Que é o procesamento de documentos intelixente?
Os datos alcanzaron un punto de saturación. As organizacións hoxe en día teñen tantos datos que é difícil descifrar cal é a información valiosa e cal o ruído. Extraer grandes cantidades de datos para obter información útil pode ser custoso e lento. Aí é onde entra en xogo o procesamento de documentos intelixente ou IDP.
O procesamento de documentos intelixente (IDP) é unha tecnoloxía automatización de fluxos de traballo que dixitaliza, le, extrae, clasifica e organiza información significativa en formatos accesibles a partir de grandes fluxos de datos. A tecnoloxía pode procesar moitos tipos diferentes de documentos: en papel, documentos PDF, documentos de Word, follas de cálculo e moitos outros formatos. A función principal de IDP é extraer información valiosa en grandes conxuntos de datos sen a intervención humana.
Automatizar parte do procesamento de documentos mediante IDP conta con varias vantaxes. A través da intelixencia artificial, IDP pode eliminar a necesidade de traballadores de entrada e procesamento de datos de forma manual. Isto non só aumenta a velocidade á que se poden procesar os datos, senón que diminúe o custo de facelo, á vez que reduce o erro humano para lograr unha maior eficiencia.
As organizacións modernas adoitan ter grandes volumes de tres tipos de datos: estruturados, non estruturados e semiestruturados. Os procesadores de datos humanos poden organizar e ler os datos estruturados máis facilmente. Os datos non estruturados, por outra banda, levan máis tempo en procesarse e analizarse. Os datos semiestruturados sitúanse no medio. As solucións de procesamento de documentos intelixente son capaces de automatizar o procesamento de datos para datos estruturados, non estruturados e semiestruturados.
Como funciona o procesamento de documentos intelixente?
Hai algúns pasos para o procesamento de documentos intelixente.
Comeza co recoñecemento de documentos intelixente, cando IDP utiliza tecnoloxía de IA complexa de aprendizaxe profundo para dixitalizar documentos e clasificalos. Esta tecnoloxía pódese adestrar en ata 190 idiomas e é capaz de ler e interpretar documentos como o faría un traballador de procesamento de datos.
Unha vez que os datos están clasificados, o software de automatización de documentos intelixente comeza a extraer os datos de valor para a súa organización. A extracción realízase mediante tecnoloxías de IA cognitivas que identifican datos específicos do documento de maior tamaño. Despois, IDP organiza os datos pertinentes e preséntaos nun formato de fácil acceso.
Se a súa organización ten grandes cantidades de datos estruturados, semiestruturados ou non estruturados, o procesamento de documentos intelixente é un investimento que vale a pena considerar como parte da súa estratexia de xestión de procesos de negocio.
Vantaxes do procesamento de documentos intelixente
Está demostrado que o procesamento intelixente de documentos mellora os procesos de negocio e aumenta a eficiencia do equipo. Estas son algunhas das principais vantaxes para automatizar o procesamento de documentos:
- Aumente a precisión do seu procesamento cun procesamento de documentos intelixente. A taxa de erro dos procesadores de datos humanos é moito maior que a de IDP.
- Reduza o custo de procesar documentos automatizando algúns dos seus fluxos de traballo. De media, o procesamento manual de documentos custa entre 6 e 8 dólares por documento. O custo por documento do procesamento de documentos automatizado é considerablemente inferior.
- Aumente a produtividade dos empregados ofrecéndolles a oportunidade de facer un traballo que teña un maior impacto. Sen a necesidade de procesar documentos que consumen moito tempo, os empregados poden dirixir a súa atención a outro lugar.
Cal é a diferencia entre o procesamento de documentos intelixente e o procesamento de documentos automatizado?
O procesamento de documentos automatizado é unha tecnoloxía relacionada con IDP, pero moi diferente. O procesamento de documentos automatizado utilízase principalmente para dixitalizar documentos en papel. A creación de copias dixitais de documentos en papel permite que se indexen e que se poidan buscar dentro dunha base de datos. Isto é fundamental para organizacións como DMV, que confían na documentación en papel pero necesitan dixitalizar os seus datos.
O procesamento de documentos intelixente é un software de xestión de procesos de negocio que é capaz de dixitalizar e indexar documentos en papel, pero tamén vai uns pasos máis alá para separar información valiosa e proporcionar información a partir dos datos en documentos en papel (ou calquera outro tipo), en lugar de simplemente acceder a eles mediante o ordenador.
Como elixir un software de procesamento de documentos intelixente
Hai algúns pasos a seguir para escoller o mellor software de procesamento de documentos intelixente para a súa organización.
- O primeiro paso para escoller un IDP é identificar as necesidades de procesamento de datos da súa organización. Ten máis datos estruturados ou non estruturados? En que formato están a maioría dos seus datos? En que medida quere automatizar o seu procesamento de datos?
- Despois, debe avaliar que datos serían ideais para o procesamento de documentos intelixente. Teña en conta o tempo que leva procesar cada un dos seus conxuntos de datos e cal beneficiaría máis a súa organización ao ser automatizado. Os documentos que tardan máis en procesarse manualmente poden ser bos candidatos para IDP.
- Unha vez que identifique os fluxos de traballo do procesamento de documentos que quere automatizar, estará preparado para escoller un software de procesamento de documentos intelixente. Debería tomar unha decisión en función da demanda de automatización e dos requisitos que teña a súa organización para o procesamento de documentos automatizado. Estas son algunhas preguntas que se pode facer para tomar unha decisión:
- Con que rapidez se pode implantar unha solución de automatización de documentos intelixente?
- Con que facilidade se pode manter o software?
- Que nivel de soporte ofrece a empresa de software para os seus servizos de automatización de documentos intelixente?
- Pode a tecnoloxía de recoñecemento de documentos intelixente do software ler todos os documentos que a súa organización quere procesar?
- A precisión do software mellorará de maneira significativa a súa taxa de erros?
Casos de uso do procesamento de documentos intelixente
IDP úsase en todos os sectores. A continuación indícanse algúns casos de uso do procesamento de documentos intelixente:
- Os departamentos de finanzas poden automatizar as funcións de contas pendentes de pago, como o procesamento de facturas.
- Os departamentos de recursos humanos poden procesar currículos, seleccionar empregados e procesar as enquisas para os empregados e outros datos de RR. HH. con IDP.
- Os organismos da administración pública xestionan permisos, emiten documentos electrónicos e procesan aplicacións con software de procesamento de documentos intelixente.
- As compañías de seguros usan o procesamento de documentos automatizado para procesar reclamacións, detectar fraudes, clasificar pólizas de seguros e acelerar o procesamento de documentos da súa organización.
- Os despachos de avogados poden procesar, arquivar e xestionar datos legais con maior precisión que co procesamento manual de documentos mediante IDP.
Estes son só algúns dos sectores nos que se utiliza o procesamento de documentos intelixente para axilizar e mellorar os fluxos de traballo do procesamento de datos. Se traballa co software adecuado, IDP conta cunha ampla gama de aplicacións e vantaxes para a maioría das organizacións.
Simplifique o procesamento de documentos con Microsoft Power Automate
Ao utilizar o procesamento de documentos intelixente na súa organización, poderá recompilar datos útiles dos seus documentos con menos erros humanos e a un custo menor. A medida que IDP libera aos seus empregados de grandes volumes de procesamento de datos aburrido, extraerá información significativa sobre os datos en formatos accesibles e fáciles de usar.
IDP é só unha das automatizacións de fluxo de traballo habilitadas por Power Automate que elimina tarefas repetitivas e fai que o traballo sexa máis eficiente. Con ferramentas de arrastrar e soltar sen apenas código, Power Automate axuda a crear facer o traballo de xeito innovador.
Preguntas máis frecuentes
Que é o procesamento de documentos intelixente?
O procesamento de documentos intelixente (IDP) é unha tecnoloxía de automatización de fluxos de traballo que dixitaliza, le, extrae e organiza información significativa de grandes fluxos de datos.
Como funciona o procesamento intelixente?
O procesamento de documentos intelixente utiliza tecnoloxía intelixente de recoñecemento de documentos para clasificar documentos e, despois, procesa os seus datos coa tecnoloxía de recoñecemento de padróns. Unha vez procesado o documento, o software IDP extrae datos significativos e reúneos nun formato accesible.
Cales son as vantaxes do procesamento de documentos intelixente?
Está demostrado que o procesamento de documentos intelixente aumenta a precisión, a eficiencia e a velocidade do procesamento de datos para organizacións de todos os sectores.
Cal é a diferencia entre o procesamento de documentos intelixente e o procesamento de documentos automatizado?
O procesamento de documentos automatizado úsase principalmente para dixitalizar documentos en papel. O procesamento de documentos intelixente procesa completamente moitos tipos diferentes de documentos e organiza os seus datos relevantes, eliminando a necesidade de procesadores de datos humanos.
Como implanto un software de procesamento de documentos intelixente?
A implantación de software de documentos intelixente comeza cunha avaliación dos seus fluxos de traballo de procesamento de documentos para determinar cales se poden automatizar. Unha vez que coñezas os documentos que queres automatizar, debes identificar os fluxos de traballo que requiren o maior nivel de precisión e comezar a automatización con eles.
Cales son algúns casos de uso para o procesamento de documentos intelixente?
O procesamento de documentos intelixente pódese utilizar en todos os sectores, desde compañías de seguros ata organismos da administración pública, para acelerar e perfeccionar o procesamento de moitos tipos de datos diferentes.