Sebab perniagaan menggunakan alat RPA

Apa itu alat RPA?

Automasi robotik proses (RPA) menggunakan bot perisian untuk mencontohi interaksi manusia dalam antara muka pengguna grafik (GUI) untuk mengautomatikkan tugas yang berulang dan manual, menjimatkan masa, mengurangkan usaha dan masalah perniagaan. Alat RPA ialah perisian untuk mentakrifkan aliran kerja dan mengkonfigurasi bot untuk melaksanakan tugas yang ditetapkan dalam urutan logik. Robot boleh melakukan sebarang proses berbilang langkah yang berlaku dalam GUI dengan lebih pantas dan tanpa ralat. Oleh itu, alat automasi robotik proses membantu anda mempercepatkan aliran kerja manual yang cenderung ralat supaya pekerja boleh menjalankan lebih banyak tugas bernilai tinggi.

Sebagai contoh, jabatan HR anda dapat menggunakan alat RPA untuk mengautomasikan cara ia memproses permintaan percutian. Berbanding pekerja yang menghabiskan lima minit untuk memproses setiap permintaan, bot RPA dapat mengekstrak data dari sistem perancangan sumber perusahaan syarikat dan memproses permintaan dengan lebih cepat ke dalam sistem lain—bahkan sistem yang tidak memiliki API—dan tanpa kesalahan.

Bot yang dibuat oleh alat automasi proses robotik dapat melakukan tindakan yang ditentukan dan berinteraksi dengan sistem lain melalui penyalinan maklumat dari paparan digital (sekerap skrin) atau dengan menggunakan API. Sebagai contoh, perniagaan anda boleh menggunakan alat RPA untuk membuat bot yang mendaftar masuk ke aplikasi, memanipulasi fail dan folder, menyalin dan menampal kandungan, melengkapkan borang, mengendalikan data berstruktur, dan bahkan berinteraksi dengan aplikasi lain.

Manfaat mengguna pakai alat RPA

Mana-mana organisasi yang menggunakan alat RPA boleh menjangkakan untuk menikmati beberapa atau semua manfaat berikut:

• Penggunaan sumber manusia dengan lebih baik. RPA membebaskan pekerja daripada tugas yang berulang dan bernilai rendah, seperti kemasukan data, agar mereka dapat fokus pada pekerjaan yang memberikan nilai yang lebih besar kepada perniagaan.
• Titik sentuhan pelanggan yang lebih baik. Apabila RPA digunakan untuk mempercepat proses menghadap pelanggan, kecekapan tambahan meningkatkan pengalaman pelanggan dan mendorong kesetiaan.
• Kos yang lebih rendah. Bot RPA melakukan kerja manusia dengan kos yang sedikit.
• Analisis yang lebih baik untuk memahami pengurusan aliran kerja anda. Setiap bot menghasilkan fail log aktivitinya sehingga anda dapat memantau seberapa berkesan menjalankan fungsinya.
• Peningkatan kebolehskalaan. Tidak mustahil untuk menskala pasukan pekerja dengan cara anda dapat memperluas skop dan jangkauan sekumpulan bot berautomasi. Dengan menggunakan perisian RPA, bot dapat digandakan dan diprogram dengan mudah untuk mencapai satu set prosedur yang serupa tetapi sedikit berbeza.
• Keselamatan yang lebih baik. Bot RPA tidak pernah lupa untuk log keluar. Ia juga dapat ditetapkan kepada "masa tamat" agar sistem anda tidak dapat diakses ketika perlu, mengurangkan kerentanan daripada penggodam yang berniat jahat.

Apakah perbandingan antara alat RPA dengan penyelesaian automasi proses yang lain?

Untuk memahami kelebihan alat RPA berbanding dengan penyelesaian automasi aliran kerja yang lain, sangat berguna untuk memahami perbezaan antara automasi dan RPA. Automasi aliran kerja menggunakan teknologi untuk mengurangkan langkah manual dalam proses perniagaan, tetapi masih memerlukan seseorang untuk menyelesaikan proses tersebut. Alat RPA mencipta robot untuk mengendalikan GUI sehingga tidak memerlukan campur tangan manusia. Proses ini boleh jadi proses yang memerlukan pengawasan yang mana manusia masih harus memulakan tugas atau proses ini boleh menjadi proses tanpa pengawasan, yang sepenuhnya diautomasikan.

Alat RPA memerlukan pengekodan yang sedikit atau tiada pengekodan. Oleh kerana bot menggunakan infrastruktur dan penyelesaian yang sama yang digunakan oleh pekerja, anda tidak perlu mengubah seni bina asas anda. Pengguna perniagaan mendorong penyelesaian RPA. Bahkan, sesetengah penyelesaian RPA direka bentuk untuk pembangun rakyat—pekerja tanpa latar belakang teknikal—yang dapat mengautomasikan proses manual yang mereka jalani setiap hari. Dengan penglibatan IT yang minimum atau tanpa penglibatan IT, anda dapat mengoptimumkan operasi dan meningkatkan kepuasan pekerja tanpa membayar kos pembangunan tradisional.

RPA juga berbeza dengan alat automasi proses tradisional dengan cara berikut:

• Proses automasi tradisional memerlukan perubahan sebahagian atau keseluruhan infrastruktur teknologi. Bot RPA berfungsi dalam GUI dan berinteraksi dengan sistem lain dengan cara yang sama seperti manusia.
• Bot RPA cukup fleksibel untuk mengautomasikan proses untuk pelbagai aplikasi.
• Oleh sebab bot RPA bertujuan untuk proses berulang-ulang dan generik seperti input data, ia boleh diskalakan dan lebih mudah ditingkatkan berbanding penyelesaian aliran kerja yang direka bentuk untuk satu proses.

Walaupun perisian RPA menghasilkan nilai dengan meningkatkan kecekapan aliran kerja berulang-ulang dan berdasarkan peraturan, beberapa proses paling sesuai diserahkan kepada pekerja anda. Secara umum, proses yang menggunakan banyak data tidak berstruktur atau maklumat grafik dan bergantung pada parameter yang berubah dengan pantas, paling sesuai diserahkan kepada pekerja kreatif anda untuk diuruskan.

Peranan RPA hari ini dan esok

Pada masa ini, perisian RPA semakin mendapat perhatian seiring dengan syarikat belajar untuk menggunakannya dan mengamati secara langsung manfaat yang diberikan, seperti penjimatan masa dan kos. Tetapi seperti semua teknologi, RPA akan menjadi lebih canggih dan berubah seiring dengan perubahan yang diperlukan oleh perniagaan. Berikut adalah beberapa ramalan untuk cara-cara alat RPA mungkin berubah:

• Penyatuan yang lebih mendalam dengan AI. Seiring kemajuan RPA, perniagaan kemungkinan akan menemukan cara baru untuk menikahinya dengan teknologi tahap berikutnya seperti AI, pembelajaran mesin, atau bahkan Internet of Things (IoT) —dan beberapa syarikat sudah memilikinya. Hiperautomasi, atau automasi pintar, memperluas jenis tugas yang dapat dilakukan oleh alat RPA dan memberi mereka kekuatan untuk mengautomaasi berbagai tugas yang kompleks.
• Automasi yang lebih rumit. Perniagaan menggunakan RPA untuk mengautomasikan semua jenis tugas biasa, tetapi menggabungkannya dengan AI dan pembelajaran mesin akan membuka rangkaian tugas baharu yang dapat diselaraskan. Sebagai contoh, perniagaan pada masa ini dapat menggunakan alat RPA untuk mendigitalkan dokumen, tetapi alat RPA yang digabungkan dengan AI juga dapat memahami kandungan dokumen dan mengklasifikasikannya dengan cekap tanpa kesalahan.
• Lebih murah dan lebih mudah diakses. Ketika alat RPA pertama kali memasuki pasaran, alat tersebut lebih sukar didapati dan harganya mahal. Tetapi disebabkan permintaan untuk perisian RPA telah meningkat, lebih banyak syarikat sekarang menawarkannya. Dengan lebih banyak pilihan yang ada, harga cenderung jatuh dan ciri akan menjadi lebih kompetitif.

Fungsi utama perisian RPA

Banyak alat RPA berada di pasaran sekarang, semuanya mempunyai ciri yang berbeza. Tetapi sekurang-kurangnya, ini ialah fungsi utama yang harus ditawarkan oleh perisian RPA yang baik:

• Kebolehoperasian. Perisian RPA anda harus berfungsi dengan aplikasi desktop, aplikasi web dan aplikasi perisian utama anda yang sedia ada. Ia juga harus dapat menyambung ke API sistem dan membaca/menulis ke pangkalan data.
• Pengimbuhan data. Perisian anda seharusnya dapat mengekstrak data dari laman web dan media sosial.
• Pemprosesan pelbagai jenis data. Penting agar perisian anda dapat mengekstrak dan memasukkan data, menggabungkan data daripada pelbagai sumber, dan mengikuti pernyataan bersyarat seperti jika/yang lain.
• Antara muka pemprograman. Antara muka yang boleh diprogramkan adalah penting. Perisian RPA dapat memberikan kemampuan yang pintar atau kognitif untuk mengkonfigurasikan bot untuk membuat keputusan, membantu perniagaan anda berjalan dengan lebih cekap. Sebagai contoh, bot dapat membantu memberi respons kepada tiket sokongan IT, melepaskan beberapa beban pentadbiran daripada pasukan IT supaya ia dapat menumpukan perhatian keadaan inisiatif lain. Beberapa pilihan perisian bahkan menyediakan kaedah tanpa kod untuk memprogram bot, tetapi semua alat RPA harus dapat berinteraksi dengan berbagai jenis aplikasi, e-mel, fail dan folder.

Memilih dan menggunakan perisian RPA

Apabila anda mula menilai alat RPA yang tersedia, ingatlah apakah jenis proses yang anda rancang untuk diautomatikkan. Kawalan dan perintah yang berbeza dibina ke dalam setiap alat automasi proses robotik yang menentukan keupayaannya, jadi pastikan ia sesuai dengan tujuan automasi aliran kerja anda. Juga, cuba cari komponen yang boleh digunakan semula dan pastikan bot anda dapat berfungsi dengan mudah dalam sistem yang sedia ada.

Pertimbangkan kriteria berikut ketika memilih perisian RPA yang tepat untuk organisasi anda:

• Mudah untuk digunakan. Perisian RPA harus cukup mudah bagi seseorang yang mempunyai kemahiran pemprograman terhad untuk membina automasi dan kemudian mengkonfigurasikan aliran kerja dalam perisian RPA. Bahkan ada beberapa tawaran RPA kod rendah yang dapat digunakan oleh pembangun rakyat tanpa kemahiran IT untuk mengautomasikan aliran kerja mereka. Apa sahaja perisian yang anda pilih harus menawarkan perintah, wizard dan GUI terbina dalam dan boleh dilanjutkan.
• Fleksibel. Perisian ini membolehkan anda mengkonfigurasikan ciri khas tanpa perlu membayar vendor tambahan untuk penyesuaian. Ia juga harus dapat menangani kes penggunaan yang berbeza dan jumlah data yang berbeza-beza di samping mengekalkan prestasi yang konsisten.
• Boleh skala. Perisian RPA harus diskalakan dengan cepat untuk memenuhi keperluan operasi perniagaan anda dan memudahkan kemas kini. Perisian ini juga harus dapat menjalankan banyak bot dan pelbagai aliran kerja.

Cara industri menggunakan perisian RPA

Semua jenis perniagaan telah menemui cara untuk memanfaatkan perisian RPA. Sebagai contoh, industri seperti penjagaan kesihatan dapat menggunakan RPA untuk membuat janji temu, melakukan kemasukan data pesakit, memproses tuntutan, dan menguruskan pengebilan. Berikut ialah cara industri lain menggunakan alat RPA untuk mengubah proses mereka:

• Runcit. Mengemas kini pesanan, menghantar produk, dan menjejak penghantaran.
• Telekomunikasi. Memantau, mengurus data penipuan dan mengemas kini data pelanggan.
• Perbankan. Meningkatkan kecekapan kerja, ketepatan data, dan keselamatan.
• Insurans. Menguruskan proses kerja, memasukkan data pelanggan dan membantu menjalankan aplikasi.
• Pembuatan. Membantu proses rantaian bekalan, pengebilan untuk bahan, khidmat dan sokongan pelanggan, dan pentadbiran.

Pengehadan alat RPA

Perisian RPA menawarkan banyak faedah, tetapi tidak dapat melakukan semuanya. Semasa teknologi berkembang, ia masih berfungsi paling baik sebagai sebahagian daripada rangkaian teknologi lain; ia belum menjadi penyelesaian menyeluruh yang dapat menyelesaikan setiap cabaran operasi.

Buat masa ini, RPA ialah teknologi berdasarkan peraturan yang paling sesuai dengan data berstruktur atau maklumat yang mengikuti model data yang telah ditentukan. Untuk menjayakannya, anda mesti memprogramkan bot untuk melakukan apa yang anda mahu ia lakukan dan ia akan beroperasi hanya dalam parameter tersebut. Kecuali anda melapisinya dengan teknologi AI atau pembelajaran mesin, penyelesaian RPA anda hanya dapat mengikuti peraturan yang anda tetapkan, bukan untuk memahami atau menafsirkan kandungan yang diaksesnya.

Sebagai contoh, untuk membolehkan alat RPA memproses maklumat daripada invois atau kertas kerja lain, semua kertas kerja mesti mengikuti format yang sama. Alat tidak dapat memproses sebarang fail yang menyimpang daripada format. Oleh sebab itu, alat RPA tidak sesuai untuk data tidak terstruktur atau maklumat yang tidak mengikuti model data yang telah ditentukan.

Selain itu, alat RPA tidak belajar atau menyesuaikan diri. Sekiranya proses perniagaan anda berubah, anda perlu memprogramkan semula bot anda agar dapat berfungsi dengan proses baharu, yang boleh memakan masa. Dan jika alat RPA anda tidak sesuai dengan proses baharu anda, pelaburan anda dalam proses tersebut mungkin tidak lama. Untuk mengelakkan masalah ini, pertimbangkan seberapa besar kemungkinan proses dan teknologi anda akan berubah sebelum anda menggunakan alat RPA.

Cara untuk membantu memastikan kejayaan dengan alat RPA

Seperti teknologi lain, kejayaan anda dengan perisian RPA bergantung pada cara anda menggunakannya. Bahkan alat terbaik tidak dapat menyelesaikan proses yang rosak secara asasnya, jadi penting untuk memikirkan tugas yang anda automasikan. Diterapkan dalam konteks yang tepat dengan tujuan tertentu yang dapat diukur, alat RPA yang betul dapat mentakrifkan semula keadaan kecekapan di syarikat anda. Ingatlah amalan terbaik berikut semasa anda mula menggunakan teknologi RPA untuk mengautomasikan proses anda:

• Ketahui proses yang ingin anda automasikan. Periksa semua proses operasi anda untuk mengetahui tugas yang paling sesuai untuk RPA. Ingat bahawa alat RPA pada umumnya tidak dapat memahami maklumat, jadi kecuali anda juga merancang untuk menggabungkan AI, pilih proses yang mempunyai parameter yang jelas dan tidak memerlukan banyak penglibatan atau pengawasan manusia, seperti menjadualkan janji temu atau memproses invois. Beberapa perisian, seperti Microsoft Power Automate, menawarkan keupayaan untuk membantu anda mengenal pasti proses yang betul untuk diautomasikan.
• Pilih alat yang betul. Setelah menentukan proses yang ingin anda automasikan, cari alat yang paling menyokong jenis pekerjaan tersebut. Semua alat mempunyai kekuatan yang berbeza, jadi nilai alat ini berdasarkan keupayaan, harga, kemudahan pelaksanaan dan tahap fungsi dengan perisian yang ada.
• Latih pekerja anda. Mengajar kakitangan anda cara menggunakan—dan akhirnya mengubah atau mengekalkan—alat RPA anda ialah cara terbaik untuk membantu memastikan nilai berterusan dan meningkatkan penggunaan di seluruh syarikat.
• Ukur hasil anda. Sebelum dan sesudah pelaksanaan, pantau penunjuk prestasi utama (KPI) seperti produktiviti pekerja, ketepatan pengambilan data, jumlah janji temu yang dijadualkan atau dokumen yang diproses. Sekiranya KPI anda tidak bertambah baik setelah pelaksanaannya, ini mungkin merupakan tanda bahawa anda telah memilih proses yang salah atau memberikan parameter yang salah kepada bot anda.