Unha persoa que fala por teléfono e mira un ordenador portátil

Seis vantaxes da automatización de procesos empresariais

A medida que a empresa segue a procesar grandes cantidades de datos e resolver diversas tarefas a diario, pode irse volvendo cada vez máis difícil reducir as marxes de erro, os atrasos e os sistemas empresariais ineficientes para os membros do equipo. Ao engadir un software intuitivo como a automatización de procesos empresariais, a empresa pode obter moitos beneficios, tanto inmediatos como a longo prazo, a través da automatización das operacións diarias, o que lle permite competir no competitivo mercado actual.

Que é a automatización de procesos empresariais?

Business process automation (BPA) is the automation of daily, repeatable business processes that are normally completed in manual settings. Ranging from multi-level workflows to simple customer responses, BPA offers you the ability to complete repetitive work and convert to paperless processes quickly and efficiently. This means automating jobs that deal with an excessive amount of raw data and documentation like product development, sales, human resources, and more. Adding business process management software (BPMS) helps to manage all of the new workflows created from your new business process automation to build, manage, and optimize your organization’s effectiveness and efficiency.

Beneficios de implantar unha solución de BPA

En canto distinga que procesos poden automatizarse e cales non e identifique a forma de compilar un fluxo de traballo dinámico para o equipo, poderá tirar proveito de todo que o software de automatización lle pode ofrecer. Estas son as seis vantaxes principais que obterá a organización por automatizar os procesos empresariais:

1. Mellora da eficiencia e da produtividade

Ao engadir unha nova solución de automatización que elimine as posibilidades de equivocarse, a empresa optimízase ao instante e con menos erros. Se elimina os procesos manuais ineficientes e laboriosos que o equipo realiza a diario, eliminará tamén as tarefas que provocan atoamentos e axilizará máis procesos empresariais de alto nivel entre as unidades empresariais, os membros do equipo e todas as persoas da organización.

2. Aforro de tempo e custos

A automatización axúdalle á empresa a reducir custos e a aumentar a rendibilidade, en especial naquelas responsabilidades que están relacionadas cos procesos manuais en papel. Dado que a automatización de procesos acelera as operacións internas, resulta doado aforrar tempo e cartos nos recursos necesarios para levar a cabo eses procesos e, ao mesmo tempo, pode atribuír tarefas máis importantes a eses traballadores que antes dedicaban os seus esforzos a actividades manuais.

3. Xestión sinxela de datos e documentos

Cando se usan procesos manuais, é fácil perderlle a pista ás comunicacións escritas, ás follas de cálculo e a outros documentos, tanto impresos como enviados por correo electrónico. Ademais, ter que mover información ou calcular dunha orixe de datos a outra significa que hai máis probabilidades de que se cometan erros humanos, á parte de que leva máis tempo. A automatización de procesos entraña que todos os documentos e os datos se aloxen nunha mesma localización, o cal simplifica a xestión de documentos facendo que a súa organización e recuperación resulten sinxelas.

4. Visibilidade e transparencia

Non terá que proporcionar asistencia adicional ao equipo, xa que as solucións de automatización garanten que se sigan as prácticas recomendadas e que se aplique a regulación. A través das funcionalidades de recompilación de datos, creación de informes e análises, poderá ver paneis de datos que ofrecen visibilidade e transparencia sobre todas as tarefas que cada persoa está a desenvolver na actualidade, para que poida tomar decisións máis informadas.

5. Normalización e cumprimento dos procesos

Os procesos de automatización contan con pautas estritas sobre quen pode facer cambios ou actualizar documentos; porén, é posible que os membros do equipo non sempre as sigan. Coa implantación da BPA, non terá que preocuparse por se se saltan pasos, porque o proceso xa está integrado no sistema. Pode crear unha automatización de fluxos de traballo dixital eficiente que garanta que se encamiñe a información correcta á persoa axeitada no momento adecuado. Isto tamén significa que as empresas poderán facer un seguimento de quen usa os datos, a través dos nomes de inicio de sesión, as datas e os detalles de atribución, sen complicacións. Documentar esa información tamén serve de axuda durante os rastros de auditoría e ao demostrar o cumprimento.

6. Mellora da satisfacción dos empregados e dos clientes

Posto que os empregados poden cumprir con facilidade moitas das súas responsabilidades diarias sen erros, o equipo sentirase máis feliz ao engadir unha solución automatizada ao proceso. A automatización xera un ambiente sen friccións no que os empregados poden prosperar. As aprobacións dos xestores van máis rápido, polo que os empregados poden centrarse en proxectos máis importantes que estimulen e renoven as decisións empresariais. E de premio, tamén terá clientes máis felices. Así mesmo, os clientes, ao recibir datos máis precisos e coherentes, quedarán máis satisfeitos co produto final ou cos resultados.

Inicie a optimización con Microsoft Power Automate

Ao adoptar unha nova automatización de procesos, fará que o traballo sexa máis rendible, optimizado e menos susceptible aos erros. Porén, aínda que a BPA funciona como un enfoque holístico para optimizar os procesos empresariais, engadir algún software, como unha ferramenta de automatización de procesos robóticos (RPA) , contribúe a automatizar os procesos controlados por regras que normalmente son necesarios ao comezo dun proceso.

A clave para equilibrar as vantaxes anteriores coa BPA e a RPA dunha forma que lle axude a vostede, ao equipo e á organización é atopar unha solución á que todos poidan adaptarse sen interromper ningunha das estratexias empresariais actuais. Power Automate compila automatizacións de fluxos de traballo escalables, que aforran tempo e que son capaces de afrontar todos os traballos individuais, permitíndolle realizar un gran número de tarefas tediosas nun curto período de tempo.