Unha persoa traballando nun portátil

Que é a xestión de procesos de negocio?

Un proceso de negocio consiste nunha serie de tarefas repetibles que se realizan en secuencia para acadar un obxectivo rutineiro. Os procesos de negocio poden levar minutos ou semanas e incluír actividades tan sinxelas como as solicitudes de vacacións dos empregados ou tan complicadas como a loxística da cadea de subministración. Os procesos eficientes e eficaces axudarán a mellorar a produtividade dos empregados, a participación dos clientes e o resto de facetas do negocio. Os procesos ineficientes e disfuncionais xeran empregados frustrados, custos innecesarios, clientes insatisfeitos e, en última instancia, perda de ingresos.

A xestión de procesos de negocio (BPM) fai referencia aos esforzos a longo prazo da empresa por analizar, acelerar e optimizar estes procesos, a miúdo empregando automatización de fluxos de traballo para simplificar procesos manuais e acadar obxectivos empresariais específicos. Ao automatizar todo tipo de tarefas empresariais rutineiras (desde a xestión de ficheiros até a actualización de follas de cálculo) pode mellorar a eficiencia, reducir o risco e manter o negocio máis enfocado estratexicamente.

Descubra as vantaxes da BPM

Antes de comezar a crear unha estratexia de BPM, é importante comprender os distintos tipos de procesos de negocio, quen é responsable deles na empresa e que problemas pode axudarlle a resolver.

En primeiro lugar, os procesos de negocio pódense dividir en tres categorías principais:

  • Os procesos operativos abarcan a actividade principal e cadeas de valor específicas como os pedidos dos clientes, a creación de contas e a optimización da fabricación.

  • Os procesos de xestión inclúen cousas como a regulación corporativa, os orzamentos e os fluxos de traballo de Recursos Humanos.

  • Os procesos de apoio sosteñen procesos maiores en áreas como a contabilidade, a contratación e a asistencia técnica.

Cree o seu equipo de BPM

Os empregados responsables dalgún proceso de negocio denomínanse propietarios de dito proceso, porque o xestionan de extremo a extremo, comprenden como afecta os procesos anteriores e posteriores e como se ve afectado por eles. Darlle a propiedade de procesos de negocio específicos a empregados clave que colaboran con outros departamentos pode fomentar a comprensión e comportar unha mellor BPM en toda a organización.

Por exemplo, un bo equipo de BPM nunha gran empresa podería incluír todos estes roles:

  • Experto en procesos de negocio. Un experto entende as vantaxes transcendentais e comunica o valor da BPM á organización.

  • Propietario do proceso. Unha persoa ou un equipo con desafíos empresariais que afrontar, fluxos de traballo que simplificar ou oportunidades que aproveitar pode ofrecer información e unha perspectiva clave, fundamental para a aceptación dos usuarios e o éxito da BPM.

  • Director de procesos de negocio. Un director lidera os esforzos de implantación da BPM en toda a organización.

  • Consultor de procesos de negocio. Un consultor utiliza habilidades técnicas e coñecemento da BPM para asesorar a un director de procesos de negocio.

  • Xestor de proxectos. Un xestor de proxectos axuda a compilar e implantar o plan do proxecto e xestiona as comunicacións do equipo, os fitos, as entregas e os prazos.

  • Analista empresarial. Un analista sinala as melloras necesarias no proceso.

  • Arquitecto de solucións. Un arquitecto de solucións ofrece asistencia técnica, en concreto, no relacionado á interoperabilidade con aplicacións existentes da liña de negocio.

  • Persoas con influencia. A miúdo líderes entre os seus compañeiros, as persoas con influencia adoptan con antelación e apoian novas ideas, prácticas e ferramentas, axudan a perfeccionar as melloras dos procesos de negocio e promoven o cambio.

  • Grupo de asistencia técnica de BPM. Este grupo está composto por profesionais clave de TI, responsables da planificación corporativa e outros membros do equipo directivo que axudan a institucionalizar os estándares, os métodos, a regulación e tecnoloxía de BPM.

Non conviva con oportunidades perdidas

Traditionally, business leadership has owned BPM; they are business processes, after all. But with the advent of highly sophisticated business process management software, IT is now playing a greater role. You might find a productive balance between your technology and business requirements if you let IT deploy a self-serve, low-code workflow automation platform that business employees can use to streamline processes and solve the issues they best understand.

Automatizar, automatizar e automatizar

A automatización é o corazón da BPM. Coa tecnoloxía dispoñible neste momento, as empresas que queiran ter éxito deben buscar todas as posibilidades de automatizar procesos manuais repetitivos e que consomen moito tempo. Coa automatización dos fluxos de traballo, pode simplificar procesos de negocio como a entrada de datos, as actualizacións das redes sociais, o inventario, os informes e moito máis. Pode liberar os empregados de procesos repetitivos e rutineiros, aumentar a produtividade, reducir custos e reducir os erros humanos.

Crear unha cultura do desenvolvemento cidadán

You can also optimize some business processes by building mobile apps that help your employees stay more connected and efficient, transform how they get work done, and generate real-time business insights. With the right app development platform, engineers, IT specialists, and ordinary business users can build a citizen development culture and create their own low-code business solutions—without having to rely on or wait for business leadership and professional developers.

Aproveitar ao máximo todas as oportunidades

Non ten por que convivir con procesos manuais ineficientes, custos adicionais e oportunidades perdidas. Coas persoas idóneas nos cargos apropiados, unha sólida comprensión dos procesos e boas ferramentas de automatización, a empresa pode usar a BPM para:

  • Mitigue os pesados procesos para finalizar as compras en liña que desaniman os clientes e prexudican as vendas.
  • Automatice os procesos manuais que demoran en exceso, custan de máis e frustran o persoal.
  • Elimine os obstáculos nos procesos financeiros que demoran os pagamentos.
  • Reduza a duplicación que malgasta recursos.
  • Acurte ou estandarice procesos longos ou erráticos que afectan os prazos.
  • Simplifique a ineficiente incorporación de clientes que socava as relacións.

Elabore unha estratexia de xestión de procesos de negocio

Se a empresa ten problemas con procesos operativos, de xestión e de asistencia que son complexos, redundantes, demasiado longos, demasiado lentos ou demasiado custosos, crear unha estratexia de BPM integral pode axudarlle. As seguintes prácticas recomendadas axudaranlle a lanzar unha iniciativa de BPM e a avaliar o seu éxito:

  • Obteña o apoio da dirección. Isto é fundamental se precisa recursos para afianzar os plans de mellora dos procesos de negocio.

  • Analice e trace un mapa do proceso específico. Use diagramas de fluxo, mapas mentais ou software de minería de procesos para atopar atoamentos, esforzos duplicados e atrasos innecesarios . Reciba comentarios das persoas que máis se implican no proceso para comprender que pode mellorar: a aceptación do cambio comeza con elas.

  • Redeseñe o proceso. Solicite información ás partes interesadas e asegúrese de que todo o mundo entenda o valor da simplificación do proceso. Inclúa as leccións aprendidas dos mapas mentais e as análises. Considere realizar unha análise de impacto para fluxos de traballo cruciais ou complexos.

  • Reúna recursos e implante cambios. Compile os recursos que precisa para construír unha plataforma de BPM eficaz, como software de xestión de proxectos, ferramentas de automatización de fluxos de traballo e paneis en tempo real. Escolla recursos que se axusten ao valor empresarial que desexa crear e xestione o cambio con entregas e prazos específicos. Ao lanzar primeiro unha pequena proba piloto, pode resolver erros, xerar entusiasmo polas prácticas melloradas e fomentar a adopción.

  • Leve un seguimento e optimice. Monitore o funcionamento dos novos procesos mediante a consulta coas partes interesadas. Prepárese para engadir axustes segundo sexa necesario.

Cree valor de BPM

Se segue as prácticas recomendadas anteriores, crea un equipo de BPM sólido e comprende como pode mellorar os procesos para xerar máis valor, a xestión de procesos de negocio pode reportar beneficios tanxibles; entre eles:

  • Aumento da produtividade. Uns procesos máis eficientes dan lugar a empregados máis eficientes; ademais, pode avaliar as métricas de desempeño co software de análise do lugar de traballo.

  • Beneficios en menos tempo. A mellora dos procesos de TI pode afectar a rapidez coa que se desenvolven e implantan na empresa as aplicacións de software.

  • Mellora da calidade. Ademais de acelerar o desenvolvemento, as melloras nas probas poden resolver rapidamente calquera problema de desempeño ou seguranza, o que á súa vez aumenta a calidade dos produtos ou servizos.

  • Aumento da satisfacción dos clientes. Fixar os procesos de atención ao cliente da empresa pode contribuír a gañar clientes e fomentar a fidelidade.

  • Melloras nas experiencias laborais dos empregados. Contar con procesos de negocio eficientes é a base da satisfacción no traballo, dado que mellora a moral e reduce potencialmente a rotación de persoal.

Comece a optimizar os procesos de negocio agora mesmo

Todas as empresas se esforzan por facer as cousas mellor, máis rápido e de xeito máis intelixente. A combinación dunha estratexia de BPM integral co software de automatización de fluxos de traballo correcto pode contribuír a que empresa cumpra estes obxectivos.

Microsoft Power Automate é unha solución de optimización de fluxos de traballo fácil de usar que permite aos empregados simplificar as ineficiencias diarias para lograr un impacto en toda a empresa.