Miksi yritykset hyödyntävät RPA-työkaluja

Mikä on RPA-työkalu?

Ohjelmistorobotiikka (RPA) käyttää ohjelmistobotteja jäljittelemään ihmisen vuorovaikutusta graafisessa käyttöliittymässä (GUI) automaattisten toistuvien ja manuaalisten tehtävien automatisoimiseksi, mikä säästää yritysten aikaa ja vaivaa sekä kaikkien hermoja. RPA-työkalu on ohjelmisto työnkulkujen laatimiseen ja bottien määrittämiseen suorittamaan määritetyt tehtävät loogisessa järjestyksessä. Robotti pystyy suorittamaan minkä tahansa graafisessa käyttöliittymässä tapahtuvan monivaiheisen prosessin nopeammin ja virheettömästi. Sen vuoksi ohjelmistorobotiikkatyökalu auttaa nopeuttamaan manuaalisia, virheille alttiita työnkulkuja, jotta työntekijät voivat työskennellä arvokkaampien tehtävien parissa.

Henkilöstöhallinto voi esimerkiksi ottaa käyttöön RPA-työkalun, jolla voidaan automatisoida lomapyyntöjen hallintaa. Sen sijaan, että työntekijä kuluttaisi viisi minuuttia kunkin pyynnön käsittelemiseen, RPA-botti voi poimia tiedot yritysresurssinsuunnittelujärjestelmästä ja käsitellä pyynnön nopeammin toiseen järjestelmään - jopa niihin, joilla ei ole sovellusliittymiä - ilman virheitä.

Ohjelmistorobotiikka-automaatiotyökalun luomat botit voivat suorittaa määritettyjä toimintoja ja olla vuorovaikutuksessa muiden järjestelmien kanssa kopioimalla tietoja digitaalisista näytöistä (näyttötietojen kerääminen) tai käyttämällä sovellusliittymiä. Yrityksesi voi esimerkiksi käyttää RPA-työkalua luodakseen botteja, jotka kirjautuvat sovelluksiin, käsittelevät tiedostoja ja kansioita, kopioivat ja liittävät sisältöä, täyttävät lomakkeita, käsittelevät jäsenneltyjä tietoja ja ovat jopa vuorovaikutuksessa muiden sovellusten kanssa.

RPA-työkalujen käyttöönoton edut

Mikä tahansa organisaatio, joka käyttää RPA-työkalua, voi odottaa saavansa osan tai kaikki seuraavista eduista:

• Henkilöstöresurssien parempi käyttö. RPA vapauttaa työntekijät toistuvista, vähäarvoisista tehtävistä, kuten tietojen syöttämisestä. Näin he voivat keskittyä työhön, joka tuottaa enemmän arvoa yritykselle.
• Parannetut asiakkaan kosketuspisteet. Kun RPA:ta käytetään asiakaskohtaisten prosessien nopeuttamiseen, lisätty tehokkuus parantaa asiakaskokemusta ja lisää uskollisuutta.
• Pienemmät kustannukset. RPA-robotit suorittavat ihmisten työn murto-osalla kustannuksista.
• Parannettu analytiikka auttaa ymmärtämään työnkulun hallintaa. Jokainen botti luo toiminnoistaan lokitiedoston, jonka avulla voit valvoa, miten tehokkaasti se toimii.
• Parannettu skaalattavuus. Työntekijäryhmää ei yksinkertaisesti voi skaalata samoin kuin automaattisen bottiryhmän laajuutta ja kattavuutta on mahdollista skaalata. RPA-ohjelmistoa käyttämällä botit voidaan helposti kopioida ja ohjelmoida suorittamaan samantapainen, mutta hieman erilainen toimenpidekokonaisuus.
• Parempi suojaus. RPA:ssa botit eivät koskaan unohda kirjautua ulos. Niiden arvoksi voidaan määrittää myös "aikakatkaisu", jolloin järjestelmät eivät ole käytettävissä silloin, kun niiden ei kuuluu olla, mikä vähentää vihamielisten hakkereiden vaaraa.

Miten RPA-työkalut vertautuvat muihin prosessiautomaatioratkaisuihin?

Kun haluat ymmärtää RPA-työkalujen edut verrattuna muihin työnkulun automaatioratkaisuihin, on hyvä ymmärtää automaation ja RPA:n välinen ero. Työnkulun automaatio käyttää tekniikkaa vähentämään liiketoimintaprosessin manuaalisia vaiheita, mutta se vaatii silti henkilön suorittamaan prosessin. RPA-työkalut luovat robotteja toimimaan graafisen käyttöliittymän kautta, jolloin ihmisen ei tarvitse puuttua asiaan. Nämä voivat olla osallistuvia prosesseja, joissa ihmisten on vielä aloitettava tehtävät, tai ne voivat olla valvomattomia, täysin automatisoituja prosesseja.

RPA-työkalut vaativat vain vähän tai ei lainkaan koodausta, ja koska botit käyttävät samaa infrastruktuuria ja ratkaisuja, joita työntekijät käyttävät, sinun ei tarvitse muuttaa taustalla olevaa arkkitehtuuria. Yrityskäyttäjät käyttävät RPA-ratkaisuja. Jotkin RPA-ratkaisut on suunniteltu citizen developerseille eli työntekijöille, joilla ei ole teknistä taustaa. Nämä henkilöt voivat automatisoida manuaaliset prosessit, joita he tekevät päivittäin. Pienellä tai olemattomalla IT:n osallisuudella voit optimoida toiminnan ja parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä maksamatta perinteisen kehityksen kustannuksia.

RPA eroaa myös perinteisistä prosessiautomaatiotyökaluista seuraavilla tavoilla:

• Perinteiset automaatioprosessit voivat edellyttää teknologiainfrastruktuurin osan tai kaikkien rakenteiden vaihtamista. RPA-botit toimivat graafisessa käyttöliittymässä (GUI) ja ovat yhteydessä muihin järjestelmiin samalla tavalla kuin ihmiset.
• RPA-botit ovat riittävän joustavia, jotta useiden sovellusten prosessit voidaan automatisoida.
• Koska RPA-botit on tarkoitettu toistuvia, yleisiä prosesseja, kuten tietojen syöttämistä varten, ne ovat skaalattavia ja helpommin päivitettäviä kuin työnkulkuratkaisu, joka on suunniteltu yhdelle prosessille.

Vaikka RPA-ohjelmisto luo arvoa parantamalla toistuvien, sääntöihin perustuvien työnkulkujen tehokkuutta, jotkin prosessit on parasta jättää tiettyjen työntekijöiden käyttöön. Yleensä prosessit, jotka käyttävät paljon jäsentelemätöntä dataa tai graafista tietoa ja ovat riippuvaisia nopeasti muuttuvista parametreista, on parasta jättää luovien työntekijöiden hallintaan.

RPA:n rooli tänään ja huomenna

Tällä hetkellä RPA-ohjelmisto saa paljon näkyvyyttä, kun yritykset oppivat käyttämään sitä ja tarkkailevat omakohtaisesti sen tarjoamia etuja, kuten ajan- ja kustannussäästöjä. Kuten kaikki tekniikat, RPA kuitenkin kehittyy ja muuttuu liiketoiminnan tarpeiden muuttuessa. Tässä on muutama ennuste tavoista, joilla RPA-työkalut voivat kehittyä:

• Syvempi integrointi AI:n kanssa. RPA:n edetessä yritykset löytävät todennäköisesti uusia tapoja solmia liitto seuraavan tason tekniikan avulla, kuten tekoälyn, koneoppimisen tai jopa esineiden internetin (IoT) avulla - ja jotkin yritykset ovat jo tehneetkin sen. Hyperautomaatio tai älykäs automaatio laajentaa RPA-työkalujen suorittamia tehtäviä ja antaa yrityksille keinon automatisoida erilaisia monimutkaisia tehtäviä.
• Monimutkaisemmat automaatiot. Yritykset käyttävät RPA:ta automatisoimaan kaikenlaisia arkipäiväisiä tehtäviä, mutta sen yhdistäminen tekoälyyn ja koneoppimiseen avaa kokonaan uudenlaisia tehtäviä, joita se voi virtaviivaistaa. Esimerkiksi yritykset voivat tällä hetkellä käyttää RPA-työkaluja asiakirjojen digitalisointiin, mutta tekoälyyn yhdistetyt RPA-työkalut voivat myös ymmärtää asiakirjojen sisällön ja luokitella sen tehokkaasti ilman virheitä.
• Halvempia ja helpommin saatavilla olevia. Kun RPA-työkalut ensimmäisen kerran tulivat markkinoille, niitä oli vaikea saada ja ne olivat hintavia. Mutta koska RPA-ohjelmistojen kysyntä on kasvanut, useammat yritykset tarjoavat niitä nyt. Kun käytettävissä on enemmän vaihtoehtoja, hinnat todennäköisesti laskevat ja ominaisuudet muuttuvat kilpailukykyisemmiksi.

RPA-ohjelmiston keskeiset toiminnot

Markkinoilla on nyt monia RPA-työkaluja, ja kaikilla on erilaisia ominaisuuksia. Ainakin nämä ovat keskeisiä toimintoja, joita hyvän RPA-ohjelmiston tulisi tarjota:

• Yhteensopivuus. RPA-ohjelmiston tulisi toimia nykyisten työpöytäsovellusten, verkkosovellusten ja muiden tärkeiden ohjelmistosovellusten kanssa. Sen pitäisi myös pystyä muodostamaan yhteys järjestelmän sovellusliittymiin ja lukemaan/kirjoittamaan tietokantoihin.
• Tietojen lisääminen. Ohjelmiston tulisi pystyä keräämään tietoja internet-sivustoista ja mediasta.
• Erilaisten tietotyyppien käsitteleminen. On tärkeää, että ohjelmisto voi poimia ja syöttää tietoja, yhdistää tietoja useista lähteistä ja noudattaa ehdollisia lauseita, kuten if/else.
• Käyttöliittymien ohjelmointi. Ohjelmoitava käyttöliittymä on tärkeä. RPA-ohjelmisto voi tarjota älykkäitä tai kognitiivisia ominaisuuksia bottien määrittämiseen päätöksentekoon, mikä auttaa yritystäsi toimimaan tehokkaammin. Botit voivat esimerkiksi auttaa vastaamaan IT-tukipyyntöihin. Tämä helpottaa IT-tiimin hallinnollista taakkaa, ja se voi keskittyä muihin aloitteisiin. Jotkin ohjelmistovaihtoehdot tarjoavat jopa koodittomia menetelmiä bottien ohjelmointiin, mutta kaikkien RPA-työkalujen tulisi pystyä olemaan vuorovaikutuksessa erityyppisten sovellusten, sähköpostien, tiedostojen ja kansioiden kanssa.

RPA-ohjelmiston valitseminen ja käyttö

Kun aloitat käytettävissä olevien RPA-työkalujen arvioinnin, muista, millaisia prosesseja aiot automatisoida. Kuhunkin ohjelmistorobotiikka-automaatiotyökaluun on rakennettu erilaisia ohjauksia ja komentoja, jotka sanelevat sen kyvyt, joten varmista, että ne vastaavat työnkulun automaatiotavoitteitasi. Yritä myös etsiä uudelleenkäytettäviä komponentteja ja varmistaa, että botit toimivat helposti nykyisissä järjestelmissäsi.

Ota huomioon seuraavat kriteerit, kun valitset oikeaa RPA-ohjelmiston organisaatiollesi:

• Helppokäyttöisyys. RPA-ohjelmiston tulisi olla riittävän helppo henkilölle, jolla on rajoitetut ohjelmointitaidot, että tämä voi rakentaa automaation ja konfiguroida sitten työnkulun RPA-ohjelmistossa. On jopa joitain alatason koodin RPA-tarjouksia, joita citizen developersit, joilla ei ole IT-taitoja, voivat käyttää työnkulkujensa automatisointiin. Minkä tahansa valitsemasi ohjelmiston pitäisi tarjota sisäänrakennettuja, laajennettavia komentoja, ohjattuja toimintoja ja käyttöliittymiä.
• Joustavuus. Ohjelmiston tulisi sallia mukautettujen ominaisuuksien määrittäminen ilman, että toimittajalle tarvitse maksaa lisää mukautuksesta. Sen tulisi myös käsitellä erilaisia käyttötapauksia ja erilaisia tietomääriä ja ylläpitää samalla yhdenmukaista suorituskykyä.
• Skaalattavuus. RPA-ohjelmiston tulisi skaalautua nopeasti vastaamaan yrityksesi operatiivisia vaatimuksia ja mukautumaan päivityksiin. Ohjelmiston tulisi myös pystyä suorittamaan useita botteja ja useita työnkulkuja.

Kuinka toimialat käyttävät RPA-ohjelmistoa

Kaikenlaiset yritykset ovat löytäneet tavan hyötyä RPA-ohjelmistosta. Esimerkiksi teollisuudenalat, kuten terveydenhuolto, voivat käyttää RPA:ta tapaamisten sopimiseen, potilastietojen syöttämiseen, korvausvaatimusten käsittelyyn ja laskutuksen hallintaan. Näin muut teollisuudenalat käyttävät RPA-työkaluja prosessiensa muokkaamiseen:

• Vähittäismyynti. Tilausten päivittäminen, tuotteiden lähetys ja lähetysten seuraaminen.
• Tietoliikenne. Valvonta, petostietojen hallinta ja asiakastietojen päivittäminen.
• Pankkitoiminta. Työn tehokkuuden parantaminen, tietojen tarkkuus ja tietoturva.
• Vakuutus. Työprosessien hallinta, asiakastietojen syöttäminen ja auttaminen sovellusten suorittamisessa.
• Valmistus. Auttaminen toimitusketjun prosesseissa, materiaalien laskuttamisessa, asiakaspalvelussa ja tuessa sekä hallinnossa.

RPA-työkalujen rajoitukset

RPA-ohjelmisto tarjoaa monia etuja, mutta se ei voi tehdä kaikkea. Vaikka tekniikka kasvaa, se toimii edelleen parhaiten osana muiden tekniikoiden verkostoa; se ei ole vielä kattava ratkaisu, joka voi ratkaista kaikki toiminnalliset haasteet.

Toistaiseksi RPA on sääntöihin perustuva tekniikka, joka toimii parhaiten strukturoidun datan tai ennalta määritettyä tietomallia seuraavan tiedon kanssa. Jotta se toimisi onnistuneesti, sinun on ohjelmoitava botit tekemään niin kuin haluat niiden tekevän, ja ne toimivat vain näiden parametrien rajoissa. Ellet lisää tekoälyä tai koneoppimisen tekniikoita, RPA-ratkaisusi kykenee vain noudattamaan määrittämiäsi sääntöjä, ei ymmärtämään tai tulkitsemaan käyttämäänsä sisältöä.

Jos esimerkiksi RPA-työkalu käsittelee laskuista tai muusta paperityöstä saatavia tietoja, kaikkien paperitöiden on noudatettava samaa muotoa. Työkalu ei voi käsitellä tiedostoja, jotka poikkeavat muodosta. Tästä syystä RPA-työkalut eivät sovi strukturoimattomille tiedoille tai tiedoille, jotka eivät noudata ennalta määritettyä tietomallia.

Lisäksi RPA-työkalut eivät opi tai sopeudu. Jos liiketoimintaprosessisi muuttuvat, sinun on ohjelmoitava botit uudelleen toimimaan uusien prosessien kanssa, mikä voi olla aikaa vievää. Ja jos RPA-työkalusi ei ole yhteensopiva uusien prosessien kanssa, investointisi siihen voivat olla lyhytaikaisia. Tämän ongelman välttämiseksi mieti, kuinka todennäköisesti prosessisi ja tekniikkasi jatkossa muuttuvat, ennen kuin otat käyttöön RPA-työkalun.

Ohjeet, jotka auttavat varmistamaan menestyksen RPA-työkaluilla

Kuten mikä tahansa muu tekniikka, RPA-ohjelmiston onnistumisesi määräytyy sen mukaan, miten sitä käytetään. Parhaatkaan työkalut eivät voi korjata perusteellisesti rikki olevaa prosessia, joten on tärkeää olla varma siitä, mitä tehtäviä automatisoit. Oikeassa yhteydessä ja pitäen tietyn, mitattavissa olevan tavoitteen mielessä oikea RPA-työkalu voi panna tehokkuuden määrittelylle kokonaan uudet mittapuut yrityksessäsi. Muista seuraavat parhaat käytännöt, kun alat käyttää RPA-tekniikkaa prosessien automatisointiin:

• Mikä on prosessi, jonka haluat automatisoida. Tarkasta kaikki toimintaprosessisi selvittääksesi, mitkä tehtävät sopivat parhaiten RPA: lle. Muista, että RPA-työkalut eivät yleensä ymmärrä tietoja, joten ellet aio myös sisällyttää tekoälyä, valitse prosessi, jolla on selkeästi määritellyt parametrit ja joka ei vaadi paljon ihmisen osallistumista tai valvontaa, kuten tapaamisten aikatauluttaminen tai laskujen käsittely. Jotkin ohjelmat, kuten Microsoft Power Automate, tarjoukset ominaisuudet, jotka auttavat tunnistamaan oikeat prosessit automatisoitaviksi.
• Valitse oikea työkalu. Kun olet määrittänyt automatisoitavat prosessit, etsi työkalut, jotka tukevat tällaista työtä parhaiten. Kaikilla työkaluilla on erilaisia vahvuuksia, joten työkalujen arvioiminen perustuu ominaisuuksiin, hintaan, käyttöönottoon ja siihen, kuinka hyvin ne toimivat aiemmin luodussa ohjelmistossa.
• Kouluta työntekijöitä. Henkilöstösi opettaminen käyttämään - ja lopulta muuttamaan tai ylläpitämään - RPA-työkaluasi on hyvä tapa varmistaa työkalun jatkuva arvo ja lisätä käyttöönottoa yrityksenlaajuisesti.
• Mittaa tulokset. Valvo ennen toteutusta ja sen jälkeen keskeisiä tunnuslukuja (KPI), kuten työntekijöiden tuottavuutta, tietojen saannin tarkkuutta, suunniteltujen tapaamisten määrää tai käsiteltyjä asiakirjoja. Jos tunnuslukusi eivät parane toteutuksen jälkeen, se voi olla merkki siitä, että olet valinnut väärät prosessit tai antanut botillesi väärät parametrit.