Que é a xestión de procesos de negocio?

Descubra as vantaxes da BPM

Antes de comezar a crear unha estratexia de BPM, cómpre comprender por que é importante que os procesos de negocio sexan eficientes, os distintos tipos de procesos de negocio, quen é responsable deles na empresa e que problemas pode axudarlle a resolver a BPM.

Coñeza os seus procesos de negocio

Un proceso de negocio consiste nunha serie de tarefas repetibles que se realizan en secuencia para acadar un obxectivo rutineiro. Os procesos de negocio poden levar minutos ou semanas e incluír actividades tan sinxelas como as solicitudes de vacacións dos empregados ou tan complicadas como a loxística da cadea de subministración. Os procesos eficientes e eficaces axudarán a mellorar a produtividade dos empregados, a participación dos clientes e o resto de facetas do negocio. Os procesos ineficientes e disfuncionais xeran empregados frustrados, custos innecesarios, clientes insatisfeitos e, en última instancia, perda de ingresos.

Os procesos de negocio pódense dividir en tres categorías principais:

• Os procesos operativos abarcan a actividade principal e cadeas de valor específicas como os pedidos dos clientes, a creación de contas e a optimización da fabricación.
• Os procesos de xestión inclúen cousas como a regulación corporativa, os orzamentos e os fluxos de traballo de Recursos Humanos.
• Os procesos de apoio sosteñen procesos maiores en áreas como a contabilidade, a contratación e a asistencia técnica.

Ao automatizar todo tipo de procesos de negocio, pode mellorar a eficiencia, reducir o risco e manter o seu negocio máis enfocado estratexicamente.

Cree o seu equipo de BPM

Os empregados responsables dalgún proceso de negocio denomínanse propietarios de dito proceso, porque o xestionan de extremo a extremo, comprenden como afecta os procesos anteriores e posteriores e como se ve afectado por eles. Darlle a propiedade de procesos de negocio específicos a empregados clave que colaboran con outros departamentos pode fomentar a comprensión e comportar unha mellor BPM en toda a organización.

Por exemplo, un bo equipo de BPM nunha gran empresa podería incluír todas estas funcións:

• Experto en procesos de negocio. Un experto entende as vantaxes transcendentais e comunica o valor da BPM á organización.
• Propietario do proceso. Unha persoa ou un equipo con desafíos empresariais que afrontar, fluxos de traballo que simplificar ou oportunidades que aproveitar pode ofrecer información e unha perspectiva clave, fundamental para a aceptación dos usuarios e o éxito da BPM.
• Director de procesos de negocio. Un director lidera os esforzos de implantación da BPM en toda a organización.
• Consultor de procesos de negocio. Un consultor utiliza habilidades técnicas e coñecemento da BPM para asesorar a un director de procesos de negocio.
• Xestor de proxectos. Un xestor de proxectos axuda a compilar e implantar o plan do proxecto e xestiona as comunicacións do equipo, os fitos, as entregas e os prazos.
• Analista empresarial. Un analista sinala as melloras necesarias no proceso.
• Arquitecto de solucións. Un arquitecto de solucións ofrece asistencia técnica, en concreto, no relacionado á interoperabilidade con aplicacións existentes da liña de negocio.
• Persoas con influencia. A miúdo líderes entre os seus compañeiros, as persoas con influencia adoptan con antelación e apoian novas ideas, prácticas e ferramentas, axudan a perfeccionar as melloras dos procesos de negocio e promoven o cambio.
• Grupo de asistencia técnica de BPM. Este grupo está composto por profesionais clave de TI, responsables da planificación corporativa e outros membros do equipo directivo que axudan a institucionalizar os estándares, os métodos, a regulación e a tecnoloxía de BPM.

Elabore unha estratexia de xestión de procesos de negocio

Se a empresa ten problemas con procesos operativos, de xestión e de asistencia que son complexos, redundantes, demasiado longos, demasiado lentos ou demasiado custosos, crear unha estratexia de BPM integral pode axudarlle. As seguintes prácticas recomendadas axudaranlle a lanzar unha iniciativa de BPM e a avaliar o seu éxito:

• Obteña o apoio da dirección. Isto é fundamental se precisa recursos para afianzar os plans de mellora dos procesos de negocio.
• Analice e trace un mapa do proceso específico. Use diagramas de fluxo, mapas mentais ou software de minería de procesos para atopar atoamentos, esforzos duplicados e atrasos innecesarios. Reciba comentarios das persoas que máis se implican no proceso para comprender que pode mellorar: a aceptación do cambio comeza con elas.
• Redeseñe o proceso. Solicite información ás partes interesadas e asegúrese de que todo o mundo entenda o valor da simplificación do proceso. Inclúa as leccións aprendidas dos mapas mentais e as análises. Considere realizar unha análise de impacto para fluxos de traballo cruciais ou complexos.
• Reúna recursos e implante cambios. Compile os recursos que precisa para construír unha plataforma de BPM eficaz, como software de xestión de proxectos, ferramentas de automatización de fluxos de traballo e paneis en tempo real. Escolla recursos que se axusten ao valor empresarial que desexa crear e xestione o cambio con entregas e prazos específicos. Ao lanzar primeiro unha pequena proba piloto, pode resolver erros, xerar entusiasmo polas prácticas melloradas e fomentar a adopción.
• Leve un seguimento e optimice. Monitore o funcionamento dos novos procesos mediante a consulta coas partes interesadas. Prepárese para engadir axustes segundo sexa necesario.

Cree valor de BPM

Se segue as prácticas recomendadas anteriores, crea un equipo de BPM sólido e comprende como pode mellorar os procesos para xerar máis valor, a xestión de procesos de negocio pode reportar beneficios tanxibles; entre eles:

• Aumento da produtividade. Uns procesos máis eficientes dan lugar a empregados máis eficientes; ademais, pode avaliar as métricas de desempeño co software de análise do lugar de traballo.
• Beneficios en menos tempo. A mellora dos procesos de TI pode afectar a rapidez coa que se desenvolven e implantan na empresa as aplicacións de software.
• Mellora da calidade. Ademais de acelerar o desenvolvemento, as melloras nas probas poden resolver rapidamente calquera problema de desempeño ou seguranza, o que á súa vez aumenta a calidade dos produtos ou servizos.
• Aumento da satisfacción dos clientes. Fixar os procesos de atención ao cliente da empresa pode contribuír a gañar clientes e fomentar a fidelidade.
• Melloras nas experiencias laborais dos empregados. Contar con procesos de negocio eficientes é a base da satisfacción no traballo, dado que mellora a moral e reduce potencialmente a rotación de persoal.