang sebelum ini ditugaskan untuk kerja manual kepada perkara yang lebih penting.
  3. Pengurusan dokumen dan data mudah. Apabila menggunakan proses manual, pekerja boleh kehilangan jejak komunikasi bertulis, lembaran hamparan dan dokumen lain sama ada yang bercetak atau dihantar antara e-mel. Selain itu, pemindahan maklumat atau pengiraan daripada satu sumber data ke sumber yang lain perlu dilakukan bermaksud lebih banyak ruang untuk berlakunya kesilapan manusia, dan juga lebih banyak masa yang dihabiskan. Automasi proses bermaksud semua dokumen dan data anda disimpan di satu lokasi, memperkemas pengurusan dokumen agar pengaturan dan pengambilan dokumen adalah mudah.
  4. Kebolehlihatan dan ketelusan. Anda tidak perlu menyediakan sokongan tambahan kepada pasukan anda kerana penyelesaian automasi membantu untuk memastikan amalan terbaik diikuti dan tadbir urus dikuatkuasakan. Melalui pengumpulan data, pelaporan dan keupayaan analitis, anda dapat melihat papan pemuka data yang menawarkan kebolehlihatan dan ketelusan terhadap perkara yang sedang diusahakan oleh setiap orang, membolehkan keputusan yang lebih termaklum.
  5. Pemiawaian dan pematuhan proses. Proses automasi mempunyai garis panduan yang ketat berkaitan individu yang boleh membuat perubahan atau mengemas kini dokumen tetapi ahli pasukan anda mungkin tidak selalu mematuhi garis panduan tersebut. Dengan adanya BPA, anda tidak perlu risau tentang langkah yang tertinggal kerana proses itu sudah terbina dalam sistem. Anda boleh membina automasi aliran kerja digital yang cekap untuk memastikan maklumat tepat dihantar kepada orang yang tepat pada masa yang tepat. Ini juga bermaksud perniagaan akan dapat menjejaki orang yang menggunakan data tertentu—melalui pengelogan nama, tarikh dan butiran tugas tanpa gangguan. Mendokumentasikan maklumat itu juga membantu anda mencipta jejak audit dan menunjukkan pematuhan.
  6. Kepuasan pekerja dan pelanggan ditambah baik. Menambah penyelesaian automatik pada proses anda akan membolehkan pekerja dapat menyelesaikan banyak tanggungjawab harian mereka dengan mudah tanpa ralat, menjadikan pasukan anda akan berasa lebih gembira. Automasi menyediakan persekitaran lancar yang pekerja dapat berkembang maju. Kelulusan pengurus lebih cepat bermakna pekerja anda dapat menumpukan perhatian pada projek yang lebih penting dan memotivasi dan menginovasi keputusan perniagaan. Sebagai bonus, pelanggan anda juga akan lebih gembira. Oleh sebab pelanggan anda akan menerima data yang lebih tepat dan konsisten, mereka akan lebih berpuas hati dengan produk atau hasil akhir.

Mula memperkemas dengan Microsoft Power Automate

Dengan menggunakan automasi proses baharu, anda akan dapat menjadikan kerja anda menjimatkan kos, diperkemas dan kurang terdedah kepada ralat. Walaupun BPA berfungsi sebagai pendekatan holistik untuk mengoptimumkan proses perniagaan anda, menambahkan perisian seperti alat automasi robotik proses membantu untuk mengautomatikkan tugas berdasarkan peraturan yang biasanya diperlukan pada permulaan proses.

Kunci untuk mengimbangkan BPA dengan RPA yang membantu anda, pasukan dan organisasi anda adalah untuk mencari satu penyelesaian yang anda semua dapat gunakan dengan mudah serta tidak mengganggu strategi perniagaan semasa. Power Automate membina automasi aliran kerja boleh skala dan menjimatkan masa yang dapat menangani semua kerja individu anda, membolehkan anda menyelesaikan banyak tugas yang membosankan dalam jangka masa yang singkat.